張曉芳

【摘? 要】傳統(tǒng)管理思路下，秘書崗位的信息管理職能一直被弱化和忽略，其輔助管理的定位也難以得到體現(xiàn)。新形勢下，信息管理對組織決策的作用日漸凸顯，全面提升秘書的信息技能成為科學(xué)、高效決策的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。論文在介紹秘書信息管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，分析了秘書信息技能的構(gòu)成，并從不同層面提出了提升秘書信息技能的可行途徑。

【Abstract】Under the traditional management ideas， the information management function of secretary position has always been weakened and ignored， and its auxiliary management positioning is difficult to be reflected. Under the new situation， the role of information management in organizational decision-making has become increasingly prominent. Comprehensively improving the secretary's information skills has become a key link in scientific and efficient decision-making. Based on an introduction to the current situation of secretary's information management work， this paper analyzes the composition of secretary's information skills， and puts forward feasible ways of improving secretary's information skills from different levels.

【關(guān)鍵詞】信息管理;秘書信息技能;途徑

【Keywords】information management; secretary's information skills; ways

【中圖分類號】C931.46? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）12-0150-03

1 引言

信息管理是秘書工作的基本組成部分，也是秘書職位的重要職責(zé)。隨著信息社會的到來，信息管理在組織日常經(jīng)營和管理決策中的作用日益凸顯。在現(xiàn)代管理思路和框架下，秘書職位處于信息獲取、處理和傳達(dá)的關(guān)鍵節(jié)點，秘書信息管理職責(zé)的重要性日漸突出。信息管理技術(shù)化的發(fā)展趨勢對秘書的信息技能提出了更高的要求。

2 秘書信息管理工作的現(xiàn)狀

信息管理工作是秘書崗位能夠發(fā)揮輔助管理職責(zé)的關(guān)鍵，也是秘書日常工作中最為重要的部分。但實踐中秘書信息工作水平普遍較低，未能充分發(fā)揮其對組織管理和決策應(yīng)有的作用，秘書信息管理工作的現(xiàn)狀也普遍反映了這一結(jié)論。

秘書的信息管理職責(zé)不明確。在傳統(tǒng)管理思路下，秘書職位的助理屬性通常被強化，而信息管理職責(zé)往往被忽略。許多從業(yè)者雖然擔(dān)著秘書的名，但工作的重心往往集中于行政接待、事務(wù)安排和日常文件處理等，其職責(zé)更傾向于行政助理或文員，日常工作被繁雜的事務(wù)性工作所占據(jù)，其信息管理職能被無限弱化。秘書從信息管理工作的關(guān)鍵節(jié)點轉(zhuǎn)而成為可有可無的環(huán)節(jié)，由于組織的信息管理環(huán)節(jié)結(jié)構(gòu)缺失，經(jīng)常導(dǎo)致信息管理混亂且效率低下。

秘書信息管理工作的決策影響力較弱。秘書的輔助決策能力取決于其能否在信息管理體系中發(fā)揮關(guān)鍵作用，這也是其參與管理決策的主要途徑。實踐中，決策往往面臨不確定性導(dǎo)致的風(fēng)險，而信息是應(yīng)對不確定性的最有效因素，所以秘書的信息管理能力是組織決策的重要依靠。然而，實際工作中秘書崗位在信息管理過程中作用偏弱，在信息獲取、信息處理與信息應(yīng)用等各環(huán)節(jié)都缺乏主動性，難以為組織決策提供及時、可靠且關(guān)鍵的信息，強化秘書的信息管理能力，不但能夠提升組織的信息管理水平，也能夠提高秘書崗位的決策影響力。

秘書的信息技能普遍較低。一直以來，秘書崗位的信息職責(zé)普遍得不到重視，其信息管理能力很難得到鍛煉和提升。部分秘書從業(yè)者較少能夠接觸到信息管理工作，甚至從未了解過信息管理工作的內(nèi)容、流程和要求，因而，基本上也沒有主動提升自身信息技能的意識和行動。同時，組織對秘書從業(yè)者的職業(yè)發(fā)展缺乏清晰規(guī)劃，很少進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)和提升。對許多組織而言，秘書工作就是個萬金油式的存在，處處離不開，又處處不受重視，更加不會專門對其信息技能進(jìn)行培養(yǎng)，結(jié)果導(dǎo)致秘書的信息技能越來越差，秘書崗位也進(jìn)一步遠(yuǎn)離信息管理工作。

