羅江酃

[摘 要]隨著社會信息化程度不斷普及，數據設備已經得到極大普及，被廣泛應用于商務辦公中，成為日常必不可少的辦公設備，然而，由于傳統信息管理手段還處于比較落后階段，因此，越來越難以滿足現代商務社會辦公的需要。為了解決這一問題，有必要對傳統數據設備信息傳輸進行優(yōu)化與創(chuàng)新，以更先進、高效的方式來解決管理實效低下問題，優(yōu)化信息傳遞渠道、方式，改變以往主要依靠微信、E-mail、QQ的傳輸方式，讓企業(yè)、商務辦公人員能更高效地對外進行溝通與交流，解決因數據設備傳輸信息慢、容易泄露因素等問題，提高數據傳輸、接受效率，使數據設備管理人員能更輕松地面對工作，從大量煩瑣、復雜數據溝通交流及無用數據傳輸中解放出來，減少時間浪費，提高工作效率，優(yōu)化信息傳輸交流渠道，將以前煩瑣的工作交由信息化管理軟件處理。本文重在探討信息設備信息化管理方法，以期解決數據設備信息化傳輸效率過低問題，以提高數據設備信息管理能力。

[關鍵詞]數據設備;信息化;管理軟件

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.02.035

[中圖分類號]TP315[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）02-00-02

0? ? ?引 言

目前，數據信息傳遞主要通過設備完成信息傳輸交換，然而，由于這種傳統傳輸方式無法適應現代發(fā)展需要，加上傳輸效率低下而影響信息管理人員工作，需要投入大量的時間進行管理，浪費了人們的時間。信息管理在整理相關數據時，都是依靠各種表格或使用管理軟件來整理，然而，由于這些軟件管理方式比較傳統，導致信息管理人員還需要將大量的精力放在管理數據上。而想要真正解決數據設備信息管理問題，就需要研發(fā)出一種新的數據設備管理軟件，以幫助人們更好地整理數據文件，提高數據收集、儲存效率，提高工作效率。為了解決上述問題，相關部門自主研發(fā)了一套能提高數據設備信息采集能力的軟件，能夠解決數據收集、儲存等問題。這款軟件是基于SQL Server進行開發(fā)，再配合使用Excel Server進行運行，在收集到相關數據后就使用Excel來整理數據，對數據進行管理，最終的實驗目的是解決數據設備管理問題，提高整理效率。

1? ? ?數據設備信息化管理軟件開發(fā)內容

1.1? ?模擬數據設備管理軟件角色

開發(fā)數據設備信息軟件的目的是幫助人們更好地處理數據信息，而模擬使用數據設備管理軟件角色，則是為了使軟件設計更加人性化，符合人們日常使用需要、習慣，更快捷、高效地處理收集數據。值得一提的是，筆者開發(fā)設計該軟件并非僅對個人開放，畢竟，企業(yè)數據設備管理過程復雜，所需處理的數據、信息比較龐大。因此，通常都是由許多資料人員進行協作、管理，并非單獨一個人而已。在開發(fā)數據設備信息化管理軟件的過程中，必須為用戶設想。

1.2? ?建立不同的軟件工作模板

數據設備在工作過程中需要接收各種各樣的數據信息，有來自QQ、微信、郵件、傳真等，而這些不同的數據信息在接收完畢后，就會被管理者儲存起來。由此可見數據設備收集到的信息很豐富，既有文檔，也有數據、業(yè)務單據等，因此，筆者在設計數據設備信息軟件時，就要考慮數據信息收集類型，而在設計軟件的過程中增加工作模板。

1.3? ?設計不同模板間

在設計數據設備信息化管理軟件時，筆者對不同的模板做公式設計，主要目的是提高數據統計效率，想要借此提高工作人員的辦公效率。例如：建立模板之間的關聯公式，當有數據生成之時便自動統計，自動填報，以此提高辦公效率、縮短工作時長，解放管理人員的雙手，去做更重要的事情，這在一定程度上能夠減少公司用人成本。

1.4? ?建立便捷式Excel表格

Excel的數據統計軟件功能強大，操作方便，人們可以通過使用Excel來處理很多數據，提高統計效率，建立數據文檔，便于公司對過往數據進行管理。在設計這款軟件的過程中，筆者就設計了類似Excel一樣的表格，為此，花費了很多時間、精力去設計系統中的Excel，使設備數據信息化管理軟件操作更方便，降低數據設備信息化操作難度，上手更簡單。

2? ? ?數據設備信息化功能設計概述

數據設備信息化功能設計關系到這款軟件日后使用效率，因此，在設計這款軟件時，充分考慮日后軟件使用效率，加入三大板塊，這三大功能板塊從數據交換、管理環(huán)節(jié)、自動化入手，經過設計之后分別有Excel表格、數據共享、規(guī)范關流程的功能，這三大功能板塊是這款軟件的主要功能。管理者在使用這款軟件的過程中，可以根據不同需要使用這3種功能。

