劉偉謙

摘? 要：在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中，國(guó)有大型集團(tuán)企業(yè)因其經(jīng)營(yíng)管理上的特點(diǎn)，檔案處置較其他企業(yè)更為復(fù)雜，且面臨著制度依據(jù)不夠細(xì)化、全宗理念與實(shí)際工作存在矛盾、前端控制不到位、處置工作機(jī)制不健全等若干突出問(wèn)題。在遵循國(guó)家有關(guān)規(guī)定的前提下，結(jié)合企業(yè)實(shí)際細(xì)化了在資產(chǎn)劃轉(zhuǎn)、企業(yè)改制等新業(yè)態(tài)下的檔案歸屬流向，總結(jié)提出了檔案處置工作的實(shí)施路徑。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);產(chǎn)權(quán)變動(dòng);檔案處置;檔案流向

Abstract： the disposal of archives in the change of state-owned enterprises assets is faced with many prominent problems， such as the system basis is not detailed enough， theory differs from practice， the management mechanism is not sound， the disposal work mechanism is not perfect. Comply with relevant state regulations， based on actual situation， the paper discuss the disposal of archives under the new situation， and put forward the solutions.

Keywords： State-owned enterprises; Change of property right; Disposal of archives; Archives Flow

當(dāng)前，我國(guó)國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)的變動(dòng)頻率日益增加、形式日趨復(fù)雜多樣。尤其是國(guó)有大型集團(tuán)企業(yè)，因其資產(chǎn)規(guī)模、管理層級(jí)、經(jīng)營(yíng)范圍、分布地域等特點(diǎn)，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)較其他企業(yè)更為復(fù)雜，因而有關(guān)檔案的處置也就面臨著眾多新的情況和問(wèn)題。

1 檔案處置面臨的突出問(wèn)題

1.1 依法處置的制度規(guī)范依據(jù)有待深化。《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》（1999年，簡(jiǎn)稱《暫行辦法》）對(duì)檔案處置應(yīng)遵循的原則、檔案處置的組織工作、檔案的歸屬流向等方面進(jìn)行了規(guī)定，對(duì)國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中檔案的處置工作起到指導(dǎo)與規(guī)范作用?！镀髽I(yè)檔案管理規(guī)定》（2002年）、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（2009年）、《中辦國(guó)辦關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》（2014年）均對(duì)做好資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置提出了要求。但是，“從法律規(guī)范體系看，國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中檔案處置、管理工作相關(guān)的法規(guī)體系比較單薄，……當(dāng)前法規(guī)體系多為綱領(lǐng)性、原則性文件，缺乏指導(dǎo)檔案處置工作落實(shí)的實(shí)施細(xì)則，法規(guī)體系的縱向深度有待探索”。[1]同時(shí)，對(duì)于已有的檔案處置制度政策保證措施不完善，導(dǎo)致政策約束不力[2]。2019年1月，《國(guó)家檔案局關(guān)于在深化國(guó)有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見(jiàn)》提出了新形勢(shì)下做好資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置工作的新要求，新增了編制方案、支持社會(huì)力量參與等意見(jiàn)，但如何具體落地，還需要結(jié)合企業(yè)歷史特點(diǎn)和發(fā)展實(shí)際進(jìn)一步研究細(xì)化形成操作規(guī)范。

1.2 全宗理念與檔案流向確定存在矛盾。國(guó)有大型集團(tuán)企業(yè)的分公司檔案與集團(tuán)總部檔案在此前的一定時(shí)期內(nèi)多是集中管理的，后因分公司等機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)獨(dú)立性日益提高，眾多企業(yè)將分公司、大型內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)（非獨(dú)立法人）檔案參照全宗予以管理。這就帶來(lái)了全宗管理的獨(dú)立性與保持企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的連續(xù)性之間的矛盾。檔案管理強(qiáng)調(diào)全宗的獨(dú)立性，即一個(gè)單位所產(chǎn)生的各門類檔案均歸入本單位檔案全宗。在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中，為保證全宗完整，資產(chǎn)交割日前所形成的分支機(jī)構(gòu)的檔案須保留在原單位，交割日之后形成的檔案才隨其劃出，這對(duì)于分支機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)無(wú)法保持其檔案的完整性;而若其檔案均隨之劃出，雖有益于經(jīng)營(yíng)管理的連續(xù)性，卻無(wú)法保證原全宗檔案的完整性，而且從龐雜的檔案之中將某些檔案進(jìn)行抽出也面臨操作上的巨大難度。

