楊玉榮

（四川工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川德陽 618000）

0 引言

隨著我國(guó)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的大力興建以及城市化建設(shè)不斷推進(jìn)，工程建設(shè)項(xiàng)目由單一型向綜合型項(xiàng)目轉(zhuǎn)變，工程承建方式也從簡(jiǎn)單的施工承包轉(zhuǎn)變?yōu)镻C 承包或EPCM 總承包模式，參與項(xiàng)目建設(shè)的專業(yè)工程公司越來越多，這推動(dòng)了我國(guó)建筑行業(yè)的深入發(fā)展，但也為復(fù)雜建設(shè)項(xiàng)目的資料歸檔帶來了問題。工程項(xiàng)目資料隨著建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模的擴(kuò)大而成幾何級(jí)增加，工程資料的收集、整理以及歸檔工作由此變得更加煩瑣，很容易引起資料丟失、檔案收集滯后的問題。近些年一些地區(qū)已經(jīng)開始嘗試使用施工現(xiàn)場(chǎng)電子化資料，通過將文件上傳到資料管理軟件，由軟件自動(dòng)完成審核、整理等工作，使得工程資料的管理效率得到有效提升。不僅減少了資料遺失的可能，也為規(guī)范同類型項(xiàng)目歸檔格式、降低企業(yè)紙質(zhì)以及辦公設(shè)備消耗，提供了有利改善途徑。因此工程資料電子化將成為今后城建檔案管理與維護(hù)的發(fā)展方向。

1 工程項(xiàng)目電子化資料特點(diǎn)

（1）電子化資料的目錄結(jié)構(gòu)更加明確。目前常用的電子化資料管理軟件針對(duì)量大面廣的城建項(xiàng)目，已建有較為完善的資料結(jié)構(gòu)框架、專業(yè)工程模板庫與具體資料的表單樣式，同時(shí)還提供與表單相關(guān)的專業(yè)工程質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范條款。一些資料軟件還結(jié)合工程實(shí)際需求開發(fā)了用戶模塊，為工程人員提供開源的表單目錄樹，允許使用者為特異工程自定義工程表單樣式和內(nèi)容，使得資料軟件更加專業(yè)化。

（2）電子化資料的審核效率更高。資料管理軟件有便捷的信息分類存儲(chǔ)功能，可有效避免了紙質(zhì)資料易丟失、需要大量實(shí)體儲(chǔ)存區(qū)域、保存條件苛刻等問題。采用電子化資料后，軟件能夠?qū)Ρ韱蔚膯卧駥傩詫?shí)施定義，方便地利用內(nèi)容、日期、名稱等實(shí)施信息查詢。通過預(yù)先設(shè)定檔案目錄樹，軟件還可核對(duì)已錄入的電子資料，由系統(tǒng)自動(dòng)檢測(cè)出缺失的目錄、內(nèi)容，并做出明顯標(biāo)注，便于人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)補(bǔ)充，大大降低了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，有效提升檔案資料管理的完整性。

（3）電子化資料的內(nèi)容更完善。結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)，資料管理軟件可通過智能移動(dòng)終端進(jìn)行施工現(xiàn)場(chǎng)資料填寫。通過對(duì)相應(yīng)影像信息進(jìn)行標(biāo)注和電子簽名，影像資料作為文檔資料的附件一并錄入到資料庫當(dāng)中，成為文字資料的具象化支撐材料，為工程質(zhì)量驗(yàn)收提供清晰直觀的一手信息。接著，通過后臺(tái)服務(wù)器的審核，對(duì)各方有效數(shù)據(jù)的傳輸與匯總，可對(duì)同一現(xiàn)場(chǎng)事務(wù)進(jìn)行多層次多角度監(jiān)督，十分利于工程質(zhì)量追蹤與管理。

（4）電子化資料的查閱更便捷。資料管理軟件還可為工程人員提供便捷的查詢功能。軟件通過強(qiáng)大的服務(wù)器和云存儲(chǔ)設(shè)備，可分類保存海量現(xiàn)場(chǎng)資料、城建歸檔資料模板及相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)范、條文。使用者可通過專業(yè)類別、資料目的直接在軟件中搜索所需的專業(yè)資料表格，并通過資料鏈接等功能，查詢相關(guān)規(guī)范條款的技術(shù)支撐資料，讓工程管理人員對(duì)資料管理快速上手，大大方便了用戶的使用，提高了工程項(xiàng)目管理效率。

