黃琳

摘要：文章從文件生命周期、辯證唯物主義和司法實踐角度對單套制管理模式的期限、思想和效力展開辨析，在把握其本質(zhì)的基礎上探討催生單套制管理模式的背景因素，并提出檔案工作者應針對電子文件特性創(chuàng)新管理思維和管理方式，以改變認知、加快立法、健全政策和重塑秩序為支點推行單套制管理模式。

關鍵詞：單套制；雙套制；電子文件管理

分類號：G271

Analysis and Thinking on the Management Mode of Single Set System of Electronic Records

Huang Lin

（Department of Library， Information and Archives of Shanghai University， Shanghai， 200444）

Abstract：From the perspective of life cycle of records， dialectical materialism and juridical practice， this paper analyzes the duration， thought and effectiveness of the management mode of single-set system， discusses the background factors that lead to the management mode of single-set system on the basis of grasping its essence， and put forward the archivists should innovate management thinking and management mode according to the characteristics of electronic records， and carry out the management mode of single- set system by changing cognition， speeding up legislation， perfecting policy and reshaping order.

Keywords：Single-SetSystem；Double-SetSystem；ElectronicRecord Management

隨著數(shù)字媒介體系的發(fā)展，電子文件日益成為信息記錄、傳遞、交換與共享的主流方式，也成為國家檔案資源的重要組成部分，這是現(xiàn)代化進程的一個顯著標志。面對呈指數(shù)型增長的電子文件，該如何實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為時下急需解答的難題。目前美國、加拿大、英國、法國、德國、澳大利亞、新加坡、日本和韓國等，均逐步推進或已經(jīng)實現(xiàn)了單套制管理模式。[1]反觀我國檔案政策背景和實踐選擇，對推行電子文件獨立管理整體還處于觀望階段。因此，有必要厘清單套制電子文件管理模式本身及其背景因素和基本策略。

1單套制電子文件管理模式辨析

社會形態(tài)的變革、網(wǎng)絡邏輯的擴散和開發(fā)場景的跨媒介，致使我國檔案管理工作長期陷入紙質(zhì)與電子的混雜狀態(tài)，造成我國關于單軌制、雙軌制、單套制、雙套制的電子文件管理模式的爭論持續(xù)了很長時間。就目前的國際經(jīng)驗和國內(nèi)實踐來看，推行單套制管理模式已經(jīng)取得了各方共識。然而面對紛繁復雜的實際情況，空喊口號缺乏根基性和思辨性，無法為單套制研究提供基本落腳點。只有結(jié)合文件生命周期、辯證唯物主義、司法實踐多重角度對單套制管理期限、思想和效力加以梳理辨析，才能明確其定位表述和約束性規(guī)則，科學指導電子文件管理模式發(fā)展。

1.1基于文件生命周期的期限辨析

文件生命周期理論是對文件運動規(guī)律的科學抽象和客觀描述，研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程并將這一過程劃分為若干階段，其中對歸檔前后文件與管理者主體行為、管理方式之間對應關系的提法更是為相關學術研究創(chuàng)建了參考坐標。關于“套”和“軌”的討論就是在此基礎上闡發(fā)的，其重點在于分析文件從一個階段向另一個階段過渡的各種影響因素，從中獲得明確期限和定位的具體標準，并避免使用一種缺乏適用性的尺度去概括和衡量文件管理現(xiàn)象和關聯(lián)線索，如圖1所示。

