蔣永芳

（中國航發(fā)商用航空發(fā)動機有限責(zé)任公司，上海 200241）

0 引言

檔案管理要做到“收得進(jìn)、管得住、交得出、用得好”。對于產(chǎn)品檔案管理來說，“用得好”是最終目的，保證產(chǎn)品檔案能夠更好地圍繞中心，服務(wù)主業(yè)，服務(wù)于產(chǎn)品型號研制這一中心任務(wù)。產(chǎn)品檔案作為記錄產(chǎn)品研制的過程記錄，是產(chǎn)品設(shè)計、研制、生產(chǎn)各環(huán)節(jié)的有效記錄，是保證產(chǎn)品生產(chǎn)過程的每一個環(huán)節(jié)規(guī)范、可控的有效證據(jù)，是企業(yè)最為重要的知識資源。與其他門類檔案管理模式不同，產(chǎn)品檔案管理具有專業(yè)性強、成套性強、多階段等特點［1］。產(chǎn)品型號檔案利用方式主要為查借閱、分發(fā)、編研、推送等。

商用航空發(fā)動機產(chǎn)品型號研制是一項多協(xié)作、多配套的系統(tǒng)工程。在多種類型參研單位協(xié)同研制的背景下，傳統(tǒng)的產(chǎn)品檔案利用模式以及參研單位間數(shù)據(jù)傳輸與交互利用顯得尤為重要。為了最大限度發(fā)揮產(chǎn)品型號檔案作用，進(jìn)一步體現(xiàn)產(chǎn)品型號檔案在產(chǎn)品研制過程中的價值，本文從體系建設(shè)、平臺建設(shè)、精益控制、服務(wù)方式4個方面對產(chǎn)品型號檔案管理開展探索性研究，從而保證最大限度地發(fā)揮產(chǎn)品型號檔案作用，體現(xiàn)其重要價值。

1 商用航空發(fā)動機產(chǎn)品檔案特點

商用航空發(fā)動機產(chǎn)品檔案是商用航空發(fā)動機產(chǎn)品研制的過程記錄，是產(chǎn)品適航取證的主要證據(jù)材料。為滿足商用航空發(fā)動機產(chǎn)品研制綜合性、多元性、市場性的需求，商用航空發(fā)動機產(chǎn)品檔案要在工作對象、工作環(huán)境、工作環(huán)節(jié)等方面適應(yīng)產(chǎn)品研制的需求。與傳統(tǒng)的產(chǎn)品檔案管理模式相比，其特點主要體現(xiàn)在以下方面。

1.1 市場導(dǎo)向

商用航空發(fā)動機研制要強調(diào)聚焦市場客戶，堅持遵循市場規(guī)則，將市場和客戶需求納入產(chǎn)品研制全過程，最大限度體現(xiàn)客戶為本的原則。為了保證產(chǎn)品市場和客戶戰(zhàn)略的實施落地，在產(chǎn)品檔案管理中將市場與客戶服務(wù)類文件管理納入其中，充分分析市場與客戶服務(wù)類文件管理特點，將項目產(chǎn)品客戶服務(wù)類文件、項目產(chǎn)品工程維修類文件、項目產(chǎn)品技術(shù)出版物、產(chǎn)品航材類文件、項目產(chǎn)品客戶支援類文件納入歸檔范圍內(nèi)，切實將“聚焦市場客戶”理念落到產(chǎn)品研制全過程中。

1.2 廣泛協(xié)同

商用航空發(fā)動機產(chǎn)品研制建立了三級供應(yīng)體系，以市場為主、行政為輔，對行業(yè)內(nèi)外的研制資源靈活配置，通過建立異地多職能協(xié)同工作體系平臺及與之相適應(yīng)的流程、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等，實現(xiàn)對主要部件和系統(tǒng)供應(yīng)商研制過程的有效管控。因此，要求產(chǎn)品型號檔案管理以協(xié)同開發(fā)過程管理為核心，以供應(yīng)商管控流程要求為手段，將數(shù)字信息管理與型號并行協(xié)同研制模式緊密結(jié)合，保證型號研制各類數(shù)據(jù)的連續(xù)性和數(shù)據(jù)應(yīng)用的準(zhǔn)確性，實現(xiàn)遠(yuǎn)程、分布式的多專業(yè)協(xié)同工作及信息、資源的快速、有效共享［2］。

1.3 適航主導(dǎo)

