文| 吳立朋

新時代精簡公文的必要性

公文作為一種書面交流的載體，隨著時代的發(fā)展有了更加便捷的處理方式和手段，尤其是OA辦公的廣泛應用，更為公文處理效率的提高提供了環(huán)境和系統(tǒng)支持。

精簡公文有利于提高公文質(zhì)量

公文從其概念上講，是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式、經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面文章。無論從事任何工作，都要通過公文來傳達政令政策、處理公務，以保證協(xié)調(diào)各項工作正確、高效地進行。主辦部門嚴格擬制，做到結(jié)構(gòu)嚴謹、內(nèi)容精煉，才能使公文更準確地體現(xiàn)管理意圖，使政策、措施和辦法準確有效，文件的審核部門嚴謹細致審核，最終形成精簡高效的文件。

精簡公文體現(xiàn)公文的權威性和嚴肅性

目前，企業(yè)各項規(guī)章制度的運行等管理行為都需要各部門相互配合，提前溝通，盡量避免出現(xiàn)管理指令相互打架、同一業(yè)務要求堆積如山，從而影響公文權威性和執(zhí)行效率，尤其是會給執(zhí)行文件帶來極大麻煩，所以，精簡公文、改進文風，方能營造貫徹文件的良好氛圍。

精簡公文有利于推動企業(yè)改革轉(zhuǎn)型、提質(zhì)增效、從嚴管理

精簡公文，使企業(yè)的規(guī)章制度等文件更加規(guī)范、有序，減少因政出多門造成管理效率低下的情況發(fā)生。同時，精簡公文有利于控制文件數(shù)量，減少管理指令，促進企業(yè)精細管理，降低成本，減少消耗，突出管理創(chuàng)新創(chuàng)效，提升企業(yè)發(fā)展質(zhì)量。

當前企業(yè)精簡公文面臨的問題及分析

當前新形勢下，企業(yè)公文過多的原因主要有以下原因。

“紅頭”文件情結(jié)。

部分部門和單位在思想觀念里，認為“紅頭”文件才是貫徹落實相關事項的源頭，對紅頭文件情結(jié)根深蒂固，各項管理指令都要以見到“紅頭”文件為準。有的部門認為發(fā)了文件就是落實要求，不發(fā)文件不能體現(xiàn)工作重要、領導重視，造成公文堆積如山。

擬制公文不嚴謹

一些部門認為不發(fā)文件就是沒有貫徹落實，不發(fā)文件就不能體現(xiàn)管理痕跡，不僅造成公文數(shù)量多，還影響管理執(zhí)行。一些部門、單位隨意提升公文發(fā)文層次，能通過部門發(fā)文辦理完成的事項，為了凸顯工作重要，要求到辦公室發(fā)布公司文件或通知以顯示業(yè)務的重要，進而造成了大量的文件規(guī)格提高的現(xiàn)象。

主辦部門審核把關隨意，不重視公文審核質(zhì)量

高質(zhì)量的文件需要業(yè)務部門和辦公室通力合作，各盡其責，方能把體現(xiàn)公司指令的文件做好。一些部門自身認為公文審核把關在辦公室，從而失去對公文內(nèi)容的審核義務，必然導致最后審核糾錯的職能降低。部分部門人員認為把公文提交到公文處理部門就萬事大吉，公文審核修改與他們無關；有的認為公文處理部門就是套紅、編號，從而導致公文內(nèi)容不能得到有效審核完善。

辦公室人員業(yè)務素質(zhì)不高

個別公文審核人員對起草的公文從文種選擇，到寫作方式，再到格式要素不熟悉，對需要審核的公文不能準確把握，會導致不合格甚至錯誤公文的出現(xiàn)。合格的文字秘書不但要熟悉公文，還要有較強的責任心和端正的工作態(tài)度，能夠在公文審核過程中發(fā)現(xiàn)問題，堅持公文處理的基本原則，可發(fā)可不發(fā)的公文堅決不發(fā).

精簡公文的對策建議

改進文山會海精簡公文不僅僅是壓縮文件數(shù)量，更是改進工作作風，提升企業(yè)管理效率的一種手段。

進一步增強精簡公文意識

公文代表的是一級機關的書面形象，因此，從領導干部到全體員工都要對精簡公文有更加深刻和充分的認識，單位上下形成聯(lián)動，各級領導干部要帶頭轉(zhuǎn)作風，為公文審核工作的順利開展當好后盾、創(chuàng)造條件，作為公文處理部門，應與相關系統(tǒng)部門、所屬各單位、項目的人員及時聯(lián)系溝通，得到各級的支持和重視，形成上下聯(lián)動的格局。

注重政治學習

業(yè)務學習和相關政策法規(guī)以及國際慣例、市場經(jīng)濟知識等學習，增強工作的針對性。要注重發(fā)揮團隊優(yōu)勢，分工協(xié)作，壓擔子、交任務，全面提高重點文稿的質(zhì)量。注重加強與上級機關、其他企業(yè)、地方政府辦公室等方面的相互交流，開闊視野，取長補短。適時組織辦公室人員進行內(nèi)部培訓或委外送培，切實提高辦公室工作人員素質(zhì)。

強化公文管理

結(jié)合企業(yè)實際，規(guī)范管理程序，做好公文考核評價工作，不斷提高公文質(zhì)量和處理效率。推動辦公信息化平臺建設，建立健全辦公信息化制度，推行業(yè)務表單化辦理，縮短公文流轉(zhuǎn)、審批、發(fā)送的時間，提高辦公效率，節(jié)約辦公費用。同時嚴格控制發(fā)文數(shù)量的質(zhì)量，文件必須確有必要才發(fā)，減少文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，助推共同感到頭疼的“文件多”問題逐步解決。

加強執(zhí)行力建設

企業(yè)管理機關的每個部門都是公文處理的當事人，負責公文處理的責任部門與各系統(tǒng)業(yè)務部門必須根據(jù)目前的業(yè)務職能進一步完善系統(tǒng)功能，進一步把精簡公文的職能理清，同時加強教育培訓，細化管理制度，讓制度流程化，并不斷抓好流程優(yōu)化，做到流程信息化，從而實現(xiàn)管理創(chuàng)新。同時抓好制度完善，約束執(zhí)行行為，形成良好的執(zhí)行文化，做到令行禁止、有令即行，培養(yǎng)并養(yǎng)成好的執(zhí)行習慣，從而進一步提升機關工作效率。