文| 曹 健

企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心質(zhì)量管理體系的構(gòu)成及職能

企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的會(huì)計(jì)核算質(zhì)量管理體系是根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)以及主要業(yè)務(wù)特征進(jìn)行綜合分析，按照普遍覆蓋與重點(diǎn)監(jiān)控相結(jié)合的原則，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)平臺(tái)中植入集質(zhì)量任務(wù)管理、質(zhì)量單據(jù)管理、質(zhì)量單據(jù)跟蹤、質(zhì)量單據(jù)整改、質(zhì)檢明細(xì)查詢、質(zhì)量報(bào)告為一體的質(zhì)量管理模塊，對(duì)會(huì)計(jì)核算、運(yùn)營(yíng)維護(hù)、影像稽核、資金支付進(jìn)行有針對(duì)性的重點(diǎn)監(jiān)控，構(gòu)建一套完善科學(xué)的交叉性財(cái)務(wù)工作稽核體系。利用這套質(zhì)量管理體系將會(huì)計(jì)審核環(huán)節(jié)的檢查與企業(yè)內(nèi)部的檢查、聯(lián)查、互查等環(huán)節(jié)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，并對(duì)數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)維護(hù)，影像稽核、以及資金支付存在的問題實(shí)行投訴與登記式質(zhì)量管理，保障會(huì)計(jì)核算結(jié)果的準(zhǔn)確性和全面性，使各職能崗位的相關(guān)工作達(dá)到質(zhì)量管控目標(biāo)，對(duì)于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心服務(wù)質(zhì)量的提高也起到至關(guān)重要的作用。

企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心質(zhì)量管理的重要意義

1.有效提高會(huì)計(jì)核算質(zhì)量。企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)整個(gè)企業(yè)會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的收集整理，整個(gè)企業(yè)的會(huì)計(jì)賬務(wù)處理都在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心完成，運(yùn)用質(zhì)量管理手段，采用抽樣檢查、工序檢查、內(nèi)部互查、登記反饋、影像稽核等質(zhì)量檢測(cè)方法對(duì)每月審核的單據(jù)進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)下達(dá)，業(yè)務(wù)人員確認(rèn)無(wú)異后溝通整改，作為質(zhì)量單據(jù)按錯(cuò)誤等級(jí)進(jìn)行處罰，這種方式對(duì)于業(yè)務(wù)人員起到警示作用，質(zhì)量檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題匯總登記，下發(fā)至共享全體員工學(xué)習(xí)，避免質(zhì)量問題重復(fù)發(fā)生，有利于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會(huì)計(jì)核算質(zhì)量的提升。

2.有利于統(tǒng)一單據(jù)審核標(biāo)準(zhǔn)。健全完善的質(zhì)量管理體系能夠規(guī)范企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心依據(jù)FSSC 業(yè)務(wù)指導(dǎo)書的要求及質(zhì)量檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，將財(cái)務(wù)核算信息按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，員工按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷費(fèi)用，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)人員也按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)核算。單據(jù)審核標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，能有效避免多重標(biāo)準(zhǔn)給審核工作造成的困擾，不但可以提升會(huì)計(jì)核算的工作效率，還能夠減少其他部門員工對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心產(chǎn)生的不滿情緒。避免單據(jù)審核不統(tǒng)一給財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心帶來(lái)負(fù)面影響。

3.有利于提升財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的服務(wù)質(zhì)量。企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以根據(jù)質(zhì)量管理目標(biāo)要求利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為企業(yè)其他業(yè)務(wù)部門及各個(gè)子分公司提供高效率、低成本、標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)共享服務(wù)，質(zhì)量檢測(cè)過程中被確認(rèn)的質(zhì)量單據(jù)，整改人會(huì)及時(shí)與提單人溝通，告知提單人錯(cuò)誤原因并要求予以整改，保持溝通過程態(tài)度良好，使其錯(cuò)誤得以更正，既提高了會(huì)計(jì)核算質(zhì)量，又統(tǒng)一財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心單據(jù)審核標(biāo)準(zhǔn)，降低了退單率，與其他部門及子公司員工的矛盾和沖突減少，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心服務(wù)滿意度調(diào)查時(shí)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的服務(wù)質(zhì)量得以提升，就能更好的為企業(yè)各子分公司提供共享服務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造更大價(jià)值。

企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心質(zhì)量管理中遇到的問題

1.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全。企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是獨(dú)立進(jìn)行管理的集成平臺(tái)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的質(zhì)量管理工作往往與運(yùn)營(yíng)管理工作合并在一起由運(yùn)營(yíng)管理部門負(fù)責(zé)，由一人或是幾名管理人員兼職從事質(zhì)量管理工作，兼職作業(yè)勢(shì)必減少抽樣審核、專項(xiàng)質(zhì)檢的單據(jù)數(shù)量，發(fā)現(xiàn)問題的機(jī)率就會(huì)變小，沒有獨(dú)立的質(zhì)量管理部門，責(zé)任劃分不清，質(zhì)量管理部門無(wú)法充分發(fā)揮應(yīng)有的監(jiān)督職能。

