摘 要：在全面深化改革的背景下，檔案工作作為中國特色社會主義事業(yè)的一部分，檔案工作體制機(jī)制亟待創(chuàng)新以順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展要求。本文在分析高校檔案工作體制機(jī)制建設(shè)現(xiàn)狀和問題的基礎(chǔ)上，強(qiáng)調(diào)在檔案組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不斷優(yōu)化、強(qiáng)化以人為本的管理體系建設(shè)、鼓勵創(chuàng)新開展檔案利用服務(wù)等發(fā)展趨勢下，高校檔案工作體制機(jī)制建設(shè)要從轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維、構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)、拓展檔案館新職能方面探索發(fā)展路徑。

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)改革 高校檔案工作 體制機(jī)制建設(shè)

中圖分類號 G271.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 收稿日期 2019-05-17

★作者簡介：劉彩云，貴州財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館，館員，四川大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)碩士研究生，研究方向?yàn)楝F(xiàn)代文件管理與電子政務(wù)。

Abstract Under the background of deepening reform in an all-round way， archival work is a part of socialism with Chinese characteristics， so the construction of archival work system and mechanism needs to be innovated urgently to adapt to the requirements of the development of the new era. Based on the analysis of the current situation and problems in the construction of archival work system and mechanism in universities， this paper emphasizes that under the development trend of continuously optimizing the establishment of archival organization， strengthening the construction of people-oriented management system and encouraging innovation in the development of archival service， new development paths should be explored in the construction of archival work system and mechanism in universities from the perspective of changing the traditional thinking， constructing archival work network and expanding the new functions of archives.

Keyword institutional reform; archival work in universities; construction of system and mechanism

黨的十九大提出要堅(jiān)持全面深化改革，堅(jiān)決破除一切不合時(shí)宜的思想觀念和體制機(jī)制弊端。在機(jī)構(gòu)改革的背景下，高校檔案館需要積極探索檔案工作體制機(jī)制建設(shè)之路，將機(jī)構(gòu)改革挑戰(zhàn)轉(zhuǎn)化為發(fā)展契機(jī)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

一、高校檔案工作體制機(jī)制建設(shè)現(xiàn)狀

1.高校檔案工作體制建設(shè)現(xiàn)狀。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》中有關(guān)設(shè)立高校檔案館的規(guī)定，我國各大高校按要求建立了校檔案館或綜合檔案室。目前高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置情況主要有兩種：一是設(shè)置檔案館，作為學(xué)校二級機(jī)構(gòu);二是未達(dá)到設(shè)館條件，在學(xué)校黨政辦下設(shè)綜合檔案室或檔案科。檔案館和綜合檔案室的設(shè)置為實(shí)現(xiàn)高校檔案的集中統(tǒng)一管理奠定了基礎(chǔ)。

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》第一條指出：“堅(jiān)持并不斷完善黨委和政府領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門歸口負(fù)責(zé)、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、各司其職，密切配合、形成合力，促進(jìn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展?！盵1]高校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持在學(xué)校黨委和行政的領(lǐng)導(dǎo)下，由校檔案館或綜合檔案室歸口負(fù)責(zé)，職能部門、分院等各方面共同參與的檔案工作體制。

2.高校檔案工作機(jī)制建設(shè)現(xiàn)狀。設(shè)置檔案館的高校，其檔案館的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置最初大多遵循以下三種劃分方式：按照工作職能、檔案門類、檔案工作環(huán)節(jié)劃分。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，這三種劃分方式的單一性逐漸凸顯，不利于高校檔案館開展檔案實(shí)踐創(chuàng)新。因此，一些高校檔案館根據(jù)學(xué)校情況和檔案工作實(shí)際對組織機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行了調(diào)整。

目前，高校檔案館組織機(jī)構(gòu)設(shè)置逐漸傾向于將三種劃分方式兩兩結(jié)合，靈活劃分，其中較為普遍的方式有檔案門類結(jié)合工作職能劃分（如中國人民大學(xué)檔案館設(shè)置文書檔案室、科技檔案室、人事檔案室、學(xué)生檔案證明辦理中心、辦公室）、檔案工作環(huán)節(jié)結(jié)合工作職能劃分（如中山大學(xué)檔案館設(shè)置了辦公室、監(jiān)督指導(dǎo)部、管理利用部、信息技術(shù)部、校史編研部）。

