劉琳鴿，張海濱，賈順杰，楊如意，趙俊杰

（1.國電內(nèi)蒙古東勝熱電有限公司，內(nèi)蒙古鄂爾多斯 017000；2.國電電力發(fā)展股份有限公司，北京 100101；3.北京華電天仁電力控制技術(shù)有限公司，北京 100143）

某大型能源集團提出要基于一體化集中管控系統(tǒng)ERP（企業(yè)資源計劃），實現(xiàn)資金流、物流和信息流的數(shù)據(jù)共享與業(yè)務(wù)集成，以提升煤炭、火電、新能源、水電、運輸、化工、科技環(huán)保、金融等產(chǎn)業(yè)的標準化、規(guī)范化、精細化及高效協(xié)同能力[1-3]。集團ERP物資模塊的業(yè)務(wù)包括主數(shù)據(jù)管理、需求管理、采購管理、庫存管理等，物資模塊在各產(chǎn)業(yè)板塊、各分子公司之間，仍存在數(shù)據(jù)編碼不統(tǒng)一、信息共享不足、管理標準不一致、運營效率低下的諸多問題[4-6]。因此，有必要基于ERP系統(tǒng)打造集團至上而下數(shù)據(jù)編碼和業(yè)務(wù)標準均統(tǒng)一的物資一體化管理，深度整合人、財、物、項目等企業(yè)經(jīng)營關(guān)鍵要素，提高集團ERP物資及采購管理的效率。

本研究擬分析某大型能源集團ERP物資管理模塊的業(yè)務(wù)流程標準化和過程風(fēng)險管控點，通過風(fēng)險管控點的智能識別與智慧監(jiān)督，以提升集團一體化的物資風(fēng)險管控能力。本文的分析有助于了解ERP物資模塊中物資主數(shù)據(jù)、需求計劃、采購管理等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險點，通過風(fēng)險點的快速辨識和有效管控，提高集團物資管理的風(fēng)險預(yù)控水平。

1 主數(shù)據(jù)風(fēng)險點

集團ERP物資模塊業(yè)務(wù)為主數(shù)據(jù)管理、需求計劃管理、采購管理、庫存管理等。主數(shù)據(jù)維護管理為物資主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。物資主數(shù)據(jù)的風(fēng)險管控點及管控措施包括：

（1）物資主數(shù)據(jù)評估類維護錯誤。風(fēng)險為維護錯誤會導(dǎo)致后續(xù)記賬錯誤。風(fēng)險管控措施為在系統(tǒng)中建立物資分類與評估類的對應(yīng)關(guān)系，并在維護過程中自動進行檢查和校驗，以防止或減少產(chǎn)生錯誤數(shù)據(jù)。

（2）物資主數(shù)據(jù)利潤中心維護錯誤。風(fēng)險包括：維護錯誤會導(dǎo)致后續(xù)記賬錯誤。風(fēng)險管控措施包括：在系統(tǒng)中配置并校驗各各單位允許使用的利潤中心，從而避免或減少維護出錯的機率。

（3）新增物資編碼在一定期限內(nèi)并沒有實際投入使用。風(fēng)險為集團“主數(shù)據(jù)使用率”出現(xiàn)指標考核。風(fēng)險管控措施為提高主數(shù)據(jù)申請準確率，基層單位和子分公司嚴格審核，減少出現(xiàn)主數(shù)據(jù)使用率過低的情況。

2 需求計劃風(fēng)險管控點

需求計劃管理為生產(chǎn)物資計劃、項目物資計劃、固定資產(chǎn)計劃、低值易耗品計劃、框架預(yù)測計劃、緊急物資計劃、服務(wù)計劃等。需求計劃中的風(fēng)險管控點及管控措施包括：

（1）需求計劃中可能包含已淘汰或已停產(chǎn)的物資。風(fēng)險管控措施包括在數(shù)據(jù)管理上，將不允許使用的物資編碼進行凍結(jié)處理；通過系統(tǒng)提報的需求計劃進行多級審核，審批過程中嚴格進行把關(guān)。

（2）需求計劃提報的物資與實際需求不匹配。風(fēng)險管控措施包括對系統(tǒng)提報的需求計劃，進行多級審核，審批過程中嚴格進行把關(guān)。

（3）計劃信息提報不準確，相同計劃重復(fù)提報。風(fēng)險包括：計劃反復(fù)回退修改，影響后續(xù)采購業(yè)務(wù)執(zhí)行；增加采購頻次或造成庫存積壓。風(fēng)險管控措施包括：修改系統(tǒng)控制歸屬部門的權(quán)限，增加審批功能，提高計劃的準確率；通過規(guī)章制度、考核機制等措施提高實施的準確性。