2 城建工程電子化資料存在的問題

（1）電子檔案的真實(shí)性和保密性保障措施需不斷提升。因電子資料的可復(fù)制性極強(qiáng)，再通過互聯(lián)網(wǎng)的傳輸，一個(gè)終端的電子資料很容易通過軟件平臺(tái)被其他網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備獲取，導(dǎo)致電子化資料出現(xiàn)被傳播、修改甚至刪除，對(duì)電子檔案的真實(shí)性、保密性造成威脅。此外，一旦發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全事故，電子化資料就容易發(fā)生丟失，造成很難彌補(bǔ)的損失。

（2）推行電子化資料需要必要的硬件支持。不同地區(qū)、不同建筑企業(yè)的資料管理標(biāo)準(zhǔn)不同，企業(yè)的城建歸檔資料收集整理能力差異較大，資料管理軟件所規(guī)定的提交、審核程序不一定能在所有企業(yè)中推行。要實(shí)現(xiàn)資料電子化管理，還需要客戶端、城建檔案管理部門、軟件運(yùn)營(yíng)商等都具有強(qiáng)大的信息存儲(chǔ)與上傳工具。在電子簽證授權(quán)方面也需要進(jìn)行必要的人員認(rèn)證、審核、操作培訓(xùn)等程序。這勢(shì)必會(huì)增加項(xiàng)目管理成本，同時(shí)也對(duì)電子文件的歸檔管理造成難題。

（3）建立電子化城建檔案需要跨專業(yè)人才來完成。有效提升施工現(xiàn)場(chǎng)電子化資料的歸檔，就需要檔案人員既有較強(qiáng)的工程專業(yè)知識(shí)，又具有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，但是現(xiàn)階段，項(xiàng)目建設(shè)參建各方都缺少既懂檔案知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的人才，在一定程度上也限制了城建工程電子化檔案的發(fā)展。

3 城建工程電子化資料的應(yīng)用改進(jìn)

3.1 電子化資料應(yīng)用的要求

（1）在進(jìn)行電子化資料收集及工程檔案建設(shè)中，首先應(yīng)保證資料的完整性。資料完整是確保工程質(zhì)量管理有效性與持續(xù)性的基本要求，只有資料完整才能為工程質(zhì)量水平提供一手證明。

（2）電子化資料應(yīng)既尊重工程類別的差異性又兼顧資料歸檔規(guī)的統(tǒng)一性，這樣才能達(dá)到城建檔案統(tǒng)一管理、分級(jí)服務(wù)的效果。因此資料的類型、用語、法規(guī)條文引用在電子化資料中應(yīng)有與紙質(zhì)資料一致的要求。

（3）電子化資料應(yīng)確保信息真實(shí)有效。因電子化資料為數(shù)據(jù)信息，很容易被修改、刪除，因此資料管理軟件應(yīng)結(jié)合數(shù)據(jù)信息優(yōu)勢(shì)，要求提供附件、設(shè)置電子簽章、內(nèi)容審核等功能，維護(hù)信息安全。

（4）在管理電子化資料中還應(yīng)保證其分類準(zhǔn)確，既方便資料存儲(chǔ)，又便于查閱與利用，發(fā)揮資料管理的真正作用。

3.2 增強(qiáng)電子化資料應(yīng)用效果的途徑

（1）優(yōu)化電子資料管理軟件的目錄結(jié)構(gòu)，適應(yīng)不同類型建設(shè)項(xiàng)目的資料體系?，F(xiàn)有電子資料管理軟件已具備相對(duì)完整的城建檔案資料目錄，可適應(yīng)建設(shè)工程基本資料的歸檔要求，但是當(dāng)常見工程項(xiàng)目中局部采用新工藝，將產(chǎn)生新的資料表單，其內(nèi)容在現(xiàn)有系統(tǒng)中沒有備份，而可能造成資料軟件不能展開自動(dòng)審核，這導(dǎo)致使用新工藝的建設(shè)工程還需要工程人員自行審核，降低了軟件的輔助功能。因此要提高電子化資料的完整性，應(yīng)不斷提高資料管理軟件的智能化，即通過工程信息的錄入與自查，由軟件結(jié)合以往近似工程歸檔目錄，為當(dāng)前工程自動(dòng)建立更合理的資料目錄。再通過對(duì)工程人員的授權(quán)，允許人工審核和修改目錄，使目標(biāo)歸檔目錄更貼合實(shí)際。充分利用資料軟件的自審功能及時(shí)發(fā)現(xiàn)表單漏項(xiàng)、表單填寫不完整等問題，幫助工程人員更高效的核查資料。

