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        “卷件融合管理”實(shí)現(xiàn)路徑研究

        2020-02-28 14:33:56常蘭會(huì)
        卷宗 2020年36期
        關(guān)鍵詞:案卷整理組件

        常蘭會(huì)

        (中共廣西區(qū)委黨校 廣西行政學(xué)院,廣西 南寧 530021)

        1 “卷件融合管理”實(shí)踐與研究

        2018年10月11日,《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》(國(guó)家檔案局令第13號(hào))發(fā)布,自2019年1月1日起施行。其第四章管理要求的第三節(jié)整理與歸檔第三十二條提出:“機(jī)關(guān)檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用,逐步推進(jìn)卷件融合管理。[1]”關(guān)于“立卷”和“組件”2種整理方式的實(shí)踐基礎(chǔ)都很深厚,2000年是“立卷”和“組件”整理方式的分水嶺,《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-2000)明確了文件材料歸檔以“件”為整理單位,不再施行立卷制度;《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-2015)又明確了該標(biāo)準(zhǔn)適用文書(shū)檔案保存的歸檔文件,其他門(mén)類(lèi)檔案可以參照?qǐng)?zhí)行;由此,文書(shū)檔案采用“組件”整理方式無(wú)容置疑,其他門(mén)類(lèi)檔案采取何種整理方式便不一而論,有單位繼續(xù)保持不變以卷代件,有單位大膽嘗試以件代卷,有單位局部調(diào)整卷件共存,有單位舉棋不定、不置可否?!熬砑诤瞎芾怼苯o檔案整理方式的兩難選擇指了一條明路,也為企事業(yè)等單位提供了檔案整理方式模板。

        國(guó)家檔案局丁德勝和信玉紅老師于2019年在《中國(guó)檔案》發(fā)表的《機(jī)關(guān)檔案的整理與歸檔—機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定解讀之七》解讀到:“卷件融合是《規(guī)定》在檔案整理方面提出的新思路,其本意是規(guī)范、簡(jiǎn)化檔案整理規(guī)則,從整理思路、檔案管理、檔號(hào)編制、目錄編制上將卷、件逐步統(tǒng)一起來(lái)”[2];安徽師范大學(xué)檔案館朱力老師于2019年在《北京檔案》發(fā)表的《“卷件融合”管理模式在高校檔案工作中的實(shí)際運(yùn)用》,文章提出:“卷件融合”管理模式也符合高校檔案形成規(guī)律和高校檔案實(shí)體類(lèi)別特點(diǎn),高校業(yè)務(wù)類(lèi)檔案應(yīng)“立卷”;黨群、行政、外事、實(shí)物和聲像類(lèi)檔案應(yīng)“組件”[3]。此后相繼也有研究者對(duì)“卷件融合”這種管理模式談了在高校、企業(yè)等檔案工作中的應(yīng)用,并闡述了卷件融合管理模式的可行性、優(yōu)越性以及管理適用等。

        2 卷件融合管理的實(shí)現(xiàn)路徑

        《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提到的“卷件融合管理”可理解為檔案整理原則的及時(shí)補(bǔ)充,它是檔案整理方法創(chuàng)新的理論支撐,可以規(guī)范和簡(jiǎn)化檔案整理流程和步驟,達(dá)到便于保管和利用檔案的目的,同時(shí)對(duì)檔案管理的全過(guò)程各環(huán)節(jié)都產(chǎn)生一定影響。基于“卷件融合管理”在檔案管理中的實(shí)踐探索,筆者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)卷件融合管理可有3種路徑。