適航取證，即型號合格審定，是指由適航當(dāng)局根據(jù)民用航空器產(chǎn)品和零件合格審定的規(guī)定，對民用航空器產(chǎn)品進(jìn)行設(shè)計批準(zhǔn)的過程。適航確立了商用航空發(fā)動機研發(fā)取證的最低安全水平，是商用航空發(fā)動機研發(fā)的價值驅(qū)動核心，是商用航空發(fā)動機產(chǎn)品能夠提交推向市場的前提。完成適航取證是商用航空發(fā)動機產(chǎn)品研制成功的最終標(biāo)志。對商用航空發(fā)動機產(chǎn)品檔案管理而言，不僅需要記錄商用航空發(fā)動機產(chǎn)品研制全過程，還要支撐發(fā)動機適航取證的相關(guān)符合性工作。

1.4 體系先行

商用航空發(fā)動機研制聚焦產(chǎn)品開發(fā)的集成研發(fā)體系建設(shè)，建立基于模型的系統(tǒng)工程方法，這一需求對產(chǎn)品文件的完整性、安全性和有效性要求極高，這就要求產(chǎn)品檔案管理要堅持流程主線、問題導(dǎo)向、突出重點的原則，建立流程改進(jìn)機制，以問題為導(dǎo)向，持續(xù)推進(jìn)精益管理工具實施，建立并完善以中國航發(fā)運營管理系統(tǒng)（AECCOperation System，AEOS）為基礎(chǔ)的管理體系，滿足產(chǎn)品型號檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展需求。

2 產(chǎn)品型號檔案管理模式探索

2.1 規(guī)范體系建設(shè)、務(wù)求標(biāo)準(zhǔn)化管理

流程體系建設(shè)貫穿產(chǎn)品型號管理全過程。對于產(chǎn)品型號檔案管理，要強調(diào)精益化、標(biāo)準(zhǔn)化，以流程體系為導(dǎo)向，強化流程意識，實現(xiàn)了流程規(guī)定從粗放到精細(xì)的轉(zhuǎn)變。

一是對于產(chǎn)品檔案查借閱利用。明晰查借閱利用需求、系統(tǒng)策劃，制定產(chǎn)品型號檔案查借閱申請、利用審批、辦理全流程管理要求，注重過程管控和記錄控制，重點聚焦重點文件的有效控制，盡量避免失效檔案的非預(yù)期使用，確保產(chǎn)品檔案在本單位范圍內(nèi)有效管控。

二是對于產(chǎn)品檔案發(fā)放利用。在充分了解業(yè)務(wù)開展需求的基礎(chǔ)上，梳理收發(fā)流程操作關(guān)鍵點，綜合考量、全面討論，保證產(chǎn)品文件全生命周期管理狀態(tài)可控，有效保證產(chǎn)品研制數(shù)據(jù)傳遞的效率和質(zhì)量。商用航空發(fā)動機產(chǎn)品研制實行三級供應(yīng)體系，以市場為主、行政為輔，對行業(yè)內(nèi)外的研制資源靈活配置。商用航空發(fā)動機產(chǎn)品研制與上下游研發(fā)及制造廠均建立了協(xié)同工作模式，產(chǎn)品檔案收發(fā)是協(xié)同工作開展的主要途徑和必要保證。在產(chǎn)品檔案收發(fā)流程策劃開展過程中，要充分考慮產(chǎn)品研發(fā)模式，結(jié)合產(chǎn)品研發(fā)實際開展，一方面建立產(chǎn)品文件狀態(tài)跟蹤機制，細(xì)化操作步驟、完善過程記錄；另一方面建立了產(chǎn)品文件問題反饋機制，及時記錄、重點追擊，實現(xiàn)了產(chǎn)品文件狀態(tài)可控、記錄可追溯，從而有效確保產(chǎn)品型號檔案對產(chǎn)品研制的有效支撐作用［3］。

2.2 加強平臺建設(shè)、務(wù)求信息化管理

在管理流程規(guī)定明晰、精細(xì)的基礎(chǔ)上，充分利用信息化資源，積極推進(jìn)流程文件信息化工作，以規(guī)避手工操作低效率、高風(fēng)險的問題。通過信息化建設(shè)，將產(chǎn)品檔案查借閱、接收發(fā)放每個關(guān)鍵環(huán)節(jié)涉及的操作通過線上流程的方式呈現(xiàn)出來。線上流程框架如圖1所示。

