丁黎明

【摘? 要】在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了快速的發(fā)展，在越來越多的領(lǐng)域中，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛且深入的應(yīng)用，這將極大地促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。自動(dòng)化辦公是具有綜合性特點(diǎn)的辦公模式，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升具有顯著的促進(jìn)作用，受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者以及基層工作人員的普遍歡迎。論文主要圍繞計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中的有效應(yīng)用展開了討論。

【Abstract】With the rapid development of economy， computer technology has also been developed rapidly. In more and more fields， computer technology has been widely and deeply applied， it will greatly promote social progress and economic development. Automation office is an office mode with comprehensive characteristics， which has a significant role in promoting the economic benefits of enterprises， and is widely welcomed by enterprise leaders and grass-roots staff. This paper focuses on the effective application of computer software in enterprise office automation management.

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)軟件;企業(yè)辦公;自動(dòng)化管理;有效運(yùn)用

【Keywords】computer software; enterprise office; automation management; effective application

【中圖分類號(hào)】TP317.1? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）12-0025-02

1 引言

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，信息科學(xué)技術(shù)的更新與發(fā)展速度也是十分迅速的，對(duì)民眾生活生產(chǎn)的各個(gè)方面都帶來了很大的便利。國內(nèi)企業(yè)在辦公管理方面也因?yàn)樾畔⒖茖W(xué)技術(shù)的支持而得到了快速發(fā)展，企業(yè)辦公自動(dòng)化的發(fā)展速度不斷加快，計(jì)算機(jī)軟件將在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中得到更為廣泛的應(yīng)用。企業(yè)辦公自動(dòng)化管理作為一種高效的工作方式，符合快節(jié)奏的生活及工作需要。企業(yè)高效利用計(jì)算機(jī)軟件，為企業(yè)員工辦公效率的提升起到了促進(jìn)作用，同時(shí)也加快了企業(yè)辦公自動(dòng)化的發(fā)展，為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提升以及持續(xù)發(fā)展提供了保障。

2 企業(yè)辦公自動(dòng)化的概述

所謂企業(yè)辦公自動(dòng)化，其實(shí)就是企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的支持下，對(duì)辦公實(shí)施自動(dòng)化的一種創(chuàng)新管理方式，可以說是用機(jī)器代替人工的一種工作模式，企業(yè)內(nèi)部的大多數(shù)業(yè)務(wù)將在各種辦公設(shè)備和人機(jī)交互系統(tǒng)的支持下來完成與實(shí)現(xiàn)。在現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展成熟的過程中，企業(yè)辦公自動(dòng)化應(yīng)運(yùn)而生并得到快速發(fā)展，極大地促進(jìn)了企業(yè)員工在工作效率方面的提升。與此同時(shí)，企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化之后，將為企業(yè)策略的制定以及指令的發(fā)布提供更為科學(xué)的依據(jù)。企業(yè)辦公自動(dòng)化在實(shí)際操作中主要通過四個(gè)環(huán)節(jié)來實(shí)現(xiàn)，即采集信息、加工信息、運(yùn)輸信息、保存信息。企業(yè)通過辦公自動(dòng)化管理，可以讓企業(yè)及時(shí)獲得準(zhǔn)確、有價(jià)值的信心，為企業(yè)效益的增加提供支持。而計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用是企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理的基礎(chǔ)，企業(yè)辦公自動(dòng)化就是應(yīng)用辦公自動(dòng)化軟件。

3 計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中的價(jià)值

3.1 企業(yè)辦公環(huán)境得到優(yōu)化，企業(yè)之間的聯(lián)系變得更為緊密

在企業(yè)辦公管理中，計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用越來越廣泛，辦公環(huán)境得到了改善與優(yōu)化，企業(yè)脫離了傳統(tǒng)的小房間辦公，逐步朝著辦公大樓以及更廣泛的范圍不斷發(fā)展。企業(yè)內(nèi)部的工作人員不再單純地從事簡(jiǎn)單化的人工作業(yè)，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，企業(yè)開始實(shí)施人機(jī)辦公自動(dòng)化管理，隨著先進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)與利用，企業(yè)之間的聯(lián)系也越來越密切，不同行業(yè)之間的不同企業(yè)，也都實(shí)現(xiàn)了交流與合作。在社會(huì)不斷進(jìn)步的過程中，計(jì)算機(jī)軟件將在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中，得到更為廣泛的應(yīng)用。