3 秘書信息技能的構(gòu)成

在新形勢下，秘書工作兼具的交互性、機要性和協(xié)同性等特征得到強化，秘書的信息工作不僅僅限于信息的直接獲取和簡單轉(zhuǎn)達(dá)，更需要對信息進(jìn)行高效的處理和應(yīng)用，良好的信息技能是其能夠勝任崗位工作的基本保證。

一般認(rèn)為，秘書的信息技能主要包括四個方面的能力，即信息感知能力、信息獲取能力、信息處理能力和信息運用能力，這是信息管理流程對秘書崗位信息技能要求的具體體現(xiàn)，更強調(diào)了秘書崗從業(yè)人員提升信息技能的幾個關(guān)鍵和著手點。

信息的感知能力，要求秘書對信息具備敏感的洞察力，要善于從紛繁復(fù)雜的背景環(huán)境下找出有用的信息。潛在信息經(jīng)過發(fā)掘和重新整合將有可能產(chǎn)生重要價值，反之也有可能因為敏銳性不足而錯失信息，甚至造成難以彌補的后果。信息感知能力對于秘書的職業(yè)素養(yǎng)有非常高的要求，同時，對秘書的信息技能而言又極為重要，通常必須通過長期的實踐和鍛煉才有可能具備。

信息的獲取能力，要求秘書能夠通過各種途徑或應(yīng)用各種方法有效取得和收集信息。信息獲取是整個信息管理過程的源頭，直接影響信息的數(shù)量和質(zhì)量。秘書工作的復(fù)雜性使其往往可能涉及各種工作場景，而秘書崗位從業(yè)者要能夠因勢利導(dǎo)，借助不同工作場景，例如，會談、參觀、訪問、討論等，運用合適的手段和方法高效檢索出所需信息。通常信息的富集程度會在很大程度上制約信息獲取的效率，信息獲取的途徑選擇和檢索方法會對信息獲取效率產(chǎn)生直接影響。

信息的處理能力，主要是指秘書崗位從業(yè)者所具備的對信息進(jìn)行讀取、存儲、整合和生成的能力。秘書輔助決策等職能的發(fā)揮，很大程度上取決于其綜合處理信息的能力。在信息處理過程中，實際操作層面一般會涉及信息的篩選、辨析、分類、發(fā)布等具體環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都會對信息處理的結(jié)果產(chǎn)生影響，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，為秘書崗位信息處理能力的提升創(chuàng)造出了足夠的空間。

信息的運用能力，這也是秘書工作者必須具備的重要能力，要求秘書崗位從業(yè)者在獲取和處理信息的基礎(chǔ)上，能夠?qū)⒆约旱乃枷牒鸵娊馊谌肫渲?，并通過恰當(dāng)渠道進(jìn)行交流和共享。秘書的信息運用能力決定了其輔助管理的層次和效果。通常秘書從業(yè)者唯有具備整體上的大局觀，在具體信息運用時才能恰到好處。因而，提升秘書的信息運用能力要求其從業(yè)者必須胸懷全局、明確職責(zé)，能夠從整體上把握組織的發(fā)展規(guī)劃、管理思路、組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)營模式等與組織發(fā)展經(jīng)營息息相關(guān)的重要特征，只有這樣才能在具體的工作中找準(zhǔn)定位、把握時機，勝任工作，更好地為管理者提供和展示信息。

4 秘書信息技能的提升途徑

如上所述，秘書的信息技能包括信息感知、獲取、處理和運用等能力，是全流程、全方位信息管理能力的綜合體現(xiàn)，因而，要提升秘書的信息技能必須從多方面著手，涉及多種不同的途徑。