2.會(huì)計(jì)核算不規(guī)范出現(xiàn)質(zhì)量問題。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)票據(jù)進(jìn)行集中處理，主要工作內(nèi)容包括票據(jù)審核、制度規(guī)范的控制以及賬務(wù)合規(guī)性處理。由于工作量較大，票據(jù)審核較多，報(bào)銷種類多種多樣，共享中心業(yè)務(wù)人員在審核復(fù)核單據(jù)時(shí)會(huì)出現(xiàn)票據(jù)不合規(guī)：如單據(jù)與實(shí)務(wù)不相符，缺少必要附件（發(fā)票、結(jié)算單、工資表等）；發(fā)票稅目與稅率不匹配；地稅發(fā)票入賬；發(fā)票備注信息未填寫等票據(jù)不合規(guī)問題；出現(xiàn)違反企業(yè)制度規(guī)定：如違反差旅費(fèi)文件規(guī)定，超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷車票或住宿費(fèi)發(fā)票，違反SSC 制定的審核細(xì)則要點(diǎn)，單據(jù)類型錯(cuò)誤等質(zhì)量問題；出現(xiàn)賬務(wù)處理錯(cuò)誤：如影像金額與表單金額不一致、未預(yù)覽憑證導(dǎo)致會(huì)計(jì)科目使用錯(cuò)誤，支付方式填寫錯(cuò)誤，業(yè)務(wù)大類與實(shí)際業(yè)務(wù)不匹配等問題，這些問題直接影響會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量水平。

3.資金支付、運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)維護(hù)、影像稽核出現(xiàn)質(zhì)量問題。企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心質(zhì)量管理工作還涉及到資金結(jié)算部門、運(yùn)營(yíng)管理部門、票據(jù)檔案部門的工作內(nèi)容，在質(zhì)量管理過程中，這些部門也會(huì)出現(xiàn)不同類型的質(zhì)量問題，資金結(jié)算部門會(huì)出現(xiàn)由于個(gè)人原因造成的單據(jù)多付、賬戶付錯(cuò)、跨月漏付等情況。運(yùn)營(yíng)管理部門會(huì)出現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)或權(quán)限維護(hù)錯(cuò)誤、漏填，維護(hù)信息超時(shí)等問題。票據(jù)檔案部門出現(xiàn)請(qǐng)示報(bào)告單未登記歸檔、補(bǔ)掃單據(jù)稽核結(jié)果錯(cuò)誤等問題。這些問題通常是由提單部門發(fā)現(xiàn)問題反饋給質(zhì)量管理部門登記為質(zhì)量單據(jù)。

4.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心質(zhì)量管理面臨的風(fēng)險(xiǎn)。首先，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心成立以后，所有工作人員集中在一個(gè)地點(diǎn)辦公，遠(yuǎn)離其他業(yè)務(wù)部門，采用遠(yuǎn)程方式處理其他部門及子分公司的單據(jù)，對(duì)于業(yè)務(wù)的真實(shí)性無(wú)法準(zhǔn)確判斷。其次，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心大部分人員從事簡(jiǎn)單、重復(fù)且強(qiáng)度較高的工作，使其對(duì)前端的財(cái)務(wù)知識(shí)脫節(jié)，一部分人員考慮今后擇業(yè)，就會(huì)選擇辭職，招聘新人入職后，雖然也會(huì)對(duì)其進(jìn)行短期培訓(xùn)，但對(duì)于業(yè)務(wù)的熟練程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及其他在崗人員，對(duì)財(cái)務(wù)核算準(zhǔn)確性和一致性產(chǎn)生一定的影響。最后，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是在大數(shù)據(jù)背景下的信息化高端產(chǎn)物，如果某一端口數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，造成系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不匹配，直接導(dǎo)致后端數(shù)據(jù)連帶錯(cuò)誤，使得系統(tǒng)質(zhì)量管理模塊無(wú)法正常使用，抽取單據(jù)信息統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤，直接影響財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的整體差錯(cuò)率評(píng)估和質(zhì)量管理報(bào)告數(shù)據(jù)。