        1)在不同檔案門(mén)類(lèi)上適當(dāng)選擇“立卷”或者“組件”的外在融合。如可出現(xiàn)1個(gè)單位2種檔案整理方式,文書(shū)檔案采取“組件”整理方式,科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案等采取“立卷”整理方式。這種外在融合的整理方式,符合檔案形成規(guī)律,若不分檔案門(mén)類(lèi),或都“立卷”整理或都“組件”整理的盲目一刀切,勢(shì)必導(dǎo)致或增加檔案整理負(fù)擔(dān)或割裂文件的內(nèi)在聯(lián)系,對(duì)檔案的保管和利用產(chǎn)生一定的困難。因“立卷”和“組件”2種整理方式都有其存在的必要性,也都有其局限性,而“卷件融合”則充滿了合理性,兼顧了“立卷”和“組件”的科學(xué)性、系統(tǒng)性、完整性。文書(shū)檔案采取“組件”整理方式已有20年的實(shí)踐基礎(chǔ),得到了廣泛認(rèn)可,若科技檔案也采取“組件”整理方式,勢(shì)必導(dǎo)致項(xiàng)目混雜、聯(lián)系割裂、檢索分散、利用繁雜,甚至產(chǎn)生無(wú)跡可尋、無(wú)從下手的雜亂狀況,雖然檔案管理系統(tǒng)的檢索功能強(qiáng)大,但若檔案本身龐雜無(wú)序,檔案查全率和查準(zhǔn)率都會(huì)下降,無(wú)法快速調(diào)閱所需要的檔案;若按科技檔案系統(tǒng)性、完整性、成套性的形成規(guī)律進(jìn)行組卷,檔案查重、歸檔、利用等工作都易于完成。

        2)在“立卷”中融入“組件”的件裝、盒裝形式的內(nèi)在融合。如“卷內(nèi)件”以“件”為單位進(jìn)行裝訂,對(duì)個(gè)別“卷內(nèi)件”以“卷”的形式的進(jìn)行再整理,裝盒方式改“卷裝”為“盒裝”,達(dá)到“卷中有件”和“件中有卷”,便于檔案整理與利用。在“立卷”整理方式中,按立卷原則、立卷分工、立卷程序進(jìn)行立卷分類(lèi),立卷分類(lèi)分年度、分問(wèn)題、分期限,然后進(jìn)行立卷組合,組合完畢后,目錄編制有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄2個(gè)目錄,裝訂形式是卷皮、目錄、檔案以及備考表捆綁在一起,采取“三孔一線”裝訂方法,檔案管理系統(tǒng)中有案卷管理和卷內(nèi)文件管理兩個(gè)功能模塊,且相互關(guān)聯(lián);在“組件”整理方式中,簡(jiǎn)化裝訂形式,卷皮改為檔案盒,將卷內(nèi)文件轉(zhuǎn)變?yōu)椤凹钡恼韱挝?,使用了“歸檔章”,2016年后又將“檔號(hào)”列入歸檔文件目錄,將頁(yè)碼加入歸檔章,目錄的編制只有歸檔文件目錄,檔案管理系統(tǒng)中僅有歸檔文件管理功能模塊;由此,從“立卷”到“組件”的演變過(guò)程中,所謂的“件”就是案卷的“卷內(nèi)文件”轉(zhuǎn)化而來(lái)的,在裝訂形式上分化了案卷的卷皮、目錄、檔案、備考表的綁定裝訂,改為“組件”中盒、目錄、檔案、備考表獨(dú)立裝訂,在排序上同一年度同一保管期限同一類(lèi)別下編制統(tǒng)一件號(hào),故而案卷的“卷內(nèi)文件”與“件”并無(wú)本質(zhì)不同,僅僅進(jìn)行了形式上的改變。筆者認(rèn)為所謂“卷件融合管理”在立卷的整理方式中可嘗試“卷中有件,件中有卷”,如“卷中有件”主要反映在裝訂形式和歸檔章上,基建檔案按項(xiàng)目、保管期限分類(lèi)排序后,每卷為1盒,盒內(nèi)根據(jù)文件的密切聯(lián)系由N“件”卷內(nèi)文件組成,左上角加蓋歸檔章,每件裝訂采取三孔一線方式,每件編制檔號(hào),編者頁(yè)碼,目錄編制依然為案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄;“件中有卷”主要表現(xiàn)方式為在卷內(nèi)文件的“件”中,根據(jù)檔案的內(nèi)在聯(lián)系,編制封面、卷內(nèi)文件目錄等,達(dá)到便于檔案利用的目的。