圖1 線上流程框架

一是對于產(chǎn)品檔案借閱。通過檔案管理系統(tǒng)“檔案檢索—在線審批—授權(quán)—回收”實現(xiàn)電子文件在線瀏覽和下載利用，使用數(shù)字加密技術(shù)并添加電子水印等安全策略保證授權(quán)用戶在下載全文后只可瀏覽，不可修改、復(fù)制粘貼以及刪除，防止檔案信息篡改；通過檔案管理系統(tǒng)“檔案檢索—在線審批—檔案辦理—歸還管理”實現(xiàn)紙質(zhì)檔案原件或復(fù)制件利用，并實現(xiàn)批量借閱、到期催還、借閱統(tǒng)計等輔助功能，通過信息化手段保證傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查借閱申請便捷、審批高效、辦理準(zhǔn)確、歸還及時。

二是對于產(chǎn)品檔案收發(fā)。通過多系統(tǒng)集成手段實現(xiàn)產(chǎn)品檔案外發(fā)各環(huán)節(jié)規(guī)范可追溯。如在產(chǎn)品文件接收環(huán)節(jié)，通過產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)接收上游供應(yīng)商提交的產(chǎn)品文件交付物，保證文件接收環(huán)節(jié)規(guī)范、可追溯；在產(chǎn)品文件交付物歸檔環(huán)節(jié)，開發(fā)了產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)接口，并配置了文件流轉(zhuǎn)狀態(tài)核對頁面功能，保證產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)源可靠、有效，從而進(jìn)一步確保外發(fā)產(chǎn)品數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；在產(chǎn)品檔案外發(fā)環(huán)節(jié)，通過檔案管理系統(tǒng)資料點管理功能準(zhǔn)確地將需外發(fā)跟蹤的文件編號、題名、版次、歷史外發(fā)單位、歸檔時間等清晰展示出來，并記錄產(chǎn)品文件分發(fā)路徑，實現(xiàn)了外發(fā)跟蹤提醒功能，有效地避免了漏發(fā)、錯發(fā)現(xiàn)象的發(fā)生；在產(chǎn)品檔案統(tǒng)計環(huán)節(jié)，通過系統(tǒng)實現(xiàn)技術(shù)文件、圖紙技術(shù)狀態(tài)查詢，供檔案人員、設(shè)計人員以及其他人員實時查看產(chǎn)品檔案的利用信息，以滿足檔案管理、設(shè)計研發(fā)乃至生產(chǎn)制造的需要。

2.3 探索精益控制、務(wù)求可靠性管理

產(chǎn)品型號檔案利用，尤其是產(chǎn)品型號檔案收發(fā)管理質(zhì)量直接影響產(chǎn)品研制工作順利開展。在產(chǎn)品型號檔案管理過程中，要以充分保證產(chǎn)品型號檔案利用準(zhǔn)確性和可靠性為首要目標(biāo)，切實推進(jìn)產(chǎn)品型號檔案利用效能。

一是按照AEOS運營管理系統(tǒng)分析產(chǎn)品型號檔案利用管理中存在的問題，準(zhǔn)根溯源，探究產(chǎn)生問題的根源，運用精益和六西格瑪?shù)裙芾硭悸诽剿鹘鉀Q具體問題，實現(xiàn)產(chǎn)品型號檔案利用管理邏輯清晰、環(huán)節(jié)可控的局面，保證產(chǎn)品型號檔案利用可靠性。

二是建立產(chǎn)品文件管理操作過程監(jiān)測復(fù)核機制，實現(xiàn)多人檢查、多方核對的“縱橫式”復(fù)核管理，提升信息化手段的容錯性。在內(nèi)部建立內(nèi)部復(fù)核機制，通過人工核對、信息化系統(tǒng)頁面比對的方式，對產(chǎn)品文件檢查接收、歸檔、外發(fā)等重要薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行復(fù)核操作，形成記錄，及時反映問題、解決問題。在上下游供應(yīng)商之間建立復(fù)核溝通機制，通過對上下游數(shù)據(jù)分發(fā)接收數(shù)據(jù)流進(jìn)行統(tǒng)計比對，確保上下游供應(yīng)商收發(fā)文件一致，狀態(tài)協(xié)調(diào)。通過監(jiān)測復(fù)核機制實現(xiàn)單位內(nèi)部從接收、歸檔到外發(fā)的全流程控制；同時，也連接了上下游供應(yīng)商整個研發(fā)模式上的文件管理控制，一橫一縱，保證產(chǎn)品文件狀態(tài)清晰可控，提升產(chǎn)品文件收發(fā)的準(zhǔn)確性和可靠性。

