郭莉

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作也越來(lái)越被行政事業(yè)單位所重視。當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)了一系列新的變化，檔案管理工作作為行政事業(yè)單位中的重要環(huán)節(jié)，檔案管理人員應(yīng)立足本職不斷創(chuàng)新，通過(guò)提升檔案管理水平以更好地推動(dòng)用人單位健康發(fā)展。檔案管理工作對(duì)于行政事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有非常重要的作用。

關(guān)鍵詞：不斷創(chuàng)新;立足本職;檔案管理;全面提升

行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要意識(shí)到，在工作改革過(guò)程中，要充分了解本單位日常管理工作和檔案管理信息。行政事業(yè)單位制定不同的檔案管理目標(biāo)將會(huì)直接影響到日常管理活動(dòng)，因此，行政事業(yè)單位如果想要獲得長(zhǎng)期健康的發(fā)展就需要設(shè)置更加合理化、科學(xué)化的檔案管理目標(biāo)，了解眾多行政事業(yè)單位當(dāng)前所擁有的檔案狀況，為行政事業(yè)單位提供更加優(yōu)化的檔案管理提供重要參考。

1 行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 行政事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

目前多數(shù)行政事業(yè)單位對(duì)檔案信息管理的認(rèn)識(shí)不足，傳統(tǒng)的檔案管理方法仍然是主流，計(jì)算機(jī)技術(shù)未能在檔案管理工作中得到廣泛推廣和應(yīng)用，工作方法缺乏創(chuàng)新性，目前的檔案工作方式都使用比較傳統(tǒng)的保存途徑，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理還有很長(zhǎng)的路要走。行政事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在三個(gè)問(wèn)題，一是設(shè)施水平不高，檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施和信息資源建設(shè)不足，檔案管理人員技術(shù)水平達(dá)不到要求，導(dǎo)致檔案管理工作存在諸多問(wèn)題，需要通過(guò)多種手段加以改進(jìn)。二是部分檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案場(chǎng)所管理不規(guī)范。三是檔案文件信息利用率不高，一些單位雖然建立了比較完善的信息檔案管理系統(tǒng)，但在共享方面沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.2 當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案信息存在的倫理問(wèn)題

目前多數(shù)行政事業(yè)單位檔案信息自身的安全性較弱，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息被破壞的問(wèn)題。信息技術(shù)系統(tǒng)的收集、檢索、處理、重組和傳播等信息處理對(duì)個(gè)人隱私產(chǎn)生影響，使一些人更容易獲取他人的保密信息，如何保護(hù)檔案信息安全是衡量檔案管理人員道德問(wèn)題的重要標(biāo)準(zhǔn)，這就要求檔案管理部門要嚴(yán)格遵守有關(guān)法律、法規(guī)和職業(yè)道德，要求檔案管理人員對(duì)安全問(wèn)題有深刻認(rèn)識(shí)。當(dāng)前，隨著檔案信息量的不斷增加，檔案管理部門應(yīng)更加注意保護(hù)個(gè)人隱私，加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)，避免個(gè)人保密信息泄露給他人的威脅。

1.3 行政事業(yè)單位檔案管理工作方法缺乏創(chuàng)新性

行政事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量問(wèn)題，直接影響行政事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行，而且有可能給單位造成巨大損失。當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理主要采用收集和登記的方式來(lái)獲得檔案第一手所需內(nèi)容，這同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致行政事業(yè)單位所擁有的檔案在收集上比較機(jī)械、在保管上比較分散、在抽檢上比較隨機(jī)、在內(nèi)容上比較保守。行政事業(yè)單位檔案積壓現(xiàn)象不斷出現(xiàn)，長(zhǎng)此以往對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理水平必將產(chǎn)生非常不好的影響，不利于其穩(wěn)定長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的功能，必須充分依靠現(xiàn)代信息技術(shù)的支持，但目前我國(guó)行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)普遍水平較低，業(yè)務(wù)信息融合程度低，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整。

