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        國企合同管理依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制探討

        2020-03-01 10:59:19曹書慧
        經(jīng)濟(jì)管理文摘 2020年16期
        關(guān)鍵詞:運(yùn)行機(jī)制合規(guī)依法

        ■曹書慧

        (中國鐵路北京局集團(tuán)有限公司北京大型養(yǎng)路機(jī)械運(yùn)用檢修段)

        引 言

        企業(yè)合同管理是企業(yè)根據(jù)法律法規(guī)和各種規(guī)章制度制定的管理合同的一系列規(guī)定的總稱。目前,國有企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)全過程管控體系尚不健全和完善,導(dǎo)致無法全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理的依法合規(guī)運(yùn)行。這就使企業(yè)在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動中面臨著極大的風(fēng)險(xiǎn),從而影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,甚至造成無法挽回的損失。所以企業(yè)必須制定一套完整有效的合同管理依法合規(guī)運(yùn)行的機(jī)制,從而提高企業(yè)管理人員素質(zhì)和管理水平,降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),保障企業(yè)平穩(wěn)運(yùn)行。

        1 國有企業(yè)合同管理依法合規(guī)的重要性

        合同作為維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要依據(jù)和紐帶,雙方簽字蓋章后便產(chǎn)生法律效力,簽訂各方要嚴(yán)格按照合同文本內(nèi)容實(shí)現(xiàn)合同目的。如果法務(wù)人員對合同文本的條款沒有結(jié)合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的實(shí)際需求深入研究,認(rèn)真審查,那么在合同履行過程中,一旦出現(xiàn)履約不能的情形時(shí),企業(yè)很難依據(jù)合同去主張自己的合法權(quán)益,進(jìn)而增大敗訴風(fēng)險(xiǎn),給企業(yè)的經(jīng)營帶來不利影響。因此,企業(yè)應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的法律事務(wù)部門,內(nèi)設(shè)合同管理崗,并由專人負(fù)責(zé),以保證企業(yè)合同管理依法合規(guī)。下文講述國有企業(yè)合同管理依法合規(guī)的重要意義。

        1.1 新時(shí)代大趨勢下我國市場經(jīng)濟(jì)的需要

        改革開放以來我國市場經(jīng)濟(jì)制度不斷完善,我國國有企業(yè)也不斷調(diào)整自身定位,積極改進(jìn)工作,在發(fā)展的浪潮中有了巨大的進(jìn)步,但也面臨著更大的風(fēng)險(xiǎn)。特別是經(jīng)濟(jì)發(fā)展到當(dāng)今時(shí)代,企業(yè)在尋求經(jīng)濟(jì)效益的提高勢必離不開各類合同的簽訂,但我國相關(guān)工作起步較晚,發(fā)展尚不完善,在這樣的條件下企業(yè)簽訂合同會面臨著巨大的風(fēng)險(xiǎn),因此,國有企業(yè)在進(jìn)行合同管理工作時(shí)一定要依法依規(guī),嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作管理,才能最大限度的降低因合同管理不完善給企業(yè)帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

        1.2 有效防范法律風(fēng)險(xiǎn),提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益

        企業(yè)法律顧問參與到企業(yè)經(jīng)營管理的全過程中,能有效地預(yù)防企業(yè)現(xiàn)存或可能發(fā)生的法律風(fēng)險(xiǎn),為企業(yè)經(jīng)營決策過程中提供一些可行的建議,幫助企業(yè)完善各種規(guī)章制度。而合同管理工作依法合規(guī)運(yùn)行是防范法律風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)。規(guī)范的合同管理工作能有效地避免企業(yè)運(yùn)營中出現(xiàn)一些違法活動和行為,保證企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營更加合法化合規(guī)化。因此,合同管理作為法律事務(wù)的核心工作在國企中發(fā)揮著重要的作用,其能預(yù)防法律糾紛的發(fā)生,最大程度地幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

        1.3 減少企業(yè)經(jīng)濟(jì)糾紛,保障企業(yè)平穩(wěn)運(yùn)行

        與民營企業(yè)不同,國有企業(yè)的管理的格局更加復(fù)雜,涉及的專業(yè)領(lǐng)域繁雜多樣,而且管理需要的層級審核也更多,風(fēng)險(xiǎn)難以控制,因此在進(jìn)行合同簽訂或合同履行工作時(shí)將面臨更多問題。這些問題將給企業(yè)帶來很多不必要的糾紛,甚至是法律責(zé)任,給企業(yè)的發(fā)展造成巨大的阻礙。國有企業(yè)經(jīng)常由于審查不過關(guān)、合同內(nèi)容不完善、合同簽訂不及時(shí)、違約處理不及時(shí)等問題而造成巨大的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),防范此類風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的基礎(chǔ)便是合同的管理工作落實(shí)好,因此要建立完善的企業(yè)合同依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制,提高企業(yè)重視合同管理的意識,加強(qiáng)合同內(nèi)容的審核,盡可能減少合同管理工作不足而造成的企業(yè)損失。