（4）計劃價不合理。風(fēng)險包括：詢比價或招投標目標價偏離市場價，造成詢價失敗、流標或采購價虛高，影響采購執(zhí)行效率或增加生產(chǎn)經(jīng)營成本。風(fēng)險管控措施包括：在ERP系統(tǒng)中提供歷史采購價格作為參考信息，供審批人員在審批過程中進行審查。

（5）需求計劃的需求日期未考慮采購周期，未考慮物資編碼申請周期，未按管理規(guī)定在截止日期前上報需求計劃，未在規(guī)定周期內(nèi)審批采購申請。風(fēng)險包括：影響到貨及時率，影響物資計劃提報及時率，影響采購申請上報及時率，影響采購執(zhí)行進度。風(fēng)險管控措施包括：通過規(guī)章制度、考核機制等措施，提高計劃的及時性。

3 采購管理風(fēng)險管控點

采購管理包括采購訂單管理、寄售補貨訂單管理等。采購管理中的風(fēng)險管控點及管控措施包括：

（1）采購訂單信息與合同信息不一致。風(fēng)險為后續(xù)記賬有誤。風(fēng)險管控措施包括不允許采購人員在ERP系統(tǒng)中對合同生成的訂單進行物料、數(shù)量、價格等信息內(nèi)容的修改，即采購人員只能修改合同信息，采購訂單信息由系統(tǒng)自動同步。

（2）供應(yīng)商送貨時不提供采購訂單號。風(fēng)險包括：倉庫管理人員收貨時無依據(jù)。風(fēng)險管控措施包括：系統(tǒng)提供通知供應(yīng)商采購訂單號功能，同時要求供應(yīng)商送貨時應(yīng)提供采購訂單號，對長期合作供應(yīng)商可與供應(yīng)商在協(xié)同平臺上進行發(fā)貨業(yè)務(wù)協(xié)同。

（3）采購訂單的時效性不匹配。風(fēng)險管控措施在采購訂單確認環(huán)節(jié)，重點關(guān)注供貨時間約定，與實際需求時間不匹配的及時與供貨商聯(lián)系協(xié)商。

（4）報價內(nèi)容與采購訂單內(nèi)容不匹配。風(fēng)險管控措施增加訂單生成后，采購單價與歷史采購平均單價比對功能，差異大的物資需對采購單價做專項分析、澄清。

（5）采購申請?zhí)幚砑皶r率差。采購申請從創(chuàng)建到傳輸至采購管理系統(tǒng)（SRM系統(tǒng)）的處理時間長。如果采購申請?zhí)幚聿患皶r，會產(chǎn)生平衡利庫結(jié)果不準確、影響生產(chǎn)的風(fēng)險。風(fēng)險管控措施包括：通過“采購申請?zhí)幚砑皶r率”評價指標，對業(yè)務(wù)單位進行考核。

（6）供應(yīng)商未根據(jù)采購訂單要求到貨日期送達貨物。風(fēng)險為物資緊缺。風(fēng)險管控措施為通過采購訂單執(zhí)行情況統(tǒng)計，分析采購訂單到貨情況形成預(yù)警，采購人員對供應(yīng)商進行跟催；通過供應(yīng)商評價相關(guān)管理規(guī)定對供應(yīng)商履約情況進行評價。

（7）緊急物資采購的審批程序不完善。緊急物資采購是指不可預(yù)知的突發(fā)事件發(fā)生后，為避免損失擴大，實施故障處理、事故搶修、抗災(zāi)搶險等所需物資的需求計劃。緊急物資采購分為需求計劃和采購申請。緊急物資采購采用的是臨時簡化程序，存在采購手續(xù)不完整，監(jiān)督鏈條不全面的風(fēng)險。緊急物資計劃管理的業(yè)務(wù)流程為緊急物資需求計劃提報、審批緊急物資需求計劃、生成緊急物資采購申請、審批緊急物資采購申請、提交緊急物資采購申請、SRM系統(tǒng)接受采購申請并執(zhí)行處理結(jié)果、采購訂單處理流程。

