曾媛媛

（霞浦縣數(shù)據(jù)信息和重點(diǎn)項(xiàng)目服務(wù)中心，福建 寧德 355100）

機(jī)關(guān)的檔案管理工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜和系統(tǒng)的工作，傳統(tǒng)的檔案管理模式通常是人工完成的，不僅效率低，而且還經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失和損壞問(wèn)題，因此，新時(shí)期機(jī)關(guān)必須加強(qiáng)檔案的管理工作，可以引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)來(lái)管理檔案，推動(dòng)其朝著現(xiàn)代化和科學(xué)化的方向發(fā)展。

1 現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案管理中面臨的困境分析

1.1 沒(méi)有制定科學(xué)化的管理制度

科學(xué)完善的管理制度，不僅有助于提高檔案管理工作的效率，同時(shí)利用制度的約束，還可以督促檔案管理人員嚴(yán)格遵守相關(guān)的制度，防止責(zé)任不清以及消極懶惰現(xiàn)象的發(fā)生，但是根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究顯示，當(dāng)前機(jī)關(guān)部門(mén)在檔案管理過(guò)程中仍舊存在較多的問(wèn)題[1]。例如，檔案管理制度在內(nèi)容上同質(zhì)化較為嚴(yán)重，大部分的檔案管理部門(mén)在制定相關(guān)的檔案管理工作時(shí)，沒(méi)有結(jié)合本部門(mén)的實(shí)際情況，而是直接照搬其他部門(mén)的管理制度，制度缺乏針對(duì)性，往往流于形式，不僅無(wú)法提高工作效率，而且沒(méi)有發(fā)揮對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督和管理作用。

1.2 沒(méi)有科學(xué)管理現(xiàn)代化信息系統(tǒng)

為了促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作的科學(xué)化管理，大部分的檔案管理部門(mén)均引進(jìn)了現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，但是為了充分發(fā)揮其作用，工作人員必須定期維護(hù)和更新檔案管理系統(tǒng)，但是這往往需要耗費(fèi)一定的人力和物力，再加上部分機(jī)關(guān)檔案的管理人員對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度不足，沒(méi)有拿出專(zhuān)門(mén)的資金用于系統(tǒng)的維護(hù)，致使新舊系統(tǒng)之間無(wú)法兼容，無(wú)法充分發(fā)揮其作用，不利于檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。

1.3 檔案業(yè)務(wù)文件的制定仍需完善

提高機(jī)關(guān)檔案管理的水平，除了需要增強(qiáng)檔案員的工作水平外，還應(yīng)該做好機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)文件的編制工作，這是由于機(jī)關(guān)科室較多，再加上檔案員的流動(dòng)性較強(qiáng)，僅僅憑借日常的培訓(xùn)是難以提升檔案管理水平的，而且令專(zhuān)業(yè)檔案員進(jìn)行手把手的教也不現(xiàn)實(shí)，因此，可以將機(jī)關(guān)檔案管理的相關(guān)技能整理成文件，便于新手檔案員進(jìn)行學(xué)習(xí)，但是根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)顯示，當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案編制中存在文檔范圍不全面，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)重要文件丟失以及文件條目表達(dá)不準(zhǔn)確等問(wèn)題，嚴(yán)重影響文件檔案的價(jià)值。

2 促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作科學(xué)化發(fā)展的具體路徑分析

2.1 逐步完善檔案管理相關(guān)的制度

為了促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作朝著科學(xué)化的方向發(fā)展，首先，機(jī)關(guān)部門(mén)應(yīng)該逐步完善檔案管理制度，明確劃分好工作人員的權(quán)責(zé)范圍，只有建立科學(xué)合理的管理制度，才能令工作人員按照制度開(kāi)展工作。例如，機(jī)關(guān)部門(mén)可以建立領(lǐng)導(dǎo)或者主管領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)責(zé)制，由各個(gè)科室的負(fù)責(zé)人對(duì)本科室的檔案負(fù)責(zé)，可以將檔案的歸檔工作納入各個(gè)科室的責(zé)任目標(biāo)中，確保檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)還可以利用制度規(guī)定好，檔案管理的程序，要求各個(gè)科室必須做好文件的收發(fā)和管理，并且在文件整理好之后還應(yīng)該定好題目，編輯好目錄，做好日常工作的管理，才能提高檔案管理工作的質(zhì)量。其次，相關(guān)的管理人員還應(yīng)該增加資金的投入，配備良好的硬件設(shè)施，為閱覽人員提供良好的條件。除此之外，由于機(jī)關(guān)檔案中隱藏著大量有價(jià)值的信息，只有充分發(fā)揮其價(jià)值，才能夠彰顯檔案管理工作的價(jià)值，轉(zhuǎn)變其他工作人員對(duì)于檔案工作者的看法，因此工作人員應(yīng)該充分挖掘檔案的價(jià)值，例如，由于機(jī)關(guān)工作人員有編寫(xiě)本單位重要事跡的傳統(tǒng)，這是可以令其他工作人員了解機(jī)關(guān)活動(dòng)的重要方式，因此，檔案管理人員就可以根據(jù)工作人員的查閱記錄，掌握其需求，為編寫(xiě)人員提供良好的信息資料。

