中國(guó)石油管道局工程有限公司國(guó)際事業(yè)部，河北 廊坊

1.引言

中國(guó)多數(shù)企業(yè)順應(yīng)國(guó)家“一帶一路”政策潮流，將項(xiàng)目帶到了中東地區(qū)的沙特阿拉伯，阿拉伯國(guó)家石油公司簡(jiǎn)稱(chēng)沙特阿美，是中國(guó)企業(yè)合作最多的業(yè)主之一，同時(shí)也是對(duì)項(xiàng)目管理要求最高的業(yè)主之一[1]。沙特阿美公司作為全球最大的石油公司，其對(duì)項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)要求十分嚴(yán)格，擁有自己獨(dú)特且完備的項(xiàng)目管理體系。由于出現(xiàn)很多中國(guó)企業(yè)在沙特阿美的工程中虧損的例子，多數(shù)源于證據(jù)材料缺失，即文檔控制管理的缺位[2]。文檔控制管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分，但對(duì)于我國(guó)的承包企業(yè)來(lái)講是一個(gè)不太受重視的職能管理領(lǐng)域，大多數(shù)情況下都是由合同管理部門(mén)擔(dān)當(dāng)著整個(gè)項(xiàng)目文檔控制管理工作。文檔控制管理對(duì)于設(shè)計(jì)–施工–試運(yùn)總承包而言如同機(jī)械裝置中的動(dòng)力傳輸機(jī)構(gòu)，它承載了項(xiàng)目所有文檔信息，對(duì)于后期索賠起到?jīng)Q定性的支持作用，同時(shí)文檔控制管理又是項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的潤(rùn)滑劑，通過(guò)錯(cuò)綜復(fù)雜的文件傳遞管理信息進(jìn)而支撐起整個(gè)項(xiàng)目管理[3]。在執(zhí)行沙特阿美項(xiàng)目過(guò)程中，文檔管理系統(tǒng)性不夠、分類(lèi)不清晰、過(guò)程不規(guī)范、收發(fā)不及時(shí)等都會(huì)引起項(xiàng)目管理成本增加，因此充分認(rèn)識(shí)沙特阿美管理體制下的文檔控制管理模式十分重要[4]。在沙特阿美的工程項(xiàng)目中，文檔控制管理重要性常常被低估，在傳統(tǒng)承包商的項(xiàng)目管理模式下，多數(shù)中方承包商將文檔控制管理作為控制管理部門(mén)或者合同管理部門(mén)的附屬職能業(yè)務(wù)，不能充分發(fā)揮文檔控制的中心作用，為使承包商在沙特阿美管理模式下對(duì)項(xiàng)目有更加強(qiáng)有力的管控，文檔控制管理應(yīng)該被更加重視起來(lái)。本文結(jié)合沙特阿美某天然氣管道工程總承包的實(shí)例，分析我國(guó)承包商在文檔控制管理方面的缺位并探討提高方法。

2.文檔控制管理的重要性

文檔控制管理在各項(xiàng)管理工作中要起到獨(dú)立平行的作用，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)務(wù)必將文檔管理用于協(xié)調(diào)各種管理關(guān)系，視作管理系統(tǒng)中不可或缺的部分才能真正發(fā)揮它的最大作用[5]。文檔控制管理在沙特阿美的體系中主要體現(xiàn)在三大特性：全面性、及時(shí)性、反復(fù)性。沙特阿美的項(xiàng)目管理模式較為復(fù)雜，業(yè)主多團(tuán)隊(duì)平行管理，有項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)PMT (Project Management Team)、質(zhì)量管理團(tuán)隊(duì)PID (Project Inspection Department)咨詢(xún)服務(wù)團(tuán)隊(duì)CSD (Consulting &Services Department)，供貨商管理團(tuán)隊(duì)VID (Vendor Inspection Department)等部門(mén)同時(shí)管理，文件源頭多、類(lèi)型雜。承包商在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，不僅要協(xié)調(diào)阿美各個(gè)管理部門(mén)之間與承包商之間的關(guān)系，而且要協(xié)調(diào)承包商內(nèi)部各部門(mén)之間以及供貨廠家和分包商之間的關(guān)系。文檔控制部門(mén)在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中處于信息管理的中心位置，見(jiàn)圖1，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)文檔生成時(shí)的分類(lèi)，將文檔的用途、產(chǎn)生部門(mén)、版次號(hào)等做好專(zhuān)門(mén)編號(hào)處理，對(duì)傳遞、檢索、存儲(chǔ)、提取等做出嚴(yán)格把控，以防混亂。