二、高校檔案工作體制機(jī)制存在的問題

1.檔案機(jī)構(gòu)管理職能弱化。各大高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置情況不一，有獨(dú)立建館的，也有設(shè)置綜合檔案室的，建制級別不同。高校檔案館在高校大多劃分為教輔部門，綜合檔案室則掛靠在二級機(jī)構(gòu)之下，在管理職能上相較于其他內(nèi)設(shè)職能部門有所弱化[2]，導(dǎo)致檔案工作規(guī)章制度執(zhí)行落實(shí)不力、檔案法律法規(guī)宣傳效果不佳。

2.檔案資源體系建設(shè)不全面。各高校檔案館檔案資源管理范圍、管理水平參差不齊，有的檔案館統(tǒng)籌管理學(xué)校綜合檔案、學(xué)生檔案、人事檔案，有的則只負(fù)責(zé)學(xué)校綜合檔案的管理，人事檔案由人事處或組織部管理，學(xué)生檔案由學(xué)生處或招生就業(yè)部門管理。此外，高校檔案館以《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）為依據(jù)開展檔案管理工作，其中對于電子檔案、實(shí)物檔案歸檔問題尚無具體規(guī)定，實(shí)操性欠缺，且該《辦法》于2008年起開始施行，至今已十年有余。檔案館若沒有以發(fā)展的眼光看待檔案工作，簡單遵循《辦法》的規(guī)定，將導(dǎo)致對檔案工作中新產(chǎn)生的檔案載體、新的專業(yè)檔案、傳播媒介等缺乏關(guān)注，造成資源體系建設(shè)不全面。

3.檔案利用體系建設(shè)有所局限。在服務(wù)對象上，高校檔案館作為內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，主要服務(wù)于高校及師生，在挖掘檔案資源、拓展服務(wù)公眾、服務(wù)社會方面仍有待開展。在服務(wù)方式上，由于各高校對檔案工作重視程度不同，檔案工作發(fā)展程度、檔案管理水平、檔案信息化建設(shè)情況參差不齊，直接影響著檔案館提供檔案利用服務(wù)的質(zhì)量。如信息化建設(shè)程度較高的高校不僅提供實(shí)地查檔業(yè)務(wù)，還拓展遠(yuǎn)程查檔、在線查檔、網(wǎng)上展廳建設(shè)等工作。

4.檔案工作隊(duì)伍專業(yè)水平不足。高校檔案工作隊(duì)伍由檔案館專職檔案人員和各部門兼職檔案人員組成，其中具有檔案學(xué)、信息資源管理、計(jì)算機(jī)學(xué)科專業(yè)背景的人員少，學(xué)歷層次較低，專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，導(dǎo)致專業(yè)水平不足。此外，各部門兼職檔案人員在從事所在部門的工作之余無償兼管部門檔案收集、整理、移交工作，工作積極性、主動性不足。

三、機(jī)構(gòu)改革背景下檔案工作體制機(jī)制發(fā)展趨勢

1.不斷優(yōu)化檔案組織機(jī)構(gòu)設(shè)置。在遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則下，優(yōu)化檔案組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，使其向扁平化發(fā)展、管理層級簡化、管理權(quán)力內(nèi)收、事業(yè)服務(wù)性外放是順應(yīng)機(jī)構(gòu)改革發(fā)展大勢所趨。檔案館作為集政治性、社會性、科學(xué)性、教育性、服務(wù)性、獨(dú)立性與文化性于一體的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是從事檔案事業(yè)、開展檔案實(shí)踐的主要力量。為更好地發(fā)揮其維護(hù)歷史面貌、服務(wù)社會實(shí)踐、收藏文化財(cái)富、積累傳播知識的職能[3]，檔案館以改革為契機(jī)，結(jié)合未來檔案工作重點(diǎn)對傳統(tǒng)機(jī)構(gòu)設(shè)置采取裁、并、撤的重組措施，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，以實(shí)現(xiàn)集約化發(fā)展。

