陸紫薇

（北京源盛杰信息咨詢有限公司，北京 100000）

檔案與信息管理在項(xiàng)目建設(shè)中發(fā)揮著巨大作用，是項(xiàng)目管理的重要組成部分。項(xiàng)目過(guò)程中形成的檔案更是項(xiàng)目過(guò)程的真實(shí)記錄，對(duì)于項(xiàng)目完工后的結(jié)算、審計(jì)、經(jīng)驗(yàn)反饋起著重要作用，為后續(xù)同類項(xiàng)目的招投標(biāo)及項(xiàng)目管理全過(guò)程均有重要參照作用。

中國(guó)核電工程有限公司化工設(shè)計(jì)院隨著完工項(xiàng)目增多，采用實(shí)時(shí)移交與定期移交相結(jié)合的移交方式，每天均有大量的檔案在歸檔過(guò)程中。對(duì)種類繁雜、項(xiàng)目周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目檔案管理，其中涉及管理性文件、設(shè)計(jì)文件、施工管理文件、質(zhì)量控制文件、驗(yàn)收文件等，原有的人工及EXCEL表格管理方式已不能適應(yīng)大量數(shù)據(jù)的管理，檔案信息化工作亟待進(jìn)一步完善。

1 檔案信息化平臺(tái)夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)

新《檔案法》中要求“檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全”。國(guó)內(nèi)許多科技公司均開發(fā)出了成品檔案管理系統(tǒng)，目前較為流行的主要有紫光檔案、飛揚(yáng)檔案、量子檔案、中信檔案等。針對(duì)R項(xiàng)目已存在大量的檔案文件及與之匹配的清單文件，在檔案信息化平臺(tái)選擇上就需關(guān)注檔案系統(tǒng)的可移植性及導(dǎo)入導(dǎo)出的方便程度，便于快速部署實(shí)施；因市場(chǎng)上檔案系統(tǒng)成熟度偏差較大，故在平臺(tái)選擇上需更關(guān)注檔案系統(tǒng)的配置靈活性，包括檔案屬性靈活設(shè)置能力、報(bào)表自定義打印能力、移交與借閱審批流程自定義能力；關(guān)于涉及敏感信息的檔案，須關(guān)注檔案信息化平臺(tái)對(duì)于用戶權(quán)限設(shè)置的嚴(yán)密性，防止信息泄露；對(duì)于檔案門類復(fù)雜、數(shù)據(jù)條目巨大的化工設(shè)計(jì)院來(lái)說(shuō)，選擇檔案開發(fā)公司規(guī)模較大、售后服務(wù)保障強(qiáng)的軟件公司顯得尤為重要。經(jīng)綜合各方面因素，立足自身檔案管理特點(diǎn)，檔案信息化平臺(tái)將成為企業(yè)檔案管理的便利工具。

2 文檔一體化提升檔案完整性與便捷性

新《檔案法》中要求“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接”。文檔一體化的意義在于文件生產(chǎn)到歸檔全程控制，保證檔案信息收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，使數(shù)據(jù)信息重復(fù)利用，工作效率提高。化工設(shè)計(jì)院自成立之初重視其核心設(shè)計(jì)板塊，對(duì)于設(shè)計(jì)軟件既有二維的設(shè)計(jì)平臺(tái)CAD，又有三維的設(shè)計(jì)平臺(tái)PDS，后期又開發(fā)出OA辦公平臺(tái)，無(wú)論是哪個(gè)平臺(tái)中的文件，均停留在文件處理層面，并未有歸檔過(guò)程，亦未按檔案的系統(tǒng)性要求進(jìn)行分門別類的歸集，導(dǎo)致文件查找極度不便，需多平臺(tái)查詢。在選擇好靈活的檔案信息化平臺(tái)的基礎(chǔ)上，穩(wěn)步推進(jìn)文件管理系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對(duì)接將是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。目前文件系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)接口的方法主要有兩種。一種是文件與檔案系統(tǒng)雙方均提供數(shù)據(jù)接口，文件系統(tǒng)按指定標(biāo)準(zhǔn)格式輸出接口文件，保存在指定路徑下，檔案系統(tǒng)由指定位置讀取，然后放入自己的收集整編庫(kù)中，由檔案專業(yè)人員按檔案分類要求進(jìn)行整編后進(jìn)入正式檔案庫(kù)中，供用戶查詢、利用。另一種方式是文件系統(tǒng)直接讀取檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，將記錄按指定規(guī)則直接寫入檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，屬于較底層的操作。兩種方法各有優(yōu)缺點(diǎn)，第一種方式雙方均需要二次開發(fā)接口模塊，增加開發(fā)成本，數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)需人員操作，加大人員工作量，但此種方式操作安全可靠；第二種方法需文件系統(tǒng)非常熟悉檔案系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，可獨(dú)自完成，只需按照既定規(guī)則直接寫入，無(wú)需檔案人員介入即可完成檔案著錄工作，但此操作風(fēng)險(xiǎn)較大，檔案系統(tǒng)升級(jí)受限，且易導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的崩潰?；ぴO(shè)計(jì)院因要求檔案數(shù)據(jù)萬(wàn)無(wú)一失，故在后續(xù)文檔一體化集成中，將按照文檔雙方各做接口模塊的方式，推進(jìn)文檔一體化進(jìn)程，在保證檔案完整性基礎(chǔ)上，最大限度減少檔案人員著錄工作量。

