◎馬寧

引言

改革開放以來，國家經(jīng)濟快速發(fā)展，建筑業(yè)成為了國民經(jīng)濟的支柱產(chǎn)業(yè)之一。其中物資采購是建筑業(yè)供應(yīng)鏈集成服務(wù)的最重要環(huán)節(jié)之一，大多數(shù)工程項目物資采購成本占整個工程項目費用比例高達60%。物資集中采購也是承載物流流通貿(mào)易的重要平臺與樞紐，能有效降低物流成本、提高工作效率、減少運輸費用。因此采取物資集中采購是實現(xiàn)企業(yè)利潤最大化、降低施工總成本的有效途徑。物資集中采購的有效實施，關(guān)鍵在于風險的控制和防范。在實際工作中，常常通過構(gòu)建規(guī)范的物資采購模式來規(guī)避可能遇到的風險。因此，物資采購的規(guī)范化對于集采工作精細化管理、高質(zhì)量開展各項工作有著重要的意義。本文從物資集中采購的風險因素分析入手，對物資集中采購規(guī)劃化管理工作進行研究，提出從制度規(guī)范化、崗位規(guī)范化、流程規(guī)范化、監(jiān)督規(guī)范化、考核規(guī)范化等五個方面的物資集中采購規(guī)范化管理思路的基礎(chǔ)上，結(jié)合工作實踐，提出相關(guān)工作建議。

一、物資集中采購風險因素

工程項目投資規(guī)模大、建設(shè)工期長、質(zhì)量要求高，受環(huán)境影響范圍廣，所以，物資集中采購受風險因素影響很大。為了更詳細地分析物資集中采購造成的風險，經(jīng)驗上可將物資集中采購風險分為外部風險因素和內(nèi)部管理因素。

1.外部風險因素。

物資采購過程中的面對外部風險因素有很多，主要可分為成本風險、到場時間風險和質(zhì)量風險。與采購活動關(guān)系較大的成本變動因素主要是資金變動、價格波動、預(yù)付款和倉儲成本等方面。例如工程項目所需物資種類繁多，然而不同物資品種生產(chǎn)周期、運輸時間各不相同，材料市場波動頻繁，就鋼材市場而言，鋼鐵網(wǎng)價格每天變更，采銷價格波動問題是很難避免的。2010 年武鋼技改項目中，合同總額近20 億，預(yù)付款比例基本都在20%-40%之間，上游供應(yīng)商不能及時供貨或意外喪失供應(yīng)能力，預(yù)付款極有可能產(chǎn)生風險。在項目施工過程中，會出現(xiàn)采購來的物資不能及時達到施工現(xiàn)場，一定程度上會影響到工程進度。項目多、板塊多，工程物資人員提報計劃不準確，設(shè)計圖紙變更，報送前未進行平衡利庫等方面。因意外事件發(fā)生影響貨運時間，途中造成物資損壞，造成物資進場時間延遲。一個正在施工的地鐵項目，一個鋼筋加工場工人50 人，一批鋼筋不能，導(dǎo)致無法正常施工，不但影響工程進步，一天消耗的人力成本也隨之增加，從而提高了采購成本。質(zhì)量風險是指由于所采購的物資質(zhì)量不符合國家質(zhì)量標準和物資集中采購所要求的標準而導(dǎo)致的風險。產(chǎn)品是物資采購的主體對象，如果供應(yīng)商供應(yīng)的材料存在質(zhì)量問題，將會導(dǎo)致嚴重的連鎖反應(yīng)。首先，企業(yè)花費了大量的成本采購低質(zhì)的產(chǎn)品用于工程施工，不僅影響了工程的進展，將會導(dǎo)致工程無法通過質(zhì)量驗收；其次，企業(yè)需要再次投入成本進行返工；第三，由于采購材料不符合標準可能造成重大的安全事故。采購物資成本過高，沒有預(yù)先進行價格比對，增加工程的成本。西安地鐵三號線奧凱電纜事件，約有20 多種、規(guī)格有40 多種，低壓電纜5 個抽檢樣品不合格，總造價4000 多萬，不合格的產(chǎn)品大約有3000 萬，質(zhì)量風險作為物資采購過程中的外部風險因素，能夠決定物資管理的是否有效，如果質(zhì)量風險控制不得當，甚至會引發(fā)企業(yè)的生存危機。

對于外部風險因素而言，應(yīng)加強對市場價格、政策變化、供應(yīng)商管理、規(guī)范材料標準等方面進行動態(tài)研判，及時提出預(yù)測預(yù)警這就需要有相應(yīng)的制度和相關(guān)的崗位設(shè)置，提升物資集中采購的抗風險能力。

