四川天府國際會展有限公司財務金融部 朱琳

隨著我國社會經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，國內(nèi)國外的交流氛圍日漸濃厚，我國會展企業(yè)的發(fā)展上了一個新臺階，會展企業(yè)舉辦會展活動的頻率越來越高，規(guī)模上也在不斷擴大，越來越多的會展企業(yè)開始嶄露。會展企業(yè)中的財務管理是會展企業(yè)發(fā)展的核心管理，互聯(lián)網(wǎng)時代的來臨也給企業(yè)財務管理帶來了更多信息技術上的支持。目前ERP系統(tǒng)是在會展企業(yè)財務管理中應用最為廣泛的，通過ERP系統(tǒng)的應用，可以將企業(yè)的人力資源管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)結(jié)合起來，為企業(yè)建設一體化平臺提供良好的基礎，進一步提升企業(yè)的內(nèi)部管理效率，ERP系統(tǒng)的應用可以降低企業(yè)財務管理人員因為人為錯誤導致的風險，信息化工具的使用提升了數(shù)據(jù)處理的速度，也保證了信息的準確性。ERP系統(tǒng)的建設和應用需要很多工具的支持，這樣就可以將企業(yè)的各項財務數(shù)據(jù)進行有機地結(jié)合，進一步推動會展企業(yè)的財務管理水平。

1 ERP在會展企業(yè)應用中的問題

1.1 會展企業(yè)在應用ERP時環(huán)境建設達標率低

從目前會展企業(yè)建設ERP的情況來看，很多ERP建設不到位都是由于環(huán)境建設不達標造成的，主要是有以下幾方面原因：第一，會展企業(yè)的管理者對于ERP的建設還缺乏正確的理念。部分會展企業(yè)建設ERP獲得成功之后，后面的會展企業(yè)很容易形成跟風的趨勢，一味地模仿已成功的企業(yè)經(jīng)驗，而忽視了本企業(yè)自身的財務狀況，導致制定出來的ERP系統(tǒng)同企業(yè)發(fā)展不匹配，無法實現(xiàn)企業(yè)的目標。第二，ERP系統(tǒng)建設獨立于企業(yè)整體制度建設中。對于會展企業(yè)而言，ERP系統(tǒng)的建設并不是獨立的系統(tǒng)，而是需要同企業(yè)整體的管理系統(tǒng)相適應，互相配合和融入才能實現(xiàn)更大的收益，并且現(xiàn)在普遍存在的現(xiàn)象是ERP系統(tǒng)制定出來了，實施效果卻不佳，沒有通過人、財、物將其落到實處。

1.2 會展企業(yè)ERP系統(tǒng)功能不夠全面

ERP系統(tǒng)的建設是目前會展企業(yè)實現(xiàn)管理上改革的重要步驟，但是從目前企業(yè)搭建的ERP系統(tǒng)來看，在功能上不夠全面，很多關鍵的功能都無法得到有效的實現(xiàn)。目前系統(tǒng)不完善也是大部分會展企業(yè)面臨的主要問題和普遍存在的問題，主要體現(xiàn)在以下兩方面：第一，會展企業(yè)在建設ERP系統(tǒng)時，更多的是從財務管理的角度出發(fā)去做，因此重心落在了財務管理上，對于其他模版的深入程度相應地就會比較淺，ERP的價值無法發(fā)揮到最大。ERP系統(tǒng)最大的特點就是集成性，可以將企業(yè)涉及到的各個功能模版進行有機地結(jié)合，也是目前很多會展企業(yè)建設ERP系統(tǒng)的核心理念。第二，會展企業(yè)在設置功能模版時考慮不夠周全、功能上不夠完善。企業(yè)發(fā)展瞬息萬變，系統(tǒng)的設定也不會一成不變，企業(yè)要接受ERP系統(tǒng)功能模塊的不完善，但也要根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展和業(yè)務開展對系統(tǒng)模塊進行及時優(yōu)化，將財務管理系統(tǒng)中涉及的幾個功能串聯(lián)起來。