企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心質(zhì)量管理完善的具體對(duì)策

1.改進(jìn)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置，完善質(zhì)量管理職能。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的質(zhì)量管理部門，有專職質(zhì)量管理負(fù)責(zé)人及質(zhì)量管理人員，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，制定出符合企業(yè)要求的質(zhì)量管理制度，按照質(zhì)量管理辦法執(zhí)行，進(jìn)行工序檢測(cè)即下一工序?qū)ι弦还ば虻臋z查和監(jiān)督，以及分析檢測(cè)即通過數(shù)據(jù)的邏輯性判斷檢查質(zhì)量、工序問題，并通過抽樣、專項(xiàng)檢查、專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)、專項(xiàng)分析、流程梳理等方法，定期專項(xiàng)對(duì)工序、質(zhì)量等指標(biāo)進(jìn)行邏輯性、合理性、實(shí)操性、規(guī)范性等方面的檢測(cè)、檢查、核對(duì)，通過檢測(cè)、檢查、核對(duì)糾正偏差，完善質(zhì)量體系和工序，查找偏差的原因，以保證集中核算工作的質(zhì)量和時(shí)效。另外運(yùn)營(yíng)管理部門要對(duì)進(jìn)行后臺(tái)調(diào)整的質(zhì)量問題單據(jù)進(jìn)行登記，票據(jù)檔案部門對(duì)稽核過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題單據(jù)進(jìn)行登記，資金結(jié)算部門對(duì)錯(cuò)誤支付單據(jù)進(jìn)行登記，各部門按月上報(bào)質(zhì)量管理部門由質(zhì)量管理員匯總后與抽樣檢查發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題一同下發(fā)給財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心其他部門，其他部門確認(rèn)無(wú)誤后，按時(shí)出具質(zhì)量評(píng)價(jià)表及質(zhì)量管理報(bào)告，對(duì)財(cái)務(wù)共服務(wù)中心完成各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作起到監(jiān)督指導(dǎo)作用。

2.優(yōu)化人力資源管理模式，提升財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心質(zhì)量管理水平。企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的質(zhì)量管理水平的高低直接受到會(huì)計(jì)核算人員綜合素質(zhì)的影響，企業(yè)應(yīng)該大力招收高水平、專業(yè)技術(shù)扎實(shí)的會(huì)計(jì)核算人才，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)核算工作人員的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)，質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)質(zhì)檢過程發(fā)現(xiàn)的問題向培訓(xùn)部門提報(bào)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)需求，有針對(duì)性的組織培訓(xùn)，提升現(xiàn)有的會(huì)計(jì)核算人員的整體素質(zhì)，加強(qiáng)現(xiàn)有人力資源的轉(zhuǎn)向和培養(yǎng)，同時(shí)提升財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心各業(yè)務(wù)部門的標(biāo)準(zhǔn)化操作水平，促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心會(huì)計(jì)核算質(zhì)量管理體系的進(jìn)一步完善。

3.質(zhì)量管理與績(jī)效考評(píng)相結(jié)合。質(zhì)量檢查過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的數(shù)量按照等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)折合成相應(yīng)金額，在員工的績(jī)效獎(jiǎng)金中扣除。質(zhì)量檢查結(jié)果按月報(bào)送運(yùn)營(yíng)管理部門，在匯總當(dāng)月單量的同時(shí)將質(zhì)量單據(jù)匯總附后，作為績(jī)效考核的指標(biāo)之一。同時(shí)建議，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)人員提出的質(zhì)量改進(jìn)意見被采納的，應(yīng)當(dāng)給予業(yè)務(wù)人員相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，主管、部門負(fù)責(zé)人一同授獎(jiǎng)；每月對(duì)各部門進(jìn)行質(zhì)量評(píng)比，質(zhì)量單據(jù)最少的部門、個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)。質(zhì)量管理與績(jī)效考評(píng)相結(jié)合，獎(jiǎng)罰有度，激勵(lì)共享員工。

4.優(yōu)化質(zhì)量管理風(fēng)險(xiǎn)管控措施。首先，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)的法律法規(guī)、SSC 制度審核細(xì)則和要點(diǎn)審核、復(fù)核單據(jù)，以已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題為戒，為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心質(zhì)量管理把好第一道關(guān)。其次，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心各部門內(nèi)部自行檢查，對(duì)已經(jīng)完成工作就其可能存在的問題進(jìn)行部門內(nèi)稽核，查缺補(bǔ)漏。再次，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心各部門之間互查，從各部門抽選出業(yè)務(wù)能力相對(duì)較強(qiáng)的優(yōu)秀人員組建質(zhì)量檢查小組，按月抽取其他部門的單據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，從不同角度發(fā)現(xiàn)各部門存在的問題，并分析問題原因進(jìn)行整改規(guī)范。最后，加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)及數(shù)據(jù)加密，防止因系統(tǒng)漏洞原因?qū)е碌馁|(zhì)量管理模塊無(wú)法正常使用，影響財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的質(zhì)量管理工作正常進(jìn)行。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文主要從企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心質(zhì)量管理體系的構(gòu)成、質(zhì)量管理的重要意義、質(zhì)量管理遇到的問題以及質(zhì)量管理完善的對(duì)策這四個(gè)方面進(jìn)行具體闡述，發(fā)現(xiàn)共享中心在內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、會(huì)計(jì)核算、質(zhì)量管理風(fēng)險(xiǎn)等方存在的不足，并采取有效對(duì)策，以此來(lái)提升企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心整體質(zhì)量管理水平。