楊暉

摘 要：在機關(guān)單位的日常運營期間，文書檔案管理工作是一項重要的工作，對于文書檔案的保存和管理有利于機關(guān)單位管理工作的開展。基于此，便需要給予該項工作高度重視，在文書檔案管理工作中投入更多的精力，細化分析其中所存在的問題，針對性定制改善措施，確保機關(guān)單位文書檔案管理工作被更加優(yōu)質(zhì)的完成。

關(guān)鍵詞：信息化背景;文書檔案;管理工作

當前，伴隨著我國計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡通信技術(shù)的不斷發(fā)展，我國社會開始逐漸進入到信息化時代，在此時代模式下，將信息技術(shù)與文書檔案管理工作相結(jié)合便可以有效提升文書檔案管理工作的質(zhì)量，同時在進行歸檔、查找檔案期間的效率也可以有效提升，確保文書檔案管理工作質(zhì)量更佳。然而，在當前文書檔案管理工作中還存在部分問題，這些問題在一定程度上使文書檔案管理工作受到局限，所以，便需要對于其中的問題做出系統(tǒng)性的分析與探索，隨后針對其中的問題來定制改善措施，從而全方位保證文書檔案管理工作的質(zhì)量。

1 信息化背景下文書檔案管理工作中存在的問題分析

1.1 缺乏監(jiān)督機制

在當前信息化背景下，文書檔案管理工作中缺乏監(jiān)督機制便是其中最為重要的一項問題，同時該問題也對于文書檔案管理工作具有較大影響。在實際工作期間，雖然有部分機關(guān)單位已經(jīng)開展了文書檔案信息化管理工作，但是在該項工作中卻并未給予該項工作一定的重視，并且在該項工作中缺乏必要的監(jiān)督手段，這種情況的出現(xiàn)便導致機關(guān)單位文書檔案管理工作受到影響，若是工作人員在工作期間出現(xiàn)問題，會由于監(jiān)督不當而導致問題持續(xù)存在，從而致使文書檔案管理工作的質(zhì)量受到影響，降低機關(guān)單位中文書檔案管理工作實效性。

1.2 信息化管理存在局限

在機關(guān)單位文書檔案信息化管理工作中，雖然已經(jīng)有部分機關(guān)單位開展了文書檔案信息化管理工作，同時配備了相應的信息化設(shè)備，但是，由于管理水平較低同樣會造成機關(guān)單位文書檔案管理工作實效性較低的問題。在此期間，由于工作人員受到傳統(tǒng)思想的束縛，或者是部分工作人員的思想水平并沒有達到相應的信息化文書檔案管理工作要求，從而致使信息化設(shè)備無法被充分利用[1]。例如：文書檔案管理工作中，若是想要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子數(shù)據(jù)檔案，對管理工作人員的工作素質(zhì)具有較高的要求，只有在工作人員的工作技能較高的情況下才能夠更加優(yōu)質(zhì)的完成該項工作。而在實際工作期間，往往都會由于工作人員的專業(yè)技能有限而影響到整體機關(guān)單位文書檔案信息化管理工作，從而致使該項工作的實效性受損。

1.3 文書檔案管理工作保密程度較低

機關(guān)單位文書檔案管理工作保密程度較低也是其中一項重要的問題，在該項工作中，為了實現(xiàn)文書檔案管理工作信息化，便需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，但是在檔案轉(zhuǎn)變的過程中便有可能會出現(xiàn)相關(guān)信息被篡改的問題，同時電子數(shù)據(jù)存在的形式也比較容易發(fā)生變化。針對于電子數(shù)據(jù)檔案來說，其在修改方面相對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說比較容易，所以會導致電子檔案的數(shù)據(jù)真實程度較低。除此之外，文書檔案在一般情況下并不是由一個部分組成，大部分都是包含不同部門之間的信息，若是工作人員需要對于不同部門之間檔案進行匯總整理，便會導致檔案的保密程度降低。

2 信息化背景下文書檔案管理工作的有效策略

2.1 強化文書檔案管理工作監(jiān)督

在文書檔案管理工作中，若是想要有效提升該項工作的實效性，首先要做的一項工作便是強化文書檔案管理工作監(jiān)督，這樣才可以確保文書檔案管理中作中的各個環(huán)節(jié)受到監(jiān)督和轄制，以保證整體文書檔案管理工作的質(zhì)量。在實際工作期間，可以在機關(guān)單位中成立文書檔案信息化管理監(jiān)督小組，由監(jiān)督小組定期或者是不定期的對于文書檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)做出監(jiān)督與抽檢，防止在該項工作中存在紕漏之處，一旦發(fā)現(xiàn)在其中出現(xiàn)問題，便需要立即上報機關(guān)單位，隨后由機關(guān)單位組織召開大會，共同商討將以上問題解決，從而提升機關(guān)單位文書檔案管理工作的質(zhì)量[2]。與此同時，監(jiān)督小組工作人員還需要定期對于自身監(jiān)督工作做出自檢，找出在工作期間是否存在不足之處，隨后對于自身工作方式做出改善與調(diào)整，確保能夠為機關(guān)單位文書檔案管理工作保駕護航。

2.2 全方位規(guī)范文書檔案管理工作

規(guī)范文書檔案管理工作的各個方面也是提升該項工作實效性的有效措施，通過以上措施可以保證文書檔案管理工作科學有序的進行，同時可以令文書檔案管理工作更加規(guī)范。在實際工作期間，可以依據(jù)當前機關(guān)單位文書檔案管理工作的開展情況來定制相應的管理制度，同時還需要對于該項工作做出細化考量，確保管理規(guī)范可以涵蓋到文書檔案管理工作的各個方面，這樣才可以有效提升文書檔案管理工作的實效性。同時還需要定制文書檔案管理信息化平臺的管理規(guī)范，確保信息化管理平臺可以適用到當前的文書檔案管理工作中，并且保證其中每一項工作的規(guī)范性與科學性，進而確保機關(guān)單位文書檔案管理工作的質(zhì)量更佳。

2.3 強化文書檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)

機關(guān)單位文書檔案管理工作中，工作人員的專業(yè)素質(zhì)在一定程度上決定了整個工作的質(zhì)量與效率，所以便需要有效強化文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，從而保證機關(guān)單位文書檔案管理工作的質(zhì)量[3]。在實際工作期間，可以定期開展有關(guān)與文書檔案管理工作培訓大會，在培訓大會上面可以對于工作人員的專業(yè)素質(zhì)做出培養(yǎng)，同時令工作人員掌握到更多的專業(yè)知識，在培訓大會上面還可以分享一些在文書檔案管理工作中的小技巧之類的知識，確保工作人員在培訓過后都有所收獲，并且其專業(yè)素質(zhì)可以得到提升。通過以上措施可以有效強化文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，確保機關(guān)單位中文書檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)都被高質(zhì)量的完成。

3 結(jié)語

綜上所述，在當前信息化背景下，機關(guān)單位文書檔案管理工作也受到一定影響，從而導致機關(guān)單位中文書檔案管理工作存在部分問題，影響到該項工作的實效性?；诖耍阈枰獙τ谄渲兴嬖诘膯栴}做出系統(tǒng)性的分析與探究，在明確其中的問題之后便可以具有針對性的定制改善措施，從而全方位提升文書檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻：

[1]畢英梅.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].科學技術(shù)創(chuàng)新，2017（13）：249.

[2]李英杰.基于檔案信息化背景下的文書檔案管理工作初探[J].赤子（上中旬），2017（2）：204.

[3]李婷.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科學技術(shù)創(chuàng)新，2017（7）：153.