2.2 利用現(xiàn)代化的手段管理檔案

為了增強(qiáng)檔案管理效率，必須加快檔案管理工作的信息化進(jìn)程，機(jī)關(guān)管理人員應(yīng)該增加資金的投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的搜索和儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理。因此，檔案工作人員首先應(yīng)該建立起檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)，令檔案管理工作更加科學(xué)化和信息化。例如，可以讓檔案管理人員加入到OA系統(tǒng)的研發(fā)中，然后根據(jù)其需求調(diào)整設(shè)計(jì)，如在系統(tǒng)內(nèi)增加檔案收集和整理功能，從而實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化收集、整理和歸檔，令辦公自動(dòng)化和軟件管理軟件有機(jī)整合起來(lái)，提高檔案管理水平。其次，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)具有儲(chǔ)存數(shù)據(jù)多和搜索速度快的特點(diǎn)，因此工作人員應(yīng)該利用好自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案的科學(xué)化管理。另外，管理人員還需要增加資金的投入，定期更新和維護(hù)系統(tǒng)，可以邀請(qǐng)技術(shù)人員為本部門(mén)的工作人員培訓(xùn)相關(guān)的知識(shí)，令其熟練掌握操作方法，不僅能夠提升工作質(zhì)量和效率，而且還有助于更好地進(jìn)行檔案管理工作。最后，在科學(xué)化管理檔案的過(guò)程中，還應(yīng)該嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，必須按照統(tǒng)一的規(guī)范和格式存儲(chǔ)檔案，同時(shí)不斷健全檔案安全管理體系，充分保障數(shù)據(jù)信息的安全性，防止信息泄漏。

2.3 制定完善的機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)文件

由于編制文件的質(zhì)量直接決定著機(jī)關(guān)檔案管理的水平，因此，需要做好三個(gè)重要檔案業(yè)務(wù)的編制。首先，應(yīng)該嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案局發(fā)布的通知，通過(guò)行政的方式將各個(gè)機(jī)關(guān)屬于本單位編制的文件資料的歸檔范圍以及檔案保存期限予以規(guī)定，同時(shí)經(jīng)由上級(jí)檔案行政部門(mén)進(jìn)行審批，例如，嚴(yán)格遵守相關(guān)的管理規(guī)定，將機(jī)關(guān)內(nèi)部人員調(diào)動(dòng)的介紹信、保安記錄以及接待工作方案和合同等也需要編制到歸檔范圍，各個(gè)單位在確定檔案編制范圍時(shí)，必須要準(zhǔn)確把握好國(guó)家檔案局第8號(hào)令，務(wù)必保證檔案編制范圍要系統(tǒng)全面，避免有所疏漏，同時(shí)規(guī)定好文件的保存期限，如分為永久保存、30年和10年的，如對(duì)于一些政策性的法規(guī)以及機(jī)關(guān)開(kāi)展的重要活動(dòng)，如會(huì)議以及大型比賽等文件，需要將其永久保存。其次，做好檔案分類(lèi)業(yè)務(wù)的編制工作，由于檔案分類(lèi)的目的是為整個(gè)機(jī)關(guān)檔案構(gòu)建一個(gè)基礎(chǔ)性的分類(lèi)，為檔案管理提供指導(dǎo)，因此，在編制還業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，必須要注重科學(xué)性和合理性，可以根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)以及彼此之間的聯(lián)系來(lái)進(jìn)行分類(lèi)，例如，在具體的分類(lèi)過(guò)程中，同類(lèi)文件需要堅(jiān)持排他性，即同類(lèi)文件的內(nèi)容不能存在交叉，其相互之間的界線要清楚明確，不能存在混淆的現(xiàn)象，同時(shí)分類(lèi)還要簡(jiǎn)潔明了，避免過(guò)于繁瑣。如，可以按照文書(shū)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、會(huì)計(jì)以及人事等進(jìn)行分類(lèi)。最后，必須編制好檔案整理工作流程，由于檔案員的流動(dòng)性加強(qiáng)，因此，通過(guò)編制檔案工作整理流程，可以幫助新檔案員可以迅速上手，提高工作效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，科學(xué)化地管理機(jī)關(guān)檔案，不僅有助于提高工作效率，同時(shí)還能夠保障機(jī)關(guān)各個(gè)部門(mén)之間正常開(kāi)展工作，因此，相關(guān)的工作人員必須重視檔案的科學(xué)化管理工作，增強(qiáng)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，同時(shí)主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，引進(jìn)現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作朝著科學(xué)化和高效化的方向發(fā)展。