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        淺談檔案管理人員培養(yǎng)的重要性

        2020-03-23 06:11:15彭碧珍
        卷宗 2020年1期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理

        彭碧珍

        摘 要:檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中的一項重點任務(wù),而當(dāng)前,檔案管理工作中存在著一定的問題,比如檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高等情況,已經(jīng)對檔案管理工作的順利開展造成了嚴(yán)重的影響。以檔案管理人員的培養(yǎng)問題為研究中心,針對其培養(yǎng)的重要性與培養(yǎng)過程中出現(xiàn)的難點與重點,進(jìn)行簡要闡述。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;人員培養(yǎng)

        檔案管理之于事業(yè)單位來說,不僅可以反映事業(yè)單位的發(fā)展歷程,還可以幫助事業(yè)單位理清單位內(nèi)關(guān)系,為單位的發(fā)展提供信息助力。事業(yè)單位應(yīng)緊跟時代潮流,不斷更新自身管理理念,提高對培養(yǎng)檔案管理人才的重視程度,幫助檔案管理部門開展下一步的工作,提高檔案管理人員的積極性,提高檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。

        1 事業(yè)單位檔案管理人才培養(yǎng)的重要性

        1)對檔案管理信息化有積極的促進(jìn)作用

        隨著事業(yè)單位的發(fā)展,所形成的檔案信息量也越來越多,種類也越來越復(fù)雜,為了提高檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量,更新其工作形式,推動檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展,不論是從效率還是從質(zhì)量上,檔案管理工作均能得到有效提升,從一定方面還可以節(jié)省人力與物力成本,推動事業(yè)單位的全面發(fā)展。培養(yǎng)高質(zhì)量的檔案管理人才,可以有效依托現(xiàn)代信息技術(shù),將網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢發(fā)揮到最大,大大提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。

        2)帶領(lǐng)檔案管理工作走出當(dāng)前困境

        當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作仿佛陷入困境中,工作質(zhì)量難以改善,工作中的不足一一顯現(xiàn)。比如工作模式不夠先進(jìn),工作形式復(fù)雜,檔案信息內(nèi)容龐雜,都造成了檔案管理工作具有一定的難度,尤其當(dāng)前信息化越來越普及,但檔案管理工作依舊未能和信息化技術(shù)進(jìn)行有效結(jié)合,兩方融合程度并不高,信息化技術(shù)未能有效地為檔案管理工作而服務(wù),這也可以說是檔案管理人才培養(yǎng)的缺失。只要事業(yè)單位肯下功夫,培養(yǎng)高質(zhì)量人才,可以通過提高整體人才質(zhì)量水平,來解決檔案管理中存在的諸多問題。

        2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

        1)對檔案管理的認(rèn)知還停留在表面。在當(dāng)前眾多事業(yè)單位發(fā)展過程中,對檔案管理工作仍沒有端正態(tài)度,深入了解檔案管理的重要意義,對檔案管理的認(rèn)識仍保留在輔助部門,可有可無上,這不得不說是非常錯誤的一種認(rèn)知。尤其當(dāng)前許多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)是按資排輩,做到領(lǐng)導(dǎo)一般是工齡較大,智力較深的老前輩,雖然經(jīng)驗豐富,但缺乏接受新鮮事物的能力,這類領(lǐng)導(dǎo)群體簡單地將人事檔案管理等同于記錄檔案、整理檔案等繁雜的一些小事,未予以檔案管理以相應(yīng)的重視程度,使得檔案管理的地位非常尷尬,陷入被動的局面,撥給檔案管理部門的資金投入較少,檔案管理工作整體缺乏足夠的資金支持,且相對其他部門,檔案管理工作缺乏完善的績效考核,導(dǎo)致工作人員熱情不高,工作起來沒有動力,這種態(tài)度又怎么能夠開展好工作呢?

        2)檔案管理人員的職業(yè)技術(shù)能力有限。檔案管理人員的素質(zhì)水平與管理工作的質(zhì)量是息息相關(guān)的,且成正比,一般來說,檔案管理人員的綜合素質(zhì)越高,工作質(zhì)量就越高,綜合素質(zhì)層次較低,那么開展出來的工作質(zhì)量肯定不盡人意。但當(dāng)前因為缺乏對檔案管理部門的重視程度,導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理人員的選拔時,事業(yè)單位缺乏足夠的重視,簡單地將檔案管理工作分派給其他部門人員進(jìn)行兼任,或者尋找兼職人員,不管是哪一種情況,這些工作人員的專業(yè)能力都不能與檔案管理工作的開展需求相匹配,也就造成了當(dāng)前檔案管理工作的落后性。

        3)事業(yè)單位現(xiàn)有的管理制度缺乏人性化元素。由原先計劃管理的影響,事業(yè)單位具有較強的等級性,這也就使得事業(yè)單位現(xiàn)有的管理制度缺乏一定的人性化元素。管理制度,雖然是針對工作而設(shè)立,但最終還是歸類到人身上,只要與管理相關(guān)的,便離不開人的概念。檔案管理也是如此,檔案管理是一項工作,但這項工作需要有人來進(jìn)行,但是現(xiàn)有的管理制度下缺乏相關(guān)的人性化元素,員工在工作時與領(lǐng)導(dǎo)缺乏溝通與交流,整個工作氛圍比較僵化,員工沒有好的工作體驗感,這也就使得員工在開展工作時對工作投入不高,造成當(dāng)前檔案管理工作效率不高,滯后了檔案管理的發(fā)展。