2.4 創(chuàng)新服務(wù)方式、務(wù)求多元化管理

產(chǎn)品型號檔案管理工作的使命是圍繞大局、服務(wù)主線，有效地將產(chǎn)品檔案服務(wù)于產(chǎn)品研制是產(chǎn)品檔案管理工作的價值體現(xiàn)。在產(chǎn)品檔案管理中，要進(jìn)一步加強對產(chǎn)品檔案資源的深入挖掘、歸納總結(jié)、提煉升華，充分實現(xiàn)產(chǎn)品檔案資源開發(fā)利用、優(yōu)化升級。

一是頂層策劃，構(gòu)建系列化的編研成果。通過頂層策劃、系統(tǒng)籌劃，穩(wěn)步有序推進(jìn)編研工作深入開展。一方面編研工作按照科研課題管理模式展開，以計劃管理為依托，實施產(chǎn)品型號檔案征集工作，并結(jié)合現(xiàn)有產(chǎn)品檔案大數(shù)據(jù)資源，多措并舉，收集多樣性的編研素材，系統(tǒng)分析整合，最終以通過項目驗收評審作為編研課題的結(jié)題標(biāo)志；另一方面通過檔案管理系統(tǒng)輔助開展編研工作。編研課題負(fù)責(zé)人創(chuàng)建編研課題后，確定編研的類型，填寫描述信息，利用計算機系統(tǒng)對已知的檔案信息資源進(jìn)行篩選，挑選有價值的信息存檔并進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，指定編研過程的參與人員，并提交領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。在線編研功能可實現(xiàn)文字編輯、插入圖像、音視頻技術(shù)、結(jié)合全文檢索在線提取素材，編研人員根據(jù)成果要求對內(nèi)容進(jìn)行審核并進(jìn)行必要的二次加工，最終完成項目專題的編研成果。

二是創(chuàng)新引領(lǐng)，推進(jìn)先進(jìn)性的知識檔案。知識管理是對基于現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創(chuàng)新等活動的總稱?，F(xiàn)代化的檔案管理中已經(jīng)越來越多地引入了知識管理的理念。通過運用知識圖譜進(jìn)行知識分類、體系構(gòu)建、數(shù)據(jù)融合、信息挖掘，對產(chǎn)品型號檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理，實現(xiàn)產(chǎn)品型號資源的整合管理和價值再現(xiàn)，從而幫助用戶實時分享和應(yīng)用知識。運用檔案管理平臺實現(xiàn)知識分類標(biāo)引，根據(jù)航空發(fā)動機專業(yè)領(lǐng)域分類、內(nèi)部業(yè)務(wù)體系、項目維度、產(chǎn)品維度、知識種類、文檔類型、崗位體系、部門結(jié)構(gòu)等不同的維度對產(chǎn)品檔案資源自動分類和打標(biāo)簽；實現(xiàn)智能推送，可根據(jù)用戶的興趣來搜索、過濾信息，自動跟蹤用戶的使用傾向，并將其定期推給用戶，幫助用戶高效率地發(fā)掘有價值的信息；實現(xiàn)知識地圖，系統(tǒng)通過人機結(jié)合的方式構(gòu)建各種知識地圖，并按業(yè)務(wù)、產(chǎn)品、部門及工作崗位進(jìn)行組織和導(dǎo)航，用戶可以很方便地找到自己關(guān)注的知識。

3 結(jié)語

檔案管理作為一項重要的基礎(chǔ)性工作，要堅持聚焦主業(yè)，服務(wù)主線，做主業(yè)牽引下的價值創(chuàng)造者。通過堅持“充分調(diào)研、認(rèn)真總結(jié)、科學(xué)分析、有效推進(jìn)”的工作思路，以“服務(wù)項目”為主線，緊扣薄弱環(huán)境，不斷推陳出新，探索并有針對性地建立商用航空發(fā)動機產(chǎn)品型號檔案利用管理體系，解決現(xiàn)階段產(chǎn)品型號檔案利用管理存在的問題，牢記檔案工作的服務(wù)主題，切實為產(chǎn)品研制、科技創(chuàng)新等主線工作服務(wù)，保證產(chǎn)品研制質(zhì)量可控、過程完整，實現(xiàn)設(shè)計有依據(jù)、制造有根據(jù)、試驗有判據(jù)、結(jié)果有證據(jù)、過程有數(shù)據(jù)，最終將產(chǎn)品型號檔案價值體現(xiàn)到科研生產(chǎn)等各項科技和經(jīng)濟活動中，為主線工作提供有力支持和保障。