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摘? 要：隨著信息化和數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展，使用軟件來(lái)管理設(shè)備早已是主流趨勢(shì)。文章就大中型企業(yè)如何用軟件來(lái)管理好設(shè)備進(jìn)行了初步探討。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)庫(kù);CS結(jié)構(gòu);檢索查詢

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311.52? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? ? ?文章編號(hào)：2095-2945（2020）03-0195-02

Abstract： With the development of information technology and data application technology， the use of software to manage equipment has long been the mainstream trend. This paper makes a preliminary discussion on how to use software to manage equipment in large and medium-sized enterprises.

Keywords： database; CS structure; search query

1 編程語(yǔ)言定位

隨著電腦技術(shù)的飛速發(fā)展，Excel電子表格早就取代了手工紙質(zhì)臺(tái)賬和報(bào)表，Excel功能強(qiáng)大，但是管理設(shè)備臺(tái)賬與檔案還存在數(shù)據(jù)不唯一、手工操作量大、處理速度慢諸多不足。目前采用CS結(jié)構(gòu)的企業(yè)管理軟件已成為主流，同時(shí)開(kāi)發(fā)一個(gè)手機(jī)端的APP，大大提高了工作效率。編程語(yǔ)言種類(lèi)較多，有SAP、ORACLE、JAVA、.NET等。推薦使用JAVA，跨平臺(tái)、可移植，適用于網(wǎng)絡(luò)/分布式環(huán)境，使JAVA更具優(yōu)勢(shì)。初步確定了設(shè)備管理軟件所用的編程語(yǔ)言之后，就可以考慮整體規(guī)劃了。

2 不同賬套的整合

2.1 賬實(shí)相符

賬實(shí)相符幾乎是所有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)人員經(jīng)常說(shuō)的話，但實(shí)際操作中卻很難辦到，主要有以下幾個(gè)原因：（1）資產(chǎn)賬管理與實(shí)物管理是兩個(gè)部門(mén)，兩套賬。兩套賬要做到完全統(tǒng)一難度很大。（2）并不是所有的實(shí)物都是資產(chǎn)。一般單價(jià)超過(guò)2000元的實(shí)物才是資產(chǎn)，才能錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)。所以，一般來(lái)講，設(shè)備賬套的數(shù)據(jù)量大于資產(chǎn)賬套的數(shù)據(jù)量。（3）實(shí)物的資產(chǎn)性質(zhì)決定了管理的難度。一個(gè)大中型企業(yè)往往有一些二級(jí)單位是租賃的，租賃來(lái)的單位的所有資產(chǎn)都屬于“賬外資產(chǎn)”，因此也就沒(méi)有必要錄入資產(chǎn)系統(tǒng)。（4）有些資產(chǎn)是合并入賬。

2.2 一個(gè)賬套管理

（1）明確資產(chǎn)與設(shè)備的界限。一般大于2000元的叫固定資產(chǎn)，小于2000元的叫低耗品，固定資產(chǎn)與低耗品合起來(lái)叫設(shè)備。我們首先要在資產(chǎn)與實(shí)物管理制度里明確，哪些設(shè)備是固定資產(chǎn)，哪些是低耗品，固定資產(chǎn)、低耗品都要納入賬套，都按設(shè)備實(shí)物來(lái)管理。（2）新建工程入賬時(shí)不允許合并，工程與設(shè)備要分開(kāi)。資產(chǎn)入賬時(shí)，不允許合并入賬，要拆分成單臺(tái)設(shè)備。比如配電柜、變配電室與電纜不允許合并入賬叫做變配電系統(tǒng)，必需分開(kāi)單獨(dú)入賬。（3）已入賬的合并資產(chǎn)要進(jìn)行拆分。工程與設(shè)備合并一起入賬的，要對(duì)工程結(jié)算重新審紀(jì)，把工程費(fèi)用與設(shè)備拆分。（4）賬外資產(chǎn)也要進(jìn)賬。從財(cái)務(wù)專業(yè)的角度來(lái)講，賬外資產(chǎn)“實(shí)質(zhì)上是企業(yè)的一項(xiàng)資產(chǎn)，由企業(yè)擁有或控制的能以貨幣來(lái)計(jì)量收支的經(jīng)濟(jì)資源”。但是，該資產(chǎn)沒(méi)有入企業(yè)賬簿，在公司資產(chǎn)負(fù)債表上不含該項(xiàng)資產(chǎn)的金額。

