劉永貴 鄒春艷

（重慶市計量質(zhì)量檢測研究院 重慶 400000）

0 引言

檢測實驗室檔案管理工作，主要包括檢測檔案、人員檔案以及儀器設(shè)備檔案等，是對實驗室各項原施活動的綜合記錄。檢測實驗室檔案管理工作，為科學前沿的探索以及解決科技問題提供了一定的數(shù)據(jù)支持與科學依據(jù)，因而新時期背景下，對實驗室檔案管理提出更高的要求，需對檔案進行完善，并采取相應(yīng)的措施來提高效率。

1 檢測實驗室檔案管理工作

檢測實驗室主要是負責實驗檢測與研究，在實驗活動的開展過程中積累了一定的檢測數(shù)據(jù)，而檢測實驗室檔案涉及到各項原始活動的數(shù)據(jù)信息、儀器設(shè)備信息以及個人檔案信息等，尤其是工作人員的綜合檔案，主要包括受教育情況、論文發(fā)表情況、考核情況以及科研情況等，能夠有效反映出相關(guān)工作人員的個人能力，同時也能夠反映出檢測實驗室的研究水平。

另外，檢測實驗室儀器設(shè)備主要由專人負責采購與使用，因?qū)嶒炇覂x器設(shè)備較為先進集中，也需重視對儀器設(shè)備的檔案管理，其檔案信息主要包括采購信息、技術(shù)信息以及使用記錄等，如儀器的招標書與購置合同、儀器的生產(chǎn)單位與維修單位的負責人與聯(lián)系方式等[1]。

當前，檢測實驗室檔案管理工作存在一定的弊端，首先檔案更新不夠及時，主要在于個人檔案經(jīng)常更新，然而在個人檔案更新的過程中，暫未及時聯(lián)系檔案管理人員，從而導致檔案管理工作所保存的檔案，與檢測人員所保存的檔案，版本不盡相同。另外，檢測實驗室檔案管理工作中，對于檔案的放置不夠系統(tǒng)規(guī)范，導致檔案放置有些混亂，尤其是取用檔案之后，對檔案的歸還，存在個別人員歸檔沒有放回原位的問題，還存在并未及時按照規(guī)范來進行檔案使用記錄，一定程度影響到實際檔案管理工作[2]。最后，檢測實驗室部分檔案管理人員在實際檔案管理過程中，進行檔案整理時，標簽填寫信息不夠完善清晰，比如，在檔案整理時大多僅僅寫上“氣相質(zhì)控”，鮮少對質(zhì)控的時間與項目進行標注，從而一定程度制約了檔案管理工作。

2 檢測實驗室檔案管理工作實踐措施

2.1 規(guī)范檔案收集工作

檢測實驗室檔案管理工作實踐，首先需要規(guī)范檔案收集工作。具體而言，檔案的收集，即相關(guān)檔案管理人員通過相關(guān)收集方法與制度來收集部門與個人手中的技術(shù)資料檔案與動態(tài)個人檔案信息，而規(guī)范檔案收集工作：①需要了解檢測實驗室檔案的形成規(guī)律，即第一手原始資料，并掌握主動權(quán)去收集各項資料數(shù)據(jù)，利用多種檢測手段來將原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為監(jiān)測報告，只有了解檢測實驗室檔案的形成規(guī)律方可掌握檔案形成的數(shù)量與質(zhì)量標準，能夠促進相關(guān)檔案管理人員主動去收集檔案資料，確保檔案資料的完整性與系統(tǒng)性[3]。②相關(guān)檔案管理人員可協(xié)助檢測部門來完善相關(guān)工作，如檢測材料的形成、整理與歸檔等，以確保后續(xù)檢測檔案收集工作能夠順利開展，因此相關(guān)檔案管理人員需要在檢測工作開始的過程中起到協(xié)助作用，并且還需對各項檢測的特點、進度以及所形成的材料等情況進行調(diào)查與了解，檢測部門與檔案部門需擬定各檢測項目檔案，并且需要形成大綱以作為依據(jù)，便于檢測材料的形成、整理以及檔案資料的收集工作。

2.2 規(guī)范檔案記錄工作

檢測實驗室檔案管理工作實踐過程中，為提升檔案管理的水平，還需規(guī)范檔案記錄工作。檢測檔案，主要是指技術(shù)記錄，涉及到各類原始監(jiān)測記錄，以及監(jiān)測報告、申請單與達到質(zhì)量、過程參數(shù)標準的活動。另外，技術(shù)記錄涉及到眾多信息內(nèi)容，如監(jiān)測環(huán)境、項目、使用標準、樣品的狀態(tài)與類型、監(jiān)測日期與相關(guān)人員等，每一項記錄的信息內(nèi)容，都需要進行標記并確定編號具有唯一性，而針對監(jiān)測報告，需要進行特定任務(wù)分類標識、之后相關(guān)檔案管理人員可根據(jù)具體的記錄類型來分門別類地建立相應(yīng)的檔案，在通過非標準方法進行檢驗的過程中，需和委托方進行協(xié)商，共同確定且形成相關(guān)有效文件。

另外，對于儀器設(shè)備的檔案信息內(nèi)容，對其進行記錄需確保事事詳細，包括儀器設(shè)備的購買、使用與報廢，確保檔案內(nèi)容能夠完整，同時編號需確保具有唯一性。此外，相關(guān)檔案管理人員需要對供應(yīng)商名單進行記錄，需對供應(yīng)商進行調(diào)查與評價，以挑選合格的供應(yīng)商，將其納入到相關(guān)檔案中，包括儀器的名稱、供應(yīng)商資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量評價以及相關(guān)聯(lián)系人與聯(lián)系方式[4]。除此之外，實驗室檢測中需要重視量值溯源，對儀器設(shè)備進行詳細記錄與保存，包括對儀器的校準與檢定、檢測方法與樣品處置等，需要對其進行控制、記錄與歸檔保存。

2.3 規(guī)范檔案管理人員

提升檢測實驗室檔案管理水平，需要規(guī)范檔案管理人員。近年來，人力資源的重要性越發(fā)凸顯，但檔案管理質(zhì)量與水平的高低，最關(guān)鍵的因素便是檔案管理隊伍的能力與素質(zhì)，其是否能夠科學、合理地管理與利用檔案資源，而當前對檢測實驗室檔案管理提出更高的要求，實則是對檔案管理人員提出高要求，需要確保相關(guān)檔案管理者具備業(yè)務(wù)管理素質(zhì)、責任意識等，在工作實際中能夠嚴格按照規(guī)范要求來對檔案資料進行管理。因此，相關(guān)人員需要加強培訓與學習，不斷加強檔案管理能力。

3 結(jié)語

綜上，檢驗實驗室檔案管理工作實踐過程中，存在一定的問題，需要對檔案收集工作、檔案記錄工作進行規(guī)范，并且需重視構(gòu)建高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理隊伍。