Figure 1.The status of document control management圖1.文檔控制管理的地位

3.沙特阿美文檔控制管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1.嚴(yán)格把控質(zhì)量和信息化

沙特阿美公司一向執(zhí)行國(guó)際一流的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)，在阿美的管理體系中，對(duì)文檔控制管理要求異常嚴(yán)格。阿美的QMIS (Quality Management Information System)質(zhì)量信息管理系統(tǒng)就是高標(biāo)準(zhǔn)的體現(xiàn)，通過(guò)QMIS 系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量就行全面管理和評(píng)價(jià)。沙特阿美全面利用數(shù)字系統(tǒng)進(jìn)行一體化線上管理，其中EPM(Enterprise Project Management)系統(tǒng)即企業(yè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)，程序文件、信函、傳送單、進(jìn)度報(bào)告等文件必須通過(guò)EPM 系統(tǒng)進(jìn)行上傳，根據(jù)文件類(lèi)型自動(dòng)配發(fā)到相應(yīng)負(fù)責(zé)部門(mén)。沙特阿美對(duì)程序文件重視程度很高，承包商在每項(xiàng)工作、施工活動(dòng)之前必須編制程序文件得到業(yè)主批復(fù)，關(guān)閉業(yè)主所有的意見(jiàn)才能開(kāi)始實(shí)施相關(guān)工作。沙特阿美體系中重視文檔流轉(zhuǎn)的及時(shí)性、有效性、規(guī)范性，一般情況下阿美在工程合同中會(huì)對(duì)文檔流轉(zhuǎn)作出時(shí)效性限制，有些文件超出時(shí)效性便被默許為接收或者無(wú)效。阿美要求文檔交接必須由文檔管理人員蓋章和簽字，文件的收發(fā)、傳遞、審批、分類(lèi)、移交、保管等都要按照合同和業(yè)主管理團(tuán)隊(duì)的要求執(zhí)行。

3.2.規(guī)范文檔執(zhí)行

建立有效規(guī)范的臺(tái)賬，臺(tái)賬能夠清晰反映文件詳細(xì)信息，能夠反映收發(fā)日期、收發(fā)部門(mén)、收發(fā)人、文件類(lèi)型、是否閉合等信息。文檔所有交接環(huán)節(jié)都要建立臺(tái)賬，對(duì)待批復(fù)、批示和閱辦文件都要留有痕跡和跟蹤記錄[6]。加強(qiáng)文件審核，承包商提交給業(yè)主的文件需要在提交前嚴(yán)格審查，審核簽字必須有文件準(zhǔn)備人、部室負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理三方批準(zhǔn)，文控人員制作傳送單給項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)審核簽字發(fā)出。提交過(guò)程，文件分軟拷貝提交和硬拷貝提交，硬拷貝提交需要一式兩份，業(yè)主在傳送單簽字蓋章后，將復(fù)印件存檔，并登記臺(tái)賬。

定期復(fù)盤(pán)檢查臺(tái)賬，沙特阿美管理團(tuán)隊(duì)專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行檢查和監(jiān)督，定期查閱項(xiàng)目文檔，核對(duì)項(xiàng)目文檔登記臺(tái)賬，及時(shí)查缺補(bǔ)漏，包括傳送單、圖紙、信函、會(huì)議紀(jì)要以及程序文件等，保證項(xiàng)目文檔業(yè)主和承包商直接的一致性，避免后期出現(xiàn)由文檔產(chǎn)生的爭(zhēng)議。

3.3.項(xiàng)目記錄書(shū)