比如，某大型公司有一個(gè)新租賃的工廠，對(duì)整個(gè)工廠的租賃費(fèi)支付租金，只是在往來(lái)賬款上有體現(xiàn)，但這個(gè)工廠的所有資產(chǎn)并沒(méi)有體現(xiàn)在該企業(yè)的財(cái)務(wù)賬套里面，這就給以后的實(shí)物管理帶來(lái)了麻煩。針對(duì)這種情況，必須把租賃工廠的所有資產(chǎn)錄入本企業(yè)的財(cái)務(wù)賬，只不過(guò)標(biāo)記為賬外資產(chǎn)，不參與折舊等財(cái)務(wù)計(jì)算。

3 制度建設(shè)

3.1 設(shè)備要分類(lèi)管理

車(chē)輛、電腦、辦公桌椅、空調(diào)、生產(chǎn)設(shè)備等，要分清類(lèi)別，不同類(lèi)別的設(shè)備有各自不同的特點(diǎn)，最好由不同的部門(mén)或不同人員來(lái)管理。

3.2 職責(zé)明確

設(shè)備管理最忌諱由一個(gè)部門(mén)從頭管到尾。例如有的小公司，因?yàn)槿藬?shù)較少，電腦就由各部門(mén)自己管理，即每個(gè)部門(mén)的電腦從采購(gòu)、使用、維修、報(bào)廢，都是這個(gè)部門(mén)自己說(shuō)了算。這樣最容易造成中間環(huán)節(jié)失控，花了不該花的錢(qián)，也就是我們平常所說(shuō)的既當(dāng)運(yùn)動(dòng)員又當(dāng)裁判，所以分清職責(zé)是很必要的。按常規(guī)的管理辦法，設(shè)備管理要分為采購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)、技術(shù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)這四個(gè)職責(zé)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)新設(shè)備及零配件的采購(gòu)，使用部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)備的使用與維護(hù)保養(yǎng)，技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)備技術(shù)維修和報(bào)廢鑒定、設(shè)備技術(shù)檔案管理，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)折舊與賬務(wù)管理。

3.3 權(quán)限明確

不同類(lèi)別的設(shè)備的采購(gòu)、維修、報(bào)廢都要設(shè)置明確的審批權(quán)限。使用部門(mén)提交申請(qǐng)、技術(shù)部門(mén)進(jìn)行技術(shù)審查、財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行價(jià)值審查、領(lǐng)導(dǎo)審批，每一類(lèi)操作最少都要經(jīng)過(guò)這幾個(gè)環(huán)節(jié)，才能使各項(xiàng)工作達(dá)到可控狀態(tài)。

4 軟件制訂

優(yōu)秀的管理軟件是實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理思路的有效工具，是無(wú)紙化辦公的重要手段。但往往一個(gè)優(yōu)秀的軟件公司、一群優(yōu)秀的程序員不見(jiàn)得就能設(shè)計(jì)出優(yōu)秀的軟件，主要原因是設(shè)計(jì)與實(shí)用脫節(jié)，沒(méi)有軟件使用單位的基層人員參與軟件的需求規(guī)劃。設(shè)計(jì)人員一般考慮的都是理想化狀態(tài)，而在眾多企業(yè)中，尤其是在中國(guó)，例外事項(xiàng)特別多，我們經(jīng)常可以聽(tīng)到這樣的案例，就是一個(gè)大型企業(yè)管理軟件投用后，不但沒(méi)有提高工作效率，員工反而成了軟件的奴隸。下面就來(lái)談?wù)勡浖捌陂_(kāi)發(fā)階段應(yīng)注意的事項(xiàng)。

