賀文悅

（淮河能源集團(tuán)，安徽 淮南 232001）

1 企業(yè)檔案管理社會(huì)化的內(nèi)容簡(jiǎn)述

時(shí)代的不同，企業(yè)檔案管理存在的社會(huì)化狀況也不盡相同，其具有較為顯著的時(shí)代特征。企業(yè)檔案主要是對(duì)企業(yè)基本情況的記錄和保存，在企業(yè)內(nèi)部管理中有著重要作用，其不僅能夠在一定程度上減輕管理工作的負(fù)擔(dān)，還能夠?yàn)橹蟮墓芾砉ぷ魈峁┫鄳?yīng)的幫助[1]。社會(huì)化時(shí)最近幾年提出的新型詞匯，它代表著工作方式的變化。企業(yè)檔案管理社會(huì)化的實(shí)質(zhì)就是將企業(yè)的相關(guān)資料托付給相應(yīng)的代管機(jī)構(gòu)，是其開(kāi)放性?xún)r(jià)值得到提高，以此促進(jìn)企業(yè)工作方法的轉(zhuǎn)變。

2 企業(yè)內(nèi)部檔案社會(huì)化的重要作用

1）優(yōu)化管理模式。就目前而言，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)正在穩(wěn)步上升當(dāng)中，其給企業(yè)帶來(lái)改革機(jī)遇的同時(shí)，也為其帶來(lái)了挑戰(zhàn)，其中最突出的問(wèn)題就是缺乏與企業(yè)發(fā)展相符放入管理模式。但企業(yè)檔案管理社會(huì)化的應(yīng)用能夠在很大程度上彌補(bǔ)這一問(wèn)題的空缺，不僅能夠使資料的利用率得到提高，同時(shí)還能夠讓檔案本身的價(jià)值得到充分的展現(xiàn)，進(jìn)一步帶動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

2）減少管理成本支出。使用檔案管理社會(huì)化模式，能夠在一定程度上降低企業(yè)成本的支出，使其管理模式更加趨于合理化。另外，其模式的應(yīng)用，還能促進(jìn)企業(yè)資料的發(fā)放性，所以相關(guān)人員能夠根據(jù)自身的需要對(duì)自己的資料進(jìn)行管理和監(jiān)督。站在企業(yè)經(jīng)營(yíng)的家督出發(fā)，這種管理模式雖然不能為企業(yè)帶來(lái)直接性的經(jīng)濟(jì)收益，但是其能夠優(yōu)化管理工作的流程，為更多的人員提供就業(yè)機(jī)會(huì)，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)規(guī)模的壯大。

3）提高資源利用率。使用檔案管理社會(huì)化的模式，除了能夠降低前期成本的支出，還能夠促進(jìn)資源利用率的提高，以此達(dá)到企業(yè)發(fā)展的要求。另外，部分檔案機(jī)構(gòu)能夠?qū)⑦@方面的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到最佳，能夠使每一份檔案都能夠展現(xiàn)除自身原有的價(jià)值，以此提高管理工作的效率和效果。

3 企業(yè)檔案管理現(xiàn)存的社會(huì)化問(wèn)題

就目前而言，我國(guó)大部分企業(yè)的檔案管理工作不夠完善，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量不理想，是的企業(yè)部分項(xiàng)目的優(yōu)勢(shì)不能得到凸顯，影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。其企業(yè)檔案管理現(xiàn)存的社會(huì)化問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面：

1）沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷壯大，企業(yè)員工數(shù)量也在逐漸增多，為了方便管理，部分企業(yè)已經(jīng)將自身的人事檔案信息托付給了專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)，并為了能夠提高管理的有效性，使用電子檔案進(jìn)行管理。但是有絕大部分的企業(yè)依舊沿用之前的管理方法，這種情況就會(huì)引發(fā)一種問(wèn)題，如果管理檔案的員工，不熟悉相關(guān)的電子操作流程，就很難達(dá)到預(yù)期的管理目標(biāo)[2]。出現(xiàn)這種問(wèn)題的主要原因，就是因?yàn)槠髽I(yè)沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，最終導(dǎo)致企業(yè)檔案管理效果的不理想。

2）檔案社會(huì)化監(jiān)管力度較小。與企業(yè)的其他部門(mén)不同，檔案管理工作并不能為企業(yè)生產(chǎn)出有意義的產(chǎn)品，同時(shí)也不能直接為其帶來(lái)經(jīng)濟(jì)收益，這就使得企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，忽略其工作的價(jià)值，進(jìn)而降低對(duì)其檔案社會(huì)化監(jiān)管力度。這就會(huì)使在檔案社會(huì)化管理過(guò)程中，不能使一些資料的作用得到充分發(fā)揮，同時(shí)，監(jiān)管力度較小使其缺少約束力，影響其社會(huì)化的管理效果，最終會(huì)損害到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

