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傳統(tǒng)的檔案管理模式阻礙了檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。在信息化環(huán)境下，招投標(biāo)檔案的數(shù)字化管理面臨巨大挑戰(zhàn)，創(chuàng)新是解決巨大挑戰(zhàn)的關(guān)鍵。通過(guò)管理理念和理念的轉(zhuǎn)變、技術(shù)的應(yīng)用以及管理規(guī)范和流程的創(chuàng)新，促進(jìn)了招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

一、招投標(biāo)檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）招投標(biāo)檔案規(guī)范化的缺失

招投標(biāo)采購(gòu)檔案記錄了企業(yè)進(jìn)行工程招投標(biāo)采購(gòu)的全過(guò)程，具有原創(chuàng)性和真實(shí)性的特點(diǎn)，能夠最大限度地還原當(dāng)時(shí)的招投標(biāo)情況。這對(duì)于保存與投標(biāo)有關(guān)的文件和檔案尤為重要。但是，在一個(gè)特定的保存過(guò)程中，投標(biāo)檔案往往由于各種客觀原因而丟失。第一，由于一次性招投標(biāo)和頻繁操作的行為，很難存儲(chǔ)更多的檔案；第二，采購(gòu)的貨物在招投標(biāo)結(jié)束后將用于相關(guān)領(lǐng)域，可能會(huì)造成來(lái)源方面的重大客觀困難。隨著因特網(wǎng)+的推出，導(dǎo)致了一個(gè)電子過(guò)程，投標(biāo)變得更加容易，而有關(guān)工作人員、管理人員甚至管理人員卻沒(méi)有把注意力轉(zhuǎn)向檔案管理。

（二）電子檔案管理不規(guī)范

面對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”的大趨勢(shì)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在許多領(lǐng)域都有了發(fā)展，管理理念和方法也逐漸發(fā)生了變化。一些單位還引入了管理投標(biāo)文件的電子模型和新模型，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)以電子方式投標(biāo)，但大多數(shù)處于應(yīng)用程序的初始階段。由于排斥和熟悉新技術(shù)，電子投標(biāo)檔案管理僅限于項(xiàng)目名稱、文件目錄、項(xiàng)目上下文等，或僅導(dǎo)入和導(dǎo)出平臺(tái)數(shù)據(jù)；此外，由于企業(yè)擔(dān)心電子檔案丟失和紙面檔案的保留，電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)尚未充分實(shí)現(xiàn)?？梢?jiàn)投標(biāo)文件是電子的，不是很數(shù)字化。紙面檔案通常需要手動(dòng)檢索，以滿足法律、審核或咨詢要求，這可能會(huì)導(dǎo)致大量人力資源消耗和而且極其不利于保存。在許多情況下，損壞會(huì)丟失。

二、招投標(biāo)檔案管理電子化建議和對(duì)策

（一）依托“互聯(lián)網(wǎng)+”規(guī)范招投標(biāo)檔案管理

電子報(bào)價(jià)單的投標(biāo)方式明確規(guī)定，公司的投標(biāo)行為由電子投標(biāo)系統(tǒng)補(bǔ)充，并通過(guò)電報(bào)和數(shù)據(jù)生成詳細(xì)記錄。同時(shí)，這種方法使電子投標(biāo)文件具有 充分的法律地位，甚至在某些方面超出了紙面文件的范圍。在電子投標(biāo)過(guò)程中，必須在投標(biāo)條款中保留紙面文件；如果內(nèi)容和紙面文件有沖突或不一致，招投標(biāo)文件中就沒(méi)有以電子文件為基礎(chǔ)的具體約定。該方法為投標(biāo)文件的管理提供了一些標(biāo)準(zhǔn)。各單位應(yīng)能夠自行制定更詳細(xì)、更現(xiàn)實(shí)的管理做法，建立全面的投標(biāo)文件管理系統(tǒng)，并將其納入整體檔案管理。

