林偉璇

摘? ?要：高校辦公室秘書的工作范圍較廣，需要與不同身份的人員打交道，其中涉及到教師、領(lǐng)導人員、學生或者職能部門相關(guān)人員等，面對不同的主體其想要達到的目的存在差異，因此在現(xiàn)實情況的指引下，辦公室秘書應當講求貼近主體類型的溝通模式，建立彼此之間的信任。在以上背景下，本文將重點研究高校辦公室秘書在具體工作中如何形成溝通藝術(shù)，進而確保工作效率的提升。

關(guān)鍵詞：高校辦公室秘書;溝通藝術(shù);策略

作為傳達領(lǐng)導思想并積極反映下級意見的樞紐，辦公室秘書承擔著溝通的重任，起到協(xié)調(diào)多層次關(guān)系的作用，領(lǐng)導人員下發(fā)決策需要秘書合理搜集其他責任主體的意見，準確反映各科室對于學校發(fā)展以及教育體系構(gòu)建的可行性建議，從而保證高校朝著積極正向的方向發(fā)展。由此可見，辦公室秘書要立足于工作實際，逐步提升溝通藝術(shù)，從而更好的應對實際工作的需求。

一、高校辦公室秘書工作的多重溝通視角

（一）溝通內(nèi)容

高校辦公室秘書并非等同于一般的專職秘書，具有一定的特殊性，需要以高素養(yǎng)作為支撐，由于其面對的主體較多，因此針對不同的主體訴求要設定符合其思想和意識表達的溝通辦法。首先，作為高校辦公室秘書要完成情感溝通，以真誠之心感受對方的實際需求，構(gòu)建良好和諧的交流氛圍。情感溝通是人特有的交流方式，辦公室秘書要有意識的規(guī)范個人行為，做到熱情周到，能夠有效促進信任的產(chǎn)生[1]。其次，需要完成信息溝通，向上傳遞教師、學生和其他主體的請示和基本訴求，向下傳達規(guī)章制度、指示命令、會議精神等，其中包含大量的信息和數(shù)據(jù)。換言之，辦公室秘書需要具備解說者和宣傳者的思維，完善橫向和縱向溝通的任務，其既是信息的接收者同時也是發(fā)出者，說明要做好紐帶的各項工作，協(xié)調(diào)多個部門參與學校管理與建設。最后，辦公室秘書有明確的負責區(qū)間，即需要完成何種類型的工作項目，例如：黨建方面、辦公方面等，應當在明確工作重心和內(nèi)容的基礎(chǔ)上，轉(zhuǎn)變溝通的形式，維持高?；顒拥恼ｉ_展。

（二）溝通載體

作為高校各層面關(guān)系的連通者，辦公室秘書要準確發(fā)揮個人職能，努力成為處理和優(yōu)化關(guān)系的載體，若處理效果不盡如人意勢必會影響關(guān)系之間的發(fā)展。辦公室秘書要準確處理好與領(lǐng)導之間的關(guān)系，保持敬畏和寬容之心，面對指責和詢問要準確表明自己的想法，及時向領(lǐng)導反映現(xiàn)階段的發(fā)展情況和工作難以推進的原因，適當給出解決意見。同樣，其要與職能部門等建立平等的關(guān)系，保持親切的狀態(tài)，密切聯(lián)系校園內(nèi)的其他人員，真正做到反饋民情民意，為群眾做好意見反饋的工作[2]。

（三）溝通標準

形成高效溝通的標準是辦公室秘書能夠獲得信任度和支持率，良好的信任環(huán)境有助于提升溝通的質(zhì)量和效率，降低工作難度，對于學校發(fā)展的積極作用不言而喻。學生、教師和其他人員能夠?qū)k公室秘書的工作予以配合是肯定其行為的直觀表現(xiàn)，同時收獲支持也是溝通藝術(shù)逐步深化的具體表征，因此在實際活動中要將同步提升支持率和信任程度作為最終目標。

二、高校辦公室秘書工作中的溝通藝術(shù)

（一）與領(lǐng)導溝通

在與領(lǐng)導溝通的過程中要掌握好分寸，由于在地位等多個方面存在差異，所以在思考問題方面可能存在著偏差，因此辦公室秘書要盡量站在領(lǐng)導的眼界下思考問題的解決方案，準確把控其心理，維持統(tǒng)一的思想高度，精準對接領(lǐng)導的思維和意識發(fā)展方向[3]。而高校工作項目繁多，所面對的事務種類范圍較廣，在報告工作內(nèi)容的過程中要區(qū)分好主次，既要及時又要精確，滿足抓大放小的溝通原則，為領(lǐng)導制定決策意見提供支持，避免出現(xiàn)主次不清的問題，不僅降低了工作的效率，還不利于與領(lǐng)導間形成可靠的溝通關(guān)系，自然抑制了工作效果的提升。高校日常活動種類較多，領(lǐng)導無分身乏術(shù)難以面面俱到，辦公室秘書要完成信息傳遞和收集的溝通任務，對于其布置的任務和給出的建設決策要對接作用主體，準確傳達，并形成階段性的反饋機制，緊跟決策或者意見的實施進度，并反饋給領(lǐng)導，使其能夠依據(jù)進度和合理調(diào)度，更為信任秘書。為保證溝通藝術(shù)深化和構(gòu)建的效用，在與領(lǐng)導溝通的環(huán)節(jié)要保持尊重、誠懇的態(tài)度，真實反映現(xiàn)階段的具體情況，使用言簡意賅的語言形式，力求做到精煉，不可出現(xiàn)敷衍了事或者拖泥帶水的問題，簡明扼要，真切反饋，給出可行性意見，有助于營造良好的溝通氛圍。