3）缺乏管理的安全性。在現(xiàn)在的企業(yè)檔案社會(huì)管理中，并沒(méi)有制定出相應(yīng)的管理模式，這也就使得大部分檔案管理機(jī)構(gòu)沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)，導(dǎo)致在實(shí)際的工作過(guò)程中，無(wú)法根據(jù)企業(yè)具體的發(fā)展要求，對(duì)其托付的檔案信息進(jìn)行有針對(duì)性的管理，一旦遇到電子檔案中出現(xiàn)了不同的格式要求，就會(huì)引起系統(tǒng)不兼容情況的發(fā)生，影響其工作效率。另外，由于社會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)接收的企業(yè)較多，無(wú)法制定出有效性的信息安全保護(hù)體系，就有可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息被篡改的現(xiàn)象，影響企業(yè)的正常發(fā)展。

4 企業(yè)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施

1）提高對(duì)企業(yè)檔案管理的重視度。在企業(yè)檔案管理中，其趨向社會(huì)化是時(shí)代的必然要求，因此，為了能夠提高企業(yè)檔案管理工作的有效性，企業(yè)就必須加強(qiáng)對(duì)其工作的宣傳力度，提高檔案管理人員對(duì)其工作的重視度。企業(yè)可以根據(jù)檔案管理人員工作的實(shí)際情況，制定出符合其發(fā)展的宣傳制度，讓其工作人員意識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要最用，并對(duì)其專(zhuān)業(yè)能力進(jìn)行培訓(xùn)，以此提升企業(yè)檔案管理的品質(zhì)和效率。

2）加強(qiáng)對(duì)檔案社會(huì)化的監(jiān)管力度。在企業(yè)檔案管理向社會(huì)化方向靠攏的過(guò)程中，要想提高其管理的有效性，就必須注重檔案信息管理的集中性和統(tǒng)一性。與傳統(tǒng)的管理方式相比，社會(huì)化的管理方式有著不同的特點(diǎn)。在之前的管理模式中，檔案管理是由企業(yè)內(nèi)部部門(mén)所管理的，其主要是按照員工的基本特征對(duì)檔案進(jìn)行劃分的，并沒(méi)有對(duì)其檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這種方式很容易出現(xiàn)管理上的漏洞，不能使其作用得到充分的展現(xiàn)。但運(yùn)用社會(huì)化的檔案管理模式后，其集中性和統(tǒng)一性的管理特征不僅能夠減少檔案管理的工作量，同時(shí)還能夠使其管理質(zhì)量得到保障[3]。

3）優(yōu)化檔案社會(huì)化的管理制度。企業(yè)檔案不僅包括企業(yè)所有人員的基本信息，同時(shí)還包括企業(yè)生產(chǎn)、管理、研發(fā)等多種內(nèi)容，在企業(yè)的管理工作中具有重要地位，同時(shí)對(duì)企業(yè)的發(fā)展也有著重要意義。所以，在企業(yè)將所有檔案信息交托給社會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)時(shí)，為了增強(qiáng)檔案信息的安全性，企業(yè)必須將原有的管理制度進(jìn)行優(yōu)化，以此增加對(duì)社會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)的約束力。

4）加強(qiáng)檔案管理的支撐力度。在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，要想使企業(yè)檔案社會(huì)化管理的品質(zhì)得到保障，就必須加強(qiáng)檔案管理的支撐力度，其主要包括技術(shù)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)兩個(gè)方面[4]。其中，技術(shù)方面是指在企業(yè)和社會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行接觸的過(guò)程中，使用的先進(jìn)的技術(shù)。近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的革新及普及，在很大程度上提高了檔案管理機(jī)構(gòu)的工作效率，其能夠打破空間和時(shí)間的限制，能夠使其機(jī)構(gòu)在任何時(shí)間和地點(diǎn)都能了解到企業(yè)的情況，并根據(jù)相應(yīng)的反饋機(jī)制和企業(yè)進(jìn)行具體的溝通工作。相對(duì)于企業(yè)而言，將檔案管理委托給社會(huì)管理機(jī)構(gòu)，不僅能夠減少管理成本的支出，同時(shí)還能避免大量資源的浪費(fèi)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。所以企業(yè)應(yīng)該和管理機(jī)構(gòu)一起致力于技術(shù)層面的研發(fā)和引進(jìn)，以此提升其檔案管理的有效性。在其市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)方面，這就需要相關(guān)部門(mén)根據(jù)實(shí)際的市場(chǎng)環(huán)境，制定出有針對(duì)性的管理策略，以此為檔案管理提供一個(gè)健康的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境。

5 結(jié)論

綜上所述，企業(yè)要想解決檔案管理的社會(huì)化問(wèn)題，就需要在提高對(duì)企業(yè)檔案管理的重視度、加強(qiáng)對(duì)檔案社會(huì)化的監(jiān)管力度、優(yōu)化檔案社會(huì)化的管理制度、加強(qiáng)檔案管理的支撐力度等方面入手，不斷提升其檔案管理工作的品質(zhì)，為企業(yè)的良好發(fā)展提供相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)支持，進(jìn)而提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。