陳升榮

（甘肅國強(qiáng)建筑工程有限責(zé)任公司，蘭州730050）

1 引言

工程項(xiàng)目的實(shí)施就是合同的訂立以及履行的過程，建設(shè)項(xiàng)目合同管理涉及工程項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、安全、成本等各環(huán)節(jié)。目前，由于合同管理職責(zé)不明、關(guān)聯(lián)方多、流程繁雜、合同漏洞較多，導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施中出現(xiàn)扯皮推諉和經(jīng)濟(jì)糾紛。在建設(shè)項(xiàng)目管理中，合同管理尤為重要，通過合同管理體系的建立、合同的訂立和實(shí)施、合同檔案的管理、合同管理中的監(jiān)督與考核，明確了合同的管理思路，可以加強(qiáng)合同管理在建設(shè)項(xiàng)目管理中的紐帶作用，避免和減少因合同管理不足而造成的損失，維護(hù)企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的合法權(quán)益。

2 合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)分工的管理

2.1 合同管理機(jī)構(gòu)

建設(shè)項(xiàng)目合同涉及企業(yè)的各個部門，在合同的管理中，必須有完整的合同管理機(jī)構(gòu)及明確的職責(zé)分工，合同管理機(jī)構(gòu)由綜合辦、商務(wù)合約部門、成本及財(cái)務(wù)部門、工程技術(shù)部門等組成。綜合辦公室負(fù)責(zé)建立合同管理制度，監(jiān)督合同管理的落實(shí)及執(zhí)行；商務(wù)合約部為合同主辦部門，負(fù)責(zé)簽訂合同前期的調(diào)查了解、簽約方資質(zhì)的審查、合同談判、合同起草、簽訂工作；成本及財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)按合同約定結(jié)算付款及收款，防止違反企業(yè)財(cái)務(wù)制度的款項(xiàng)支出；工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)合同范圍及內(nèi)容組織實(shí)施，對合同實(shí)施中的安全、質(zhì)量、進(jìn)度、技術(shù)全面按合同履行，行使合同的權(quán)利和義務(wù)，在合同行使中起主導(dǎo)作用。合同管理機(jī)構(gòu)的各部門工作要實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，分工明確，流程清晰，方能保證合同管理的正常運(yùn)行[1]。

2.2 合同承辦人及合同專用章的管理

建設(shè)工程項(xiàng)目合同涉及合同種類多，要按不同種類和專業(yè)的合同確定合同的承辦人，即合同主辦人。合同主辦人對合同發(fā)起到執(zhí)行完的全過程負(fù)責(zé)。合同在簽訂履行中出現(xiàn)的問題由合同主辦人協(xié)調(diào)解決。如合同主辦人工作或職位變動，必須保證好工作的交接，避免由此造成的合同管理脫節(jié)。

合同簽章是訂立、變更或者解除合同生效的有效證據(jù)。合同章要設(shè)專人管理，并按照權(quán)限和程序使用，管理人不得私自用印，任何人不能越權(quán)限強(qiáng)迫用印。

3 合同訂立過程中的管理

3.1 合同談判與起草

簽訂合同時(shí)，一般要經(jīng)多次的商洽談判才能就合同內(nèi)容達(dá)成一致意見。談判時(shí)，要掌握談判要點(diǎn)，通過前期接觸，歸納整理對方提出的條件，確定談判的立場，確定在哪些方面可以讓步，在哪些方面不能讓步，這些信息談判負(fù)責(zé)人要掌握。談判前要按談判的主要問題和觀點(diǎn)擬出框架合同，作為談判的參照，避免談判散漫、低效。談判內(nèi)容必須書面記錄，并提交合同檔案管理部門存檔。談判者要遵守企業(yè)的保密制度，不得泄露商業(yè)秘密。談判達(dá)成一致意見，可草擬合同文本，合同文本優(yōu)先按企業(yè)、行業(yè)和國家的示范文本。

3.2 合同的會簽及主體資格審查

合同文本起草完成，按照會簽程序報(bào)相關(guān)部門及人員履行會簽手續(xù)。會簽人發(fā)現(xiàn)合同有誤或遺漏時(shí)，在簽字單上注明并提出修改建議。如需要退回修改，要指出需要修改的內(nèi)容和問題。會簽人員對會簽文件的意見要明確具體，不能使用“同意”等模糊語言。

在合同會簽的同時(shí)，還要考察合同對方是否具備合同主體的資格。主要審查對方營業(yè)執(zhí)照的有效期、經(jīng)營范圍、資質(zhì)（等級）證書、合同履約能力、履約信用、委托代理人的資料、有無違法犯罪記錄等；如存在疑問，必須要求對方提供有關(guān)的補(bǔ)充證明材料或澄清。

