姚遠成YAO Yuan-cheng

（大同區(qū)房產和建筑市場綜合服務中心，大慶163515）

0 引言

所謂“城建檔案”可以理解為，在城市規(guī)劃、建設、管理等有關活動中，形成并歸檔的科學技術文件材料。實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理，不僅能助力檔案資源的開發(fā)和利用，還可以在數(shù)字化共享模式下，促進地方在生產力布局方面實現(xiàn)合理化目標。目前，“城建檔案數(shù)字化管理”已成為業(yè)界所熱議的話題，且也構成了本文研究的理論背景。實踐表明，加強城建檔案數(shù)字化管理能夠提高區(qū)域開發(fā)的質量和效率，也能為地方政府統(tǒng)籌規(guī)劃城鎮(zhèn)建設方案提供強大的數(shù)據(jù)支撐。但在實踐中也需關注城建檔案數(shù)字化管理的安全性問題，如在數(shù)字化共享模式下，怎樣保護國家土地資源信息的安全性，該問題也在近年來得到了業(yè)界有關人士的重視。

1 本文研究的理論背景

目前，圍繞著城建檔案數(shù)字化管理形成了以下主要觀點，這些觀點構成了本文研究的理論背景。

觀點1 認為，隨著計算機技術和網絡通訊的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的城建檔案管理系統(tǒng)已經不能滿足需求，當前需加強城建檔案數(shù)字化建設以確保檔案資料的系統(tǒng)性、完整性及檔案管理規(guī)范化、標準化。該觀點成為了當前業(yè)界的主流意向，而且在體制內大力提升信息化通訊水平的大環(huán)境下，城建部門也需同步提升自身的檔案信息化管理水平。觀點2 認為，在新形勢下，城建檔案也應朝著數(shù)字化管理的方向邁進，積極采取數(shù)字化管理策略，逐步突破技術層面的難題。從目前實踐所反饋的信息中可知，城建單位一般采取業(yè)務外包的形式來為檔案數(shù)字化管理提供技術保障，但其中也存在著檔案信息的保密問題。就筆者的調研可知，目前的數(shù)字化技術問題已不構成“問題”。觀點3認為，當前需著力研究城建照片、音頻、視頻檔案數(shù)字化管理的具體舉措。從檔案利用與開發(fā)的角度出發(fā)，該觀點能夠為增強檔案信息的利用效率提供啟示。觀點4 認為，隨著城建檔案數(shù)字化外包業(yè)務的推廣，在外包過程中會遇到安全、保密、人員素質、質量等風險。該觀點表明，在業(yè)務外包的過程中，檔案信息安全管理已被業(yè)界所重視。觀點5認為，當前在城建檔案數(shù)字化發(fā)展中，在質量控制層面上仍舊存有較多問題，要注重對各項質量問題進行分析，探究數(shù)字化過程中質量控制必要性。

以上所存在的觀點在業(yè)界具有一定的代表性，同行都能立足于互聯(lián)網時代背景，關注城建檔案數(shù)字化建設的議題。上述觀點分別就城建檔案數(shù)字化管理的方向、難題、安全性、質量控制等進行了研究。從中也不難發(fā)現(xiàn)，隨著城建檔案數(shù)字化管理實踐的不斷深入，關于有效開發(fā)和利用電子檔案信息的議題也應得到重視，然而在上述觀點中似乎并未涉及。由此，這就構成了本文強調在城建檔案數(shù)字化管理中，需大力開發(fā)和利用檔案信息的原由。無論是共享檔案信息，還是為政府有關部門提供檔案信息，都需建立在改造后的城建檔案信息的基礎之上。這樣才能為非專業(yè)人士提供可操作的信息資源，進而降低城建檔案信息在共享和提供信息支撐時的交易成本。

2 城建檔案數(shù)字化管理所面臨的挑戰(zhàn)