（二）運(yùn)用新技術(shù)，確保電子化檔案信息安全

電子信息技術(shù)使目前對(duì)特定文件階段和存儲(chǔ)方法招投標(biāo)的人力資源管理得以改進(jìn)和滲透。例如，紙面檔案可以轉(zhuǎn)換為電子文件，這樣既快捷又簡(jiǎn)單，并且可以提高準(zhǔn)確性。但是，為了提高文件安全性，我們采用了常用的方法，如檔案的PDF加密、防火墻設(shè)置等。不太安全，容易被破解，不能完全避免被入侵和竊取，有很大的改進(jìn)和推廣空間。應(yīng)用和傳播新技術(shù)總能帶來(lái)好處和進(jìn)步，需要一定的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于招投標(biāo)文件的管理，申請(qǐng)領(lǐng)域的空間仍然很大，還有許多其他領(lǐng)域需要進(jìn)一步開(kāi)發(fā)。

（三）提高電子化數(shù)據(jù)的管理與檢索水平

“互聯(lián)網(wǎng)+”是一種全方位的方法，它收集并整合了來(lái)自社會(huì)各階層行業(yè)和組織的大量數(shù)據(jù)。這意味著通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接和開(kāi)放交互分析大量數(shù)據(jù)的整合。但是，大數(shù)據(jù)時(shí)代并不意味著無(wú)須手動(dòng)干預(yù)和審核。相反，互聯(lián)網(wǎng)上的數(shù)據(jù)仍然需要上傳大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)構(gòu)成了網(wǎng)絡(luò)連接的基礎(chǔ)。投標(biāo)大多是由政府資助的大中型企業(yè)。因此，這些公司在招投標(biāo)時(shí)必須上傳數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。在管理投標(biāo)文件時(shí)，公司不僅需要審查和核實(shí)輸入的數(shù)據(jù)，而且還需要考慮到與國(guó)家政策、體制建設(shè)和敏感問(wèn)題有關(guān)的信息。只有在數(shù)據(jù)輸入的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和可靠性得到保證的情況下，才能確保對(duì)今后使用和檢索投標(biāo)文件的可靠支持。

（四）對(duì)管理規(guī)范和管理流程的創(chuàng)新

為了簡(jiǎn)化投標(biāo)文件的管理，投標(biāo)文件管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，需要對(duì)投標(biāo)單位、文件管理和數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行綜合考慮。因此，文件系統(tǒng)需要標(biāo)準(zhǔn)管理標(biāo)準(zhǔn)和流程。雖然目前有一個(gè)強(qiáng)制性的文件管理歸檔標(biāo)準(zhǔn)，但參與方必須負(fù)責(zé)組織投標(biāo)文件，作為實(shí)際管理的一部分。此外，還需要有一個(gè)創(chuàng)新的管理過(guò)程，以便能夠在投標(biāo)工作中自動(dòng)存檔文件，并隨時(shí)存檔。這樣，案例研究將在招投標(biāo)完成后自動(dòng)完成。此外，還應(yīng)考慮招投標(biāo)機(jī)構(gòu)內(nèi)電子招投標(biāo)和案例文件的混合以及各部門和機(jī)構(gòu)之間文件系統(tǒng)的登記。此類法規(guī)和過(guò)程完全依賴歸檔過(guò)程，而不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間和精力減少管理錯(cuò)誤并提高文件管理效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

總體而言，有關(guān)部門應(yīng)利用各種形式提高企業(yè)檔案人員和招投標(biāo)業(yè)務(wù)人員的意識(shí)，提高招投標(biāo)檔案的管理水平。在招投標(biāo)檔案的管理和利用過(guò)程中，檔案工作者和檔案集中管理人員應(yīng)不斷完善招投標(biāo)檔案管理制度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)工作責(zé)任心，及早收集經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷發(fā)展新的招投標(biāo)管理思路和方法，系統(tǒng)地管理和利用招投標(biāo)檔案，管理招投標(biāo)檔案，使其符合招投標(biāo)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)。