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        淺談如何做好廣播電視無線高山臺(tái)站“十三五”基礎(chǔ)設(shè)施改造工程檔案管理工作

        2020-03-23 06:11:15寇軍
        卷宗 2020年1期
        關(guān)鍵詞:工程檔案十三五建設(shè)項(xiàng)目

        寇軍

        摘 要:工程檔案是在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、數(shù)據(jù)等各種歷史資料的記載,也是工程開展規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、管理、維護(hù)等不同工作的重要依據(jù)。工程檔案資料應(yīng)按照完整化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的要求進(jìn)行整理編制。在工程竣工驗(yàn)收時(shí),承包人要提供一套合格的檔案資料及完整的施工圖紙,作為竣工驗(yàn)收的條件之一,為今后的維修、管理提供依據(jù)。

        關(guān)鍵詞:建設(shè)項(xiàng)目;工程檔案;管理

        廣播電視無線高山臺(tái)(站)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),是國家“十三五”時(shí)期文化旅游提升工程的重要內(nèi)容,是建設(shè)新農(nóng)村公共文化服務(wù)體系,也是解決好邊遠(yuǎn)農(nóng)村群眾收聽(看)好廣播電視節(jié)目的重要民心工程。經(jīng)過近兩年的不懈努力,于2019年11月底全面完成了國家下達(dá)給技術(shù)中心所屬臺(tái)(站)基礎(chǔ)設(shè)施改造建設(shè)任務(wù),工程全面完工。11月28日,由市文化委領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)組成專家小組對(duì)6臺(tái)(站)每一個(gè)工程項(xiàng)目的論證、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、工程施工、監(jiān)理、工程質(zhì)量以及資金的使用、文檔資料都認(rèn)真檢查,對(duì)重慶廣播電視技術(shù)中心6個(gè)臺(tái)(站)15個(gè)項(xiàng)目作了肯定:工程文檔資料完善,且工程質(zhì)量達(dá)到預(yù)期目標(biāo),專家小組討論一致通過,驗(yàn)收工程質(zhì)量等級(jí)為合格。該項(xiàng)目的工程檔案分類合理、排列整齊、編排科學(xué)更是得到了專家小組的肯定,為“十三五”高山臺(tái)基礎(chǔ)設(shè)施改造工作的順利完工和驗(yàn)收奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),也為建設(shè)部門提供了更全面的信息資源。

        1 建立工程檔案管理制度,確保管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

        為了加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理,確保工程檔案齊全、完整、規(guī)范,技術(shù)中心從組織上、制度上和歸檔等方面為檔案工作的順利開展提供了保證。

        1)確定工程檔案工作人員,統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。項(xiàng)目立項(xiàng)后,技術(shù)中心成立了“十三五高山臺(tái)站基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組”及辦公室,辦公室負(fù)責(zé)高山臺(tái)站基礎(chǔ)設(shè)施改造建設(shè)工作的檔案收集、整理、分類、保管、統(tǒng)計(jì)等管理工作。

        2)建立健全工程檔案管理的各種規(guī)章制度。在工程建設(shè)初期,便制定了《技術(shù)中心工程建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收管理辦法》,明確要求在建設(shè)項(xiàng)目的審批、招標(biāo)、訂立合同、項(xiàng)目建設(shè)、資金支付、驗(yàn)收、監(jiān)督檢查和竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)都要有建設(shè)工程檔案記載的原始數(shù)據(jù),做到職責(zé)分明。

        3)建立科學(xué)的歸檔制度。為了使工程的檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,在工程竣工結(jié)算審核驗(yàn)收時(shí),應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行全面認(rèn)真的檢查,相關(guān)臺(tái)站要求提交的資料清單包括6個(gè)無線發(fā)射臺(tái)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的批復(fù)相關(guān)文件、招標(biāo)及投標(biāo)文件、施工藍(lán)圖電子版及紙質(zhì)蓋章審核版、施工合同及合同相關(guān)附件、現(xiàn)場(chǎng)簽證、設(shè)計(jì)變更文件、竣工圖、施工單位報(bào)審的結(jié)算書、甲方確認(rèn)的單位工程開工報(bào)告、質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、竣工驗(yàn)收單、竣工報(bào)告、供貨簽收單、結(jié)算等相關(guān)的資料否齊全完整。

        2 轉(zhuǎn)變觀念,科學(xué)管理

        長期以來,在實(shí)際工程建設(shè)當(dāng)中,對(duì)于各級(jí)各類檔案工作沒有一種科學(xué)的管理意識(shí),大部分的工程建設(shè)單位往往只重視工程施工環(huán)節(jié)以及后期的結(jié)果,對(duì)于檔案管理并不重視,沒有將檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中,導(dǎo)致建設(shè)單位檔案資料積累殘缺不全,給檔案的整理歸檔帶來了困難。

        1)統(tǒng)一思想,提高認(rèn)識(shí)。我們認(rèn)識(shí)到建設(shè)工程檔案記載的原始數(shù)據(jù)在整個(gè)建設(shè)工程施工過程當(dāng)中是必不可少的組成部分。這一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作對(duì)于工程高質(zhì)量的順利完成 有著重大意義,也讓工作效率得以提高,讓經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié),讓規(guī)律得以認(rèn)識(shí),讓歷史得以延續(xù),讓資源得以有效共享,讓事業(yè)發(fā)展得以保證。