2.1 城建檔案數(shù)字化管理的指向性模糊 所謂“指向性模糊”是指，固然城建部門在信息化時代已經著手實施城建檔案數(shù)字化管理，但對數(shù)字化管理的著眼點并不清晰，這從目前所開展的相關工作中可以看出。目前，在城建檔案數(shù)字化管理中，主要開展了將紙質檔案信息轉換為電子檔案信息的工作，并為此在城建單位內部提升了信息化保障水平。然而，這種對城建檔案信息遷移的形式，并未對單位或外協(xié)主體形成可供利用的檔案信息，無非為共享城建檔案信息提供了便利?，F(xiàn)實表明，城建檔案原始信息十分龐雜，而外協(xié)主體卻需要對城建檔案信息實施精準提取，這就為城建檔案的有效利用造成了難題。

2.2 城建檔案數(shù)字化管理的內構性缺失 之所以目前在城建檔案數(shù)字化管理中的指向性模糊，可歸因于數(shù)字化管理的內構性缺失。所謂“內構性缺失”可以理解為，城建單位在實施城建檔案數(shù)字化管理時未能建立本土化標準，而是以常態(tài)化、通識化的檔案管理標準而為之，這就必然弱化城建檔案在數(shù)字化后的利用績效。各地區(qū)的城鎮(zhèn)化建設水平不同，生產力布局的形態(tài)不同，這些都要求在城建檔案中得以數(shù)據(jù)顯示，進而為政府在城鎮(zhèn)化建設中提供依據(jù)?？梢?，內構性缺失導致城建檔案數(shù)字化管理的區(qū)域植根性淡化，這就對城建檔案的再次開發(fā)和利用造成了極大的困難。從中不難知曉，需建立與區(qū)域社會經濟發(fā)展相聯(lián)系的城建檔案數(shù)字化管理模式。

2.3 城建檔案數(shù)字化管理的植根性缺乏 由內構性缺失問題所帶來的挑戰(zhàn)，主要反映為城建檔案數(shù)字化管理的植根性缺乏。在城市生產力布局中，需要厘清區(qū)域在城鎮(zhèn)化建設中的功能區(qū)規(guī)劃信息，即哪里為工業(yè)區(qū)、哪里為商業(yè)區(qū)、哪里為居民區(qū)，以及哪里為城市與外界相聯(lián)系的主干線。這些信息不僅政府需要，而且在招商引資背景下各廠商也需要。正如上文所指出的那樣，由于城建檔案數(shù)字化后依照常態(tài)化的管理模式，這就增大了檔案信息需求主體在搜索相關信息中的交易成本，而且在非專業(yè)的理解下可能造成需求主體做出誤判。

3 對策

根據(jù)以上所述，對策可從以下四個方面來構建：

3.1 以“走出去”獲取城建檔案數(shù)字化管理的具體指向 在實施城建檔案數(shù)字化管理過程中，需要建立事前、事中、事后的全過程管理模式。因此，在事前管理中，需以“走出去”來獲取城建檔案數(shù)字化管理的具體指向。具體的對策：①城建檔案數(shù)字化管理團隊，應在城建單位管理層的牽頭下，與政府招商引資部門、工商部門等行政機構合作，共同研討城建檔案數(shù)字化管理的植根性議題，從中來明確開展數(shù)字化管理的落腳點。②隨著“走出去”工作的結束，城建檔案數(shù)字化管理團隊應在單位內部進行研討，制訂城建檔案數(shù)字化管理的數(shù)據(jù)儲存標準，以及對檔案資源的開發(fā)與利用擬訂實施方案。

3.2 建立“一般”與“特殊”相統(tǒng)一的數(shù)字化管理標準 為了便利對數(shù)字化城建檔案的開發(fā)與利用，以及增強城建檔案數(shù)字化管理的區(qū)域植根性，這里需建立“一般”與“特殊”相統(tǒng)一的檔案管理標準。具體的對策為：①應將工作重點放在對城建檔案特殊標準的制訂上，在制訂中應關注政府、社會其他主體的需求偏好。②在實現(xiàn)二者統(tǒng)一的過程中，建議將城建檔案分模塊進行處理，即將原則層面、宏觀層面的檔案信息納入到“一般”標準體系之中，而將具有微觀效應、實操效應的檔案信息納入到“特殊”標準體系之中。后者如，可規(guī)劃使用的工業(yè)用地面積、城市功能區(qū)建設的年度或中期計劃、方案，這些信息對于政府決策和社會其他主體研判將產生重大影響。