3 檔案數(shù)字化推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)

新《檔案法》中明確“國(guó)家鼓勵(lì)和支持檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”。檔案管理的數(shù)字化，一方面包括紙質(zhì)檔案、文獻(xiàn)資料的數(shù)字化，照片等圖文資料的數(shù)字化；另一方面包括錄音、錄像等媒體檔案的數(shù)字化。因?yàn)檫@些檔案的性質(zhì)、載體不同，管理上難度大，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法滿足查檔需求。早在2015年，檔案行業(yè)即已發(fā)布了DA/T 31《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。實(shí)現(xiàn)通過(guò)計(jì)算機(jī)可靈活全文檢索、閱讀電子檔案，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平。

化工設(shè)計(jì)院存在上百萬(wàn)件的底圖與設(shè)計(jì)文件，因設(shè)計(jì)院成立初期，檔案意識(shí)不強(qiáng)，雖使用計(jì)算機(jī)繪圖，但卻并未保留、收集其電子版文件，后續(xù)項(xiàng)目參照利用時(shí)，往往需要設(shè)計(jì)人員借閱紙質(zhì)檔案，需要耗費(fèi)設(shè)計(jì)人員及檔案管理專業(yè)人員大量的時(shí)間方可完成一次借閱。后續(xù)工作中，在檔案系統(tǒng)部署完畢后，將開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘷n案，并與檔案系統(tǒng)中檔案條目進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)人員完成線上檔案借閱流程后，由檔案人員直接推送相應(yīng)電子化檔至其工作平臺(tái)，提高借閱效率，提升用戶體驗(yàn)滿意度。此工作的開展，將促進(jìn)歷年檔案全部數(shù)字化進(jìn)入檔案系統(tǒng)，并結(jié)合文檔一體化工作，后續(xù)產(chǎn)生電子文件及元數(shù)據(jù)將通過(guò)接口文件，全部保存于檔案系統(tǒng)中。歷年檔案數(shù)字化與文檔一體化兩方面相互配合，將實(shí)現(xiàn)化工設(shè)計(jì)院檔案的全數(shù)字化管理，逐步向數(shù)字檔案館邁進(jìn)。

4 打通化工設(shè)計(jì)院與公司間檔案的互聯(lián)互通搭建檔案共享平臺(tái)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景下，技術(shù)革命顛覆了人們的認(rèn)識(shí)觀念和行為模式，檔案資源能否共享互通，首先在思想理念上已經(jīng)趨于共識(shí)，無(wú)論員工還是領(lǐng)導(dǎo)，普遍認(rèn)為檔案資源共享互通是必要的、可 行的。

實(shí)現(xiàn)檔案資源共享與互通，就要為檔案的管理制定明確、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享與互通的基礎(chǔ)和前提。目前中國(guó)核電工程公司在檔案管理中還尚未完全形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，“各自為政”的現(xiàn)象比較突出，下屬各設(shè)計(jì)院檔案管理水平參差不齊。要實(shí)現(xiàn)檔案資源共享與互通，須盡快打破管理上分散的狀態(tài)，整合成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范性的檔案模式。

實(shí)現(xiàn)檔案資源共享與互通，一要在公司層面建立科學(xué)、完善的檔案管理體系，應(yīng)用現(xiàn)代檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用技術(shù)、檔案法的有關(guān)規(guī)定等來(lái)規(guī)范各設(shè)計(jì)院的檔案管理工作；二要在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)著力打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，經(jīng)過(guò)專門培訓(xùn)的檔案管理人員掌握最先進(jìn)的檔案管理方式，以滿足檔案管理需要，最終實(shí)現(xiàn)各設(shè)計(jì)院與公司本部檔案資源的共享與互通。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在新《檔案法》的指導(dǎo)及要求下，利用現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，慎重選擇檔案管理平臺(tái)，穩(wěn)步推進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的集成，逐步開展歷年檔案數(shù)字化，按類型分階段打通化工設(shè)計(jì)院與公司間的檔案互聯(lián)互通，將極大提升化工設(shè)計(jì)院的檔案管理水平，將使檔案管理水平上升到一個(gè)新的高度。