總的來說，“套”體現(xiàn)的是文件歸檔保存的狀態(tài)，即在生命周期中后端，文件是完全在電子環(huán)境中存儲還是在電子、紙質(zhì)兩種環(huán)境中同時保存；而“軌”側(cè)重強調(diào)文件自生成、運行到歸檔、保存、利用的全流程運行狀態(tài)，是比“套”更偏向于整體性、系統(tǒng)性的概念。目前我國基本上實現(xiàn)了無紙化辦公環(huán)境，因此與前端相比，對“套”的辯證探析更能凸顯問題本質(zhì)。以歸檔為核心節(jié)點深究文件版本變體及其管理模式的演變軌道，檔案機構(gòu)的管理理念和工作辦法也在某種程度上成了一種研究對象。相較于雙套制，單套制管理模式徹底顛覆了對傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的依賴，旨在將電子文件獨立管理嵌入中后端，實現(xiàn)了無紙化理念在文件運動中的全程貫穿。單套雙套管理模式的抉擇取舍，倒逼著檔案工作者直面文件運動中后端的系統(tǒng)存儲能力、安全防御技術、主體權(quán)責劃分、管理制度建設等方面的要求，須審視文件管理在前后不同階段的銜接度、連貫性和統(tǒng)一性。

1.2基于辯證唯物主義的思想辨析

T·庫克指出，電子文件“把我們帶進了一個‘虛擬文件和‘虛擬檔案的時代。在這個時代，傳統(tǒng)檔案論述中極為重要的實態(tài)文件已不復存在”，“一份文件的定義將因此由一份實態(tài)文件變成作者和讀者的一種理性的或虛擬的概念”。[2]在虛擬、動態(tài)、易變的電子環(huán)境中生成和運行的文件喪失了實體感，為單套制管理引來諸多質(zhì)疑，從而導致我國檔案機構(gòu)大多傾向于以雙套制管理模式在物理可控范圍內(nèi)對文件實體加以把握。但“虛擬”一詞本身蘊含著技術環(huán)境和違背事實的雙重內(nèi)涵，上述僅以技術環(huán)境的角度定性單套制未免脫離客觀實在范疇。

從辯證唯物主義的立場上看，電子文件同傳統(tǒng)紙質(zhì)文件一樣是人類社會活動的產(chǎn)物，具有確定的歷史根源和物質(zhì)實態(tài)，只是它們的書寫方式和載體形式不同而已。電子文件作為檔案的一種具體形態(tài)，其生成、運轉(zhuǎn)、處理、保管、利用都要在檔案管理的一般規(guī)則下展開，新的管理標準、技術手段并未改變其邏輯起點和共識基準。一旦將電子文件歸于“虛態(tài)”，就割裂了其中的歷史性與實踐性、精神性與物質(zhì)性，使其變成一種獨立于生產(chǎn)實踐活動和檔案本質(zhì)之外的“異物”。據(jù)此，單套制既指向技術環(huán)境的“虛”又有文件生成背景的“實”，需以辯證唯物主義為思想基礎，將虛實統(tǒng)一到電子文件管理工作中整體考察，兼顧二者側(cè)重點及彼此聯(lián)系，探索并采取符合電子文件管理實際的方法措施，維護其真實性、完整性、有效性和安全性，推動單套制管理實踐向前發(fā)展。

1.3基于司法實踐的效力辨析

人們在論及單套制管理模式的有效性時首先是從司法實踐的角度展開的，可將此等價于“電子文件是否具備法律證據(jù)效力”。紙質(zhì)文件作為社會活動和歷史事實的真實記錄，在司法上有不可爭辯的法律證據(jù)效力。而電子文件雖然也產(chǎn)生于各種社會實踐活動，具有原始記錄性，但由于其自身特點，電子文件的法律證據(jù)效力還沒有成為公認的準則。法律證據(jù)效力主要涉及兩方面：電子文件作為法律證據(jù)的資格和證明力。證據(jù)資格是指電子文件能否被允許作為法律證據(jù)以及歸屬于何種證據(jù)形式。目前我國對電子文件證據(jù)資格的看法主要包括書證說、視聽資料說、獨立證據(jù)說和傳統(tǒng)證據(jù)的演變說，[3]彼此之間互有交叉、界限模糊。對此，電子文件法律證據(jù)資格亟待進一步明確。證據(jù)證明力則指證據(jù)對查明事實具有的憑證作用，要求必須具備客觀性和相關性。然而電子文件內(nèi)容與載體之間的可分離性、電子文件信息的易變性和可操作性、電子文件邏輯歸檔造成的主體權(quán)限不明確等問題，都為電子文件的證明力判定增加了難度。因此電子文件與紙質(zhì)文件的法律證據(jù)效力難以獲得同等認可，這也是人們依賴雙套制的重要原因。電子文件能否發(fā)揮法律證據(jù)效力直接關系到單套雙套制在當前和未來文件管理中的地位，需要人們以此為問題導向展開辨析，確定電子文件管理的具體模式。