2.強(qiáng)化以人為本的管理體系建設(shè)。進(jìn)入新時(shí)代，以人為本的思想在檔案資源體系建設(shè)、檔案利用體系建設(shè)和檔案安全體系建設(shè)中得到進(jìn)一步強(qiáng)化。黨的十九大闡明了中國共產(chǎn)黨人的初心和使命就是為中國人民謀幸福，為中華民族謀復(fù)興，檔案工作應(yīng)始終貫穿這一主旨。檔案工作從最初為統(tǒng)治階級服務(wù)，發(fā)展到提出建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系，再到提出建立覆蓋人民群眾和民族復(fù)興各個(gè)方面的檔案資源體系，為人民服務(wù)、為民族復(fù)興服務(wù)成為未來檔案資源體系建設(shè)和檔案利用體系建設(shè)的主旨。在檔案安全體系建設(shè)方面，在檔案開放中依法保護(hù)個(gè)人隱私、保護(hù)個(gè)人信息安全也備受關(guān)注。

3.鼓勵創(chuàng)新開展檔案利用服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)是創(chuàng)新開展檔案利用服務(wù)的有效途徑，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，探索運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)提供檔案利用服務(wù)仍將大有可為。我國檔案利用服務(wù)從最初的封閉式、手工式的統(tǒng)治階級特權(quán)到提供全宗簡介、案卷目錄等初級服務(wù)，現(xiàn)今發(fā)展到信息時(shí)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)向信息服務(wù)方式轉(zhuǎn)變，實(shí)踐證明網(wǎng)絡(luò)不僅極大地提高了檔案利用服務(wù)效率，也為檔案館豐富利用服務(wù)方式、延伸服務(wù)層面、拓展服務(wù)范圍、提高服務(wù)質(zhì)量創(chuàng)造了更大的平臺。

四、高校檔案工作體制機(jī)制建設(shè)路徑

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作思維，擴(kuò)寬檔案工作視野。國家檔案局原局長、中央檔案館原館長楊冬權(quán)曾將新時(shí)代檔案工作的新思維總結(jié)為“人”“民”意識、先行意識、創(chuàng)新思維、網(wǎng)絡(luò)思維、合作思維，這五種新思維不僅是對檔案工作實(shí)踐的總結(jié)和概括，也是黨的十九大引領(lǐng)的社會發(fā)展新趨勢下檔案工作新趨勢[4]。我國高校檔案館作為內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，主要服務(wù)于學(xué)校和全體師生，在對外開放、服務(wù)社會方面雖并無強(qiáng)制要求，但作為國家檔案事業(yè)的組成部分，在機(jī)構(gòu)改革背景下，高校檔案館仍需打破傳統(tǒng)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的工作方式，切實(shí)轉(zhuǎn)變工作思維，提高對檔案工作發(fā)展趨勢的認(rèn)識，在服務(wù)于學(xué)校管理與教學(xué)科研的同時(shí)，拓展服務(wù)對象和服務(wù)范圍。

樹立“人”“民”意識，高校檔案館檔案資源體系建設(shè)和檔案利用體系建設(shè)范圍要圍繞“人”“民”擴(kuò)展，以建立覆蓋全日制教育、非全日制教育學(xué)生，包括在職、離退休教職工在內(nèi)的，記錄學(xué)校各方面發(fā)展情況的檔案資源體系為目標(biāo);樹立先行意識，要對檔案收集和征集工作實(shí)行前端控制，統(tǒng)籌文書和檔案工作，提前做好檔案異地備份、異質(zhì)備份工作;樹立創(chuàng)新思維，關(guān)注新的檔案形成者、檔案載體、檔案利用人群、檔案工作合作者、檔案傳播方式等[5];樹立網(wǎng)絡(luò)思維，注重館藏?cái)?shù)字化建設(shè)與增量數(shù)字資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合與共享，充分利用網(wǎng)絡(luò)開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)、專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流與研究等工作[5]，順應(yīng)管理利用網(wǎng)絡(luò)化趨勢;樹立合作思維，主動加強(qiáng)與行業(yè)內(nèi)外的機(jī)構(gòu)合作，與檔案行政主管部門、省內(nèi)外高校檔案館加強(qiáng)業(yè)務(wù)探討與學(xué)術(shù)交流，與檔案科研教學(xué)單位合作建立實(shí)習(xí)基地，與企業(yè)合作開展檔案數(shù)字化加工等。

