朱 光
(宜昌市夷陵區(qū)城建檔案館,湖北 宜昌 443100)
目前,城市的發(fā)展速度是一天比一天在加快,城市的數(shù)量與規(guī)模也在與日俱增,推動(dòng)了城市化的建設(shè),智慧城市成為社會(huì)的主旋律。基于這樣的情況下,城建檔案管理就突出了它的重要性。然而,城市化建設(shè)進(jìn)程的快速前進(jìn),工程數(shù)量增加的同時(shí),對(duì)其提出的標(biāo)準(zhǔn)與要求也有所上升,這為城建檔案管理工作增添了較大的困難。城建檔案管理工作是一個(gè)較繁瑣、復(fù)雜的工作,因此,相關(guān)部門要團(tuán)結(jié)一致,密切配合,把自身的優(yōu)勢(shì)充分地發(fā)揮出來,進(jìn)而推動(dòng)城建檔案管理的長期、穩(wěn)定發(fā)展。
從宏觀角度來講,智慧城市背景下城建檔案管理的創(chuàng)新要結(jié)合多方面來進(jìn)行,特別是在具體的工作過程中,要對(duì)其管理方式做出創(chuàng)新改革,若是還運(yùn)用傳統(tǒng)的思維方法,就不能取得高效的成果,并且會(huì)帶來一定的阻礙作用。所以,在對(duì)城建檔案管理的硬件設(shè)施進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候,要與智慧城市的發(fā)展特征和發(fā)展方向相結(jié)合,進(jìn)行全面地分析與研究,做出完善。這樣做有利于更好地處理系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題,并依照正確的方法來進(jìn)行整改,不會(huì)帶來不必要的麻煩,也不會(huì)產(chǎn)生新的問題[1]。首先,智慧城市背景下城建檔案硬件的建設(shè),有利于對(duì)存儲(chǔ)設(shè)施的進(jìn)一步拓展。傳統(tǒng)的存儲(chǔ)設(shè)備在速度上就比較緩慢,在功能上也跟不上時(shí)代的發(fā)展速度與需求,并且潛在的危險(xiǎn)系數(shù)較高,不能夠?yàn)槿值陌l(fā)展做出應(yīng)盡的義務(wù),所以,要加強(qiáng)對(duì)云存儲(chǔ)設(shè)備的應(yīng)用,對(duì)智慧背景下的城建檔案管理的相關(guān)信息和數(shù)據(jù)資料做好存儲(chǔ),加強(qiáng)各個(gè)功能的完善力度,增強(qiáng)其綜合使用能力,進(jìn)而取得理想的效果。其次,在硬件設(shè)施的建設(shè)方面還要保證它的協(xié)調(diào)性?,F(xiàn)代的硬件設(shè)施在功能上是無可挑剔的,但是在維護(hù)和檢修方面卻存在著很多的不足。結(jié)合智慧城建檔案管理的特點(diǎn),總結(jié)出了一些規(guī)律,如在運(yùn)用硬件設(shè)施的過程中,要對(duì)其進(jìn)行定期的檢查與維護(hù),檢查安全隱患,并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行解決,這樣可以大大提高硬件的使用效率,延長硬件的使用壽命,對(duì)智慧城建檔案管理的發(fā)展提供了保障。
隨著我國的改革開放和新時(shí)代的到來,我國的智慧城市背景下的城建檔案管理也漸漸地走上了正規(guī)化,對(duì)以前很多的欠缺地方也有了很大的提高。然而,要想使城建檔案管理更加地趨于信息化,這就需要在軟件體系上進(jìn)行優(yōu)化,這樣有利于能更加有效地處理突發(fā)狀況和特殊事件,進(jìn)而可以達(dá)到預(yù)期的效果[2]。首先,在軟件體系的設(shè)置和建設(shè)方面,要循序漸進(jìn)地進(jìn)行,不能盲目地進(jìn)行,要對(duì)以往的成功例子加以分析和研究,對(duì)失敗的例子進(jìn)行剖析,找到失敗的原因,再結(jié)合其他方面,運(yùn)用科學(xué)合理的方法進(jìn)行優(yōu)化與革新,這樣使紙質(zhì)版到電子版有一個(gè)過渡,提供更多的理論依據(jù)。比如,對(duì)軟件進(jìn)行編輯的過程中,要對(duì)編輯方法、操作技術(shù)、軟件功能等進(jìn)行拓展,與智慧城市背景下城建檔案管理的發(fā)展要求與發(fā)展方向相結(jié)合,來完成建設(shè)工作,并且對(duì)軟件的安全性能也要提升,引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),建立一個(gè)具有先進(jìn)性的軟件體系,進(jìn)而 促進(jìn)以后工作的順利展開,達(dá)到預(yù)期的理想效果。