        4)檔案管理本身工作的需要。檔案管理培養(yǎng)人才是為了檔案管理工作而服務(wù)的,而檔案管理工作本身之于事業(yè)單位的發(fā)展,有著重要的意義。當(dāng)前事業(yè)單位均屬于國家管理,為社會提供服務(wù),具有極強的公共服務(wù)性質(zhì),且部分事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理具有一定的保密性,檔案管理的服務(wù)質(zhì)量與我國的發(fā)展有著一定的關(guān)系,假如檔案管理存在泄漏情況,不僅為相關(guān)事業(yè)單位造成損失,甚至?xí)ξ覈斐刹焕挠绊?,檔案管理工作意義深重,所以對工作人員的要求提高,檔案管理工作人員的素質(zhì)必須要跟上步伐,絕不能因為檔案管理的工作人員素質(zhì)不夠而滯后檔案管理工作。

        3 如何培養(yǎng)檔案管理人才

        1)更新管理觀念,增強檔案管理工作認(rèn)知。認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義,尤其是事業(yè)單位的管理層要及時更新自身的管理觀念,努力提高自身接受外來新鮮事物的能力,為檔案管理工作的開展?fàn)I造良好的氛圍。在當(dāng)前事業(yè)單位的改革過程中,要將檔案管理工作作為其中的一項重點工作來推進(jìn),為開展檔案管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。提高對檔案管理部門的資金投入比例,完善相應(yīng)的信息基礎(chǔ)設(shè)施,加強檔案管理信息化建設(shè),為檔案管理人員提供培訓(xùn)等活動,切實提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),使其可以為檔案管理工作而服務(wù),推動檔案管理工作的開展。

        2)開展專業(yè)技能培訓(xùn)。當(dāng)前工作人員的專業(yè)技能水平有限,單位可以通過開展培訓(xùn)的方式,加強對工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn),來提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能水平,使其可以輕松應(yīng)對當(dāng)前新型的檔案管理工作模式。這也需要事業(yè)單位加強專項培訓(xùn)的機制建設(shè),提高對檔案管理部門的培訓(xùn)經(jīng)費,確立檔案管理人才的培養(yǎng)方向和培養(yǎng)目標(biāo),在進(jìn)行培養(yǎng)人才時,可以借鑒相關(guān)事業(yè)單位的成功經(jīng)驗,有計劃有目標(biāo)的進(jìn)行人才培養(yǎng)計劃。

        3)加強人性化管理。對檔案管理人員采用人性化管理,可以增強工作人員的凝聚力,使其為共同目標(biāo)而努力?;谌诵曰芾淼慕嵌?,事業(yè)單位在開展檔案管理工作時,要為相關(guān)工作人員提供良好的工作氛圍,創(chuàng)造更好的工作條件,建立完善的人才激勵與考核制度,將檔案管理工作情況納入考核指標(biāo)范圍中,讓工作人員有盼頭,切實增強對工作的熱情,進(jìn)而努力工作,提高工作質(zhì)量和工作效率。尤其表現(xiàn)突出的工作人員要予以鼓勵和表揚,并從精神和物質(zhì)兩方面對其進(jìn)行獎勵,為優(yōu)秀人才提供外出交流和培訓(xùn)的機會,實現(xiàn)員工和工作的共同發(fā)展。除此之外,不僅要在工作上關(guān)心員工,員工的情感訴求也要一并關(guān)注,作為領(lǐng)導(dǎo),要加強與員工的交流溝通,針對員工生活或工作上的困難,領(lǐng)導(dǎo)要盡自己努力引導(dǎo)員工走出困境,切實增強檔案管理人員對事業(yè)單位的歸屬感和榮譽感,從而提高工作效率和工作質(zhì)量,推動事業(yè)單位檔案管理工作獲得新的進(jìn)步。

        4 小結(jié)

        檔案管理不僅關(guān)系著事業(yè)單位的發(fā)展,還關(guān)系著我國的安全,所以在選擇檔案管理工作人員時,不僅要注重檔案管理工作人員的專業(yè)技能水平,還要考察檔案管理工作人員的思想道德素質(zhì),多層次,多方向上培養(yǎng),高質(zhì)量的專業(yè)人才。通過采取有效手段發(fā)揮專業(yè)人才的主觀能動性,提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量,使檔案管理,在下一步工作中可以獲得較大的發(fā)展,更好地為事業(yè)單位的發(fā)展而服務(wù)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]王海民.新形勢下事業(yè)單位檔案管理的問題和對策[J].輕紡工業(yè)與技術(shù),2019,48(11):86-87.

        [2]馬哲.事業(yè)單位人事檔案管理的重要性及策略[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(21):136+138.

        [3]鞏春玲.事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理[J].中外企業(yè)家,2019(27):106.

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