2促成單套制電子文件管理模式的背景因素

隨著信息化進程的加快和電子文件管理實踐的推進，雙套制愈加暴露出滯后和保守，再不能被視為檔案管理的雙重保險。相反，人們對單套制管理的呼聲愈演愈烈，其主要背景因素包括以下三方面：

2.1虛擬文件背景要求擺脫檔案實體束縛

二十世紀中后期，電子文件的產(chǎn)生突破了實體機關與文件群體間的對應關系，按照機構(gòu)來源劃分全宗面臨困難。[4]文件形成背景從靜態(tài)的物理實體轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的虛擬概念，文件和文件、文件和形成背景間的聯(lián)系不再是單一的線性邏輯，而是呈現(xiàn)出多維度的交叉網(wǎng)狀關系。由此，檔案工作的關注焦點已“從以等級結(jié)構(gòu)中原始文件產(chǎn)生部門為中心的實際來源轉(zhuǎn)變?yōu)橐宰儎?、臨時甚至‘虛擬機構(gòu)中文件形成者的職能和業(yè)務活動為重點的概念來源”，[5]以文件形成目的、形成活動、處理程序和職能范圍為中心，梳理并揭示文件在信息和知識層面上的有機聯(lián)系。

在這種情境下，單套制為脫離檔案實體掣肘、實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了契機。檔案工作者能通過計算機系統(tǒng)“使用一套符號及其符號語法邏輯來記錄和解釋檔案之間的歷史聯(lián)系”，[6]并按照其中的關聯(lián)對檔案信息加以組織整合，實現(xiàn)檔案信息的有序化和系統(tǒng)化。這種模式本質(zhì)上是一種非物理實體性的邏輯管理活動，屬于智能控制范疇。它有助于維持和揭示檔案之間虛擬化、動態(tài)化、多維化的歷史有機聯(lián)系，使之不被實體機構(gòu)間的壁壘所割裂，進而將零散的檔案片段進行系統(tǒng)整合，為利用者還原和再現(xiàn)完整的歷史活動場景。單套制作為后現(xiàn)代主義思想的具體實踐形式，大大推動了檔案管理工作從實體管理向信息管理、知識管理轉(zhuǎn)變。

2.2紙質(zhì)電子雙重管理形成效益漏洞

電子文件的生成運轉(zhuǎn)原本是為了提高業(yè)務效率和減少長期耗能，雙套制的實行反而使檔案工作人員面臨紙質(zhì)電子的雙重管理壓力。紙張的大量消耗、庫房擴建、管理設備購置等繁瑣的工作量，不僅增加工作難度、降低工作效率，更有違現(xiàn)代化社會理念和綠色節(jié)能環(huán)保觀，使付出和收益不成正比。

“受制于硬件基礎設施的構(gòu)建成本和信息系統(tǒng)的研發(fā)成本，部署一套完備的大型信息系統(tǒng)要動輒數(shù)百萬、甚至上億元的資金。如果我們依舊要求具有長期保存價值的電子文件必須支撐紙質(zhì)或縮微膠卷進行雙套制歸檔的話，將造成雙向浪費”。[7]因此，充分運用現(xiàn)代信息技術創(chuàng)造電子文件在線歸檔和管理環(huán)境，是以最低限度的成本投入換取最高效益的有效措施，如國家稅務總局自2015年以來相繼啟動的增值稅普通發(fā)票和專用發(fā)票電子化試點工作；2019年11月，國家醫(yī)保局宣布在河北、吉林、黑龍江、福建等七?。ㄊ校┱归_試點的醫(yī)保電子憑證等。[8]不同領域的先行試點項目在提升經(jīng)濟效益、簡化業(yè)務流程、提高工作效率等方面的成效已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)，為單套制電子文件管理模式建設積累了寶貴的實踐經(jīng)驗。檔案工作者要以“技術性思維”作為指導思想，“以控制外部自然、追求最佳效率為基本旨趣，以達到物質(zhì)利益最大化為歸宿”，[9]推動電子環(huán)境建設往更高品質(zhì)、更高標桿進發(fā)。