其次,在軟件的操作運(yùn)用方面,要對(duì)不同的崗位做出不同的職責(zé)與權(quán)限。比如,智慧城市背景下檔案的管理,需要各個(gè)崗位的密切配合,特別是在城建檔案在進(jìn)行更新的時(shí)候,不可以再運(yùn)用傳統(tǒng)的全體停機(jī)狀態(tài)下進(jìn)行更新,要提前給出通知與提醒,分批分期的進(jìn)行完成,在輸入、刪除、調(diào)整的過程中,要持續(xù)保持軟件的多樣化特點(diǎn),在處理各類問題的時(shí)候要具有綜合性,從而做好提升與鞏固,為以后城市檔案的管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),為取得更好的成績做好鋪墊。
在當(dāng)代的城市檔案管理方式下,相關(guān)的工作人員要從檔案管理的信息化方面著手對(duì)城市檔案建設(shè)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。完善城建檔案的信息數(shù)據(jù)庫,進(jìn)而完成向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。城建檔案具有多元化的特點(diǎn),如圖片信息、文字等,在進(jìn)行信息化整理的過程中,要運(yùn)用數(shù)字掃描的方法轉(zhuǎn)換為電子存檔[3]。在對(duì)城建檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的過程中,相關(guān)的工作人員要特別注意檔案的保密性,并加以區(qū)分保密等級(jí)。除此之外,對(duì)檔案中存在的圖片大小不一和文字密度不同的情況,在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)也要分開來掃描。在對(duì)城建檔案的基礎(chǔ)信息完成轉(zhuǎn)換后,相關(guān)的工作人員要建立專業(yè)的城建檔案數(shù)據(jù)庫,為以后城建檔案管理提供可靠的理論依據(jù)。相關(guān)管理人員也要秉持新的管理觀念,在先進(jìn)技術(shù)的支持下對(duì)城建檔案進(jìn)行高效地管理,建立數(shù)字化管理方式工,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。
在以前的城建檔案管理方式中,還沒有先進(jìn)的數(shù)據(jù)信息管理方法,所以在管理的過程中受到很多因素的約束,如管理理念和相關(guān)工作人員的自身素質(zhì)等,因此在管理的過程中很容易出現(xiàn)人為失誤。而在智慧城市背景下的城建信息檔案管理方式中,城建檔案管理在工作效率得到了很大的提升,大大降低了人為失誤導(dǎo)致信息錯(cuò)誤的概率。
城建檔案管理工作有保障城建工作的規(guī)范性與科學(xué)性,換句話說,也就是在開展城建的過程中要以城建檔案為大前提[4]。在智慧城市的背景下,城建檔案管理觀念得到了應(yīng)用與推廣,這就更加突顯出了城建檔案管理的重要性,在很大程度上也為城市建設(shè)工作提供了更加有利的后備儲(chǔ)蓄力量。
在當(dāng)代城建檔案管理的新形勢(shì)下,對(duì)檔案管理已經(jīng)不是傳統(tǒng)的單一性,不再是關(guān)注施工中的信息,而是對(duì)城市建設(shè)工作進(jìn)行整體的預(yù)測(cè)和控制,包括輸出成本等等,具有很強(qiáng)的兼容性、科學(xué)性與前瞻性,不但保障了城市建設(shè)工作的長期穩(wěn)定發(fā)展,還在一定程度上降低了城市建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù),為企業(yè)節(jié)省了大量的人力、物力、財(cái)力,節(jié)約了成本,提高了經(jīng)濟(jì)效益。
綜上所述,城建檔案管理在城市的建設(shè)與發(fā)展起著舉足輕重的作用,要積極地進(jìn)行城建檔案管理工作,運(yùn)用科學(xué)的技術(shù)手段與先進(jìn)的管理理念作為指導(dǎo)思想,加強(qiáng)城建檔案的監(jiān)管力度,提高服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)效率,把城建檔案的優(yōu)勢(shì)最大程度地發(fā)揮出來,為我國的城市建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。