1.4 檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

行政事業(yè)單位檔案管理工作的主要內(nèi)容是對(duì)檔案材料的收集、保管、傳遞和利用，檔案管理工作人員往往局限于滿足自己的歸檔工作，缺乏足夠的管理能力。檔案管理工作受檔案管理人員素質(zhì)和能力低下的影響，難以適應(yīng)行政事業(yè)單位的機(jī)構(gòu)發(fā)展。我國(guó)在檔案管理上缺乏科學(xué)性，對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)也缺乏專業(yè)化，不能將檔案管理人才與檔案發(fā)展合理安排于一體，在一定程度上導(dǎo)致了我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展的落后，給行政事業(yè)單位的發(fā)展形成了很大的制約。同時(shí)，由于現(xiàn)代檔案管理人員培訓(xùn)力度不足，引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才數(shù)量過(guò)少，大多數(shù)工作人員沒(méi)有基礎(chǔ)的檔案管理理論知識(shí)與豐厚的實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)，缺乏科學(xué)性的工作知識(shí)。

2 提升行政事業(yè)單位檔案管理水平的相關(guān)措施

2.1 從根本上加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度

行政事業(yè)單位要想做好檔案管理工作，首先單位領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)與重視，多措并舉，完善檔案管理工作。一是要設(shè)置積極的工作氛圍，積極的工作氛圍可以促進(jìn)工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和理解，更好地將檔案管理理念融入具體的工作中。二是要設(shè)置宣傳標(biāo)語(yǔ)，在工作中將這些標(biāo)語(yǔ)對(duì)工作人員進(jìn)行落實(shí)，讓工作人員之間、工作人員與單位管理層之間興起濃厚的檔案管理氛圍。三是要組織舉辦檔案管理宣傳大使的競(jìng)賽活動(dòng)，在單位醒目的位置建立宣傳欄，把近期檔案管理值得大家學(xué)習(xí)的事跡、圖片、工作方法等相關(guān)知識(shí)進(jìn)行展示，對(duì)不利于檔案管理實(shí)施的問(wèn)題進(jìn)行批評(píng)并要求改正，大家互相學(xué)習(xí)。只有行政事業(yè)單位管理層明確了內(nèi)部檔案控制的方向，明確了內(nèi)部檔案控制的功能，才能改善檔案管理制度。在這方面，管理層應(yīng)努力提高其自身文化水平，并根據(jù)行政事業(yè)單位目前的發(fā)展，制定長(zhǎng)期發(fā)展的工作計(jì)劃，建立薪酬和制裁制度，這是可行和有效的，要求單位管理層向每個(gè)部門的工作人員通報(bào)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程。

2.2 提升檔案管理的信息化手段

信息化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域，所以行政事業(yè)單位檔案管理工作也要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，在檔案管理過(guò)程中實(shí)施信息化管理，與傳統(tǒng)檔案相比，信息檔案具有許多優(yōu)勢(shì)，符合未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。檔案信息化建設(shè)需要投入大量的人力、財(cái)力，如果單位領(lǐng)導(dǎo)不給予足夠的重視，檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程必然是緩慢的。實(shí)施檔案信息管理的單位應(yīng)當(dāng)建立健全有關(guān)規(guī)章制度，為實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，保證檔案系統(tǒng)之間的聯(lián)合溝通和信息交流暢通，還應(yīng)建立本系統(tǒng)內(nèi)各單位的信息收集、信息利用和安全保護(hù)等相關(guān)制度。確保檔案資源的共享和利用，引進(jìn)先進(jìn)的多媒體設(shè)備，加強(qiáng)硬件設(shè)備的投資，有效地實(shí)施信息化技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用，是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障。

2.3 引進(jìn)新型的檔案管理人員

檔案管理人員關(guān)系到行政事業(yè)單位檔案管理工作的有效性，筆者認(rèn)為用人單位不僅要引進(jìn)新型的管理人員，還需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)與教育，要保證檔案管理人員具備良好的檔案管理意識(shí)，在日常工作中要有責(zé)任心與耐心，能夠遵守相關(guān)的規(guī)章制度，掌握相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。從另外一個(gè)角度分析，檔案管理工作要從本質(zhì)出發(fā)，從根本上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的全面應(yīng)用，對(duì)檔案管理工作的重要意義加以分析，在潛移默化中調(diào)動(dòng)每一位檔案管理人員的積極性。只有如此，才能真正打造一批高素質(zhì)高修養(yǎng)的檔案管理人員，真正提高檔案管理的完善性與全面性。

3 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，行政事業(yè)單位的檔案管理水平也要進(jìn)行全面的提升。社會(huì)各界的檔案資源越來(lái)越多，給檔案管理人員帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)。同時(shí)，信息技術(shù)的成熟為檔案管理提供了新的視角，檔案管理信息化建設(shè)和倫理化建設(shè)對(duì)我國(guó)檔案管理具有重要意義。

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