2.1? ?設備數據管理共享

這款數據是信息化管理軟件，是為社會企業(yè)量身設計的，因此，可適合所有企業(yè)，能幫助企業(yè)提高數據共享能力，加快內部信息化建設，推動企業(yè)進步，促進企業(yè)信息交流、傳輸，提高工作效率。設備數據管理共享目錄主要包括下述內容：①建立企業(yè)供貨商數據交流平臺，方便企業(yè)與供應商交流;②建立產品銷售數據庫，主要目的是方便企業(yè)管理日常銷售數據，同時有助于對產品銷售情況做分析，為日后做市場決策提供更多依據;③建立收貨數據庫，記錄售出客戶數據、資料，便于日后做售后服務，幫助客戶解決產品使用維修，例如退貨、更換零件、維修、換貨等;④建立企業(yè)員工數據檔案，收集企業(yè)全體員工個人情況、崗位、工作履歷、經驗等，便于日后提拔、調任等;⑤建立貨物運輸數據庫，記錄貨運輸批次、日期、數量、單價、價格，幫助企業(yè)及時了解企業(yè)貨物運輸情況;⑥建立市場行情走勢，分析市場中某個行業(yè)最新的及歷史行情，便于企業(yè)做好市場規(guī)劃工作;⑦建立企業(yè)內部設備數據庫，主要登記公司內部各種數據設備，幫助企業(yè)及時了解數據設備使用情況，例如計算機、打印機、傳真機、復印機、平板電腦等;⑧建立資金收支數據庫，隨時隨地記錄公司日常開銷、投資、負債情況等，自動生成公司財務報表。

2.2? ?日常管理流程

日常管理流程主要用于公司內部資產管理、生產情況、人事管理。①建立企業(yè)內部資產管理數據庫，主要用于記錄企業(yè)設備計劃申報、項目招標、合作協議、買賣合同、產品驗收、付款情況、資產調撥等。②記錄每日生產情況，例如生產數量、批次、工作情況。③企業(yè)人事管理，記錄企業(yè)每日招聘、入職、離職、辭退、升遷、晉升情況。

2.3? ?企業(yè)報表自動生成

①資金收支數據庫隨時隨地記錄公司日常開銷、投資、負債情況等，自動生成公司財務報表。②收集公司每日成本開支情況，記錄企業(yè)每日營收、利潤情況、損耗、支出。

3? ? ?數據設備管理軟件特點

3.1? ?逐級分權管理

本軟件是基于SQL Server、Excel Server設計的軟件，是多功能企業(yè)數據設備管理平臺，內部功能多樣，操作簡單，靈活快捷，無須掌握十分專業(yè)的計算機應用技能便能自主操作，完成數據傳輸入庫，可以在企業(yè)內部廣泛推廣使用。這款軟件可以很方便地定義不同級別的管理者，不同角色、用戶均可使用該軟件。軟件采用逐級分權管理，軟件使用者可根據不同身份登錄軟件，不同的角色所享有的權限均是有區(qū)別的。采用逐級分權管理之后，有助于保護企業(yè)數據隱私，能夠快速將企業(yè)數據上傳，以達到數據共享的目的。

3.2? ?規(guī)范企業(yè)工作內容

這款軟件能夠對企業(yè)日常工作信息進行歸類整理，減少數據收集生成時間，提高企業(yè)日常管理效率，軟件包括日常表單、財務數據、臺賬等。為了使這款軟件更好地發(fā)揮作用，該軟件能將這一類信息以模板形式進行管理。由此使企業(yè)日常數據都能進行有效管理，提高企業(yè)管理能力，使企業(yè)操作管理變得更規(guī)范，以統一標準來管理企業(yè)內部事務。

3.3? ?統計與匯總各類信息

在開展日常管理的過程中，管理者只需要打開應用軟件，然后就可以在軟件內進行日常操作，統計與匯總都可以在這款軟件上完成。例如：打開軟件，進入軟件界面，找到一個模板之后，輸入公式，然后就能夠找到與之相對應的數據，可以在一個目錄中找到相對應的目錄，而這么去找時，便能夠節(jié)省許多時間，同時還能相對地找出其中的一些誤差。

3.4? ?可以參照不同的模板

進入軟件以后，只要找到一個相類似的模板，然后就可以按照這個目標進行參照。例如：進入軟件，輸入具體的公式后，就能夠提取相對應的數據信息，在模板中可以重復性地進行輸入，實現數據信息在企業(yè)內部的共享。

3.5? ?不需要掌握專業(yè)操作技能

這款軟件是以傳統的軟件作為開發(fā)基礎，其中，利用了微軟的Excel進行開發(fā)，因此，打開這款軟件之后，便能夠在軟件中自由使用，只要熟悉表格軟件，那么便能輕松操作、使用，不需要很長時間便能學會上手，輕松在電腦上進行操作。從使用情況來看，使用這款軟件學習時間短，也沒有十分復雜，讓人很快就能上手使用這款軟件，由此，也就降低了使用這款軟件的難度。

4? ? ?結 語

這款軟件是完全通過自主研發(fā)設計出來的，從獨立性看，這款軟件是一款具有高效數據設備信息化管理軟件，從設想到開發(fā)成功，經歷數次修改，又經過數次測試，最后完成這款軟件的設計工作。該軟件可幫助企業(yè)收集各種數據信息，能夠自動生成表格，可以建立售前、售貨數據庫，建立了多個數據庫，方便企業(yè)內部不同角色、管理者收集、梳理數據，建立完整的企業(yè)各類數據，進行歸類、歸檔、儲存。為企業(yè)長久發(fā)展提供更多參考，幫助企業(yè)做好未來決策，提供更多信息依據。

主要參考文獻

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