3.3 合同的修訂及簽章

合同會簽及審查完成后，合同主辦人負(fù)責(zé)按會簽意見修改、校核定稿并簽字蓋章，多頁合同必須蓋騎縫章。合同簽訂方如為自然人，要簽名并捺手印；如果是企業(yè)，由法定代表人或委托代理人簽名并加蓋公章，并在合同后附授權(quán)證明文件；如果通過傳真的方式簽訂合同，要在事后就傳真內(nèi)容補(bǔ)簽書面確認(rèn)協(xié)議或在原傳真件上重新簽字并蓋章；

按法律、行政法規(guī)規(guī)定需要辦理批準(zhǔn)、登記或者備案等手續(xù)生效的合同，要同時(shí)到相關(guān)部門辦理備案等手續(xù)。要求對方提供履約擔(dān)保的，簽訂時(shí)要提供擔(dān)保手續(xù)。

4 合同實(shí)施階段的管理

合同正式生效后，合同主辦人督促推進(jìn)合同履行進(jìn)度。保證按合同約定日期履行合同義務(wù)或主張權(quán)利。在合同履行中，若有遺漏或增補(bǔ)內(nèi)容，出現(xiàn)對方不履行或履行不全面時(shí)，合同主辦人要在法定期限內(nèi)通知對方或?qū)Ψ降漠愖h予以答復(fù)，并將該事宜及時(shí)向企業(yè)財(cái)務(wù)及相關(guān)部門通知。合同履行中，如發(fā)現(xiàn)合同對方違約，合同主辦人要及時(shí)采用救濟(jì)方式來督促或者提起法律救濟(jì)措施，以避免超出時(shí)效。如因違約造成本企業(yè)產(chǎn)生實(shí)際損失的，合同主辦人要收集相關(guān)資料向企業(yè)法務(wù)、財(cái)務(wù)人員匯報(bào)。如果發(fā)現(xiàn)對方有喪失履約能力的情況，要立即終止合同。合同履行中發(fā)生糾紛，合約部門要收集好發(fā)生糾紛的實(shí)事，并提出解決糾紛的辦法和依據(jù)。產(chǎn)生的糾紛，如雙方協(xié)商達(dá)不成一致意見時(shí)，要聘請律師進(jìn)行仲裁、訴訟[2]。

變更、修改或終止合同都要按程序簽訂補(bǔ)充協(xié)議。商務(wù)合約部和財(cái)務(wù)部對變更或終止合同可能產(chǎn)生的法律風(fēng)險(xiǎn)及經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行評估，分別出具書面意見。合同履行完畢后，如實(shí)填寫合同履行情況反饋表，隨合同一同提交檔案管理部門備案。

5 合同檔案管理

合同是企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)資料及商業(yè)機(jī)密，必須重視合同檔案管理工作，合同檔案的管理包括合同檔案的裝訂、編號、保管、查閱工作。與合同有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員查閱、使用合同檔案，要有審批程序。合同的檔案管理要有完整的管理臺賬，合同檔案管理的每個環(huán)節(jié)要做到有據(jù)可查。

6 合同管理中的監(jiān)督與考核

在合同管理過程中，要加強(qiáng)對合同管理的監(jiān)督檢查與考核。合同管理部門和合同發(fā)起人應(yīng)履行合同管理的監(jiān)督職責(zé)，對合同履行過程中出現(xiàn)的問題、履行障礙，要及時(shí)以書面形式向企業(yè)相關(guān)職能部門及領(lǐng)導(dǎo)反映，并協(xié)商處理方式。要定期檢查合同的訂立、履行、管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。在合同簽訂、履行過程中，出現(xiàn)情節(jié)輕微，未造成經(jīng)濟(jì)損失的，對責(zé)任部門及責(zé)任人予以通報(bào)批評；情節(jié)嚴(yán)重的，對責(zé)任部門及責(zé)任人按照企業(yè)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行考核, 并視具體情況給予行政處分；造成經(jīng)濟(jì)損失的，必須追究其承擔(dān)賠償責(zé)任。

7 結(jié)語

通過建設(shè)項(xiàng)目合同管理各個環(huán)節(jié)的研究和分析，明確了合同管理的體系，理清了合同訂立、實(shí)施、檔案管理和監(jiān)督考核中的工作重點(diǎn)及思路，使合同管理流程明晰，提高了合同管理中內(nèi)部的協(xié)同工作機(jī)制和簽訂效率，減少了合同的錯誤，降低了合同管理過程中的內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)，確保了合同的安全簽署及履行，加強(qiáng)了合同的風(fēng)控功能，維護(hù)了企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的合法權(quán)益。