（2）加強(qiáng)歸檔資料表格樣式的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高資料管理軟件自查效率。為符合數(shù)據(jù)信息的檢索格式，電子資料管理軟件應(yīng)針對(duì)不同類型工程及驗(yàn)收結(jié)果，提供體系化的資料模板。對(duì)典型表單給出標(biāo)準(zhǔn)范例，并提供相關(guān)規(guī)范、條款、填寫要求，使不同建筑企業(yè)按能提供更加規(guī)范、一致的工程文件。當(dāng)同一項(xiàng)目有多家分包單位時(shí)，各單位都能保持相對(duì)統(tǒng)一的歸檔資料形式，快速形成整體項(xiàng)目的城建歸檔文件。同時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)化文件還可降低各分包單位之間的重復(fù)性輸入操作，加快辦事流程。此外，資料管理軟件還應(yīng)明確專業(yè)術(shù)語的使用規(guī)范，例如在開工報(bào)告、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等重要質(zhì)量證明資料中，明確工程狀況表述的用語準(zhǔn)確性，以及驗(yàn)收結(jié)論或意見清晰化要求，為軟件的信息識(shí)別提供便捷，提高軟件自動(dòng)分類存儲(chǔ)效率。

（3）加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)影像資料的管理與應(yīng)用，提高檔案資料的真實(shí)性保證。與紙質(zhì)資料相比，電子化資料的突出優(yōu)勢(shì)是可收集實(shí)物照片、視頻、音頻等可視化資料，這為歸檔資料的可追溯性提供了有力支持。首先，通過資料軟件的功能優(yōu)化，將資料與對(duì)應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)圖片、影像進(jìn)行編碼配對(duì)，固化影像附件與文本原件的關(guān)聯(lián)，確保信息的可靠性及安全性，為工程結(jié)算、工程質(zhì)量問題分析與追溯提供可靠途徑。其次，因現(xiàn)代智能化終端設(shè)備的蓬勃發(fā)展及互聯(lián)網(wǎng)的廣泛覆蓋，影像資料的數(shù)據(jù)量也激增，在推行收集影像資料的同時(shí)還應(yīng)規(guī)范影像資料的管理，如城建檔案管理部門應(yīng)出臺(tái)相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，明確影像資料的使用范圍、實(shí)物對(duì)象的取景位置、圖片中的占位大小、清晰程度等，提高影像的辨識(shí)度。最后，因影像的可處理性，軟件平臺(tái)應(yīng)不斷增加影像原始度的識(shí)別能力，并通過設(shè)置上傳人員的操作權(quán)限，以及設(shè)置影像的電子簽章功能，確保影像的真實(shí)性，為隱蔽工程、重要驗(yàn)收環(huán)節(jié)提供可靠證明。

（4）加強(qiáng)電子簽章的安全性認(rèn)證，確立軟件與人工雙重審核體系。遵照電子簽名法的基本要求形成具有可認(rèn)證、可追溯的電子簽名方式。利用具有印簽暗記的電子簽名印簽，在實(shí)際操作時(shí)工程人員可以輸入密碼的方式實(shí)施電子簽名，也可以利用USBKEY 實(shí)施身份驗(yàn)證來進(jìn)行簽章，保證簽名的安全性達(dá)到銀行級(jí)別。在資料管理系統(tǒng)中，電子文件可按照業(yè)務(wù)邏輯逐級(jí)審批并被實(shí)施鎖定，通過簽章的數(shù)量或級(jí)別自動(dòng)被軟件設(shè)置為各級(jí)別的保密文件，防止受到其他人的更改或越權(quán)使用。另外，通過系統(tǒng)檢查準(zhǔn)確無誤、人工審查和簽章齊全的電子資料可以自動(dòng)進(jìn)行組卷，形成能夠歸檔的文件，將其上傳給城建檔案館，和原有數(shù)據(jù)庫實(shí)施連接，并對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新。

4 結(jié)束語

通過對(duì)電子資料的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置與管理，以及對(duì)資料軟件系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，將真實(shí)準(zhǔn)確的電子化資料與城建檔案存檔業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效聯(lián)結(jié)等途徑，既可以保證電子化資料城建檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、有效的要求，又可以規(guī)范大型項(xiàng)目下的各類資料，從而改善建設(shè)項(xiàng)目各參加單位、部門之間信息傳遞交流的效率，進(jìn)而解決因資料丟失或?qū)徍司徛斐傻某墙n案歸檔過程滯后的問題。