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        淺談如何做好廣播電視無線高山臺站“十三五”基礎(chǔ)設(shè)施改造工程檔案管理工作

        2020-03-23 06:11:15寇軍
        卷宗 2020年1期
        關(guān)鍵詞:工程檔案十三五建設(shè)項目

        寇軍

        摘 要:工程檔案是在工程建設(shè)活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、數(shù)據(jù)等各種歷史資料的記載,也是工程開展規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工、管理、維護等不同工作的重要依據(jù)。工程檔案資料應(yīng)按照完整化、規(guī)范化、標(biāo)準化、系統(tǒng)化的要求進行整理編制。在工程竣工驗收時,承包人要提供一套合格的檔案資料及完整的施工圖紙,作為竣工驗收的條件之一,為今后的維修、管理提供依據(jù)。

        關(guān)鍵詞:建設(shè)項目;工程檔案;管理

        廣播電視無線高山臺(站)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),是國家“十三五”時期文化旅游提升工程的重要內(nèi)容,是建設(shè)新農(nóng)村公共文化服務(wù)體系,也是解決好邊遠農(nóng)村群眾收聽(看)好廣播電視節(jié)目的重要民心工程。經(jīng)過近兩年的不懈努力,于2019年11月底全面完成了國家下達給技術(shù)中心所屬臺(站)基礎(chǔ)設(shè)施改造建設(shè)任務(wù),工程全面完工。11月28日,由市文化委領(lǐng)導(dǎo)帶隊組成專家小組對6臺(站)每一個工程項目的論證、設(shè)計、招投標(biāo)、工程施工、監(jiān)理、工程質(zhì)量以及資金的使用、文檔資料都認真檢查,對重慶廣播電視技術(shù)中心6個臺(站)15個項目作了肯定:工程文檔資料完善,且工程質(zhì)量達到預(yù)期目標(biāo),專家小組討論一致通過,驗收工程質(zhì)量等級為合格。該項目的工程檔案分類合理、排列整齊、編排科學(xué)更是得到了專家小組的肯定,為“十三五”高山臺基礎(chǔ)設(shè)施改造工作的順利完工和驗收奠定了堅實的基礎(chǔ),也為建設(shè)部門提供了更全面的信息資源。

        1 建立工程檔案管理制度,確保管理規(guī)范化、標(biāo)準化

        為了加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理,確保工程檔案齊全、完整、規(guī)范,技術(shù)中心從組織上、制度上和歸檔等方面為檔案工作的順利開展提供了保證。

        1)確定工程檔案工作人員,統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。項目立項后,技術(shù)中心成立了“十三五高山臺站基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組”及辦公室,辦公室負責(zé)高山臺站基礎(chǔ)設(shè)施改造建設(shè)工作的檔案收集、整理、分類、保管、統(tǒng)計等管理工作。

        2)建立健全工程檔案管理的各種規(guī)章制度。在工程建設(shè)初期,便制定了《技術(shù)中心工程建設(shè)項目竣工驗收管理辦法》,明確要求在建設(shè)項目的審批、招標(biāo)、訂立合同、項目建設(shè)、資金支付、驗收、監(jiān)督檢查和竣工驗收等環(huán)節(jié)都要有建設(shè)工程檔案記載的原始數(shù)據(jù),做到職責(zé)分明。

        3)建立科學(xué)的歸檔制度。為了使工程的檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準化,在工程竣工結(jié)算審核驗收時,應(yīng)對文件進行全面認真的檢查,相關(guān)臺站要求提交的資料清單包括6個無線發(fā)射臺基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目的批復(fù)相關(guān)文件、招標(biāo)及投標(biāo)文件、施工藍圖電子版及紙質(zhì)蓋章審核版、施工合同及合同相關(guān)附件、現(xiàn)場簽證、設(shè)計變更文件、竣工圖、施工單位報審的結(jié)算書、甲方確認的單位工程開工報告、質(zhì)量竣工驗收記錄、竣工驗收單、竣工報告、供貨簽收單、結(jié)算等相關(guān)的資料否齊全完整。

        2 轉(zhuǎn)變觀念,科學(xué)管理

        長期以來,在實際工程建設(shè)當(dāng)中,對于各級各類檔案工作沒有一種科學(xué)的管理意識,大部分的工程建設(shè)單位往往只重視工程施工環(huán)節(jié)以及后期的結(jié)果,對于檔案管理并不重視,沒有將檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中,導(dǎo)致建設(shè)單位檔案資料積累殘缺不全,給檔案的整理歸檔帶來了困難。

        1)統(tǒng)一思想,提高認識。我們認識到建設(shè)工程檔案記載的原始數(shù)據(jù)在整個建設(shè)工程施工過程當(dāng)中是必不可少的組成部分。這一項基礎(chǔ)性工作對于工程高質(zhì)量的順利完成 有著重大意義,也讓工作效率得以提高,讓經(jīng)驗得以總結(jié),讓規(guī)律得以認識,讓歷史得以延續(xù),讓資源得以有效共享,讓事業(yè)發(fā)展得以保證。