3.2 企業(yè)的管理成本將得到顯著下降

計(jì)算機(jī)軟件廣泛應(yīng)用到企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中，可以在顯著降低辦公材料等各種成本的同時(shí)，辦公效率得到顯著提升，辦公程序與環(huán)節(jié)得到壓縮，企業(yè)辦公成本的投資量顯著下降，企業(yè)在辦公人員方面的投入也得到了降低。計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用，讓企業(yè)內(nèi)部形成了成本節(jié)約的良好環(huán)境，企業(yè)將獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益。

3.3 企業(yè)辦公管理的效率得到顯著提升

企業(yè)對(duì)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行應(yīng)用，促進(jìn)了企業(yè)辦公自動(dòng)化管理的發(fā)展，同時(shí)也加快了企業(yè)掙脫傳統(tǒng)辦公管理的束縛，企業(yè)在工作開展標(biāo)準(zhǔn)以及流程等方面，可以進(jìn)行更為科學(xué)、系統(tǒng)的規(guī)劃，員工的工作量大大減輕，獲得的時(shí)間與空間更為充裕，這將有利于員工為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值，企業(yè)的管理效率也將得到全面提升。

3.4 企業(yè)辦公管理工作更加規(guī)范化

計(jì)算機(jī)軟件廣泛應(yīng)用于企業(yè)辦公自動(dòng)化管理之中，辦公管理中的各種人為操作將得到顯著減少，各種工作的開展都將按照標(biāo)準(zhǔn)制度來實(shí)施，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，考評(píng)系統(tǒng)也將得到有效創(chuàng)建，企業(yè)員工在工作行為意識(shí)方面將得到強(qiáng)化規(guī)范，各種越權(quán)行為將得到限制，企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督管理工作將得到加強(qiáng)，企業(yè)在運(yùn)營管理中所面臨的風(fēng)險(xiǎn)也將得到降低。

4 在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中有效應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件的策略

4.1 文字處理軟件在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中的應(yīng)用

現(xiàn)階段，企業(yè)內(nèi)部常用的辦公文字處理軟件主要包括WPS辦公軟件、Office系列辦公軟件等，其中Office系列辦公軟件在功能方面最具全面性，Office系列辦公軟件與其他文字處理軟件相比，具有更高的兼容性及操作性。WPS軟件是國內(nèi)自主研發(fā)的文字處理軟件，具有占據(jù)空間小且可以提供免費(fèi)版本等優(yōu)勢(shì)，所以，WPS軟件一經(jīng)問世，就獲得了很多企業(yè)的好評(píng)與認(rèn)可，得到了廣泛的應(yīng)用。

在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中，文字處理軟件的應(yīng)用具有十分重要的價(jià)值：第一，企業(yè)應(yīng)用辦公文字處理軟件，可以幫助企業(yè)員工高效開展文字編輯、打印等相關(guān)的工作;第二，現(xiàn)階段得到企業(yè)廣泛使用的文字處理軟件，普遍具有體積小、內(nèi)存占用量不大等特點(diǎn)，在U盤等便攜式存儲(chǔ)空間的幫助下，企業(yè)辦公文件可以實(shí)現(xiàn)備份和轉(zhuǎn)存。企業(yè)在計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用的基礎(chǔ)上，工作效率及工作質(zhì)量都得到了提升，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理，提供了重要的工具支持。

4.2 通訊軟件和網(wǎng)絡(luò)共享軟件在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中的應(yīng)用