2.3紙質(zhì)檔案無法完全承載電子文件信息

檔案工作者無法將電子文件信息要素完全紙質(zhì)化。其一，多種類型電子文件難以制成紙質(zhì)版本。隨著信息技術的發(fā)展，電子文件的類型也越來越復雜，不僅有WORD、EXCEL、PPT等簡單文件，更有如多媒體文件、高像素圖像文件和圖形文件、數(shù)據(jù)文件等，這些類型的電子文件有些雖可以打印但代價高昂，有些則無統(tǒng)一的展現(xiàn)樣式和固定的版式結(jié)構(gòu)。因此，相較單一性電子公文而言，該如何將展現(xiàn)視聽效果和動態(tài)鏈接的文件類型制成紙質(zhì)或縮微膠卷無疑成了檔案工作者的一大難題。

其二，電子文件元數(shù)據(jù)難以在紙質(zhì)版本中呈現(xiàn)。元數(shù)據(jù)是描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)，自始至終跨機構(gòu)支持著電子文件的創(chuàng)建、管理和利用。電子文件存儲位置的轉(zhuǎn)移和管控權(quán)限的易變，致使電子文件極易遭受損毀。為了確保電子文件的真實、完整、安全和有效，檔案工作者不得不借助元數(shù)據(jù)掌握電子文件從形成到業(yè)務處理、再到最終歸檔或銷毀的全部流程情況，使電子文件能始終處于可控范圍內(nèi)。但雙套制管理模式下的紙質(zhì)檔案不能展現(xiàn)其完整的運轉(zhuǎn)過程，難以維護電子文件的法律憑證價值?！半娮游募膬?nèi)容、背景信息、結(jié)構(gòu)三要素只有在全程流轉(zhuǎn)于電子系統(tǒng)中的電子版本中才可能真實完整，無論在哪一個時點轉(zhuǎn)換而成的紙質(zhì)文件都很難實現(xiàn)三要素的齊全和原生性，也難以保證兩種版本的完全一致”。[10]

3推進單套制電子文件管理模式的基本策略

單套制立足于數(shù)字時代的發(fā)展前沿，為從根本上解決電子文件管理問題提供了科學可行的解決方案。而我國檔案機構(gòu)之所以猶疑不決，很大程度上是出于對傳統(tǒng)檔案管理觀的強烈依賴和以“電子文件具有高風險”作為理由的保守意識。因此要推行單套制管理模式就必須從源頭開始變革，以認知觀念、法律基礎、政策制度和合作關系為支點，改變傳統(tǒng)檔案管理理念和辦法的普適印象。

3.1改變認知：引入和深化數(shù)字記憶觀

檔案管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型必然伴隨著觀念系統(tǒng)和認知結(jié)構(gòu)的更新，封閉守舊的思想觀念無法適應新時代發(fā)展要求，而引入數(shù)字記憶觀有助于人們認清新形勢、接受新事物。荷蘭學者杜威·德拉埃斯馬曾指出，在人類發(fā)明的人工記憶中，最古老的助記方法就是書寫。遠古時代，人們在泥板或蠟板上書寫；到了中世紀，又在羊皮紙和牛皮紙上寫字；后來又在紙上寫字。其后，攝像和錄音技術的發(fā)展，使圖像和聲音可以跨越時空得以留存，并可被再現(xiàn)和復制。而今，保存聲音和影像的手段更是多種多樣，如卡式錄音機、錄像機、光盤、計算機存儲器、全息攝影等。[11]就如傳統(tǒng)檔案的出現(xiàn)一樣，電子文件本身也是社會發(fā)展到一定階段而自然出現(xiàn)的產(chǎn)物，雖然突破了傳統(tǒng)記憶形態(tài)，但就其根本而言并未改變記憶屬性和功能，甚至更能反映出文件形成意圖、形成活動、職能范圍等背景知識。