        2 我國國有企業(yè)合同管理存在的問題

        改革開放以來,國有企業(yè)取得了飛速的發(fā)展,成為了市場經(jīng)濟(jì)的重要組成部分。但隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,國有企業(yè)面臨的交易活動也愈加復(fù)雜,一些管理上特別是合同管理工作的問題由此凸顯出來。企業(yè)若想取得穩(wěn)定發(fā)展,就要重視合同管理工作。下文將對我國國有企業(yè)合同管理存在的問題進(jìn)行分析,以期尋找解決之道。

        2.1 合同風(fēng)險(xiǎn)管理組織不夠健全

        大部分國有企業(yè)的基層單位未設(shè)立獨(dú)立的法律事務(wù)管理部門,更沒有專門負(fù)責(zé)管理合同的團(tuán)隊(duì)或?qū)T。有些企業(yè)即使是設(shè)置了獨(dú)立于業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門的法務(wù)部門,但其主要職能也是法律咨詢、合同起草和審查等事務(wù)性工作,基于現(xiàn)狀,法律事務(wù)工作人員無法深入?yún)⑴c到企業(yè)的重大決策、重大項(xiàng)目安排,事后,一旦發(fā)生法律風(fēng)險(xiǎn),難以有效協(xié)調(diào)處理。因此,設(shè)置獨(dú)立的法律事務(wù)部門并在該部門內(nèi)建立合同風(fēng)險(xiǎn)管理崗,有助于合同管理工作依法合規(guī)運(yùn)行,降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

        2.2 法治意識淡薄,風(fēng)險(xiǎn)防范意識不強(qiáng)

        由于行業(yè)的特殊性,導(dǎo)致 了基層鐵路單位員工隊(duì)伍的普遍現(xiàn)狀,存在“業(yè)務(wù)口的不熟悉合同相關(guān)的法律法規(guī)、法律人員不精通業(yè)務(wù)知識”的困境。在日常工作過程中,一部分合同承辦科室的承辦人員缺乏辦理合同業(yè)務(wù)最基本的法律常識,按照傳統(tǒng)的思維方式解決合同事宜已經(jīng)是司空見慣。鐵路行業(yè)的基層單位具備法律素養(yǎng)的專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏,導(dǎo)致專業(yè)服務(wù)能力不足,法律部門與業(yè)務(wù)部門未能深度融合,給合同風(fēng)險(xiǎn)管理、依法合規(guī)運(yùn)行帶來了阻礙。

        2.3 合同風(fēng)險(xiǎn)管理未融入業(yè)務(wù)管理

        一是管理合同的法務(wù)人員能夠獲取的企業(yè)經(jīng)營管理信息有限,若業(yè)務(wù)部門人員有意不提供對自己不利的信息,將導(dǎo)致法務(wù)人員無法準(zhǔn)確分析、判斷具體業(yè)務(wù)的法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。二是合同風(fēng)險(xiǎn)防范未能嵌入企業(yè)管理流程,未能擴(kuò)展到生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各個(gè)環(huán)節(jié),合同工作仍是孤立的、封閉的。三是合同風(fēng)險(xiǎn)管理職責(zé)僅依靠有限的法務(wù)人員,視角單一,資源有限,未能與業(yè)務(wù)部門深度溝通融合,形成有效的合同管理風(fēng)險(xiǎn)防控措施。在合同風(fēng)險(xiǎn)的防控上國有企業(yè)存在的問題較多,其中大部分的問題都是由于合同的糾紛而導(dǎo)致的。

