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        企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題分析

        2020-02-28 14:33:56賀文悅
        卷宗 2020年36期
        關(guān)鍵詞:力度社會(huì)化檔案管理

        賀文悅

        (淮河能源集團(tuán),安徽 淮南 232001)

        1 企業(yè)檔案管理社會(huì)化的內(nèi)容簡述

        時(shí)代的不同,企業(yè)檔案管理存在的社會(huì)化狀況也不盡相同,其具有較為顯著的時(shí)代特征。企業(yè)檔案主要是對企業(yè)基本情況的記錄和保存,在企業(yè)內(nèi)部管理中有著重要作用,其不僅能夠在一定程度上減輕管理工作的負(fù)擔(dān),還能夠?yàn)橹蟮墓芾砉ぷ魈峁┫鄳?yīng)的幫助[1]。社會(huì)化時(shí)最近幾年提出的新型詞匯,它代表著工作方式的變化。企業(yè)檔案管理社會(huì)化的實(shí)質(zhì)就是將企業(yè)的相關(guān)資料托付給相應(yīng)的代管機(jī)構(gòu),是其開放性價(jià)值得到提高,以此促進(jìn)企業(yè)工作方法的轉(zhuǎn)變。

        2 企業(yè)內(nèi)部檔案社會(huì)化的重要作用

        1)優(yōu)化管理模式。就目前而言,我國的經(jīng)濟(jì)市場正在穩(wěn)步上升當(dāng)中,其給企業(yè)帶來改革機(jī)遇的同時(shí),也為其帶來了挑戰(zhàn),其中最突出的問題就是缺乏與企業(yè)發(fā)展相符放入管理模式。但企業(yè)檔案管理社會(huì)化的應(yīng)用能夠在很大程度上彌補(bǔ)這一問題的空缺,不僅能夠使資料的利用率得到提高,同時(shí)還能夠讓檔案本身的價(jià)值得到充分的展現(xiàn),進(jìn)一步帶動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

        2)減少管理成本支出。使用檔案管理社會(huì)化模式,能夠在一定程度上降低企業(yè)成本的支出,使其管理模式更加趨于合理化。另外,其模式的應(yīng)用,還能促進(jìn)企業(yè)資料的發(fā)放性,所以相關(guān)人員能夠根據(jù)自身的需要對自己的資料進(jìn)行管理和監(jiān)督。站在企業(yè)經(jīng)營的家督出發(fā),這種管理模式雖然不能為企業(yè)帶來直接性的經(jīng)濟(jì)收益,但是其能夠優(yōu)化管理工作的流程,為更多的人員提供就業(yè)機(jī)會(huì),進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)規(guī)模的壯大。

        3)提高資源利用率。使用檔案管理社會(huì)化的模式,除了能夠降低前期成本的支出,還能夠促進(jìn)資源利用率的提高,以此達(dá)到企業(yè)發(fā)展的要求。另外,部分檔案機(jī)構(gòu)能夠?qū)⑦@方面的優(yōu)勢發(fā)揮到最佳,能夠使每一份檔案都能夠展現(xiàn)除自身原有的價(jià)值,以此提高管理工作的效率和效果。

        3 企業(yè)檔案管理現(xiàn)存的社會(huì)化問題

        就目前而言,我國大部分企業(yè)的檔案管理工作不夠完善,導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量不理想,是的企業(yè)部分項(xiàng)目的優(yōu)勢不能得到凸顯,影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。其企業(yè)檔案管理現(xiàn)存的社會(huì)化問題主要有以下幾個(gè)方面:

        1)沒有意識(shí)到檔案管理的重要性。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷壯大,企業(yè)員工數(shù)量也在逐漸增多,為了方便管理,部分企業(yè)已經(jīng)將自身的人事檔案信息托付給了專門的管理機(jī)構(gòu),并為了能夠提高管理的有效性,使用電子檔案進(jìn)行管理。但是有絕大部分的企業(yè)依舊沿用之前的管理方法,這種情況就會(huì)引發(fā)一種問題,如果管理檔案的員工,不熟悉相關(guān)的電子操作流程,就很難達(dá)到預(yù)期的管理目標(biāo)[2]。出現(xiàn)這種問題的主要原因,就是因?yàn)槠髽I(yè)沒有意識(shí)到檔案管理的重要性,最終導(dǎo)致企業(yè)檔案管理效果的不理想。

        2)檔案社會(huì)化監(jiān)管力度較小。與企業(yè)的其他部門不同,檔案管理工作并不能為企業(yè)生產(chǎn)出有意義的產(chǎn)品,同時(shí)也不能直接為其帶來經(jīng)濟(jì)收益,這就使得企業(yè)在發(fā)展的過程中,忽略其工作的價(jià)值,進(jìn)而降低對其檔案社會(huì)化監(jiān)管力度。這就會(huì)使在檔案社會(huì)化管理過程中,不能使一些資料的作用得到充分發(fā)揮,同時(shí),監(jiān)管力度較小使其缺少約束力,影響其社會(huì)化的管理效果,最終會(huì)損害到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

