張紅艷

（山西四建集團有限公司，山西太原 030006）

0 引言

對建筑工程現(xiàn)場內(nèi)部的各類檔案資料進行科學(xué)保存，有利于提高項目的管理水平，并也會有助于加強工程建設(shè)人員對整個施工作業(yè)環(huán)節(jié)的控制。此外，建設(shè)單位也要完善項目建設(shè)過程中的各類流程管理制度，以保證施工現(xiàn)場內(nèi)部的各項建設(shè)資源可以合理地分配，進而提高整個項目建設(shè)的效率，并為后續(xù)的項目建設(shè)發(fā)展都提供重要的保障。

1 工程檔案資料保管的重要意義分析

在開展項目建設(shè)中，由于項目建設(shè)過程比較復(fù)雜，施工流程環(huán)節(jié)多，施工的時間長，施工的子環(huán)節(jié)也較多。并且在項目的施工期間，項目建設(shè)環(huán)節(jié)工作增多，也會帶來較大的工程資料管理壓力。工程公司要想能夠提高工程場地內(nèi)部各類工程資料的保管效率，就要應(yīng)用信息系統(tǒng)，提高單位內(nèi)部檔案資料管理人員的水平，促進資料保管的完整性，會直接提高項目的建設(shè)質(zhì)量水平。因此，在工程公司內(nèi)部，建立一整套完善的資料保管機制，避免因為資料保存不規(guī)范，而造成后期項目建設(shè)出現(xiàn)質(zhì)量問題和質(zhì)量風(fēng)險。

2 工程資料保管中的問題分析

2.1 資料管理制度不夠完善

在工程公司內(nèi)部，建設(shè)人員對于工程建設(shè)過程中項目資料的保管不夠重視，在公司內(nèi)部也未能夠建立完善的資料保存機制、資料管控制度，而導(dǎo)致建設(shè)人員對項目運作期間的資料管理不夠重視，容易產(chǎn)生一些資料丟失的不良問題。有些建設(shè)人員在搜集項目場地內(nèi)部的資料時，由于搜集得不夠全面，而造成資料有大量的漏缺項。建設(shè)人員自身水平不達標，也是影響工程公司內(nèi)部資料保管工作質(zhì)量的一個重要因素。建設(shè)人員對資料保管不夠重視，也會導(dǎo)致后期出現(xiàn)資料不全及資料信息丟失的現(xiàn)象[1]。

2.2 資料保管不夠規(guī)范

工程建設(shè)公司在開展項目的竣工驗收期間，需要收集大量的資料。此時，建設(shè)人員就要為項目的驗收做好充足的資料準備工作。但是，一些建設(shè)公司內(nèi)部的建設(shè)人員和高層領(lǐng)導(dǎo)人對于整個資料保管的重視程度不足，而造成在資料的整理和分析方面出現(xiàn)了一些信息資料收集不完善的情況。將一些設(shè)計圖紙的原件和復(fù)印件混淆來分類，就會給后期的資料整理也帶來許多麻煩。部分建設(shè)公司未能夠按照資料的收集時間，來進行保存。并且在公司內(nèi)部也會出現(xiàn)一些審批的資料手續(xù)不完善，產(chǎn)生這些問題大多數(shù)都是由于公司內(nèi)部的資料保存制度有一定的漏洞。建設(shè)人員未能夠按照公司制定的管理制度來執(zhí)行，而導(dǎo)致公司內(nèi)部出現(xiàn)大量施工檔案資料丟失的嚴重問題，這些資料的丟失，會給建設(shè)公司的經(jīng)營和項目的運作帶來許多麻煩。

2.3 檔案資料丟失問題較多

建筑公司需要對現(xiàn)有的資料進行整理和保存，并配備相應(yīng)的資料管理崗位，由專人去保存資料。但是，部分建設(shè)公司內(nèi)部的資料管理人員自身的專業(yè)能力不足，未能夠到施工現(xiàn)場內(nèi)部去收集各類的建設(shè)資料，而造成工程資料存在一定的丟失問題。由于項目建設(shè)過程時間長，施工作業(yè)環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，在場地內(nèi)部會形成大量技術(shù)資料管理資料，也會有一些原始資料，部分建設(shè)人員對這些原始資料保管不力[2]。