首先，明確職責(zé)，培養(yǎng)信息管理的意識。根據(jù)組織崗位設(shè)置的通常思路，秘書崗位區(qū)別于行政或文員等崗位的最主要差別是其輔助決策的職能，秘書要能夠通過有效的信息管理為組織正確決策，減少失誤，發(fā)揮基礎(chǔ)性的參謀作用。因而，秘書要形成信息管理的思路和意識，主動為領(lǐng)導(dǎo)決策提供高質(zhì)量、高層次、高價值的信息。組織也需要為秘書的信息管理創(chuàng)造空間，理清信息管理的系統(tǒng)架構(gòu)，授予秘書崗位與職責(zé)相適應(yīng)的權(quán)限，從程序和實質(zhì)上為秘書發(fā)揮信息技能提供保障，充分發(fā)揮秘書信息管理的技能和潛力。

其次，訓(xùn)練技能，提升信息管理的效率。秘書的信息技能涉及信息感知、獲取、處理和運用的整個過程，必須通過系統(tǒng)化的教育和訓(xùn)練才能促進(jìn)其能力全面提升。秘書是實踐性很強的工作崗位，要有“干中學(xué)，學(xué)中干”的意識，以實際工作場景為培養(yǎng)環(huán)境，制定明確的培養(yǎng)目標(biāo)，既注重全面素質(zhì)提升，又關(guān)注重點能力培養(yǎng)，使其在信息管理過程中兼具敏銳又沉穩(wěn)的性格特質(zhì)和細(xì)致且靈活的處事技巧，開展信息工作時做到及時準(zhǔn)確、全面客觀、精準(zhǔn)投送，從根本上提升信息管理的效率。

再次，注重運用，強化信息管理的效果。信息管理的目標(biāo)是服務(wù)于組織決策，為組織決策提供參考，信息的質(zhì)量直接影響決策的效果。在高效獲取和處理信息的前提下，信息的恰當(dāng)運用顯得尤為重要。在具體實踐中，信息的選題和內(nèi)容要直接針對決策需求，一方面，必須時刻關(guān)注決策活動的動向及進(jìn)程，使信息思維具有及時性和前瞻性，要緊扣決策前、決策中、決策后等不同階段的信息需求，將準(zhǔn)確的信息及時推送給決策者。另一方面，要明確信息的接受對象，做到立足本級、服務(wù)上級、面向下級，即向上級報送信息，應(yīng)突出特殊性，旨在求政策;向本級報送信息，應(yīng)突出針對性，旨在獻(xiàn)計策;向下級下發(fā)信息，應(yīng)突出指導(dǎo)性，旨在交對策。準(zhǔn)確把握信息運用的目標(biāo)、階段和對象是秘書信息管理工作的重點和難點。

最后，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)，做好信息管理的保障。高效的信息網(wǎng)絡(luò)，既要保證各個信息節(jié)點靈敏有效，更要保證獲取的信息真實準(zhǔn)確。信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)水平低下所導(dǎo)致的信息收集能力和傳遞能力欠缺，已成為制約秘書信息工作水平提升的主要原因。當(dāng)前，許多組織普遍缺乏構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)的意識和意愿，信息獲取存在很大的偶然性和不確定性，更沒有規(guī)范的信息管理。低水平的信息網(wǎng)絡(luò)不但限制了秘書信息收集的范圍，其所能獲取的信息源頭質(zhì)量也難以得到保證。新形勢下，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，構(gòu)建和管理信息網(wǎng)絡(luò)體系的思路和方法也日漸成熟，信息管理對組織決策的重要性得到越來越多決策者的重視，渠道暢通、管理規(guī)范的信息網(wǎng)絡(luò)是秘書崗位及時準(zhǔn)確獲取信息的重要保障。

5 結(jié)語

秘書的信息管理職能是其能夠參與輔助決策的關(guān)鍵和主要途徑，越來越多的組織也逐漸意識到信息管理對組織決策的重要影響。秘書的信息管理技能包括信息的感知、獲取、處理和運用能力，貫穿于整個信息管理的全過程。信息技術(shù)發(fā)展為提升秘書的信息技能拓展了新思路，開辟了新空間。切實提升秘書的信息技能要從明確職責(zé)、培養(yǎng)意識開始，通過訓(xùn)練技能和注重運用來提升信息管理的效率和效果，并在高效信息網(wǎng)絡(luò)的保障下，結(jié)合工作實踐，按照規(guī)劃逐步實現(xiàn)。

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