1.3 建設ERP系統(tǒng)時，前期工作不夠深入，后期完善不及時

會展企業(yè)在建設ERP系統(tǒng)時，必須做好扎實的前期準備工作和后期的完善工作，這是ERP系統(tǒng)體現(xiàn)價值的重要步驟。但是從目前會展企業(yè)應用ERP系統(tǒng)的實際操作來看，不管是在前期準備工作上還是后期收尾完善上都存在著很大的問題：一是前期工作不夠深入。企業(yè)在前期階段沒有對財務管理的現(xiàn)狀進行分析，也沒有對環(huán)境進行調(diào)查，導致了ERP系統(tǒng)在執(zhí)行的過程中，無預期目標、無參考對象，只體現(xiàn)了ERP系統(tǒng)的形態(tài)，沒有將形態(tài)落實成一個實體，缺乏足夠的立足點和目標，減弱了ERP系統(tǒng)的建設和能夠體現(xiàn)的價值。二是后期完善不及時。企業(yè)應當時刻關注ERP系統(tǒng)的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，但是由于后期工作沒有進行完善或者完善得不夠及時，錯過了很多需要企業(yè)進行及時修改和完善的點。

1.4 在配備ERP系統(tǒng)時，系統(tǒng)選型缺乏合理性

選擇合理的ERP系統(tǒng)是會展企業(yè)進行財務管理的重要步驟，也是ERP系統(tǒng)建設過程中的核心問題，系統(tǒng)選型的科學性、合理性、適配性將導致ERP系統(tǒng)是否能夠發(fā)揮出最大的作用。例如，相比而言國內(nèi)ERP系統(tǒng)價格普遍偏低，但是從售后服務上優(yōu)勢明顯，但國內(nèi)做ERP系統(tǒng)的專業(yè)性劃分不夠明顯，單獨為會展行業(yè)做的ERP系統(tǒng)并不多，因此企業(yè)在選擇ERP系統(tǒng)時面臨的困難較多。但總體來看，會展企業(yè)要結(jié)合自身的實際情況和發(fā)展作出決定，也要考慮到企業(yè)的資金承受能力，不能盲目追求好，平衡需求才是最重要的。系統(tǒng)選型如果出現(xiàn)了較大的失誤，不僅不能將ERP系統(tǒng)的功能發(fā)揮到最大，還會影響會展企業(yè)的發(fā)展，給企業(yè)留下諸多隱患。

1.5 會展企業(yè)在應用和實施ERP系統(tǒng)時不到位

不同規(guī)模和大小以及不同發(fā)展階段的會展企業(yè)應用ERP系統(tǒng)的水平也是有很大區(qū)別的，目前國內(nèi)的會展企業(yè)正在大力實施ERP系統(tǒng)。從目前的實施情況來看，還存在以下問題：第一，ERP系統(tǒng)不僅是一個財務系統(tǒng)，也是企業(yè)整體的應用系統(tǒng)，現(xiàn)在很多企業(yè)僅僅是將其作為財務核算的軟件，發(fā)揮的功能很少，沒有將企業(yè)的流程都整合到ERP系統(tǒng)上，缺少對于全局的把控和整體的分析。第二，ERP系統(tǒng)沒有配備專業(yè)化的維護人員，特別是對于政府類、事業(yè)單位類的會展企業(yè)，企業(yè)的規(guī)模和涉及的范圍都比較廣泛，必須配備專業(yè)的人員進行管理。