企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)部門(mén)、設(shè)計(jì)人員成立項(xiàng)目小組，確認(rèn)工作流程和軟件需求。這個(gè)過(guò)程相當(dāng)重要，但是往往好多大型企業(yè)的管理軟件投入使用后會(huì)遭到基層單位的指責(zé)，主要是軟件的很多功能脫離實(shí)際，是按高層領(lǐng)導(dǎo)的想法來(lái)做的，而且項(xiàng)目組中一般都是中高層管理人員，很少有基層工作人員。項(xiàng)目組的前期主要工作是理清工作流程和職責(zé)，還有就是把所有例外情況考慮周全，包括審批流程走到一半后發(fā)生變更、重大錯(cuò)誤的修正等等。

一個(gè)成熟的設(shè)備管理模塊應(yīng)該有以下幾個(gè)功能：

臺(tái)賬管理;檔案管理;報(bào)修及工單管理;設(shè)備新增與報(bào)廢;調(diào)撥、借入、借出;零配件管理;多條件統(tǒng)計(jì)查詢。

4.1 字段設(shè)置

市面上的資產(chǎn)管理軟件、設(shè)備管理軟件，無(wú)論免費(fèi)還是收費(fèi)的，一般都只有以下幾個(gè)字段：編號(hào)、設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)廠家、投用日期、使用部門(mén)、備注等七個(gè)字段。但在實(shí)際工作中這幾個(gè)字段遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了需要。拿最簡(jiǎn)單的電腦來(lái)講，同樣型號(hào)的電腦，可能CPU、內(nèi)存、硬盤(pán)容量不一樣，顯示器尺寸型號(hào)也不一樣，這就給以后的管理帶來(lái)很大難度;再如車(chē)輛的臺(tái)賬，同樣品牌型號(hào)的車(chē)輛，也會(huì)有不同檔次的配置，車(chē)體顏色、發(fā)動(dòng)機(jī)排量、內(nèi)飾、天窗等都會(huì)有所不同，只用以上七個(gè)常用字段遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，日常查詢時(shí)不能很清楚地了解到設(shè)備的所有重要參數(shù)。

所以，設(shè)備臺(tái)賬除了常用字段外，按不同的設(shè)備類(lèi)別，還要有各自的特殊字段，這樣以后才便于檢索查詢。許多軟件公司為了使軟件體積不過(guò)于龐大，盡量減少字段數(shù)量，尤其是備注型字段。這樣做是得不償失的，因?yàn)槲覀兊淖罱K目的不是為了減少硬盤(pán)空間的占用和內(nèi)存的占用，是達(dá)到企業(yè)管理的目的。為了加快運(yùn)行速度，可以把所有設(shè)備的常用字段歸入一個(gè)庫(kù)，特殊字段都放在另一個(gè)庫(kù)中，必要時(shí)才把兩個(gè)庫(kù)同時(shí)打開(kāi)，這樣就可以節(jié)約內(nèi)存空間了。

另外，為了在系統(tǒng)中分清固定資產(chǎn)與普通設(shè)備，還應(yīng)設(shè)置一個(gè)“資產(chǎn)類(lèi)別”的字段，可以輸入“固定資產(chǎn)”“普通資產(chǎn)”“賬外資產(chǎn)”“租借資產(chǎn)”等數(shù)據(jù)用以標(biāo)識(shí)實(shí)物的不同類(lèi)型，便于分類(lèi)檢索和折舊計(jì)算。

4.2 檔案與運(yùn)行記錄管理

檔案與臺(tái)賬不同，臺(tái)賬就是一個(gè)明細(xì)清單，像花名冊(cè)一樣。而檔案是單臺(tái)設(shè)備的詳細(xì)履歷，不但記錄了設(shè)備的所有參數(shù)，而且記錄了設(shè)備的累積運(yùn)轉(zhuǎn)情況、維修記錄、重大故障、重大缺陷與隱患等，而且從檔案中還可以查到下次保養(yǎng)及大修的日期。

4.3 維修及工單管理

維修是設(shè)備管理最重要的部份，基層使用單位能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)報(bào)修，維修記錄中能記錄報(bào)修時(shí)間、維修單位到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)間、故障現(xiàn)象、更換配件明細(xì)、配件價(jià)格、設(shè)備停機(jī)時(shí)間、人工費(fèi)等信息。