        2)檔案與目標(biāo)考核掛勾,責(zé)任落實到人。為了保證檔案資料收集齊全、完整,更加科學(xué)化和規(guī)范化,“十三五”工程建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組將檔案工作納入了相關(guān)臺站的年度考核目標(biāo),責(zé)任落實到臺站和人,對檔案工作進行定期檢查和督促,對工程建設(shè)的總體推進起到了重要意義。

        3)及時通報檔案收集工作信息。從實際情況看,工程建設(shè)是比較復(fù)雜的,從項目申報、審批、招標(biāo)、訂立合同、項目建設(shè)項目、資金支付、工程驗收、監(jiān)督檢查以及工程竣工所形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜、涉及部門和人員多,經(jīng)歷時間長,稍有疏忽,就可能遺漏。“十三五”工程建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組多次召開專題會議,及時分析、研究和解決檔案收集中存在的問題,周密部署和精心計劃,讓檔案的及時歸檔和后續(xù)工作。

        3 扎實做好工程檔案的基礎(chǔ)工作

        我們要求工程檔案管理人員必須了解工程建設(shè)的具體操作程序和工作流程以及各階段的工作安排,掌握每個階段工作中需要形成哪些檔案資料,對每種資料的內(nèi)容和數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上,采取以下收集方法。

        1)追蹤收集。術(shù)中心在市發(fā)改委、廣電集團的支持和具體指導(dǎo)下,完成了各臺站基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目的可行性研究,論證、勘測設(shè)計,以及投資概算的編報工作,并組織進行了各臺(站)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的實施。在施工過程中,檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進展情況,及時掌握工程信息并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全,質(zhì)量也比較高。

        2)分階段收集。高山臺站基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),將大大改善廣播電視無線高山臺站工作條件和技術(shù)裝備,確保廣播電視節(jié)目安全播出。這項利國利民的工程已經(jīng)是跨年度的工程,在項目實施過程中,隨時掌握實施情況和問題,始終保持與施工、建設(shè)部門的聯(lián)系,及時掌握工程進展情況,并加強催收檔案工作,盡力避免檔案原始材料的散失,這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。

        4 明確檔案資料管理的范圍和要求

        1)工程檔案資料管理的范圍?!笆濉惫こ探ㄔO(shè)項目包括涪陵區(qū)兩頭望機房“新建56米鐵塔一座”的地勘和設(shè)計、沙坪壩區(qū)廣播發(fā)射臺發(fā)射鐵塔維護的方案設(shè)計及概算、石柱縣方子槽機房鐵塔維護、加固的方案設(shè)計及概算、黔江區(qū)529臺中波天線及天饋系統(tǒng)改造的方案設(shè)計及概算。

        2)工程檔案資料管理的要求。一是工程檔案工作應(yīng)與工程建設(shè)同步管理。在施工建設(shè)中,檔案人員嚴格按照國家檔案法的管理規(guī)定和要求,確保檔案工作依法依規(guī),認真掌握每個階段的主要內(nèi)容和關(guān)鍵環(huán)節(jié),積極穩(wěn)妥地推進檔案的收集工作。工程施工完成后,對于工程組織實施情況、建設(shè)任務(wù)完成情況及效果、建設(shè)資金落實及使用情況、建設(shè)實施及管理情況、工程經(jīng)驗總結(jié)等方面的驗收報告等材料,都要及時收集和整理同,同時要求完整、準確、系統(tǒng),并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備,圖片、照片等要附情況說明;二是竣工圖應(yīng)反映實際情況,必須做到圖物相符,做好施工記錄、檢測記錄、交接驗收記錄和簽證,并加蓋竣工圖章。施工過程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料,以及施工過程中的重大事件、事故等,應(yīng)有完整的文字說明,同時要詳細地填寫檔案資料情況登記表。

        5 工程檔案信息的開發(fā)和利用

        本工程較大項目均采用公開招投標(biāo)進行采購,設(shè)計、審圖、監(jiān)理、地勘等配套項目均采用邀標(biāo)或者詢價采購,無論是招標(biāo)、采購、設(shè)計專題會議都有記錄可查,為工程的順利開展提供了保障。通過開發(fā)利用工程檔案信息,促進檔案管理工作做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了更好地利用和開發(fā)檔案信息。工程檔案的形成是項目建設(shè)工作者勞動智慧的結(jié)晶,通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源,而這些資源又通過檔案工作者提供給更多的項目建設(shè)工作者利用。對于檔案工作者來說,如果能將檔案信息及時提供給建設(shè)部門和相關(guān)的技術(shù)工作者,使他們親身體驗到檔案信息的價值,就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。

        下一步,我們將實施信息化管理,將工程檔案資料及時輸入電腦,隨時為建設(shè)部門提供更全面的信息資源,這些檔案信息無疑為我們工程建設(shè)事業(yè)提供了很大的幫助。每當(dāng)建設(shè)部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時,他們也會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料,從而保證工程檔案的完整性,促使檔案管理更上新臺階。

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