文/朱騰芳

電商化采購作為零星物資采購的主要手段，在提高采購效率、保障及時(shí)供應(yīng)、降低采購成本的同時(shí)，也存在不少問題與風(fēng)險(xiǎn)。筆者基于所在單位電商化采購的執(zhí)行情況，對零星物資采購過程存在的問題進(jìn)行了探討。

在國家大力推行“互聯(lián)網(wǎng)+”“大數(shù)據(jù)”建設(shè)運(yùn)用的背景下，越來越多的傳統(tǒng)行業(yè)借助電子商務(wù)優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。筆者所在公司的電商化采購，自2017年首先用于采購辦公類物資以來，采購范圍逐步擴(kuò)大，極大滿足了各單位對辦公用品、零星物資等規(guī)格品種多、需求頻次高、數(shù)量無法準(zhǔn)確預(yù)測的物資需求，但在各項(xiàng)巡視檢查中發(fā)現(xiàn)，公司部分單位在電商化采購執(zhí)行中存在不少問題，潛在風(fēng)險(xiǎn)大。因此，如何既充分發(fā)揮電商化采購的優(yōu)勢，又有效防范管理風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范公司電商化采購結(jié)果執(zhí)行，梳理執(zhí)行過程中存在的問題和風(fēng)險(xiǎn)就具有十分重要的意義。

零星物資電商化采購存在的問題

一是需求提報(bào)方面。由于零星物資種類繁、雜、多，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，無法及時(shí)、準(zhǔn)確預(yù)測采購需求，致使下單分散、采購頻繁，采購管理成本高且實(shí)施難度大。同時(shí)，一直以來一級、二級專區(qū)的入圍供應(yīng)商都是按分包確定唯一商家，導(dǎo)致商品品類不夠豐富、難以覆蓋各單位生產(chǎn)辦公的多樣化需求。

二是供貨驗(yàn)收方面。由于電商物資每年的資金額較大，訂單數(shù)較多，需求時(shí)限又較為無序，物資部門很難做到全部現(xiàn)場驗(yàn)收?，F(xiàn)場管理不可控，勢必存在一些“私下?lián)Q貨”“貨現(xiàn)置換”等漏洞與風(fēng)險(xiǎn)。

三是供應(yīng)商履約評價(jià)方面。原有分散、多點(diǎn)下單的運(yùn)行方式導(dǎo)致物資部門與供應(yīng)商幾乎是“零接觸”，物資部門對商品和服務(wù)了解不深，對電商物資供應(yīng)商很難進(jìn)行全面客觀的評價(jià)，從而不利于提升物資質(zhì)量和服務(wù)水平。

四是采購賬號(hào)管理方面。筆者所在部門電商物資管理單元達(dá)十多個(gè)，多點(diǎn)提報(bào)、多點(diǎn)供貨造成效率低下。同時(shí)分散下單、管控環(huán)節(jié)缺失也容易造成供應(yīng)商服務(wù)時(shí)效性較差，供貨周期較長。

優(yōu)化零星物資電商化采購做法

落實(shí)電商化采購新理念，突出關(guān)鍵環(huán)節(jié)管控與優(yōu)化。一是發(fā)揮部門管理職能，重新梳理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，制定物資電商化采購業(yè)務(wù)流程。二是根據(jù)公司電商化物資采購要求，匯總分析近兩年中心各部門提報(bào)的電商物資類別，物資部門篩選了200多種常用辦公用品，制定《中心電商化物資采購目錄》，明確規(guī)定辦公用品、重點(diǎn)低耗物資清單。同時(shí)，針對常用辦公用品和培訓(xùn)低耗等物資實(shí)行批次集中提報(bào)，全年共劃分5個(gè)批次，督促各需求部門按時(shí)間節(jié)點(diǎn)提前做好需求統(tǒng)計(jì)，物資部門匯總后集中統(tǒng)一下單。三是把電商物資納入現(xiàn)場履約范疇，明確了由物資部門牽頭負(fù)責(zé)組織電商物資的履約驗(yàn)收工作。商家在接到平臺(tái)訂單后，及時(shí)與履約專責(zé)聯(lián)系，確定供貨時(shí)間，履約專責(zé)依據(jù)不同項(xiàng)目隨機(jī)抽取監(jiān)督人員，與庫管人員一起組成驗(yàn)收小組，對該批次電商物資進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)收入庫，需求部門派人現(xiàn)場領(lǐng)用。四是為緊急項(xiàng)目電商化采購開辟綠色通道，保障及時(shí)供應(yīng)。制定了應(yīng)急物資保障方案，針對屬于電商目錄的物資，在資金來源確定、審批手續(xù)完善的前提下，按照優(yōu)先保障供應(yīng)的原則，商家先供貨，所需物資全部供貨完成后，統(tǒng)一補(bǔ)單，保障緊急物資及時(shí)供應(yīng)。

以精益化管理理念，推行電商化采購全流程閉環(huán)管理。一是進(jìn)一步明確電商化采購賬號(hào)歸口管理和職責(zé)要求，并開展了賬號(hào)自查清理工作。二是各部門嚴(yán)格執(zhí)行公司電商化采購目錄及采購結(jié)果，所有納入電商化采購目錄，在商城一級、二級專區(qū)上架的商品，無論項(xiàng)目類型和資金來源，須在商城選購，未經(jīng)審批嚴(yán)禁另行采購。確因參數(shù)、規(guī)格不滿足生產(chǎn)實(shí)際要求的，需填報(bào)《電商化采購轉(zhuǎn)批次采購審批單》，履行審批手續(xù)后納入批次采購。三是制定本單位審批流程，加強(qiáng)請購需求計(jì)劃的審批。四是全面推行電商化采購“批次提報(bào)、集中配送、按期結(jié)算”。五是加強(qiáng)驗(yàn)收履約協(xié)同監(jiān)督，堵塞管理漏洞與廉潔風(fēng)險(xiǎn)。目前，電商化采購已做到請購人和收貨人完全分離，引入物資部門“牽線搭橋”的流程，切實(shí)發(fā)揮相互制約和相互監(jiān)督作用，規(guī)避了需求部門與供應(yīng)商“私下?lián)Q貨”或“貨現(xiàn)置換”等腐敗現(xiàn)象。六是建立供應(yīng)商常態(tài)化評價(jià)機(jī)制，增強(qiáng)對商家履約的約束力。七是通過采購業(yè)務(wù)現(xiàn)場培訓(xùn)會(huì)和電商管理培訓(xùn)會(huì)等形式，多次開展電商化采購專業(yè)培訓(xùn)工作，加強(qiáng)對需求部門請購人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，進(jìn)一步提高選購人選購技術(shù)水平。八是注重日常監(jiān)督管理。設(shè)置專職人員負(fù)責(zé)電商化采購執(zhí)行和監(jiān)督管理，定期開展電商化采購執(zhí)行情況預(yù)警和抽查，對違紀(jì)違規(guī)行為依據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。