法國歷史學家雅克·勒高夫在研究歷史與記憶時，也關注到“電子記憶”/“數(shù)字記憶”這一浪潮。他說：“到了20世紀，尤其是1950年之后，種種變化掀起了一場真正的記憶革命，電子記憶只是其中的一個因素，但無疑也是最為顯眼的”。而對于電子記憶的本質(zhì)，他也指出：“電子記憶僅是依照次序和人類的程序而工作的，而人類的記憶卻保存有一塊巨大的不可‘信息化的區(qū)域，電子記憶和歷史上所出現(xiàn)的一切形式的自動記憶一樣，它僅是一種輔助，是人類精神以及記憶的仆人”。[12]引入和深化數(shù)字記憶觀，能使檔案機構(gòu)正確認識到電子文件的價值所在，不再排斥記憶資源所展現(xiàn)出來的新形式，擯棄“誤以為有紙質(zhì)檔案護航就能弱化電子文件管理”的做法，真正接受、重視并適應單套制電子文件管理模式。

3.2加速立法：為單套制管理模式正名

電子文件作為一種新記錄方式，在認識、技術和管理等方面還存在障礙，亟待一定的時間解決其法理建設和法律證據(jù)效力認定問題。因此必須通過加速立法，為實現(xiàn)電子文件獨立管理提供原則要求和法律支持，進而為單套制管理模式正名。目前我國已在多個領域制定了相關法律條文，如1999年通過的《中華人民共和國合同法》明確將數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件等）列為合同的一種書面形式；2018年通過的《中華人民共和國電子商務法》規(guī)定電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等法律效力；2019年修正的《中華人民共和國電子簽名法》認定“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”；三大訴訟法均以專條確認視聽資料和電子數(shù)據(jù)的證據(jù)效力；最新修訂的《檔案法》明確指出，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。隨著現(xiàn)代化進程的加快，明確電子文件證據(jù)效力的相關法律的制定和實施已逐漸深入貫徹到多個領域當中，鼓勵商務交易、業(yè)務辦公、書證收集以電子形式展開，為檔案機構(gòu)推行單套制管理模式奠定基石。

但綜合來看，我國法律體系仍須圍繞兩點加以完善：一是明確電子文件證據(jù)形式歸屬，建立電子文件取證、鑒定規(guī)則及其客觀性和相關性的審查程序。二是針對不同領域步調(diào)不一、各行其是的現(xiàn)狀進一步制定跨領域、綜合性的上位法，加強對各個領域全要素的統(tǒng)籌考慮和法律體系的頂層設計，使電子文件證據(jù)效力在全國范圍內(nèi)取得共識，保障單套制模式的推行通達無阻。

3.3健全制度：實現(xiàn)單套制管理縱橫貫通

推行單套制管理模式需要通過出臺相應的政策制度和標準辦法，對電子文件歸檔方式、平臺接口、存儲格式、審計跟蹤、元數(shù)據(jù)管理標準等作出統(tǒng)一規(guī)范，為全國檔案工作的聯(lián)結(jié)貫通掃清障礙。一些西方國家極為重視政策制度的制定和實施，如美國《政府文件管理指令》、英國《國家檔案館數(shù)字戰(zhàn)略》和《國家檔案館數(shù)字能力建設戰(zhàn)略》、德國DOMEA 14標準、澳大利亞《數(shù)字連續(xù)性2020政策》等?？v觀上述國家不難發(fā)現(xiàn)，開啟政策制度保障從源頭上解決了單套制管理的方向、力度、深度和廣度等基本問題，在全國實踐層面上起到高站位的引領作用。