1.3 檔案處置工作前端控制不到位?！稌盒修k法》第五條規(guī)定：“國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置工作是國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。應(yīng)列入其議程，并同步進(jìn)行?！钡珜?shí)際工作中，國(guó)有大型集團(tuán)企業(yè)不同層級(jí)的單位，因其管理特性、檔案意識(shí)和工作水平等因素，檔案處置工作的主動(dòng)性不盡相同。一般是上級(jí)母公司提出總體要求，負(fù)責(zé)總部工作。集團(tuán)企業(yè)檔案工作水平相對(duì)較高，能夠主動(dòng)實(shí)施，具體負(fù)責(zé)。其基層單位往往受管理水平和檔案意識(shí)等因素的影響，不注重檔案處置，需在上級(jí)單位的指導(dǎo)下進(jìn)行?！按蟛糠制髽I(yè)未能履行將檔案處置工作與企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)工作同步、同時(shí)推進(jìn)的義務(wù)，檔案處置工作具有隨意性和滯后性的特點(diǎn)?！盵3]

1.4 缺少有效的處置工作機(jī)制。完善、適用的檔案處置工作機(jī)制是保障檔案安全處置等處置工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。目前，企業(yè)在開展檔案處置工作時(shí)，“無(wú)法厘清檔案處置工作開展的完整流程，……部分企業(yè)制定的檔案處置程序過(guò)于籠統(tǒng)、模糊，可操作性較低，致使企業(yè)檔案處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組在具體實(shí)施過(guò)程中無(wú)所依靠”[4]，尚處于各自為政、獨(dú)立探索、自主實(shí)施的階段，亟待探索建立起一種相對(duì)規(guī)范、科學(xué)有效且具有普遍參考借鑒意義的工作機(jī)制。

2 檔案歸屬與流向的確定依據(jù)

需要說(shuō)明的是，《暫行辦法》仍然是檔案處置工作開展的首要遵循，其有關(guān)企業(yè)在重組、并購(gòu)、出售、改制、與外商合資合作經(jīng)營(yíng)、終止清算等情況下檔案歸屬與流向的規(guī)定仍具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。但在資產(chǎn)劃轉(zhuǎn)、企業(yè)改制過(guò)程中，國(guó)有大型集團(tuán)企業(yè)檔案的流向面臨新的境況，需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際做出適應(yīng)性的修訂。因此，此處著重對(duì)企業(yè)重組劃轉(zhuǎn)和改制兩種情況下的檔案流向進(jìn)行界定，是對(duì)《暫行辦法》的必要補(bǔ)充。

2.1 基于系統(tǒng)邊界確定企業(yè)重組檔案的處置流向。立足國(guó)有大型集團(tuán)企業(yè)角度，以最大限度保護(hù)企業(yè)利益為出發(fā)點(diǎn)，將系統(tǒng)邊界（見(jiàn)圖1）作為確定檔案歸屬和流向的重要依據(jù)，即集團(tuán)企業(yè)以上級(jí)母公司管控范圍為邊界，采用檔案在系統(tǒng)內(nèi)、外單位劃出的處置原則，在此前提下，對(duì)獨(dú)立法人、非獨(dú)立法人或僅部分職能劃轉(zhuǎn)時(shí)檔案的處置進(jìn)行分類明確（詳見(jiàn)表1）。在系統(tǒng)內(nèi)，因同屬于一個(gè)上級(jí)母公司，有著統(tǒng)一的管理制度、相近的管理要求和相似的管理環(huán)境，區(qū)分法人（全宗）保管情況，能夠充分尊重大型集團(tuán)企業(yè)的檔案管控歷史，盡可能地確保檔案的完整和后期的利用工作，同時(shí)也有助于檔案處置工作的順利開展。這種處置方式在大型集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí)更能發(fā)揮作用。

2.2 改制企業(yè)檔案的處置與流向。企業(yè)改制情況下，分改子、子改分、股份制改制等均涉及企業(yè)歷史檔案的處置。分公司改制為子公司的，改制前的檔案管理形式保持不變，改制為子公司后形成的檔案另立全宗。子公司改制為分公司的，原有檔案獨(dú)立全宗保持不變，改制為分公司后形成的檔案，歸入上級(jí)主管單位全宗或繼續(xù)保持獨(dú)立全宗管理。全民所有制企業(yè)改制為有限責(zé)任公司的，檔案全宗可保持不變。以全部資產(chǎn)改組為股份制企業(yè)的，改組后的檔案另立全宗，由股份制企業(yè)管理。以部分資產(chǎn)改組為股份制企業(yè)的，進(jìn)入股份制企業(yè)的部分，參照《暫行辦法》;未進(jìn)入股份制企業(yè)的部分，其檔案由原單位管理。

