夏興娣

（海安市行政審批局，江蘇 海安 226600）

計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展給人們的生活、工作帶來了一定的影響，會計檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理經(jīng)營的一個重要組成部分，更應(yīng)該時代發(fā)展趨勢，盡快實現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位會計檔案的數(shù)字化管理，這也是會計檔案自身發(fā)展不可忽視的一個需要。機(jī)關(guān)會計檔案的數(shù)字化管理為盡快實現(xiàn)無紙化辦公提供了條件，傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔不易搜索、保存，當(dāng)需要調(diào)取信息時，通常都需要花費大量的時間、人力搜索，但是借助數(shù)字化技術(shù)對機(jī)關(guān)會計檔案進(jìn)行，不僅能夠顯著提高檔案管理的工作效率，還可以保障各項數(shù)據(jù)資料的完整性，加強(qiáng)數(shù)據(jù)資料的私密性，防止核心資料被泄漏，尤其是會計檔案關(guān)系到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財務(wù)往來，能夠反映單位經(jīng)濟(jì)流通的一個極其重要的憑證，更應(yīng)該重視對其私密性與完整性的保護(hù)。

1 機(jī)關(guān)會計檔案管理的現(xiàn)狀

會計檔案主要指機(jī)關(guān)以及企事業(yè)單位或是其他社會組織的財務(wù)管理部門以及財會專業(yè)人員在各項經(jīng)濟(jì)活動中直接制作或者是根據(jù)一定規(guī)定保存、以備查找的會計憑證、企業(yè)事業(yè)單位的財務(wù)報表以及會計賬簿等會計核算材料，其中還包含會計信息化之后的存儲文件、磁帶或是打印出來的記賬憑證、企業(yè)財務(wù)報表等等。通常機(jī)關(guān)會計檔案管理都是嚴(yán)格按照獲取原始憑據(jù)——憑證記賬——登記賬簿——形成報表——整理歸檔這一流程進(jìn)行，但是自從改革開放以來，隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，電算化會計檔案管理也逐漸出現(xiàn)，記賬憑證、財務(wù)賬簿等都是受點劃算會計檔案的影響而逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理模式，就連財政表都可以通過在財務(wù)軟件中導(dǎo)出excel表格，然后根據(jù)不同的條件進(jìn)行查詢，非常便捷，但是原始憑證以及檔案管理還沒有完全實現(xiàn)數(shù)字化管理，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的原始憑證依舊是以紙張的形式粘貼在記賬憑證后面，在實際生活中，更多的機(jī)關(guān)單位會計檔案的管理依舊是以紙質(zhì)文檔的形式保管在檔案室，在工作中會計資料因為紙質(zhì)文檔的不易管理而無法實現(xiàn)信息共享，這些都將會對會計檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)造成一定程度的影響。

為了能夠確保會計原始文檔的真實性、完整性，采用紙質(zhì)文檔的形式進(jìn)行保管其實是最好的選擇，紙質(zhì)的會計檔案不容易被篡改，更能夠保證其真實性，但是隨著社會的進(jìn)步以及科技的發(fā)展，紙質(zhì)的會計原始檔案給會計檔案的管理帶來了一些麻煩。紙質(zhì)檔案隨著時間的發(fā)展更容易被損壞，出現(xiàn)殘缺的可能，而且紙質(zhì)會計檔案無法和記賬憑證的電子化相結(jié)合，在眾多的檔案中翻找需要的檔案可能會浪費大量的時間，加大資料查詢的困難。紙質(zhì)會計檔案保存的成本比較大，并且與數(shù)字化不相符，不能滿足當(dāng)前信息時代的要求。一部分機(jī)關(guān)會計檔案管理依舊采用之前的管理方式，把單位主要財務(wù)往來的會計憑證、賬本以及其他的財務(wù)信息全部都有專門的檔案管理人員進(jìn)行信息保存，在日常工作中也主要是借助人力進(jìn)行會計檔案的借閱、查詢、保存以及銷毀等工作。單位沒有創(chuàng)建專門的會計檔案管理數(shù)據(jù)庫，需要專門的人員事先利用電腦進(jìn)行查找之后才能夠繼續(xù)在檔案資料室查找會計的原始憑證以及其他的相關(guān)信息，這一工作往往都需要花費大量的時間與精力，給機(jī)關(guān)會計檔案的管理帶來了很大的不便，嚴(yán)重阻礙了機(jī)關(guān)會計檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。除此之外，會計檔案的重要意義以及機(jī)關(guān)單位的獨特性也對機(jī)關(guān)會計檔案的管理提出了更為嚴(yán)格的要求，會計原始憑證的紙質(zhì)化管理方式導(dǎo)致其無法與錄入電腦的會計檔案資料進(jìn)行實現(xiàn)共享，并且會計檔案資料的保密性導(dǎo)致在數(shù)字化應(yīng)用中也過于強(qiáng)調(diào)會計檔案在使用時保密，最終使得機(jī)關(guān)會計檔案的憑證以及參考作用難以得到完全 的發(fā)揮。

