摘 要：社會主義市場經(jīng)濟(jì)深入發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平不斷提升，這些都為事業(yè)單位辦公室檔案管理提出了更高的要求。事業(yè)單位面臨轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，必須將檔案管理的重要作用充分發(fā)揮，對此事業(yè)單位要認(rèn)清行業(yè)發(fā)展趨勢，將信息技術(shù)融入至檔案管理之中，創(chuàng)新管理理念及方式。通過思想的革新方式的進(jìn)步構(gòu)建現(xiàn)代化的管理體系。本文從辦公室檔案管理原則入手，分析當(dāng)前背景下事業(yè)單位辦公室檔案管理仍存在的問題并探究針對性創(chuàng)新策略，以期全面提升檔案管理質(zhì)量，為促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)步健康可持續(xù)發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;辦公室;檔案管理

信息記錄和資料的準(zhǔn)確性、真實性和及時性可以有效促進(jìn)各部門間相互聯(lián)合，進(jìn)而全面提升事業(yè)單位運營效率。但是就目前來看，我國事業(yè)單位在辦公室檔案管理方面仍存在諸多問題，管理意識較為落后，人員水平以及管理方式均無法與現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展相匹配。因此，事業(yè)單位必須重視辦公室檔案管理意識的創(chuàng)新，以此探求信息化背景下高校檔案管理方法，最大化發(fā)揮辦公室檔案管理在促進(jìn)自身發(fā)展進(jìn)步中的積極作用。

一、辦公室檔案管理原則

1.規(guī)范與靈活共存

對于事業(yè)單位來說，國家對于其檔案管理工作有嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，因此規(guī)范性較強(qiáng)，是十分嚴(yán)肅的一項工作。事業(yè)單位在進(jìn)行辦公室檔案管理時要以國家法律法規(guī)為基本遵循，在符合國家標(biāo)準(zhǔn)的前提下實施各項工作，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，體現(xiàn)自身工作的制度性和科學(xué)性。與此同時，強(qiáng)調(diào)規(guī)范性并不意味著檔案管理工作的死板，進(jìn)行各個事業(yè)單位均存在不同工作性質(zhì)和發(fā)展特點，各單位應(yīng)在自身發(fā)展實際的基礎(chǔ)上制定出靈活性強(qiáng)可行性高的檔案管理制度。因此，檔案管理工作應(yīng)既體現(xiàn)規(guī)范性，又體現(xiàn)靈活性。

2.制定與執(zhí)行并重

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時必須履行自身義務(wù)，遵循國家法律標(biāo)準(zhǔn)，對于規(guī)定的要求必須履行，嚴(yán)格執(zhí)行各項條款。但是這并不影響其靈活性的實現(xiàn)，各地方各單位可根據(jù)實際情況對辦公室檔案管理策略進(jìn)行調(diào)整，并不能完全照搬某一既定管理方法，要尊重自身發(fā)展實際，提升措施的可行性，制定與執(zhí)行并重。這也就要求事業(yè)單位并不能將既定的檔案管理方法束之高閣，要將其應(yīng)用于實際檔案管理工作之中，發(fā)揮檔案管理的重要作用。

3.權(quán)職兼顧

權(quán)責(zé)分明、權(quán)責(zé)兼顧是事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時必須秉承的另一原則，只有權(quán)責(zé)明確、檔案管理工作和責(zé)任細(xì)化才能保證各項管理工作都有專人負(fù)責(zé)。這樣既可以提升檔案管理工作的專業(yè)性和有效性，也能夠保證責(zé)任到人，還能起到一定監(jiān)督作用。另外，對于領(lǐng)導(dǎo)干部工作人員也需要加強(qiáng)管理，提升工作質(zhì)量。作為領(lǐng)導(dǎo)層，領(lǐng)導(dǎo)要對自身權(quán)利和責(zé)任予以明確，在盡到職責(zé)的同時做到不越權(quán)，在工作過程中也要對檔案管理方法的落實情況進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，保障工作人員合法權(quán)益。