2.內(nèi)部風險。

物資采購過程中的面對內(nèi)部風險因素主要包括了管理風險與業(yè)務(wù)風險兩類風險。管理風險主要是指由于企業(yè)管理在制度規(guī)范、崗位設(shè)置、流程管理、有效監(jiān)督等方面的缺失所導(dǎo)致的的風險。物資采購的內(nèi)部管理風險因素主要體現(xiàn)在管理上。企業(yè)如果沒有建立一套規(guī)范的采購管理機制，沒有制定嚴密的采購計劃、采購行為不符合法律要求、采購程序不規(guī)范、評標過程不公平、合同管理不嚴格、監(jiān)督措施不完善等將會導(dǎo)致采購無序性；其次，采購物資成本過高，沒有預(yù)先進行價格比對，增加工程的成本。管理風險因素，也是物資采購管理中最為可控的因素，同時，加強管理風險控制可以提升企業(yè)的外部抗風險能力。

業(yè)務(wù)風險主要是指由于物資采購人員的專業(yè)水平不足產(chǎn)生的內(nèi)部風險。首先，采購物資的價格與質(zhì)量風險，物資采購人員專業(yè)水平不到位，無法有效分析市場上相關(guān)物資價格的浮動規(guī)律，比對物資產(chǎn)品的生產(chǎn)質(zhì)量，容易產(chǎn)生購買高價物資，造成企業(yè)采購成本增加。其次，采購物資的法律風險，物資采購人員與供應(yīng)商簽訂合同時，無法識別合同中的風險因素，導(dǎo)致供應(yīng)商鉆合同漏洞，供應(yīng)劣質(zhì)物資或減少物資數(shù)量。

對于物資集中采購的內(nèi)部風險則需要通過相應(yīng)的管理規(guī)范化、加強理論學(xué)習與業(yè)務(wù)總結(jié)以及運用信息技術(shù)輔助管理等方式進行有效內(nèi)部風險防范。

在物資集中采購風險防范方面中鐵物貿(mào)集團提供了有益的經(jīng)驗，該公司通過制定《物資采購管理制度》、《中國中鐵業(yè)財共享平臺》、《采購電子商務(wù)系統(tǒng)》，對市場調(diào)查與策劃、計劃管理、采購管理、合同管理、驗收管理等物資管理的主要環(huán)節(jié)提出要求。同時依托信息化手段逐步實現(xiàn)采購模式和采購質(zhì)量分析分析。通過制度建設(shè)與管理的規(guī)范化，該公司物資采購風險得到了有效的降低，物資采購的價格與質(zhì)量為公司高質(zhì)量開展工程建設(shè)提供了保障，間接為公司產(chǎn)生更好的生態(tài)效益、社會效益和經(jīng)濟效益提供了支撐。

二、物資集中采購規(guī)范化體系構(gòu)建思考

物資集中采購規(guī)劃化管理工作應(yīng)精準解決存在的物資采購?fù)獠匡L險與內(nèi)部風險，從制度規(guī)范化、崗位規(guī)范化、流程規(guī)范化、監(jiān)督規(guī)范化、考核規(guī)范化等五個方面構(gòu)建物資集中采購規(guī)范化管理思路與實施。一是制度規(guī)范化。制度是開展各項工作的依據(jù)，也是各項工作開展的規(guī)范，建立健全物資采購相關(guān)制度，加強對信息流通規(guī)范化管理，是企業(yè)規(guī)范管理的基礎(chǔ)。規(guī)范物資采購的各個環(huán)節(jié)，能夠使物資采購的各個環(huán)節(jié)都能夠在合法合規(guī)的框架下開展。要明確采購目標、原則和工作程序，讓工程物資人員了解制度，按制度規(guī)范工作，減少采購風險的可能性，明確采購中應(yīng)該遵循的原則和工作程序。崗位的分類與職責的設(shè)定對于開展各項工作起著提升效率的重要作用。物資集中采購規(guī)范化管理中重要的內(nèi)容是對物資采購崗位進行設(shè)定以及崗位職責進行明確。把握采購工程中質(zhì)量保證、檢驗和出廠前檢驗、材料監(jiān)督、性能檢驗、質(zhì)保期等環(huán)節(jié)，規(guī)范物資采購管理者的職責，同時也能夠?qū)⑽镔Y各個環(huán)節(jié)進行梳理與規(guī)范。物資集中采購規(guī)范化管理中核心的內(nèi)容是流程的規(guī)范性。工作流程的嚴謹、規(guī)范能夠有效的保障工作內(nèi)容的規(guī)范性與實效性。在物資采購規(guī)范化管理中應(yīng)對物資采購流程進行梳理與再造，集中采購優(yōu)于分散采購的地方就在于價格低，不足之處在于它不能夠保證生產(chǎn)的順利進行。所以實施集中采購，必須在保證生產(chǎn)順利進行的前提下才能進行，利用節(jié)約的時間來制定相關(guān)的投產(chǎn)計劃、主生產(chǎn)計劃、物料清單計劃，進行項目的建設(shè)和生產(chǎn)。對于能夠促進和提升物資采購效率與質(zhì)量的流程進行優(yōu)化，促進物資集中采購規(guī)范化管理的開展。監(jiān)督是提升工作效率與質(zhì)量的有效途徑。對于監(jiān)督而言，應(yīng)從自身監(jiān)督與外部監(jiān)督兩個方面進行開展。有效利用紀檢監(jiān)察、群眾監(jiān)督及社會監(jiān)督體制，監(jiān)控違規(guī)違紀、控制失效等方面的風險，不同的監(jiān)督主體其監(jiān)督的內(nèi)容有所側(cè)重。相關(guān)部門應(yīng)共同組建監(jiān)督的小組，進行全過程動態(tài)監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時梳理問題、及時整改問題。同時還可以引入外部獨立于企業(yè)的專家、從業(yè)者進行第三方監(jiān)督，提升監(jiān)督的客觀性和公正性。考核能夠提升管理者、從業(yè)者的積極性和工作熱情。作為供應(yīng)鏈集成服務(wù)企業(yè)，規(guī)范化管理中應(yīng)引入考核機制，對管理者、從業(yè)者的工作實效進行考核，從正負激勵兩個方面開展考核工作，進而提升企業(yè)物資采購工作的效率與質(zhì)量。