文字處理軟件是企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理的必備軟件之一，除此之外，還必須要應(yīng)用通訊及網(wǎng)絡(luò)共享軟件，如微信、QQ通訊軟件、E-Mail電子郵件等，這些軟件在企業(yè)各項(xiàng)工作的開展中，都發(fā)揮了重要作用。對(duì)于跨國企業(yè)、跨地區(qū)企業(yè)來說，企業(yè)內(nèi)部工作人員基本上都是通過微信、E-Mail電子郵件等通訊軟件來進(jìn)行及時(shí)溝通與交流的。這些通訊軟件不僅可以在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮消息傳達(dá)和發(fā)布的基本功能，還可以發(fā)揮文件共享、遠(yuǎn)程幫助等功能，確保信息可以得到及時(shí)的接受與處理。通訊軟件應(yīng)用的主要優(yōu)勢(shì)在于其提升了企業(yè)工作人員的工作積極性及辦事效率。在云計(jì)算技術(shù)快速發(fā)展的過程中，越來越多的文件傳輸軟件及文件共享軟件也得到了研發(fā)與應(yīng)用，如FTP、云盤等，這些軟件都為企業(yè)的辦公管理以及存儲(chǔ)提供了便利，企業(yè)信息數(shù)據(jù)的傳輸和存儲(chǔ)也將更具可靠性與安全性，企業(yè)的辦公質(zhì)量和效率將得到顯著提升。

4.3 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)軟件在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中的應(yīng)用

數(shù)據(jù)存儲(chǔ)是企業(yè)日常辦公管理的重要環(huán)節(jié)，現(xiàn)階段，企業(yè)常用的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)軟件包括三大類，三類存儲(chǔ)方式各具優(yōu)缺點(diǎn)。首先是軟件存儲(chǔ)，其優(yōu)點(diǎn)是易于上手，操作過程簡(jiǎn)便，缺點(diǎn)是對(duì)后續(xù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和查找時(shí)，存在一定的難度;其次是數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)方式，這種存儲(chǔ)方式有效節(jié)省了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的空間，更有利于開展數(shù)據(jù)的備份及分析工作;最后是通過云盤、文件服務(wù)器來進(jìn)行存儲(chǔ)，這種存儲(chǔ)方式在分類和整理上更為簡(jiǎn)便。不同的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)軟件具有不同的特點(diǎn)，在不同的時(shí)間、不同的場(chǎng)合中，每種存儲(chǔ)方式所發(fā)揮的作用也是各不相同的，這就需要企業(yè)在對(duì)存儲(chǔ)方式進(jìn)行選擇時(shí)，要根據(jù)具體的情況來進(jìn)行合理的選擇，這樣才能進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)辦公自動(dòng)化管理的開展。

4.4 其他計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中的應(yīng)用

企業(yè)在應(yīng)用各種不同類型的先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件的基礎(chǔ)上，才能實(shí)現(xiàn)自身的辦公自動(dòng)化管理，除了前文中提到的三種計(jì)算機(jī)軟件外，還有很多不同類型的計(jì)算機(jī)軟件也得到了廣泛應(yīng)用，這對(duì)于企業(yè)辦公自動(dòng)化管理的發(fā)展具有極大的推動(dòng)作用。例如，企業(yè)應(yīng)用的VPN計(jì)算機(jī)軟件，該軟件具有廉價(jià)和安全的特點(diǎn)，企業(yè)的各種管理決策可以得到及時(shí)的傳遞與送達(dá)。企業(yè)應(yīng)用員工簽到軟件、員工考勤軟件等各種新興的計(jì)算機(jī)軟件，不僅大大節(jié)約了人工整理數(shù)據(jù)的工作量，還能提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減少人為因素的干擾。企業(yè)要在結(jié)合自身實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，對(duì)各種計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行合理的選擇與應(yīng)用，促進(jìn)企業(yè)員工工作質(zhì)量及工作效率的雙提升，更好地激發(fā)員工的工作熱情。

5 結(jié)語

企業(yè)在日常經(jīng)營管理中，對(duì)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行充分的應(yīng)用，才能加快企業(yè)自身辦公自動(dòng)化管理的發(fā)展速度，提升自身的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得更多的經(jīng)濟(jì)效率。在未來的發(fā)展中，計(jì)算機(jī)軟件將在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用，因此，圍繞計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)中的應(yīng)用具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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