4.動靜結(jié)合

動靜結(jié)合是事業(yè)單位實施辦公室檔案管理的關(guān)鍵一步，其中的靜指的是制度，動指的是時代發(fā)展趨勢。動靜結(jié)合即嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事的同時緊隨時代發(fā)展趨勢，不斷對檔案管理工作方式予以創(chuàng)新以及調(diào)整。以制度為保障、以趨勢為方向，將檔案管理工作與時代發(fā)展步伐相融合，防止工作狀態(tài)與時代發(fā)展脫節(jié)狀況的出現(xiàn)，否則將無法有效發(fā)揮檔案管理工作價值。

二、當(dāng)前事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的問題

1.對檔案管理重視度不高

對檔案管理重視度不高是我國部分事業(yè)單位普遍存在的問題之一，認(rèn)為檔案管理工作無法在短期內(nèi)為單位帶來可見效益，因此認(rèn)為該份工作可有可無，這就直接導(dǎo)致了管理工作質(zhì)量不佳、管理混亂等問題。而對于檔案管理的忽視也會使得該工作本身完整性和連貫性缺乏，工作的各個部分無法形成一個完整體系，因此無法發(fā)揮檔案管理作用。一些單位甚至?xí)驗闄n案管理的無序致使其他一系列工作秩序混亂，對此事業(yè)單位必須認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，全面提升檔案管理質(zhì)量。

2.信息化程度較為落后

信息技術(shù)的發(fā)展帶動了廣泛的科技革命，傳統(tǒng)以人工為主力的檔案管理模式已經(jīng)逐漸無法滿足當(dāng)前形勢下各單位在檔案管理工作中的具體需求。隨著電子資料的普及，事業(yè)單位在實施檔案管理中不可避免地會向信息化發(fā)展，紙質(zhì)檔案也逐步轉(zhuǎn)化成了電子檔案，這就需要事業(yè)單位不斷促進(jìn)自身向信息化發(fā)展。但是目前而言，部分事業(yè)單位在實施檔案管理時并未認(rèn)識到信息化的重視程度，依然采用傳統(tǒng)人工管理，不僅極大增加了人員工作量，還可能會造成管理工作中錯誤頻出，也無法及時、準(zhǔn)確更新人事材料及其他相關(guān)資料，無法為后續(xù)工作提供科學(xué)、合理的參考和支撐，將會對事業(yè)單位整體發(fā)展造成不良影響。

3.管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

檔案管理人員是實施事業(yè)單位辦公室檔案管理的直接參與者，因此檔案管理人員綜合素質(zhì)就成為了關(guān)鍵影響因素。目前多數(shù)事業(yè)單位對于檔案管理存在思想誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理專業(yè)人員團(tuán)隊建設(shè)并非必要工作內(nèi)容，甚至辦公室檔案管理由其他部門人員兼職完成。這種情況會使得檔案管理工作人員專業(yè)程度不高、缺乏管理思維和管理能力，進(jìn)而致使辦公室檔案管理混亂，工作質(zhì)量無法得到提升，甚至成為阻礙事業(yè)單位繼續(xù)發(fā)展的因素。另外，專業(yè)人員團(tuán)隊的缺乏也會使得人員在工作態(tài)度上存在專業(yè)性不強(qiáng)、重視度不高等問題，工作中極易出現(xiàn)紕漏。

4.辦公室檔案存儲制度不健全

事業(yè)單位在實施辦公室檔案管理工作時需保證檔案管理可以被快速、準(zhǔn)確地調(diào)取和查詢，但是在實際工作過程中因儲存制度不完善可能會造成信息無法發(fā)揮其應(yīng)有的價值。這主要是因為各部門之間信息共享的缺乏，各部門間無法形成良好的配合模式，彼此間存在信息孤島，各自管理部門檔案，這極大限制了檔案信息有效性的揮發(fā)。雖然對于自己部門內(nèi)部查找檔案形成有利條件，但是對于整個事業(yè)單位而言卻會產(chǎn)生不利影響，可能會造成檔案不完全、不及時性等一系列問題。