        2.4 合同簽訂時(shí)間經(jīng)常滯后

        很多國有企業(yè)都處在發(fā)展階段,因此普遍存在合同簽訂不及時(shí)的問題。如果不及時(shí)簽訂合同,會簽約時(shí)效得不到保障,合同內(nèi)容的法律效力就會失效,可能導(dǎo)致已經(jīng)履行的法律關(guān)系在發(fā)生糾紛時(shí)由于缺乏簽約合同而失去應(yīng)有的保障,長期下來,會造成國有企業(yè)制度混亂,對企業(yè)發(fā)展造成不利局面。國有企業(yè)與私營企業(yè)最大的區(qū)別之一就是流程繁瑣,審批時(shí)間長。在簽訂合同時(shí)需要一級一級往上提交,然后再一級一級往下批復(fù),審批效率極其低下,這也是為什么國有企業(yè)簽訂合同滯后的原因,尤其涉及到財(cái)務(wù)問題和招標(biāo)投標(biāo)業(yè)務(wù)的時(shí)候,就會出現(xiàn)更多的法律風(fēng)險(xiǎn)問題,需要走的程序更加復(fù)雜,因此,推進(jìn)國企法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)三部門的深度融合,將企業(yè)各項(xiàng)專項(xiàng)管理納入依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制迫在眉睫。

        2.5 監(jiān)督和評價(jià)機(jī)制不夠完善

        合同管理包含合同的履行工作,合同履行是合同管理的一個(gè)非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié),如果合同管理人員缺少必要的風(fēng)險(xiǎn)防范意識,缺少對合同管理工作的法律風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)知,就會在工作中疏于防范,貿(mào)然簽訂合同,導(dǎo)致合同履行過程中容易產(chǎn)生各種糾紛,大大降低了合同的履行效率,也為企業(yè)帶來諸多負(fù)面影響,不利于企業(yè)的長期發(fā)展。然而國有企業(yè)往往沒有建立起完善的監(jiān)督和評價(jià)機(jī)制,缺乏對合同管理人員的監(jiān)督,對管理人員的考核也不夠及時(shí),所以當(dāng)合同管理工作人員工作出現(xiàn)重大失誤也不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)處理,錯(cuò)過了問題解決的最佳時(shí)期,另外,監(jiān)督機(jī)制的不完善也令責(zé)任不能落實(shí)到個(gè)人,管理人員就算出現(xiàn)工作失誤也不會得到相應(yīng)的處理或懲罰,這對培養(yǎng)合同管理人員的危機(jī)意識和警惕意識很不利,導(dǎo)致其工作不夠認(rèn)真,敷衍了事,給企業(yè)經(jīng)營活動埋下了重大隱患。

        3 建立我國國有企業(yè)合同管理依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制的基本思路

        國有企業(yè)的合同管理工作對提高國有企業(yè)效益,促進(jìn)我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有重要作用。面對目前合同管理工作尚存在的問題,需要建立一套完善的合同管理依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制,下文將對建立我國國有企業(yè)合同管理依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制的基本思路提出一些建議。

        3.1 抓好合同管理基礎(chǔ)工作

        要做好合同管理工作,首先要弄清楚它的基礎(chǔ)工作,只有將基礎(chǔ)工作做到位,將來遇到關(guān)于合同簽訂和管理方面的問題,才能及時(shí)解決。首先,建立一個(gè)全方位的合同管理網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)。國有企業(yè)應(yīng)善于利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對合同進(jìn)行管理,建立企業(yè)內(nèi)部合同管理系統(tǒng),不僅便于企業(yè)人員及時(shí)掌握合同簽訂及履行情況,而且公開透明化的合同管理系統(tǒng)便于人員監(jiān)控,提高管理效率。其次,對合同示范文本加以完善。合同作為雙方合作的法律依據(jù),需要認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)撰寫每一句話,每一個(gè)用字。為了提升合同示范文本質(zhì)量,減少合同漏洞,國有企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況,實(shí)時(shí)了解政策變化,及時(shí)補(bǔ)充修訂合同示范文本,并且大力推廣使用,提高防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)的能力。最后最重要的是要及時(shí)簽訂合同。為了提高合同簽訂效率,盡量簡化審批流程,提高批復(fù)效率。國有企業(yè)要嚴(yán)格按照合同管理辦法去執(zhí)行合同簽訂的流程,保障合同及時(shí)簽訂。對于那些不提早規(guī)劃導(dǎo)致合同倒簽的部門要加以通報(bào)批評并納入考核,對相關(guān)人員進(jìn)行追責(zé),樹立積極嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮灱s意識,提高辦事效率。

        3.2 強(qiáng)化企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)意識,提高全體員工對合同管理的認(rèn)識

        企業(yè)合同管理不到位的問題主要是由于企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)意識不強(qiáng),而企業(yè)對合同管理風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識是開展后續(xù)工作的基礎(chǔ)。因此國有企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)知識,本著對企業(yè)負(fù)責(zé)的態(tài)度重視合同管理工作,對相關(guān)工作重點(diǎn)部署,才能為后續(xù)合同管理工作的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