2 機(jī)關(guān)會計檔案數(shù)字化管理中存在的問題

2.1 相關(guān)軟硬件設(shè)備配備不足

在機(jī)關(guān)會計檔案數(shù)字化管理中存在的一個重要問題就是相關(guān)設(shè)施不完善。軟硬件設(shè)施配備不足嚴(yán)重阻礙了機(jī)關(guān)會計單位的數(shù)字化管理進(jìn)程，尤其是當(dāng)前市場中會計軟件質(zhì)量參差不齊，如果沒有選擇合適的軟硬件設(shè)施，也將會對會計檔案的安全性造成一定的影響。在會計檔案數(shù)字化管理的軟件方面，當(dāng)前大多數(shù)單位使用的電算化軟件不具備記賬憑證附件資料的存儲管理功能，導(dǎo)致利用計算機(jī)設(shè)備核算出來的數(shù)據(jù)與原始憑證附件是分開的，實際上原始會計附件資料是不可以和記賬憑證保存在一起，這樣極可能出現(xiàn)原始文檔的丟失、破壞等問題。在會計檔案數(shù)字化管理的硬件方面，實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化管理必不可少的就是信息收集設(shè)備、信息保存設(shè)備、信息利用設(shè)備等等硬件設(shè)備，但是在實際上大多數(shù)單位連基本的硬件設(shè)備都無法配備完善，并且會計檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)還沒有完善，無法實現(xiàn)會計檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享的需要。健全設(shè)備是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基本條件，因此，實現(xiàn)機(jī)關(guān)會計檔案數(shù)字化管理首要解決問題就是軟硬件設(shè)備的配備問題。

2.2 安全性無法得到保障

在實現(xiàn)機(jī)關(guān)會計檔案數(shù)字化管理的同時我們需要考慮到會計檔案信息的安全性問題。假如用戶沒有選擇合適的防火墻或是其他保護(hù)性軟件，很容易出現(xiàn)服務(wù)器崩潰的情況，導(dǎo)致相關(guān)會計檔案信息丟失，而且會計檔案管理系統(tǒng)在實際的操作中也可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)的混亂、篡改或是泄露的情況。比如說機(jī)關(guān)單位將近期的財務(wù)經(jīng)濟(jì)記錄全部都存放在同一個文檔中，一旦光盤丟失或者被惡意盜取，將會導(dǎo)致所有會計檔案資料都無法再次獲取，造成極大損失。另一方面，因為機(jī)關(guān)會計檔案數(shù)字化建設(shè)是以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)進(jìn)行的，在這種情況下，借助計算機(jī)設(shè)備對會計檔案信息進(jìn)行刪減或是其他改動都是非常容易的，并且通常情況下都無法被人發(fā)現(xiàn)，尤其是一部分商業(yè)軟件的存在可以為用戶提供修改往年單位賬目的舞弊行為，將會導(dǎo)致單位的財務(wù)管理出現(xiàn)重要問題。機(jī)關(guān)會計檔案數(shù)字化管理的安全問題是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)進(jìn)程中的一個重要問題，所以在機(jī)關(guān)會計檔案數(shù)字化管理中一定要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，否則將會對單位的財務(wù)管理造成重要影響。

2.3 基礎(chǔ)管理欠缺

機(jī)關(guān)單位在會計檔案的基礎(chǔ)管理上也存在著諸多問題。受會計檔案信息冗雜性的影響，會計檔案信息在進(jìn)行整理的時候極易出現(xiàn)分類不正確、更新不及時、相關(guān)資料尋找困難以及檔案信息資料無法得到充分利用等問題，這主要是因為會計檔案的管理不規(guī)范。尤其是大多數(shù)單位的檔案管理人員都是年齡較大的人，他們對于新事物的接受能力普遍偏低，甚至根本不會使用計算機(jī)，更不必說利用計算機(jī)制作賬簿，檔案管理人員的個人的計算機(jī)操作能力也是阻礙會計檔案數(shù)字化管理的一個重要問題。建立健全會計檔案管理制度，完善基礎(chǔ)管理制度，促使會計檔案實現(xiàn)規(guī)范化、制度化管理的目標(biāo)，這也是當(dāng)前機(jī)關(guān)會計檔案數(shù)字化管理中需要考慮的問題。