三、事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路

1.提升對檔案管理工作的重視程度

事業(yè)單位若想提升檔案管理質(zhì)量就必須從轉(zhuǎn)變態(tài)度和理念入手，提升對于檔案管理的重視程度，這首先就需要從領(lǐng)導(dǎo)層面出發(fā)。只有領(lǐng)導(dǎo)層面重視辦公室檔案管理才能夠認(rèn)真研究和探討檔案管理實施的具體方法，在做好表率的同時對下級部門傳達(dá)任務(wù)以及相關(guān)指標(biāo)，并對下屬工作內(nèi)容和工作質(zhì)量予以監(jiān)督，保證各項管理措施的落實。另外，領(lǐng)導(dǎo)在以身作則的情況下，除要監(jiān)督下屬的工作完成情況，還需要對全體員工實施思想教育，保證全體工作者認(rèn)識到辦公室檔案管理的重要作用，督促各部門相互配合、相互協(xié)作，準(zhǔn)確落實檔案管理工作。

2.提升檔案管理信息化水平

信息化時代已經(jīng)到來，事業(yè)單位必須重視檔案管理的信息化水平，突破傳統(tǒng)人工管理模式，建立起電子管理平臺。這主要應(yīng)從設(shè)備、資料更新以及安全保護(hù)三個方面入手。在設(shè)備應(yīng)用上，事業(yè)單位要積極引進(jìn)和使用先進(jìn)檔案管理設(shè)備及技術(shù)，重視檔案管理系統(tǒng)的建立，減少職能交叉，以此增強(qiáng)信息共享，提升工作效率;而在資料更新方面，信息化的實現(xiàn)極大便利了信息材料的更新。事業(yè)單位應(yīng)隨時錄入和更新黨員材料、考核記錄以及其他相關(guān)材料，為之后的檔案查詢及使用提供便利;而在安全保護(hù)上，事業(yè)單位必須將信息安全性和私密性納入考慮的重點，及時排查網(wǎng)絡(luò)安全漏洞，保證管理系統(tǒng)健康運營。

3.加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

提升辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)對于工作質(zhì)量的提升有極為關(guān)鍵的影響，事業(yè)單位應(yīng)將培養(yǎng)人員綜合能力作為重要工作內(nèi)容，定期對單位內(nèi)工作人員實施專業(yè)培訓(xùn)，提升人員檔案管理意識和專業(yè)能力。另外，還需要重視對于和管理人員職業(yè)道德素養(yǎng)的提升，增強(qiáng)人員責(zé)任心，提升人員綜合素質(zhì)，從人員態(tài)度和能力兩方面入手保證檔案管理工作質(zhì)量的提升。此外，在信息化背景下，單位還需要將人員信息管理水平的提升作為重點，為信息化管理的實現(xiàn)提供人才支撐。

4.健全辦公室檔案存儲制度

完善的檔案存儲制度是檔案管理工作有序展開的條件和保證，但存儲制度存在不足則會嚴(yán)重影響管理工作，對此，事業(yè)單位應(yīng)重視完善存儲制度的建立。具體而言，企事業(yè)單位在秉承檔案保密性的前提下可以建立起部門間的專門檔案管理通道，以互聯(lián)網(wǎng)為媒介進(jìn)行文件以及其他檔案信息的傳輸。這樣既完成了檔案的收錄工作，又強(qiáng)化了檔案保密性。不僅如此，良好的檔案存儲制度可以加強(qiáng)各部門間的交流，最大化發(fā)揮檔案管理工作價值。

四、結(jié)語

在事業(yè)單位運營過程中，檔案管理是其中關(guān)鍵內(nèi)容，檔案管理水平與企事業(yè)單位工作質(zhì)量直接相關(guān)。所謂檔案管理就是對事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)步的詳細(xì)記錄和總結(jié)，通過檔案觀察企事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程及其中存在的問題，可以為事業(yè)單位健康發(fā)展提供科學(xué)全面參考和依據(jù)。事業(yè)單位要對自身存在的管理問題予以深入探究，分析問題出現(xiàn)的原因并予以針對性解決，采取有效措施提升檔案管理工作效率，充分發(fā)揮事業(yè)單位發(fā)展過程中檔案管理的重要作用，讓檔案管理更好為單位發(fā)展服務(wù)。

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作者簡介：黃曉鶯（1983.04-），女，漢族，本科學(xué)歷。