        3)在檔案編目與檔案檢索中運(yùn)用“卷件融合”思想的創(chuàng)新融合。如研發(fā)檔案編目工具、檔案管理系統(tǒng)升級(jí)功能等。創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動(dòng)力,筆者認(rèn)為運(yùn)用專(zhuān)業(yè)思維結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)可實(shí)現(xiàn)“卷件融合管理”的創(chuàng)新融合。如研發(fā)檔案編目工具,提高檔案編目工作效率,總思路可從卷內(nèi)文件目錄的源頭開(kāi)始“發(fā)散思維”和“逆向思維”,構(gòu)建它與案卷目錄以及2個(gè)機(jī)讀目錄的內(nèi)在關(guān)系,找到從“卷內(nèi)件”到“案卷”轉(zhuǎn)換的檔案編目方法,從而規(guī)范和簡(jiǎn)化檔案分類(lèi)、著錄、統(tǒng)計(jì)等;關(guān)鍵環(huán)節(jié)為批量統(tǒng)一設(shè)定編制文件級(jí)檔號(hào)來(lái)涵蓋案卷號(hào)、分類(lèi)號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、卷號(hào)、序號(hào)等,同時(shí)從卷內(nèi)文件目錄直接轉(zhuǎn)換出案卷目錄所包含案卷題名,序號(hào)、總頁(yè)數(shù)、起止日期等;功能設(shè)定為一鍵“秒殺”的自動(dòng)生(逆)生,完成快速、智能、靈活的批量著錄任務(wù);其操作步驟:(1)檔案員只需要在卷內(nèi)文件目錄中著錄檔號(hào)、保管期限、序號(hào)、文件編號(hào)、文件題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)、備注等9項(xiàng)內(nèi)容;(2)單擊生成卷內(nèi)文件機(jī)讀目錄按鈕,16項(xiàng)卷內(nèi)文件機(jī)讀目錄就自動(dòng)生成了;(3)再單擊生成案卷目錄按鈕后,案卷目錄也大部分自動(dòng)生成了,只有一個(gè)案卷題名需要補(bǔ)充,案卷題名補(bǔ)充著錄后,單擊生成案卷目錄按鈕,案卷機(jī)讀目錄自動(dòng)生成,就科研檔案的課題檔案編目設(shè)置總規(guī)則后,卷內(nèi)文件目錄著錄完畢后,程序可以全自動(dòng)生成其他3個(gè)目錄。如檔案管理系統(tǒng)功能研發(fā)升級(jí),主要是向檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司定制研發(fā)跨門(mén)類(lèi)檔案的“綜合”檢索功能,通過(guò)關(guān)鍵詞+空格+關(guān)鍵詞……的輸入習(xí)慣對(duì)檢索檔案進(jìn)行限定查詢,提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率。實(shí)現(xiàn)能夠在各門(mén)類(lèi)的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、歸檔文件目錄中進(jìn)行綜合檢索,同時(shí)增強(qiáng)檔號(hào)在檢索中的定位功能等。

        3 卷件融合管理的實(shí)現(xiàn)路徑再思考

        1)提高認(rèn)識(shí),深度理解“卷件融合管理”的思想內(nèi)涵。卷件融合的本意是規(guī)范、簡(jiǎn)化檔案整理規(guī)則,并不是將“立卷”和“組件”兩種整理方式混為一談,而是根據(jù)檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容特征來(lái)選擇合適的整理方式,如科技檔案采用“立卷”整理方式更能反映文件之間的內(nèi)在聯(lián)系性,文書(shū)檔案采用“組件”整理亦符合文件形成規(guī)律,且易于管理和利用。卷件融合并不是將卷件對(duì)立起來(lái),而是努力尋求兩者的融合,如從檔案裝訂、檔案編目、檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)檢等角度將卷、件統(tǒng)一起來(lái),或者說(shuō)是取長(zhǎng)補(bǔ)短,達(dá)到檔案保管和利用的目的,只有檔案員能深刻認(rèn)識(shí)“卷件融合”管理的實(shí)質(zhì),才能在檔案工作中游刃有余,從而真正規(guī)范和簡(jiǎn)化檔案整理,也只有檔案管理員在檔案管理中運(yùn)用檔案專(zhuān)業(yè)思維才能進(jìn)行卷件融合創(chuàng)新,也才能真正規(guī)范和簡(jiǎn)化檔案整理規(guī)則。