3.3 形成開放、安全的城建檔案數(shù)字化共享管理新形態(tài) 在城建檔案數(shù)字化管理的事中階段，則需要增強檔案信息服務區(qū)域社會經濟發(fā)展的效能。為此，應形成開發(fā)、安全的城建檔案數(shù)字化共享管理新形態(tài)。對于城建檔案的安全問題而言，城建部門應在保密制度的約束下，嚴格篩選可供共享的檔案信息。具體的對策為：②在共享數(shù)字化檔案信息時，需采取實名制，且只有法人主體具備共享檔案信息的資格。為此，應建立由多部門共管的，檔案數(shù)字化信息共享進入標準。②應嚴格管控檔案信息安全，以防止為投機客提供前瞻性的策略選擇，所以可共享的檔案信息應以實證性數(shù)據(jù)、制度為主要內容，避免出現(xiàn)年度或中長期城建規(guī)劃等檔案信息。

3.4 加強檔案管理人員的業(yè)務培訓提升開發(fā)與利用績效 在形成“一般”與“特殊”相統(tǒng)一的城建檔案數(shù)字化管理模式下，還需加強檔案管理人員的業(yè)務能力以提升檔案開發(fā)與利用績效。具體的對策為：①在體制內開展跨單位之間的檔案數(shù)字化管理經驗交流，通過經驗共享、問題共商等互動學習，來提升城建檔案管理人員的工作意識和工作思路。目前，民政部門的檔案數(shù)字化管理初具成效，所以城建部門可以重點與民政部門合作，就檔案資源開發(fā)與利用問題進行交流互動，在條件允許的情況下可以邀請對方單位的業(yè)務骨干前來開設講座。②城建單位管理層應重視城建檔案管理人員的能力培訓，并為業(yè)務骨干提供調研和在職學習的條件，在傳幫帶的機制下整體提升城建檔案數(shù)字化管理的質量。這里需要重視提升業(yè)務團隊的檔案數(shù)據(jù)庫開發(fā)和利用能力，進而使涉密數(shù)字化管理任務能夠在單位內部解決。最后指出，城建單位檔案管理部門應采取蹲點制，將有限的人力資源定向于各自負責的城建領域，通過深入到各領域的生產實踐一線，以及在線與社會需求主體進行信息溝通，來充分把握社會需求主體對檔案信息的需求情況。通過建立一種開放式的城建檔案數(shù)字化管理模式，來不斷增強城建部門服務地方社會經濟發(fā)展的能力。

4 結束語

綜上所述，在實施城建檔案數(shù)字化管理過程中，需要建立事前、事中、事后的全過程管理模式。因此，在事前管理中，需以“走出去”來獲取城建檔案數(shù)字化管理的具體指向。為了便利對數(shù)字化城建檔案的開發(fā)與利用，以及增強城建檔案數(shù)字化管理的區(qū)域植根性，這里需建立“一般”與“特殊”相統(tǒng)一的檔案管理標準。在城建檔案數(shù)字化管理的事中階段，則需要增強檔案信息服務區(qū)域社會經濟發(fā)展的效能。為此，應形成開發(fā)、安全的城建檔案數(shù)字化共享管理新形態(tài)。對于城建檔案的安全問題而言，城建部門應在保密制度的約束下，嚴格篩選可供共享的檔案信息。在形成“一般”與“特殊”相統(tǒng)一的城建檔案數(shù)字化管理模式下，還需加強檔案管理人員的業(yè)務能力以提升檔案開發(fā)與利用績效。