2.憑借深化改革之機(jī)，構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

一是構(gòu)建兼具穩(wěn)定性與彈性的組織機(jī)構(gòu)。在保持組織機(jī)構(gòu)設(shè)置相對穩(wěn)定性的前提下增強(qiáng)組織機(jī)構(gòu)彈性，圍繞檔案資源建設(shè)和利用體系建設(shè)擴(kuò)展業(yè)務(wù)，對職能單一且工作量較小的科室進(jìn)行人員裁減或撤銷，對業(yè)務(wù)相近、工作內(nèi)容類似的科室進(jìn)行機(jī)構(gòu)合并，根據(jù)實(shí)際需要謹(jǐn)慎增設(shè)新機(jī)構(gòu)。在實(shí)體科室劃分的基礎(chǔ)上通過組建虛擬工作組的方式（如工作小組或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)）增強(qiáng)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的彈性，以便靈活應(yīng)對常規(guī)工作以外的臨時(shí)性事務(wù)、重大工作等。

二是建立學(xué)校范圍內(nèi)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”原則，高校檔案館牽頭成立學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組或檔案工作委員會，依法領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)全校檔案管理工作，由校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任委員會主任，各部門、各分院主要負(fù)責(zé)人或分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)為委員會成員。遵循“分級管理”原則，在各部門、各分院確定一位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，配備一至兩名兼職檔案員，負(fù)責(zé)各自部門檔案的收集、整理與移交，據(jù)此編制學(xué)校各部門檔案工作人員名單，在人員工作發(fā)生變動時(shí)及時(shí)更換并做好工作交接，及時(shí)更新名單。

三是加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。建立檔案工作目標(biāo)考核體系，將檔案工作納入各部門的年終目標(biāo)考核內(nèi)容以及檔案工作人員的年終績效考核內(nèi)容，調(diào)動全校專兼職檔案工作人員的工作積極性。建立獎懲機(jī)制，將檔案工作成果與工作人員年終績效發(fā)放、職稱晉升等切身利益掛鉤，增強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍的活力。

3.充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，拓展檔案館新職能。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換、大容量存儲、有序組織、全程管控、實(shí)時(shí)實(shí)地展示創(chuàng)造了可能性，高校檔案館在檔案收、管、用各工作環(huán)節(jié)充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有助于推動檔案館拓展記憶宮殿、數(shù)字城堡、政務(wù)窗口、文化家園和知識寶庫的職能，更好地服務(wù)于為人民謀幸福、為民族謀復(fù)興。

一方面，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化和增量電子檔案全程管控，可以有效發(fā)揮為師生留存校園記憶、為城市留存城市記憶、為人民留存社會記憶的職能，打造校園文化家園。例如，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案館傳統(tǒng)的館日活動相結(jié)合，輔助開展檔案在線展覽、在線法制宣傳、檔案征集、征文、攝影作品評比等活動，不僅突破了時(shí)間空間限制，擴(kuò)大了館日活動的影響力，更加豐富了館日活動形式。另一方面，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，可以打造覆蓋學(xué)校管理、教學(xué)實(shí)踐與科學(xué)研究的檔案數(shù)字城堡與知識寶庫，實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)利用，豐富檔案利用服務(wù)方式，優(yōu)化檔案利用查閱服務(wù)，搭建覆蓋每一位師生乃至社會公眾、服務(wù)于學(xué)校管理與教學(xué)科研的信息服務(wù)窗口。高校檔案館可積極加入數(shù)字校園建設(shè)，建立檔案資源共享平臺，推動檔案資源在校內(nèi)各部門實(shí)現(xiàn)資源共享，繼而搭建所在區(qū)域高校檔案資源共建共享平臺，開展遠(yuǎn)程查檔服務(wù)，讓檔案利用者少跑路。

參考文獻(xiàn)

[1]中共中央辦公廳，國務(wù)院辦公廳.關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見[N].中國檔案報(bào)，2014-05- 05（1）.

[2]李彥，王雪君.大數(shù)據(jù)背景下高?！按髾n案”管理體制構(gòu)建研究[J].浙江檔案，2018（7）：17-19.

[3]趙屹.檔案館的現(xiàn)在與未來[M].世界圖書上海出版公司，2015.

[4]楊冬權(quán). 新時(shí)代檔案工作的新思維（上）[N]. 中國檔案報(bào)，2018-01-11 （3）.

[5]楊冬權(quán). 新時(shí)代檔案工作的新思維（中）[N]. 中國檔案報(bào)，2018-01-15 （3）.