        2)檔案與目標(biāo)考核掛勾,責(zé)任落實(shí)到人。為了保證檔案資料收集齊全、完整,更加科學(xué)化和規(guī)范化,“十三五”工程建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組將檔案工作納入了相關(guān)臺(tái)站的年度考核目標(biāo),責(zé)任落實(shí)到臺(tái)站和人,對(duì)檔案工作進(jìn)行定期檢查和督促,對(duì)工程建設(shè)的總體推進(jìn)起到了重要意義。

        3)及時(shí)通報(bào)檔案收集工作信息。從實(shí)際情況看,工程建設(shè)是比較復(fù)雜的,從項(xiàng)目申報(bào)、審批、招標(biāo)、訂立合同、項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目、資金支付、工程驗(yàn)收、監(jiān)督檢查以及工程竣工所形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜、涉及部門和人員多,經(jīng)歷時(shí)間長,稍有疏忽,就可能遺漏?!笆濉惫こ探ㄔO(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組多次召開專題會(huì)議,及時(shí)分析、研究和解決檔案收集中存在的問題,周密部署和精心計(jì)劃,讓檔案的及時(shí)歸檔和后續(xù)工作。

        3 扎實(shí)做好工程檔案的基礎(chǔ)工作

        我們要求工程檔案管理人員必須了解工程建設(shè)的具體操作程序和工作流程以及各階段的工作安排,掌握每個(gè)階段工作中需要形成哪些檔案資料,對(duì)每種資料的內(nèi)容和數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上,采取以下收集方法。

        1)追蹤收集。術(shù)中心在市發(fā)改委、廣電集團(tuán)的支持和具體指導(dǎo)下,完成了各臺(tái)站基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究,論證、勘測(cè)設(shè)計(jì),以及投資概算的編報(bào)工作,并組織進(jìn)行了各臺(tái)(站)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的實(shí)施。在施工過程中,檔案人員主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)詢問和了解工程進(jìn)展情況,及時(shí)掌握工程信息并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對(duì)性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全,質(zhì)量也比較高。

        2)分階段收集。高山臺(tái)站基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),將大大改善廣播電視無線高山臺(tái)站工作條件和技術(shù)裝備,確保廣播電視節(jié)目安全播出。這項(xiàng)利國利民的工程已經(jīng)是跨年度的工程,在項(xiàng)目實(shí)施過程中,隨時(shí)掌握實(shí)施情況和問題,始終保持與施工、建設(shè)部門的聯(lián)系,及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況,并加強(qiáng)催收檔案工作,盡力避免檔案原始材料的散失,這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。

        4 明確檔案資料管理的范圍和要求

        1)工程檔案資料管理的范圍?!笆濉惫こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目包括涪陵區(qū)兩頭望機(jī)房“新建56米鐵塔一座”的地勘和設(shè)計(jì)、沙坪壩區(qū)廣播發(fā)射臺(tái)發(fā)射鐵塔維護(hù)的方案設(shè)計(jì)及概算、石柱縣方子槽機(jī)房鐵塔維護(hù)、加固的方案設(shè)計(jì)及概算、黔江區(qū)529臺(tái)中波天線及天饋系統(tǒng)改造的方案設(shè)計(jì)及概算。

        2)工程檔案資料管理的要求。一是工程檔案工作應(yīng)與工程建設(shè)同步管理。在施工建設(shè)中,檔案人員嚴(yán)格按照國家檔案法的管理規(guī)定和要求,確保檔案工作依法依規(guī),認(rèn)真掌握每個(gè)階段的主要內(nèi)容和關(guān)鍵環(huán)節(jié),積極穩(wěn)妥地推進(jìn)檔案的收集工作。工程施工完成后,對(duì)于工程組織實(shí)施情況、建設(shè)任務(wù)完成情況及效果、建設(shè)資金落實(shí)及使用情況、建設(shè)實(shí)施及管理情況、工程經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等材料,都要及時(shí)收集和整理同,同時(shí)要求完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備,圖片、照片等要附情況說明;二是竣工圖應(yīng)反映實(shí)際情況,必須做到圖物相符,做好施工記錄、檢測(cè)記錄、交接驗(yàn)收記錄和簽證,并加蓋竣工圖章。施工過程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料,以及施工過程中的重大事件、事故等,應(yīng)有完整的文字說明,同時(shí)要詳細(xì)地填寫檔案資料情況登記表。

        5 工程檔案信息的開發(fā)和利用

        本工程較大項(xiàng)目均采用公開招投標(biāo)進(jìn)行采購,設(shè)計(jì)、審圖、監(jiān)理、地勘等配套項(xiàng)目均采用邀標(biāo)或者詢價(jià)采購,無論是招標(biāo)、采購、設(shè)計(jì)專題會(huì)議都有記錄可查,為工程的順利開展提供了保障。通過開發(fā)利用工程檔案信息,促進(jìn)檔案管理工作做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了更好地利用和開發(fā)檔案信息。工程檔案的形成是項(xiàng)目建設(shè)工作者勞動(dòng)智慧的結(jié)晶,通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源,而這些資源又通過檔案工作者提供給更多的項(xiàng)目建設(shè)工作者利用。對(duì)于檔案工作者來說,如果能將檔案信息及時(shí)提供給建設(shè)部門和相關(guān)的技術(shù)工作者,使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值,就會(huì)促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好建檔工作。

        下一步,我們將實(shí)施信息化管理,將工程檔案資料及時(shí)輸入電腦,隨時(shí)為建設(shè)部門提供更全面的信息資源,這些檔案信息無疑為我們工程建設(shè)事業(yè)提供了很大的幫助。每當(dāng)建設(shè)部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí),他們也會(huì)更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料,從而保證工程檔案的完整性,促使檔案管理更上新臺(tái)階。

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