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        做好人事檔案管理工作的分析

        2020-02-28 16:59:50趙桂華
        關(guān)鍵詞:人事工作管理工作檔案管理

        ◎趙桂華

        人事檔案是個人經(jīng)歷的工作實踐的歷史記錄,其記錄著個人的思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)以及其成長過程的真實寫照。其是既能反映出個人的經(jīng)歷、學(xué)歷及技術(shù)職稱,同時又能反映個人的社會關(guān)系及獎懲等情況的基礎(chǔ)資料。人事檔案管理既是一項政治性的工作,又是一項專業(yè)性的工作;既是一項服務(wù)性的工作,又是一項機密性的工作。其工作質(zhì)量的好與壞,直接關(guān)系到整個單位的工作效率與質(zhì)量,是衡量一個單位工作的重要條件之一。

        一、人事管理工作的現(xiàn)狀即存在的問題

        人事檔案是人才信息的重要載體,同時也是一個單位管理人員配置、選拔人才的重要依據(jù)和基礎(chǔ)。是知人善任、選賢舉能的重要憑據(jù),管理好人事檔案,對人才資源開發(fā)起著重要的作用。人事檔案是社會公共信息非常重要的組成部分,通過人事檔案可以證實一個人的所有經(jīng)歷,為用人單位提供一個客觀、準(zhǔn)確的人才信息。但由于人事檔案本身并不能給單位帶來直接的經(jīng)濟效益,導(dǎo)致很多用人單位對人事檔案工作的重視程度不夠,同時在管理過程中也會出現(xiàn)很多的問題。

        1.認(rèn)識不夠。

        長期以來,一些單位對人事檔案管理工作存在著一定的誤解,認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管性的事務(wù)工作,因此就沒有列入到單位的重要工作內(nèi)容當(dāng)中,認(rèn)為只要做好人事檔案的不丟失、不泄密,能夠應(yīng)付人員的調(diào)配以及查閱就可以了,人事檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視。甚至有些單位未把檔案管理工作納入到正常的議事日程當(dāng)中,對檔案管理工作不重視、不研究、不安排的現(xiàn)象很普遍。致使一些單位在調(diào)配人事的過程中常出現(xiàn)這樣那樣的問題,給后續(xù)的人員調(diào)配工作造成了阻礙。同時,一些單位從事人事檔案管理工作的人員還存在“兼職”的現(xiàn)象,專業(yè)性不強,也容易導(dǎo)致人事檔案管理工作的問題出現(xiàn)。

        2.管理制度相對落后。

        當(dāng)前,隨著人事制度的不斷深化和改革,人才的流動性更加的頻繁,單位選拔人才的手段和使用人才的手續(xù)得到了不斷簡化。但由于傳統(tǒng)的人事檔案管理中有“任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”規(guī)定,致使個人的檔案得不到及時的補充、存檔和修正,這種形式大大的阻礙了人才的流動以及檔案的完整性。這種情況的出現(xiàn),容易導(dǎo)致人才在調(diào)崗、“跳槽”、再就業(yè)時由于檔案的不完整性從而影響人才的正常工作秩序。同時,也容易出現(xiàn)虛假檔案,個別人員為謀求更好的個人利益,弄虛作假,還有相關(guān)人員會通過偽造檔案來實行打擊報復(fù),給職工群眾帶來了極大的傷害。這種現(xiàn)象的發(fā)生,嚴(yán)重影響了檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和唯一性。

        3.相關(guān)工作人員不夠?qū)I(yè)。

        在當(dāng)前的人事檔案管理工作人員中,存在用人隨意和人員專業(yè)性不強的問題。用人隨意主要表現(xiàn)在單位對人事檔案管理工作的不夠重視,許多單位把人事檔案管理工作簡單化,不會把優(yōu)秀的人才用于人事檔案管理工作中,也沒有根據(jù)本單位自身的工作性質(zhì)篩選出適合檔案管理的人員。專業(yè)性不強主要表現(xiàn)在許多單位從事人事檔案管理的人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn),從事人事檔案管理工作多數(shù)都是“半路出家”,致使在實際的檔案管理工作過程中容易出現(xiàn)漏洞。同時,人事檔案管理工作是一項有著自身一套完整理論、法規(guī)和方法的工作,具有獨立的任務(wù)和程序,從事該項工作的人員需要一定的時間和基礎(chǔ)去進行學(xué)習(xí),而當(dāng)前許多單位對檔案管理工作人員的調(diào)動頻繁,勢必會影響檔案管理工作的正常運行。