然而，我國目前制發(fā)的相關政策制度主要包括《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出的在有條件的部門開展電子檔案單套制、單軌制管理試點[13]和《國家檔案局關于修改<電子公文歸檔管理暫行辦法>的決定》提出的“符合國家有關規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔”。[14]此外還有上海自貿(mào)試驗區(qū)管委會保稅區(qū)管理局先后制定的《電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表》《電子文件歸檔整理操作細則》《電子檔案長期保存管理規(guī)范》等業(yè)務標準。[15]無論是從數(shù)量還是從內(nèi)容都可看出，我國對單套制管理缺乏堅定的推行態(tài)度和統(tǒng)一的標準規(guī)范。要向全國推行單套制管理模式，國家檔案局、中央檔案館必須發(fā)揮帶頭作用，以高瞻遠矚的時代精神和宏觀把控的有效手段為全國檔案事業(yè)規(guī)劃嶄新的發(fā)展方向和目標，廢止對電子文件雙套制歸檔的硬性要求，通過建立健全政策制度對地方組織機構(gòu)的業(yè)務流程和各級檔案機構(gòu)的歸檔管理工作進行規(guī)范化指導，從而實現(xiàn)單套制管理模式的上下貫通和左右互聯(lián)。

3.4重塑秩序：擴建新型合作關系鏈

電子文件管理過程中存在的諸多不穩(wěn)定因素打破了傳統(tǒng)檔案工作的常規(guī)，為此，檔案工作者需要突破傳統(tǒng)職能范圍，重塑檔案管理工作秩序，擴建檔案新型合作關系鏈。

一方面，檔案工作者需與文件形成機構(gòu)展開合作，擔當文件業(yè)務處理過程的監(jiān)督者。文件保管質(zhì)量的優(yōu)劣很大程度上取決于辦公程序是否符合規(guī)范。因此在單套制管理模式中，檔案工作者要積極落實全程管理思想，注重對電子文件所有管理活動和管理要素的統(tǒng)籌兼顧，強調(diào)各項管理內(nèi)容和要求的系統(tǒng)整合和整體效應，建立一個涵蓋電子文件全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法，[16]對電子文件生成、接收等各階段的運轉(zhuǎn)狀況加以全程把控，從而使電子文件合乎歸檔要求。

另一方面，推行單套制還需檔案工作者和信息技術專業(yè)人員的傾力合作。目前我國大多采用計算機輔助管理系統(tǒng)，不具備在線接收電子文件的能力，遠達不到單套制對電子文件全程管理的要求。為保證電子文件管理各個階段的無縫銜接，各級檔案機構(gòu)和業(yè)務部門需要全面部署電子文件管理系統(tǒng)（ERMS），以自動化或半自動化的技術手段和統(tǒng)一規(guī)范的技術標準來打造全程聯(lián)通的管理鏈條。在此基礎上，通過對電子文件生成、傳遞、維護、利用等運轉(zhuǎn)流程中元數(shù)據(jù)的全程管控，并借助防殺毒技術、身份驗證技術、備份技術、遷移技術等，減少電子文件因人為或計算機系統(tǒng)更新?lián)Q代遭受損毀的風險。隨著信息社會的深入發(fā)展，檔案工作者需以積極包容的心態(tài)接受信息技術帶給檔案管理的新規(guī)則和新技能，將創(chuàng)建和維護電子環(huán)境這項業(yè)務外包給專業(yè)能力強、守信用的技術部門，延伸檔案工作手臂、拓展檔案價值空間。

4結(jié)語

單套制管理從在有條件的部門開展試點發(fā)展到擴大試點范圍，足以說明實行單套制電子文件管理模式是一種必然的發(fā)展趨勢。“作為檔案工作者，我們發(fā)現(xiàn)自己正兩腳分開困難地叉立于現(xiàn)在，一只腳踩在過去，以確保我們的共同記憶得到保護；另一只腳踩在未來，以確保我們的知識和技能繼續(xù)地為社會所需要”。[17]在數(shù)字時代框架下，這種新的記憶形式也需要得到關注和保護。檔案工作者不應再以雙套制逃避這一現(xiàn)狀，而是要站在彰往知來、統(tǒng)領全局的高度上推行單套制電子文件管理模式，主動接納和貫徹先進的檔案管理理念、辦法及手段，激發(fā)電子文件的持久生命力。

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