        3)缺乏管理的安全性。在現(xiàn)在的企業(yè)檔案社會(huì)管理中,并沒有制定出相應(yīng)的管理模式,這也就使得大部分檔案管理機(jī)構(gòu)沒有建立專門的檔案庫,導(dǎo)致在實(shí)際的工作過程中,無法根據(jù)企業(yè)具體的發(fā)展要求,對其托付的檔案信息進(jìn)行有針對性的管理,一旦遇到電子檔案中出現(xiàn)了不同的格式要求,就會(huì)引起系統(tǒng)不兼容情況的發(fā)生,影響其工作效率。另外,由于社會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)接收的企業(yè)較多,無法制定出有效性的信息安全保護(hù)體系,就有可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息被篡改的現(xiàn)象,影響企業(yè)的正常發(fā)展。

        4 企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題的應(yīng)對措施

        1)提高對企業(yè)檔案管理的重視度。在企業(yè)檔案管理中,其趨向社會(huì)化是時(shí)代的必然要求,因此,為了能夠提高企業(yè)檔案管理工作的有效性,企業(yè)就必須加強(qiáng)對其工作的宣傳力度,提高檔案管理人員對其工作的重視度。企業(yè)可以根據(jù)檔案管理人員工作的實(shí)際情況,制定出符合其發(fā)展的宣傳制度,讓其工作人員意識(shí)到檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要最用,并對其專業(yè)能力進(jìn)行培訓(xùn),以此提升企業(yè)檔案管理的品質(zhì)和效率。

        2)加強(qiáng)對檔案社會(huì)化的監(jiān)管力度。在企業(yè)檔案管理向社會(huì)化方向靠攏的過程中,要想提高其管理的有效性,就必須注重檔案信息管理的集中性和統(tǒng)一性。與傳統(tǒng)的管理方式相比,社會(huì)化的管理方式有著不同的特點(diǎn)。在之前的管理模式中,檔案管理是由企業(yè)內(nèi)部部門所管理的,其主要是按照員工的基本特征對檔案進(jìn)行劃分的,并沒有對其檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理,這種方式很容易出現(xiàn)管理上的漏洞,不能使其作用得到充分的展現(xiàn)。但運(yùn)用社會(huì)化的檔案管理模式后,其集中性和統(tǒng)一性的管理特征不僅能夠減少檔案管理的工作量,同時(shí)還能夠使其管理質(zhì)量得到保障[3]。

        3)優(yōu)化檔案社會(huì)化的管理制度。企業(yè)檔案不僅包括企業(yè)所有人員的基本信息,同時(shí)還包括企業(yè)生產(chǎn)、管理、研發(fā)等多種內(nèi)容,在企業(yè)的管理工作中具有重要地位,同時(shí)對企業(yè)的發(fā)展也有著重要意義。所以,在企業(yè)將所有檔案信息交托給社會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)時(shí),為了增強(qiáng)檔案信息的安全性,企業(yè)必須將原有的管理制度進(jìn)行優(yōu)化,以此增加對社會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)的約束力。

        4)加強(qiáng)檔案管理的支撐力度。在企業(yè)的發(fā)展過程中,要想使企業(yè)檔案社會(huì)化管理的品質(zhì)得到保障,就必須加強(qiáng)檔案管理的支撐力度,其主要包括技術(shù)和市場經(jīng)濟(jì)兩個(gè)方面[4]。其中,技術(shù)方面是指在企業(yè)和社會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行接觸的過程中,使用的先進(jìn)的技術(shù)。近年來,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的革新及普及,在很大程度上提高了檔案管理機(jī)構(gòu)的工作效率,其能夠打破空間和時(shí)間的限制,能夠使其機(jī)構(gòu)在任何時(shí)間和地點(diǎn)都能了解到企業(yè)的情況,并根據(jù)相應(yīng)的反饋機(jī)制和企業(yè)進(jìn)行具體的溝通工作。相對于企業(yè)而言,將檔案管理委托給社會(huì)管理機(jī)構(gòu),不僅能夠減少管理成本的支出,同時(shí)還能避免大量資源的浪費(fèi),促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。所以企業(yè)應(yīng)該和管理機(jī)構(gòu)一起致力于技術(shù)層面的研發(fā)和引進(jìn),以此提升其檔案管理的有效性。在其市場經(jīng)濟(jì)方面,這就需要相關(guān)部門根據(jù)實(shí)際的市場環(huán)境,制定出有針對性的管理策略,以此為檔案管理提供一個(gè)健康的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境。

        5 結(jié)論

        綜上所述,企業(yè)要想解決檔案管理的社會(huì)化問題,就需要在提高對企業(yè)檔案管理的重視度、加強(qiáng)對檔案社會(huì)化的監(jiān)管力度、優(yōu)化檔案社會(huì)化的管理制度、加強(qiáng)檔案管理的支撐力度等方面入手,不斷提升其檔案管理工作的品質(zhì),為企業(yè)的良好發(fā)展提供相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)支持,進(jìn)而提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

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