3 提升工程公司檔案資料保管能力的措施研究

3.1 優(yōu)化設(shè)計檔案的管理機制

工程建設(shè)公司在單位內(nèi)部要組建獨立的資料保管部門，然后在公司內(nèi)部也要設(shè)置一系列的檔案資料管理機制、檔案資料的管理流程。公司的高層人員就要提高單位內(nèi)部人員對于檔案資料制度設(shè)計的重視程度，也要求建設(shè)人員去嚴格地按照工程的公司內(nèi)部檔案資料保存制度來執(zhí)行工作，進而保證項目過程中檔案資料保存比較完整。在公司內(nèi)部，要對現(xiàn)有的資料管理制度進行優(yōu)化設(shè)計，確保資料管理制度的規(guī)范。資料管理人員加強對項目建設(shè)各個環(huán)節(jié)資料保存工作的重視和關(guān)注度，以及加強對資料保存的監(jiān)督。

3.2 加大資料保管人員的培訓(xùn)力度

建設(shè)公司要加大單位內(nèi)部資料保管人員的培訓(xùn)力度，首先就要根據(jù)公司內(nèi)部制定的年度資料保管計劃，給管理人員開展相應(yīng)的培訓(xùn)方案培訓(xùn)活動，制定培訓(xùn)方案和培訓(xùn)計劃，確保培訓(xùn)效果達到相應(yīng)的目標。建設(shè)公司提高建設(shè)人員對于資料保管的重視度，在完成檔案資料的培訓(xùn)活動之后，還要開展培訓(xùn)的考核，以檢查保管人員自身的專業(yè)水平是否達到相應(yīng)的管理目標。要求保管人員去按照公司的各項各類規(guī)章制度去執(zhí)行工作，建設(shè)公司也要給單位內(nèi)部的資料保管人員講解最新的資料保管政策、法律法規(guī)。將現(xiàn)有公司內(nèi)部的檔案保管制度講解給內(nèi)部的職工，這樣才能夠提高單位內(nèi)部職工對于資料保存的重視，也能夠提高整個公司內(nèi)部的資料保管水平，進而為后續(xù)的項目建設(shè)作業(yè)提供資料工作的支持，也能夠提高整個項目建設(shè)質(zhì)量水平[3]。

3.3 及時準確的記錄工程資料

工程建設(shè)公司要在公司內(nèi)部設(shè)置專崗來負責(zé)保管工程項目的各類資料，以及保證資料的保管達到相應(yīng)的技術(shù)水管理水平和管理標準。之后，建設(shè)公司還要加強對施工建設(shè)過程中各類資料填寫的管理要求。建設(shè)人員按照資料的填寫規(guī)范進行填寫，避免在資料中出現(xiàn)資料填寫錯誤和漏填信息的不良問題。工程項目的建設(shè)人員、技術(shù)人員要在當(dāng)日，對整個施工現(xiàn)場內(nèi)部的資料進行匯總。然后逐一檢查資料填寫的完整狀況，項目施工人員還要對工程資料的進行跟蹤，并及時地追回、補充相關(guān)的資料信息。

3.4 開展資料的收集工作

工程建設(shè)企業(yè)要在工程項目內(nèi)部，確保整個工程建設(shè)資料收集的比較完整真實，以及要求建設(shè)人員在施工過程中，要及時地收集和整理檔案資料，避免由于檔案資料數(shù)據(jù)不健全、不完整、不真實，而影響到后續(xù)的項目施工。并且工程建設(shè)公司還需要對項目建設(shè)過程中的一些隱蔽工程，開展驗收資料的保存。資料的保存工作人員就要在工程現(xiàn)場內(nèi)部，及時地記錄相關(guān)信息，并加強對工程驗收過程的監(jiān)管。當(dāng)完成工程的驗收之后，建設(shè)人員就要組織相關(guān)人員在驗收單上來簽字，要保證整個簽字過程比較公開透明，也要確保所填寫的數(shù)據(jù)比較真實。之后，資料的保存人員還要對整個簽字過程進行視頻備份，建設(shè)公司內(nèi)部的資料保存人員及時地收集和整理工程建設(shè)內(nèi)部的各類檔案資料，以及對項目建設(shè)的質(zhì)量資料進行重點的保存，并按照相應(yīng)的表格，形成建設(shè)工程的施工分析報告[4]。