3 信息時代機(jī)關(guān)會計檔案的數(shù)字化管理方式

3.1 加快配備相關(guān)軟硬件設(shè)施

健全的軟硬件設(shè)施是實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化管理的基本要求，為機(jī)關(guān)會計檔案管理的數(shù)字化打下了堅實的基礎(chǔ)，同時也是會計檔案信息能夠充分發(fā)揮作用的前提條件。信息化背景下，智能化財務(wù)管理軟件的出現(xiàn)能夠顯著提升會計人員的工作效率，實現(xiàn)了紙質(zhì)會計文檔到數(shù)字化方向的轉(zhuǎn)變，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化文檔更容易進(jìn)行管理，比如說其中的總賬管理、報表管理以及資產(chǎn)管理等會計模塊的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，能夠顯著減少會計人員在信息錄入、報表制作方面的時間，給工作人員的工作帶來了極大的方便。硬件設(shè)備作為財務(wù)管理軟件的載體，其質(zhì)量的高低將會直接影響到軟件的應(yīng)用，因此機(jī)關(guān)單位更應(yīng)該加快財務(wù)管理硬件設(shè)施建設(shè)，盡可能確保資金投入能夠滿足軟硬件設(shè)施建設(shè)的基本需要，同時還需要引入新技術(shù)、新設(shè)備以及國外新的管理經(jīng)驗，創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，加大對機(jī)關(guān)會計檔案數(shù)字化建設(shè)力度。

3.2 完善管理制度，提升保密性

數(shù)字化背景下，機(jī)關(guān)會計檔案有多種存儲形式，如何加強(qiáng)其保密性成為會計檔案數(shù)字化管理的一個重要問題。一方面，建立健全會計檔案管理制度，嚴(yán)格要求檔案管理人員在進(jìn)行文件存檔時明確存檔的范圍，嚴(yán)格按照規(guī)定的分類要求進(jìn)行存檔，盡可能避免出現(xiàn)由于操作不當(dāng)導(dǎo)致重要會計文檔信息丟失的問題。除此之外，為了保證會計檔案的安全性，最好對檔案管理人員進(jìn)行責(zé)任劃分，一旦出現(xiàn)問題，確保能夠?qū)⒇?zé)任落實到個人，能夠有效降低文檔被惡意破壞的可能性。另一方面，單位需要每隔一段時間就對檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)，避免出現(xiàn)由于病毒植入或是被黑客惡意襲擊導(dǎo)致文檔丟失的情況，尤其是對于安全性要求比較高的會計文檔可以通過設(shè)置多層加密或是刻制成加密光盤的方式對其進(jìn)行保密處理，從而提升會計檔案的保密性。

3.3 引入現(xiàn)代管理模式

伴隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在會計檔案管理中的應(yīng)用與財務(wù)共享模式的創(chuàng)建，會計檔案的管理也需要順應(yīng)時代發(fā)展的趨勢，實現(xiàn)會計檔案信息的共享。第一，對檔案管理人員需要具備基礎(chǔ)的計算機(jī)操作技術(shù)，單位還需要對其定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，以便于提升檔案的管理效率。第二，通過創(chuàng)建單位——銀行——國家結(jié)算中心的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在單位經(jīng)濟(jì)來往中統(tǒng)一使用銀行卡、電子支票等電子憑證，任何交易全部都嚴(yán)格根據(jù)這一憑證進(jìn)行，最終證明也是以銀行出示的電子憑據(jù)為準(zhǔn)，保證資金往來的真實性，通過建立集中管理模式最終實現(xiàn)會計檔案資料共享的目的。

4 結(jié)束語

企業(yè)會計檔案管理是檔案學(xué)學(xué)科中綜合性較強(qiáng)、涉及范圍較廣的研究領(lǐng)域。隨著人們生活節(jié)奏的不斷加快以及數(shù)字化進(jìn)程的推動，每時每刻都有大量的信息在流轉(zhuǎn)，越來越多的企業(yè)與事業(yè)單位開始嘗試通過引入信息技術(shù)對單位的人事檔案信息進(jìn)行信息化管理，今后我國會計檔案在管理時可能更多的是依靠數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，因此機(jī)關(guān)單位盡快實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化管理已經(jīng)刻不容緩。