（二）與教師溝通

除了與領(lǐng)導接觸頻繁外，與教學工作者之間的聯(lián)系也較為密切，由于教學工作者所負責的是學校教育層面的活動，具有教書育人的現(xiàn)實作用，因此在溝通的過程中要具備語言藝術(shù)，使對方感受到自己的真誠與認可。首先，辦公室秘書要認清自身的地位與作用，合理定位，其作為一名服務于高校多個主體的人員，不僅要上傳下達，還要協(xié)調(diào)統(tǒng)籌，但并非高仁平一等。部分人員沒能認識到自身特點，對待教師們所反映的事件置之不理，并擺架子，很容易將工作帶入到僵化的層面上，因此要求辦公室秘書要擺正位置，尊重教師。其次，使用平等的對話模式，處處體現(xiàn)出對教師的認可與尊敬，引導其表達出對學校各項舉措的個人觀點，提出優(yōu)化辦法，有助于從教師的反饋中汲取到管理方面的合理化建議，符合正向有效溝通的基本要求，需要予以重視。最后，教師和教研人員在崗位上默默奉獻，行為高尚，辦公室秘書在于其溝通中要不吝嗇贊美之詞，通過贊美和認可使教師們感覺到其對于自己的理解，建立同理心。而所選用的贊美之詞要圍繞著工作勤懇、無私奉獻、敬業(yè)踏實等展開，說明秘書在實際工作環(huán)節(jié)要有意識的增加此方面的語言詞匯，避免出現(xiàn)詞不達意的情況，有助于建立相互信任的關(guān)系，確保各項工作的順利開展[4]。

（三）與學生溝通

大學生是學校學習的主體，學校設定的多方面舉措究其根本是為了提升學生的素養(yǎng)和能力，因而要更為重視與學生之間溝通的過程。部分辦公室秘書認為自身工作范圍與學生的學習、生活間不存在交集，忽視了與其的溝通，以上情況會造成決策難以落地的問題，使得學生沒能領(lǐng)悟上級的精神，抑制了價值觀和人生觀的形成。為轉(zhuǎn)變上文所述的困境，需要辦公室秘書立足于學生的發(fā)育規(guī)律和思維方式，深入研究目前不同專業(yè)、年級的學生的性格特征，以引導為主，為其增添社會經(jīng)驗，明確是非黑白。在完成調(diào)研工作后，與學生交朋友，做好傾聽者，聽取其最本真的訴求，針對其中困擾學生行為和日?；顒拥牟糠纸o出合理化建議，并將其基本訴求予以整合，及時上報，交由領(lǐng)導審核。重點關(guān)注在心理和生理上有缺陷和困難的學生，了解其家庭情況，連同多個責任和教育主體制定解決方案，并提醒領(lǐng)導關(guān)注弱勢群體，準確傳達領(lǐng)導們的殷切期盼和貼心關(guān)懷，通過多方面的作用幫助其克服難關(guān)，便于在學生有需要的時候信任辦公室秘書，講出個人想法。

（四）與業(yè)務部門溝通

高校中涉及到多個職能部門，不同的部門負責不同的項目，因此在與其溝通的過程中要注重場合和時機，選擇恰當?shù)臅r機準確表述來意，并在對方給出反饋時善于傾聽，維持良好的形象，依據(jù)所面對的不同部門或者場合選擇合適的說話語氣，保持平和的狀態(tài)，符合自身服務者的身份。對于難以在第一時間協(xié)調(diào)解決的內(nèi)容要予以保留，準確記錄，時刻帶著正向的情緒處理溝通中傳遞的問題。而有些來訪者情緒較為激動，要在穩(wěn)定其情緒的基礎(chǔ)上，曉之以理，細致解答疑惑，說明情況[5]。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校工作也應當融入信息化材料，建立雙向溝通的網(wǎng)絡，設置意見反饋平臺，定期查看，促進良好工作氛圍的產(chǎn)生。同時，在與業(yè)務或者職能部門溝通中很容易遇到表述不清等問題，解決此問題的辦法是要提升表達能力，能夠從不同的層面分析現(xiàn)狀，使用通俗易懂的規(guī)范化語言，依據(jù)場合和面對的主體的特征調(diào)節(jié)語氣、語調(diào)和語速，在一些較為休閑輕松的場合中可加入幽默的話語，克服溝通障礙。除了保證以上所述的溝通能力外，還要提升書面溝通水平，在辦公室秘書上傳下達的多個環(huán)節(jié)均涉及到公文起草等方面的工作，因此要能夠區(qū)分不同公文的寫作格式、面向的主體，使用特定的語言，完善公文往來的效用，尤其要重視保密級別，為文件的傳送和接收創(chuàng)設值得信賴的空間，確保產(chǎn)生有效溝通。

三、結(jié)語

綜上所述，高校辦公室秘書的工作范圍廣、涉及的溝通關(guān)系較為復雜，而提升各項工作質(zhì)量的關(guān)鍵在于是否建立了良好的溝通機制，因此要求相關(guān)人員具備溝通藝術(shù)。依據(jù)日常活動中的作用范疇，使用文明語言，尊重每一個溝通的對象，準確反饋教師、學生等的訴求，傳遞給領(lǐng)導，并借助多層面的宣傳方式將領(lǐng)導決策落地，從而深化高校工作效能。

參考文獻：

[1]薛磊.高校辦公室秘書的角色意識漫談[J].智庫時代，2018，47：69-70.

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[3]黃烏密.論高校辦公室秘書角色定位與職業(yè)素養(yǎng)提升策略[J].智庫時代，2019，10：100-101.

[4]孫晏.論當前高校辦公室秘書應具備的素質(zhì)及提升策略[J].辦公室業(yè)務，2017，07：147-148.

[5]張磊述.淺談提升高校辦公室秘書工作效率的思考[J].西部皮革，2017，3908：272.