項(xiàng)目記錄書(shū)是沙特阿美的文檔管理特點(diǎn)，與傳統(tǒng)意義上的竣工文件不同的是，沙特阿美對(duì)此具有明確的合同要求。項(xiàng)目記錄書(shū)錯(cuò)綜復(fù)雜，覆蓋面廣，對(duì)于設(shè)計(jì)–施工–試運(yùn)總承包商而言，其文件類(lèi)型在投標(biāo)階段均已確認(rèn)，包括圖紙、設(shè)備操作說(shuō)明書(shū)、設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)、工廠檢驗(yàn)書(shū)、預(yù)調(diào)試記錄、設(shè)備操作維修手冊(cè)、廠家檢驗(yàn)記錄、施工檢驗(yàn)記錄、腐蝕管理程序手冊(cè)等。項(xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中，應(yīng)該按照沙特阿美的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各項(xiàng)施工活動(dòng)進(jìn)行文件記錄，項(xiàng)目竣工后，必須作為竣工文件移交業(yè)主，這就保證了竣工資料和施工活動(dòng)同步化，任何文件遺漏或錯(cuò)誤的地方均能得到及時(shí)補(bǔ)救，確保文件的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

4.提高中國(guó)企業(yè)文檔控制管理

面對(duì)沙特阿美這樣管理體系完備的業(yè)主，要想移交一個(gè)高質(zhì)量項(xiàng)目，控制成本并增加利潤(rùn)，中國(guó)工程總承包商在文檔控制管理方面亟需提高和加強(qiáng)，應(yīng)將其作為各項(xiàng)目的管理重點(diǎn)。

4.1.提高重視程度

我國(guó)企業(yè)要想與沙特阿美市場(chǎng)融合接軌，提高項(xiàng)目中的文檔控制管理水平是必經(jīng)之路。企業(yè)應(yīng)打破常規(guī)管理模式下文檔控制邊緣化的思維，提高文檔控制管理在項(xiàng)目管理中的地位，成立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)文檔控制管理的意識(shí)[7]。在于沙特阿美打交道的過(guò)程中，阿美管理團(tuán)隊(duì)均將重要的事項(xiàng)落實(shí)到白紙黑字的文件上面，企業(yè)要在文檔控制管理上下功夫，提高重視程度，加強(qiáng)檢查和審核力度，能夠使得文檔管理在處理糾紛和變更索賠中發(fā)揮重要作用。

4.2.完善管理體系

傳統(tǒng)管理模式下的文檔控制管理體系缺位，有完整文檔控制體系的公司不多，往往是各環(huán)節(jié)或各部門(mén)獨(dú)自成立體系管理自己的文檔，缺乏統(tǒng)一性，需要加強(qiáng)文檔管理體系，以確保文檔管理過(guò)程的高效[8][9][10][11]。建立切實(shí)高效的文檔管理制度和體系，設(shè)立專(zhuān)門(mén)文檔管理機(jī)構(gòu)，制定專(zhuān)門(mén)文檔管理制度，設(shè)有專(zhuān)門(mén)監(jiān)督人員，加強(qiáng)文檔管理培訓(xùn)。以文檔控制部門(mén)作為中心，業(yè)主、分包商和內(nèi)部各部門(mén)之間形成網(wǎng)格化管理，以文控部門(mén)為引領(lǐng)，實(shí)現(xiàn)文檔控制管理的扁平化管理。

4.3.提高信息化水平

沙特阿美工程項(xiàng)目文件生成數(shù)量大、速度快，為保持和沙特阿美的管理模式的相輔相成，提高承包商文檔管理系統(tǒng)的信息化是必不可少的一步。信息化不僅能夠提高文檔傳送效率，且能對(duì)文檔隨時(shí)檢索和維護(hù)，快速檢索到目標(biāo)文檔，提取目標(biāo)文檔進(jìn)行維護(hù)或他用。沙特阿美在項(xiàng)目管理上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化，承包商為了滿足管理要求，需提高文檔控制的信息化程度，保證電子檔案的高效性和完整性，實(shí)現(xiàn)從資源分散利用到共享集成利用的階梯性進(jìn)步。

5.結(jié)論

沙特阿美完備的項(xiàng)目文檔管理體系使得項(xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中更嚴(yán)謹(jǐn)高效，流轉(zhuǎn)更為通暢。中資企業(yè)在沙特市場(chǎng)占有份額逐年增加，挑戰(zhàn)和考驗(yàn)也與日俱增，通過(guò)分析沙特阿美項(xiàng)目管理體系特點(diǎn)，促使各中國(guó)際工程企業(yè)重視項(xiàng)目文檔控制管理，提高文檔控制管理質(zhì)量及信息化水平，綜合提升企業(yè)在沙特市場(chǎng)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，確保企業(yè)利潤(rùn)。