3.5 重視資料收集的管控

工程建設(shè)單位在單位內(nèi)部開展資料的保管時，此時就需要工程的技術(shù)人員去收集現(xiàn)場內(nèi)部的各類資料。此外，也需要給內(nèi)部的資料管理人員開展相應(yīng)的管理培訓(xùn)。各個資料管理人員的在收集資料期間，需要明確收集資料的目的，讓資料保存人員充分認識資料的保管對整個公司的運營產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。收集的數(shù)據(jù)信息是否真實會影響到后期的項目建設(shè)，也會影響到整個工程建設(shè)的最終效益。建設(shè)人員自身就需要具備較強的責(zé)任心和使命感，這樣才能夠規(guī)范資料保管的流程。在保存數(shù)據(jù)資料當(dāng)中，嚴格地按照公司制定了各類規(guī)范來執(zhí)行，將公司內(nèi)部各類檔案資料的保管納入到公司的行政管理工作中，以促使單位不夠部門都配合資料保存人員來收集資料。在工程建設(shè)期間，工程的管理單位需要對現(xiàn)有工作機制進行創(chuàng)新，及時做好基礎(chǔ)資料的交底工作。之后，在開展工程建設(shè)期間，還要定期為資料保存工作提供一定的指導(dǎo)支持，以促使資料保存合規(guī)合法。

3.6 轉(zhuǎn)變資料的管理模式

工程建設(shè)現(xiàn)場內(nèi)部的各類資料保存是當(dāng)前工程施工的一項重要工作，而且數(shù)據(jù)資料的保存也會為后期的項目建設(shè)提供信息支持。項目建設(shè)現(xiàn)場內(nèi)部的監(jiān)理公司、施工公司和建設(shè)人員之間需要建立相互監(jiān)督的管理關(guān)系。在工程竣工驗收時，就要由施工企業(yè)提供充分的數(shù)據(jù)資料，以方便竣工驗收檢查。只有各建設(shè)單位相互配合協(xié)作，才能夠保證數(shù)據(jù)的資料比較全面，為工程驗收而提供充足的信息來源。近年，隨著國內(nèi)電子技術(shù)的飛速發(fā)展，有些建設(shè)公司在內(nèi)部建立數(shù)據(jù)庫，利用信息的平臺來匯總數(shù)據(jù)，以及實現(xiàn)數(shù)據(jù)的保存和數(shù)據(jù)的查閱。在工程公司內(nèi)部，建立一體化的檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)工程建設(shè)現(xiàn)場內(nèi)部的無紙化。此時，建設(shè)也就要需學(xué)習(xí)更多的信息知識與掌握數(shù)據(jù)庫的操作技能和數(shù)據(jù)庫信息平臺的管理。工程公司給予單位內(nèi)部的信息化系統(tǒng)的搭建，而提供一定的資金支持，組織檔案資料管理人去推動現(xiàn)有資料管理模式的變革創(chuàng)新。根據(jù)工程建設(shè)實際狀況，優(yōu)化設(shè)計資料的保存方式，以使工程資料檔案管理比較高效。

4 結(jié)束語

在工程公司內(nèi)部開展資料的保存是整個工程項目建設(shè)的一個重要環(huán)節(jié)，保存資料也是一個長期的過程，需要在單位內(nèi)部組建獨立資料保管部門，以及配備相應(yīng)的資料管理人員，才能夠確保資料保存工作比較專業(yè)。資料保存人員要在保存資料期間，確保資料的真實、完整性，也要去及時地記錄整個項目的驗收和施工的全過程。為后續(xù)的項目建設(shè)而提供資料信息支持，提高資料的保存水平，也會對后期的項目質(zhì)量提高有重大的幫助作用。