        二、加強人事檔案管理的措施

        1.轉(zhuǎn)變思想觀念。

        首先要強化檔案管理的意識,加大單位對檔案管理的重視程度,特別是單位的領(lǐng)導(dǎo)階層,要充分認(rèn)識到人事檔案管理工作在人事工作中的重要性,重視和加強認(rèn)識人事檔案管理工作。同時,要找準(zhǔn)工作重心,把人事檔案管理工作的重點轉(zhuǎn)移到服務(wù)的形式上來,從而使人事檔案管理工作能夠為人力資源的開發(fā)提供有力的基礎(chǔ)。

        2.提高人員素質(zhì)。

        在單位發(fā)展的同時,要具有長遠(yuǎn)的眼光,根據(jù)單位自身的發(fā)展前景選用合適的人員來進行人事檔案管理工作。這就要求從事人事檔案管理工作的人員要具備專業(yè)的素質(zhì),具備熟悉人事工作、熟悉檔案工作同時具備一定的計算機專業(yè)水平。另外,人事檔案管理工作又是一項保密性很強的工作,所以要求從事其工作的相關(guān)人員要具有政治性很強的工作立場。同時,檔案員要通過不斷的學(xué)習(xí)以及業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷地豐富自身的專業(yè)知識,提高自身的業(yè)務(wù)能力,優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),以滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求。

        3.健全工作制度,優(yōu)化管理。

        人事檔案管理是一個動態(tài)的過程,其是通過不斷地收集補充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉(zhuǎn)遞、檔案得登記、借閱、檢查等環(huán)節(jié)都要建立相關(guān)的規(guī)章制度,并在實際的工作過程中不斷地完善,以保證人事工作的政策性與紀(jì)律性;內(nèi)容的連續(xù)性、完整性;歸檔材料的的真實性和精煉。同時,隨著管理制度的不斷改革,傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的社會需求,所以,在當(dāng)前的人事檔案管理工作過程中,要堅持以服務(wù)為宗旨,加大工作過程中軟、硬件的投入力度,提高人事檔案管理的科技含量。

        三、結(jié)語

        人事檔案管理工作是一項復(fù)雜而艱巨的工程,隨著人員管理制度的不斷改革和完善,人事檔案管理工作必須要做到適應(yīng)新形勢的要求,做到科學(xué)、規(guī)范、與時俱進。這就要求從事相關(guān)工作的人員從觀念上轉(zhuǎn)變,從制度上做到更新,從管理上做到完善,采取有效的措施,不斷改進,只有這樣,才能使人事檔案更好的為人事工作服務(wù),為當(dāng)前的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。我國現(xiàn)大部分地區(qū)已經(jīng)能夠更加的規(guī)范化進行人事檔案管理工作。以國家相關(guān)法律法規(guī)為中心,各地方及各單位也形成了各有所長的人事檔案管理辦法。值得慶幸的是如今人事檔案管理工作得到了重視。這與當(dāng)下事業(yè)單位能夠更好的服務(wù)于社會、服務(wù)于人民的歷程中獲得的經(jīng)驗是密不可分的。在目前的發(fā)展趨勢下,應(yīng)當(dāng)本著創(chuàng)新為本、加強意識、不斷進取為目標(biāo)將人事檔案工作效率質(zhì)量繼續(xù)升華,更加完美的服務(wù)與社會和人民。相信在未來的奮斗旅程當(dāng)中從事人事檔案工作的人才們會為本項工作創(chuàng)造出一個嶄新的明天。

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