此外，朱亞鵬等在《改制企業(yè)檔案處置研究》[5]一文中從公有制和非公有制角度對(duì)檔案的歸屬與流向進(jìn)行了詳細(xì)梳理，也具有一定的參考意義。

3 檔案處置工作的實(shí)施路徑

資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中的檔案處置是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要超前謀劃、統(tǒng)籌考慮、協(xié)同推進(jìn)、規(guī)范實(shí)施。

3.1 統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，提供意識(shí)保障。企業(yè)檔案意識(shí)的強(qiáng)弱是影響檔案處置工作的重要因素。唯有樹立檔案資產(chǎn)意識(shí)，才能有效保障后續(xù)處置工作的順利進(jìn)行。檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資產(chǎn)和信息資源，企業(yè)檔案的處置必須同資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的處置同步考慮、同步研究、同步進(jìn)行。檔案處置未完結(jié)，資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)工作就不能結(jié)束。

3.2 成立工作組，提供組織保障。前端控制思想和主動(dòng)介入行動(dòng)的有效落實(shí)，需借助于強(qiáng)有力的工作組織，同時(shí)該組織必須從單位整體層面進(jìn)行設(shè)置，即在單位層面成立由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭的檔案處置專項(xiàng)工作組，或在資產(chǎn)處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)立檔案處置工作組。檔案處置工作組由辦公室牽頭，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)工作主辦部門、有關(guān)業(yè)務(wù)部門參加。檔案人員應(yīng)全程參與資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)有關(guān)工作。

3.3 確定原則，提供行動(dòng)指導(dǎo)。合法性原則，檔案處置必須遵照《檔案法》《暫行辦法》等法律法規(guī)，在法定框架下結(jié)合企業(yè)實(shí)際確定具體的組織形式、操作規(guī)范等，保證各項(xiàng)工作合法進(jìn)行。合理性原則，檔案處置必須尊重企業(yè)歷史，統(tǒng)籌制定工作方案、確定檔案流向，最大限度保證相關(guān)企業(yè)或業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理的連續(xù)性。安全性原則，從維護(hù)國(guó)家、企業(yè)的安全和利益，保守國(guó)家秘密和企業(yè)秘密出發(fā)，既要保障處置過(guò)程中檔案實(shí)體的安全、完整，又要確保檔案信息的安全。

3.4 編制方案，提供行動(dòng)路線。方案的主要內(nèi)容應(yīng)包括檔案處置的背景、原則、范圍，檔案的歸屬與流向，檔案交接的時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任部門或責(zé)任人，具體工作步驟及要求等內(nèi)容。需要注意的是，因資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)需向公司系統(tǒng)外單位移交檔案的，應(yīng)在檔案處置前，將方案報(bào)上級(jí)主管單位審查。

3.5 清點(diǎn)鑒定，確保檔案完整。檔案部門清點(diǎn)檔案庫(kù)存，按照檔案去向分別編制移交目錄。組織本單位內(nèi)設(shè)部門清理業(yè)務(wù)工作中應(yīng)歸檔的各類文件材料，按要求完成歸檔或登記造冊(cè)。需要注意的是，還應(yīng)做好資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料（如資產(chǎn)變動(dòng)批準(zhǔn)文件、決算報(bào)告、資產(chǎn)處置方案等）的收集、整理和歸檔。按照有關(guān)規(guī)定完成檔案的留存與銷毀鑒定工作。

3.6 交接歸檔，完成處置工作。檔案交接各方應(yīng)對(duì)檔案移交目錄和檔案內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，履行交接登記手續(xù)，由交接方和單位檔案處置工作組負(fù)責(zé)人簽字。交接登記臺(tái)賬由交接方各執(zhí)一份，永久保存，同時(shí)報(bào)上級(jí)主管單位備案。

參考文獻(xiàn)：

[1][3][4]李子林.國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中檔案處置工作研究[J].檔案管理，2018（5）：44-49.

[2]卜鑒民，劉遷，朱亞鵬.改制企業(yè)檔案管理政策制度及處置原則探討[J].檔案與建設(shè)，2018（3）：80-83.

[5]朱亞鵬，陳鑫，劉遷，卜鑒民.改制企業(yè)檔案處置研究[J].中國(guó)檔案，2019（2）：58-60.

（作者單位：南瑞集團(tuán)有限公司? ? 來(lái)稿日期：2019-10-16）