        2)分門(mén)別類(lèi),準(zhǔn)確理解“卷件融合管理”的整理方式?!傲⒕怼焙汀敖M件”2種整理方式,在整理流程上最大的區(qū)別在于按“卷”整理需要進(jìn)行立卷,也就是將若干份保管期限相同的文件組成一卷,而按“件”整理則無(wú)需組卷,直接將每一份文件作為一件檔案[4]。所以“立卷”“組件”兩種整理方式對(duì)比而言,在整理上工作量截然不同,“立卷”比““組件”多了排序組合、案卷目錄編制、組合裝訂等;在檔案利用上,因“立卷”比“組件”因卷內(nèi)文件邦定裝訂,導(dǎo)致利用上諸多不便,但對(duì)于同一主題檔案大量使用時(shí),“立卷”的優(yōu)越性便得以顯現(xiàn)。因此“卷件融合”還是要對(duì)“卷”“件”有所區(qū)分,何種門(mén)類(lèi)檔案采用何種立卷方式,需要慎重考慮,對(duì)如何進(jìn)行“卷件融合”的整理方式也需要不斷的實(shí)踐,找到更加科學(xué)融合管理模式。

        3)創(chuàng)新方法,充分挖掘“卷件融合管理”的內(nèi)在邏輯。創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動(dòng)力,“檔案整理要適應(yīng)新時(shí)代檔案工作需要,就必須不斷引進(jìn)先進(jìn)技術(shù),不斷創(chuàng)新工作內(nèi)容和模式[5]”如何挖掘“卷件融合”的內(nèi)在邏輯,筆者認(rèn)為運(yùn)用專(zhuān)業(yè)思維和技術(shù)手段,是提高檔案整理的速度和效率的關(guān)鍵,只要深度挖掘?qū)I(yè)與科技的結(jié)合點(diǎn),用理論武裝頭腦,發(fā)揮工匠精神,不僅僅在檔案編目、檔案檢索上能有所創(chuàng)新,在卷件融合的統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)鑒定、檔案利用、檔案編研上都能有所創(chuàng)新,尋求新的工作方法、新的工作模式需要檔案人員不斷的實(shí)踐和摸索,不斷增強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)本領(lǐng)。

        4)強(qiáng)化宣傳,徹底講透“卷件融合管理”的流程步驟。檔案整理的流程和步驟是“卷件融合管理”的外延,如何實(shí)施“卷件融合管理”不僅涉及檔案部門(mén),更涉及檔案形成部門(mén),只有認(rèn)真研究“卷件融合管理”的流程步驟,向檔案形成部門(mén)兼職檔案員說(shuō)清楚講明白,制定各門(mén)類(lèi)檔案整理規(guī)范、流程步驟,解讀好單位“卷件融合管理”的基本原則、分類(lèi)要求、組合排序、裝訂打碼、編制目錄、檢索統(tǒng)計(jì)以及查閱利用等,進(jìn)一步加大“卷件融合管理”的宣傳力度,或通過(guò)制作宣講課件、制作檔案整理流程視頻等,讓“卷件融合管理”在檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用和編研上發(fā)揮重要作用。

        4 結(jié)語(yǔ)

        卷件融合管理是在檔案整理方面提出的新思路,然而卻直接影響了檔案管理的全過(guò)程各方面,對(duì)單位的檔案形成部門(mén)的檔案收集、整理和歸檔和檔案部門(mén)的保管、利用、統(tǒng)計(jì)以及檔案編研等產(chǎn)生一定影響,如何運(yùn)用“卷件融合管理”來(lái)更好的服務(wù)于檔案管理,需要檔案管理員在檔案實(shí)踐中不斷尋求創(chuàng)新,不斷尋求“卷件融合管理”的方式方法,以規(guī)范和簡(jiǎn)化檔案整理規(guī)則為目的,強(qiáng)化檔案工作效率,提高檔案管理水平。

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