2 會展企業(yè)ERP應用的完善對策

2.1 進一步落實外部環(huán)境建設

首先，會展企業(yè)管理層需要提升對于建設ERP系統(tǒng)的意識。信息化時代的來臨給ERP系統(tǒng)建設提供了一個非常好的平臺，通過建設ERP系統(tǒng)，可以有效地提升企業(yè)的管理效率，強化企業(yè)的管理水平，管理層的意識直接決定著ERP系統(tǒng)的應用強度和實施進度。其次，配備專業(yè)性操作人員，提升員工積極性。不能將ERP系統(tǒng)只作為財務人員的核算系統(tǒng)，搭建整體管理系統(tǒng)，讓企業(yè)所有人員都參與到這個系統(tǒng)的建設中來，共同促進系統(tǒng)的建設和實施。最后，完善制度建設。ERP系統(tǒng)的實施必然不會是一個輕松的過程，企業(yè)可以通過在制度上進行約束，將制度作為企業(yè)管理的一種規(guī)范，完善ERP系統(tǒng)執(zhí)行流程。

2.2 企業(yè)需要明確完善系統(tǒng)功能

目前會展企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)時，并沒有將其所有可開發(fā)和利用的功能都利用起來，因此很多企業(yè)在配備ERP系統(tǒng)時就會選擇性地進行搭配，這也是從成本的角度上考慮的。但信息化時代的來臨已經(jīng)讓會展企業(yè)感受到了ERP系統(tǒng)將會給企業(yè)整體管理帶來的巨大優(yōu)勢，而不單單只是一個財務管理系統(tǒng)的建設。因此，企業(yè)需要進一步完善ERP系統(tǒng)的功能：第一，凸顯出ERP系統(tǒng)的集成性。ERP系統(tǒng)可以將企業(yè)的財務管理、人力資源管理、業(yè)務層面管理，包括展覽項目、服務、展位分配等多個模塊的內(nèi)容進行統(tǒng)一管理，體現(xiàn)企業(yè)管理的一體化。第二，優(yōu)化財務管理模塊。財務管理模塊始終是企業(yè)管理中的重中之重，在系統(tǒng)功能不夠完善時，財務模塊的核算也是不夠健全的。因此企業(yè)可以在財務模塊上輔助加入業(yè)務模塊的內(nèi)容，體現(xiàn)ERP系統(tǒng)的全局性。

2.3 加強前期調(diào)查工作，加強后期系統(tǒng)完善

為了進一步優(yōu)化ERP應用，會展企業(yè)需要加強對事前階段的調(diào)查工作，也要對事后階段的系統(tǒng)進行修復和完善。從事前階段來看，首先，需要了解企業(yè)本身的管理狀況，通過ERP系統(tǒng)對財務狀況進行深入分析和優(yōu)化建設；其次，加強財務管理信息化建設，信息化技術可以有效地促進ERP應用的建設，降低了ERP應用的難度，給企業(yè)增加信心；最后，把控外部環(huán)境建設，給ERP應用營造一個良好的發(fā)展條件。從后期階段來看，企業(yè)在后期對ERP系統(tǒng)的追蹤和完善可以有效地提升ERP系統(tǒng)的改進，也會進一步促進和企業(yè)的融合。首先，根據(jù)實施結(jié)果對ERP系統(tǒng)的功能進行優(yōu)化。企業(yè)的發(fā)展和所處環(huán)境都不可能是維持不變的，因此ERP系統(tǒng)也應當隨著企業(yè)和環(huán)境的改變作出及時的更改，對舊模塊進行優(yōu)化，加入新的功能；其次，加強對ERP系統(tǒng)的整合。在這點上主要是通過信息化技術來實現(xiàn)，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展給ERP系統(tǒng)的發(fā)展帶來了很多機會，通過信息化技術，可以實現(xiàn)ERP系統(tǒng)的全信息化管理，打造更加系統(tǒng)和舒適的信息化管理平臺，提升企業(yè)的使用體驗感。