4.4 設(shè)備新增與報(bào)廢

設(shè)備安裝到現(xiàn)場(chǎng)的同時(shí)，也應(yīng)錄入管理系統(tǒng)。為防止員工誤操作，新增、報(bào)廢等都需有上一級(jí)管理人員審批。而且設(shè)備報(bào)廢后，在系統(tǒng)中也不能把這條記錄刪除，只是在日常臺(tái)賬查詢中看不到此條記錄，這條記錄不參與在用設(shè)備的統(tǒng)計(jì)查詢，但我們可以在已報(bào)廢設(shè)備中查到這條記錄，這樣我們就能查詢到從企業(yè)最初成立到現(xiàn)在，某個(gè)單位更新過(guò)幾次設(shè)備，也可以查詢到以前的設(shè)備故障記錄，從而吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

4.5 調(diào)撥、借入借出

企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)設(shè)備調(diào)撥的情況，辦公設(shè)備（如電腦、數(shù)碼設(shè)備）更是如此。如果是公用設(shè)備，如數(shù)碼相機(jī)，保存在某一部門(mén)，其他部門(mén)需要使用時(shí)就來(lái)借用，過(guò)幾天再歸還，這種情況最好在軟件里有一個(gè)設(shè)備借用模塊，借用、歸還時(shí)都由保管人、借用人電子簽蓋確認(rèn)，以防實(shí)物流失。如果設(shè)備實(shí)物要從一個(gè)部門(mén)調(diào)撥給其他部門(mén)使用，則應(yīng)在檔案中相應(yīng)變更，同時(shí)，因人事調(diào)動(dòng)引起的設(shè)備使用人發(fā)生變化，也應(yīng)在檔案中更新。

4.6 零配件管理

應(yīng)該是一個(gè)簡(jiǎn)單的零配件進(jìn)出存管理模塊。精細(xì)化管理和成本控制是任何一個(gè)企業(yè)都逐步嚴(yán)抓的，用軟件管理起來(lái)會(huì)更清晰、更高效。對(duì)零配件的供應(yīng)商、采購(gòu)單價(jià)、數(shù)量、出入庫(kù)數(shù)量等統(tǒng)一管理，不但可以清晰地查詢到零配件庫(kù)存占用的流動(dòng)資金比例，還可以查詢到哪一家二級(jí)公司零配件采購(gòu)量大、使用量大，從而分析出在哪個(gè)二級(jí)單位設(shè)備維修率較高，為下一步如何控制費(fèi)用做出相應(yīng)的決策。

4.7 多條件統(tǒng)計(jì)查詢

檢索查詢是數(shù)據(jù)庫(kù)的基本功能，但是把軟件的查詢功能做好并不容易。應(yīng)該從企業(yè)的生產(chǎn)實(shí)際出發(fā)，根據(jù)員工的操作習(xí)慣來(lái)定制。比如最常用的設(shè)備數(shù)量查詢，應(yīng)該能夠根據(jù)設(shè)備品牌、型號(hào)、投用日期、金額等多個(gè)條件進(jìn)行查詢;設(shè)備維修計(jì)劃的查詢，應(yīng)該能夠統(tǒng)計(jì)匯總出來(lái)哪個(gè)品牌的設(shè)備故障率高，設(shè)備故障多發(fā)部位在哪里，這樣技術(shù)人員才能夠從眾多數(shù)據(jù)中篩選出有用的記錄，從而做出技術(shù)上的分析總結(jié)，進(jìn)一步把設(shè)備管理好。

5 后期維護(hù)

設(shè)備需要維護(hù)，軟件也同樣需要維護(hù)。這里講的維護(hù)不是軟件投入使用之后發(fā)生的問(wèn)題，而是后期根據(jù)使用單位的需求進(jìn)行個(gè)性化定制。比如，企管的管理員可以根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)需要增加二級(jí)分公司的數(shù)量，可以增加數(shù)據(jù)庫(kù)的字段，可以定制查詢界面等。在軟件設(shè)計(jì)初期就把定位設(shè)得高一點(diǎn)，免去后期不斷找軟件公司在原有基礎(chǔ)上不斷修改的麻煩。

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