        國有企業(yè)還要提高全體員工對合規(guī)管理的認(rèn)識,不斷完善合同管理制度,應(yīng)該嚴(yán)格依據(jù)《合同法》等法律規(guī)定,并結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行企業(yè)合同管理制度的建立和完善。企業(yè)在設(shè)計(jì)合同管理制度方面要完善完整,完善的合同管理制度應(yīng)該包括合同各流程的管理規(guī)范、合同管理獎(jiǎng)懲制度、合同管理人員培訓(xùn)和開發(fā)等具體制度。在合同管理制度落實(shí)時(shí),企業(yè)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同文本的審核機(jī)制,設(shè)立合同專用印章制度等,使合同管理工作落實(shí)到人,責(zé)任到人。

        3.3 加強(qiáng)法律、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門的溝通與融合,有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)

        企業(yè)為了提高經(jīng)濟(jì)效益,必須降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),為實(shí)現(xiàn)這個(gè)經(jīng)營目標(biāo),企業(yè)的業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法律部門都要互相配合,互相融合,共同努力完成企業(yè)的相關(guān)管理目標(biāo),通過分工合作的方法來提高工作效率和工作質(zhì)量。在企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控過程中,通過采取事前、事中、事后的防范措施,進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部各部門的溝通能力,能有效降低企業(yè)的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)。通過企業(yè)內(nèi)部不同部門之間有效的溝通交流,使每個(gè)人的崗位職責(zé)能得到明確清晰化,一旦出現(xiàn)問題,能及時(shí)追責(zé)并考核。各部門的深度溝通融合有助于防范和解決合同管理過程中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。

        3.4 將合同評價(jià)審核機(jī)制嵌入合同信息管理系統(tǒng)

        企業(yè)在運(yùn)行過程中,一定要真正落實(shí)合同評價(jià)審核機(jī)制。做好合同管理工作,是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益最基本的要求,合同管理已成為預(yù)防經(jīng)營管理風(fēng)險(xiǎn)工作中的重中之重。要將合同管理延伸到企業(yè)業(yè)務(wù)管理中,建立健全合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制,完善重大合同集中審查評審制度,建設(shè)合同管理信息化系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)對合同從談判、起草、簽署到履行、賬款清收的全過程監(jiān)控。大力發(fā)揮合同評價(jià)審核制度的重要作用,有利于合同風(fēng)險(xiǎn)管理數(shù)據(jù)的存儲分析,提升合同風(fēng)險(xiǎn)管理成效,可以有效防止糾紛和訴訟的發(fā)生。

        3.5 設(shè)置專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)和執(zhí)行機(jī)構(gòu)

        為保障國有企業(yè)合同管理依法合規(guī)進(jìn)行,還應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)和執(zhí)行機(jī)構(gòu)。首先要設(shè)立獨(dú)立的部門進(jìn)行企業(yè)合同管理工作,做到管理工作分配到人,有序進(jìn)行。另外要設(shè)置監(jiān)督部門,一方面對合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督,對違反合同管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度現(xiàn)象納入考核機(jī)制,對工作突出的員工進(jìn)行表揚(yáng),激發(fā)員工的工作積極性,提高合同管理工作的效率;另一方面,要對合同的履行工作進(jìn)行監(jiān)督,監(jiān)督對方的合同履行情況,及時(shí)反饋情況,實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)的動態(tài)管理。

        4 結(jié) 語

        國有企業(yè)合同管理是其管理工作的核心內(nèi)容之一,也是順利開展后續(xù)工作的基礎(chǔ)。因此企業(yè)合同管理工作相當(dāng)在依法合規(guī)的機(jī)制下運(yùn)行,以最大限度的防范風(fēng)險(xiǎn)、提高效率。沒有依法合規(guī)的運(yùn)行機(jī)制,合同管理將是一盤散沙,起不到應(yīng)有作用,沒有依法合規(guī)的運(yùn)行機(jī)制,企業(yè)合同的簽訂和履行將面臨著很大的風(fēng)險(xiǎn),甚至?xí)蟠髶p害企業(yè)利益。我國企業(yè)目前合同管理依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制尚不完善,對企業(yè)合同的管理工作起不到應(yīng)有作用,因此要加深對國企合同管理依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制的探討,使企業(yè)在競爭中占據(jù)優(yōu)勢地位。

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