2.4 選擇適合會展企業(yè)的系統(tǒng)軟件

不同的行業(yè)和不同的企業(yè)在選擇適合本企業(yè)的ERP系統(tǒng)時側(cè)重點不同，所選擇的ERP系統(tǒng)也不同，可從以下三點予以考慮：第一，了解ERP系統(tǒng)的功能。不同的ERP系統(tǒng)所配備的功能肯定是有差別的，就以我國國內(nèi)目前比較流行的金蝶和用友來說，使用者對于兩者的感受還是有所不同的。具體來講，金蝶軟件的操作比較靈活，適用于規(guī)模小或中等規(guī)模的企業(yè)使用，用友在劃分核算模塊時比較細致，專業(yè)性上更具有優(yōu)勢，適用于規(guī)模較大、核算較為復雜的企業(yè)使用。因此在選擇ERP系統(tǒng)時，企業(yè)要先考慮自身的情況來作出選擇。第二，專業(yè)化服務。目前的ERP系統(tǒng)基本上都可以滿足大部分企業(yè)的需求，但在會展企業(yè)的適用性上就顯得有些不足。一般的ERP系統(tǒng)都比較適用于工商業(yè)企業(yè)，對于會展企業(yè)這樣較為特殊的企業(yè)適用性上還存在著一些缺陷，企業(yè)可以通過定制化服務，請ERP系統(tǒng)商提供更加專業(yè)性的開發(fā)服務，匹配會展企業(yè)的實際需求。第三，要注重售后服務。ERP系統(tǒng)一旦在企業(yè)開始運行，將對企業(yè)產(chǎn)生非常大的影響，如果ERP系統(tǒng)出現(xiàn)了問題，對企業(yè)來說會造成很大的風險和損失，因此保證ERP系統(tǒng)配備了及時專業(yè)的售后服務也是企業(yè)選擇ERP系統(tǒng)的重要元素。

2.5 做好ERP系統(tǒng)的實施與應用

在實施ERP系統(tǒng)時，會展企業(yè)可以通過以下四個方面的內(nèi)容來進行優(yōu)化：第一，做好ERP系統(tǒng)的崗位配置。ERP系統(tǒng)的操作難度并不簡單，且每一個操作步驟都會影響到ERP系統(tǒng)的實施進度和具體應用，配備專業(yè)化的人員可以提升ERP系統(tǒng)的管理效率，提升數(shù)據(jù)的準確性。第二，做好流程設計。ERP系統(tǒng)已經(jīng)不僅只是一個財務系統(tǒng)，更多的是從企業(yè)的整體層面來進行管理和流程設計，優(yōu)化ERP系統(tǒng)流程管理，可以加快ERP系統(tǒng)的實施和應用。第三，加強業(yè)財融合。通過ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理與分析，實現(xiàn)對會展業(yè)務的分析，支撐企業(yè)經(jīng)營決策。例如會展企業(yè)的市場部需要將業(yè)務信息錄入，運營等相關部門將成本相關信息錄入，財務將資金、稅費等信息錄入，同時在ERP分析端得出分析結(jié)論。例如，對于會展業(yè)同比電費分析、人員經(jīng)費分析、展位收入分析以及參展單位性質(zhì)、觀眾人流量分析等，以改進工作。第四，注重ERP對決策的支撐，例如通過ERP的應用及歷史數(shù)據(jù)的積累，企業(yè)可以對不同類型的展會進行歸類，如車展、房屋交易會、區(qū)域性交易會、節(jié)日交易會等進行成本利潤率分析，得到合理的收入、成本、費用比率標準，作為企業(yè)長期經(jīng)營的基本參照，實現(xiàn)會展企業(yè)的精細化管理。

3 結(jié)語

時至今日，ERP系統(tǒng)已經(jīng)被廣泛地應用于企業(yè)的財務管理中，在提高財務管理效率、強化企業(yè)管理水平中發(fā)揮著突出的作用。會展企業(yè)在ERP的財務管理應用中，既取得了顯著的成績，也暴露出了一些問題，因此，會展企業(yè)需要從落實外部環(huán)境建設、明確完善系統(tǒng)功能、加強前期調(diào)查工作、科學選擇系統(tǒng)軟件、加強系統(tǒng)應用等角度出發(fā)，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)對會展業(yè)發(fā)展的促進作用。