張 麗

（江蘇省揚州市寶應縣檔案館，江蘇 揚州 225800）

1 引言

由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等多個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落，數(shù)字檔案成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代牛活不可缺少的工具。可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、計算機軟硬件和現(xiàn)代管理學知識飛速發(fā)展和普及應用的當今社會，檔案作為一種信息資源也被納入整個社會信息系統(tǒng)中。為迎接信息時代的挑戰(zhàn)，我們必須加快檔案建設(shè)的現(xiàn)代化步伐，建立健全檔案管理工作規(guī)范及標準，充分開發(fā)利用檔案信息，更好的實現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案管理的終極目標是利用，然而，許多單位檔案存在數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題，要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。因此怎樣利用好檔案材料以便更好的服務于社會的各項工作，是當前檔案管理者的重要任務。檔案管理數(shù)字化是眼下檔案管理工作適應社會發(fā)展的必然趨勢，也是提高檔案管理工作為社會各項工作服務能力的必然要求。

2 當前檔案數(shù)字化管理面臨的問題

檔案數(shù)字化的飛越發(fā)展給檔案管理帶來新的機遇，但我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化仍然存在大量未解決的難題。首先，原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，二是為了確保檔案安全。檔案管理系統(tǒng)向深層應用發(fā)展時，會出現(xiàn)與其它應用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，必須用創(chuàng)新思維來處理好各方面的矛盾。同時計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災害和人為的破壞，且軟件資源和數(shù)據(jù)信息也易受到病毒的侵擾和毀壞。加之沒有相應的內(nèi)部措施加以管理、安全意識薄弱等因素，可能給網(wǎng)絡(luò)犯罪分子可乘之機。其次，由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。檔案的立法也相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應有的使用價值。再次，技術(shù)支持不全面。一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。二是在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。最后，就目前的檔案工作人員來說，既掌握信息技術(shù)、又懂檔案專業(yè)的人才很少，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識單一，普通操作型人才居多。從年齡結(jié)構(gòu)看，三十歲以下的年輕人極少，四十歲以上的人員占絕大多數(shù)，帶來的問題是知識和觀念老化等問題。

3 檔案數(shù)字化管理與利用的重要性

1）改變觀念，提高檔案管理認識。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進程。沒有檔案管理現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現(xiàn)檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務，使檔案工作更好適應經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。

2）科學管理，提高檔案利用率。檔案計算機管理的發(fā)展是計算機等新技術(shù)的社會化發(fā)展大環(huán)境中的一部分。計算機應用的普及給檔案管理的基礎(chǔ)工作和管理方法帶來巨大影響。我們已經(jīng)體會到，計算機在檔案管理中的應用，不僅帶來了高效率和高質(zhì)量，而且也改變了檔案工作的傳統(tǒng)方式。例如：對著錄標引的標準化要求，由于計算機文檔一體化管理應用的普及，對檔案信息的著錄標引項目提出了增加對電子文件和電子檔案的生成、運轉(zhuǎn)、鑒定等管理性信息的著錄項目，以確定其法律效力及保管方式；一些單位由于用計算機直接管理文件級檔案，產(chǎn)生了是否還需保留案卷級管理的問題，有些部門應用計算機管理檔案中已經(jīng)根據(jù)新的《歸檔文件整理規(guī)則》改革了文件整理方式；檔案電子化帶來的某些原件是否保留的問題等。層出不窮的種種問題對檔案管理的基本理論、傳統(tǒng)方法、思想觀念等帶來了巨大的沖擊。這些問題逼迫我們要認真研究和分析，求得正確的解決方法，否則會帶來很嚴重的不良后果。因此要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。為此，各級政府應加大財政投入的力度，檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經(jīng)費支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟利益。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將及大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會效益和經(jīng)濟效益，為檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展提供有力保證。

4 檔案管理數(shù)字化建設(shè)之我見

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項耗資巨大、復雜系統(tǒng)的工程，在開發(fā)的過程中應該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的方式方法。

首先，建立規(guī)范的管理機制。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。其次，創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應制定適應信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。再次，統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術(shù)標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。最后，建設(shè)復合型的管理隊伍。檔案管理人員隊伍建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。

5 結(jié)束語

檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。加強數(shù)字化檔案建設(shè)，能夠提升檔案管理和利用水平，充分發(fā)揮檔案的信息功能。