緊急物資采購的風(fēng)險管控措施：①需求部門相關(guān)人員在緊急采購結(jié)束后，按照集團公司采購管理辦法要求，進行需求計劃、采購申請的補錄，需求計劃須隨附集團公司統(tǒng)一賦碼的物資編碼；②需求部門負責(zé)人對上報的緊急物資需求計劃進行審批，將不合格的需求計劃退回至需求部門重新修訂提交，審批通過的需求計劃產(chǎn)生的采購申請流轉(zhuǎn)到物資管理相關(guān)部門；③物資管理相關(guān)部門、公司主要負責(zé)人對形成的采購申請進行確認審批，審批通過的采購申請?zhí)峤坏讲少徆芾硐到y(tǒng)（SRM系統(tǒng)），審批未通過的采購申請退回修改；④審批通過的緊急物資計劃，由計劃人員提交給采購人員進行采購過程的補錄處理。

4 庫存管理風(fēng)險管控點

庫存管理為生產(chǎn)物資收貨、項目物資收貨、固定資產(chǎn)收獲、低值易耗品收貨、服務(wù)驗收確認、生產(chǎn)物資領(lǐng)料、項目物資領(lǐng)料、低值易耗品領(lǐng)料、可利用物資領(lǐng)料、剩余物資退料、供應(yīng)商退貨、公司內(nèi)庫存調(diào)撥、公司內(nèi)設(shè)備或物資調(diào)撥、公司間庫存調(diào)撥、庫存盤點、庫存物資報廢、庫存減值處理、廢舊物資入庫、廢舊物資處置、修舊利廢、寄售物資入庫、代管物資管理、聯(lián)儲共備管理、借還件管理、成品入庫、自制加工件入庫等。

庫存管理中的風(fēng)險管控點為：（1）驗收物資入庫結(jié)果不準確；（2）需求部門超計劃領(lǐng)料；（3）倉庫管理人員誤操作其他庫房出入庫；（4）廢舊物資長期大量積壓不易保管；（5）領(lǐng)料單提報部門錯誤；（6）領(lǐng)料單提報的物資與實際需求不匹配；（7）領(lǐng)料單提報的物資與實際領(lǐng)料物資不匹配；（8）庫存物資長時間不領(lǐng)用；（9）可能存在提報之后長時間未領(lǐng)用的領(lǐng)料單占用庫存；（10）驗收部門未及時驗收或驗收后未及時通知倉庫部門入庫；（11）各子分公司未將閑置的設(shè)備或物資及時在系統(tǒng)內(nèi)操作為閑置狀態(tài)；（12）到貨物資驗收及對驗收物資入庫不及時，未按相關(guān)標準驗收，過程流于形式；（13）寄售物資補庫不及時；（14）未充分考慮本單位物資需求；（15）出入庫手續(xù)辦理不及時；（16）賬實不符；（17）倉庫管理人員未及時做賬、保管失責(zé)；（18）由于技術(shù)改造、設(shè)備淘汰，導(dǎo)致部分庫存物資失去利用價值；（19）庫存儲備不合理；（20）廢舊物資長期積壓不易保管；（21）有毒有害、易燃易爆危險品等物資未及時妥善處理；（22）庫房現(xiàn)場管理貨位擺放不合理；（23）實際業(yè)務(wù)中存在調(diào)崗、輪崗、一人多崗的管理現(xiàn)狀；（24）權(quán)限管理人員難以判斷，盲目操作。

5 結(jié)束語

本文分析了某大型能源集團ERP物資管理模塊的業(yè)務(wù)流程標準化和過程風(fēng)險管控點，通過風(fēng)險管控點的智能識別與智慧監(jiān)督，以提升集團一體化的物資風(fēng)險管控能力。結(jié)果表明：

（1）集團ERP物資模塊的業(yè)務(wù)為主數(shù)據(jù)管理、需求計劃管理、采購管理、庫存管理。

（2）ERP中物資管理模塊的風(fēng)險管控點為物資主數(shù)據(jù)、需求計劃、采購管理、庫存管理四方面的管控風(fēng)險。

需求計劃中的風(fēng)險管控點為需求計劃中可能包含已淘汰或已停產(chǎn)的物資；需求計劃提報的物資與實際需求不匹配；計劃信息提報不準確，相同計劃重復(fù)提報；計劃價不合理；需求計劃的需求日期未考慮采購周期，未考慮物資編碼申請周期，未按管理規(guī)定在截止日期前上報需求計劃，未在規(guī)定周期內(nèi)審批采購申請。