三、物資集中采購物資采購規(guī)范化管理工作建議

物資集中采購規(guī)范化管理是一項系統(tǒng)性、長期性的內(nèi)部管理工作，在規(guī)范化管理工作中，管理者與執(zhí)行者應(yīng)不斷提升自身專業(yè)技術(shù)能力和綜合素養(yǎng)，以此提升物資采購規(guī)范化管理的水平和質(zhì)量，結(jié)合工作實踐，對于物資采購規(guī)范化管理提出以下三個方面的工作建議。一是加強理論學(xué)習。物資采購規(guī)范化管理是理論與實踐相結(jié)合的企業(yè)管理工作，在開展相關(guān)工作中應(yīng)加強對現(xiàn)代化企業(yè)管理理論與相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習，一方面是對于現(xiàn)代企業(yè)管理的新理論、新成果的學(xué)習，特別是對于現(xiàn)代化企業(yè)管理工作中的采購管理相關(guān)理論與研究成果的學(xué)習，另一方面則是對內(nèi)部管理以及采購管理的相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)范的學(xué)習，通過理論學(xué)習不斷提升業(yè)務(wù)能力，促進物資采購管理的規(guī)范化。二是注重業(yè)務(wù)總結(jié)。物資集中采購規(guī)范化管理是一項長期性、動態(tài)性的工作，隨著工作的開展和深入會不斷出現(xiàn)新問題、新情況。因此，在物資集采規(guī)范化管理工作中，應(yīng)善于進行業(yè)務(wù)總結(jié)，不單是對于自身業(yè)務(wù)的總結(jié)，同時也要對其他行業(yè)、其他企業(yè)的工作成效進行借鑒和學(xué)習，將業(yè)務(wù)總結(jié)轉(zhuǎn)化為提升規(guī)范化管理的參考，提升物資采購規(guī)范化管理的水平和質(zhì)量。三是善于運行信息技術(shù)。物資集中采購規(guī)范化管理很重要的內(nèi)容是對各項管理的數(shù)據(jù)進行客觀、科學(xué)的分析，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)所帶來的數(shù)據(jù)云存儲技術(shù)、大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)都廣泛的運用在了企業(yè)管理工作中，提升了企業(yè)管理的精準性與實效性。因此，在物資集中采購規(guī)范化管理工作中，應(yīng)善于運用信息技術(shù)所帶來的決策參考信息與決策參考數(shù)據(jù)，提升物資集中采購規(guī)范化管理的效率和精準性。

四、結(jié)束語

強化物資集中采購管理，完善規(guī)章制度，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，抓好物資采購的過程控制，能夠有效提高采購效率，保證采購物資質(zhì)量，降低采購成本。在物資集中采購管理工作中，應(yīng)突出制度的規(guī)范化，崗位的明確性、流程的嚴謹性、監(jiān)督的有效性以及考核的科學(xué)性，從物資采購管理的規(guī)范化整體提升物資采購的合法合規(guī)，進而提升物資集中采購在新時代經(jīng)濟社會發(fā)展中的作用，也促進企業(yè)在激烈的市場競爭中產(chǎn)生更好的社會效益和更多的經(jīng)濟效益。