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建設項目的檔案管理是建設工程管理的重要組成之一，對監(jiān)督工程的質(zhì)量和提高工程的管理水平具有積極的作用。規(guī)范化的檔案管理能提高檔案管理工作的效率，也有利于工程竣工后的備案整理。本文分析了建設項目在檔案管理方面的常見問題，探討了檔案管理規(guī)范化的必要性，并提出了規(guī)范檔案管理工作的具體策略和建議，為提高建設項目的檔案管理水平提供了參考。

一、工程檔案的內(nèi)涵和重要性

工程檔案資料是指在工程建設活動中，直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產(chǎn)生于工程項目的提出、立項、審批、勘察、設計、前期準備、施工、監(jiān)督、監(jiān)理、驗收等工程建設的全過程中的所有活動，并能直接反映工程建設活動的過程和成果。工程檔案既具有檔案的一般性，即原始的歷史記錄，可以作為追溯的根據(jù)和憑證；又具有自身的特殊性，即實體作業(yè)的技術依據(jù)，如使用、維護、管理、改擴建中的根據(jù)和設計、施工技術憑證等，它是工程建設項目管理過程的重要組成部分。檔案管理是否科學、有效對建設工程項目的順利進行起著舉重若輕的作用，它能夠為建設工程提供查考的依據(jù)。檔案是在建設工程項目進行的過程中直接形成，是完完全全的數(shù)據(jù)再現(xiàn)，是備查的第一手參考資料，客觀地記錄了建設工程真實的歷史情況，是最可靠的憑證。另一方面，它保留了最準確的歷史痕跡，比如，有的資料是當事人的親筆手稿，有的則是工程項目負責人或相關人員的親筆批示和簽字；有些材料則是照片、視頻及音頻等，這寫都是檔案具有憑據(jù)作用的最有力證明。

二、項目檔案管理中的問題

（一）管理人員缺乏專業(yè)性

由于管理部門疏于對檔案管理人員的專業(yè)培訓，導致檔案人員整體素質(zhì)較低，具體體現(xiàn)在檔案管理人員對檔案整理、編制、歸檔等流程以及檔案管理的相關條例等缺乏了解。在人員配置方面，從事檔案管理工作的人員隊伍年齡結構偏大，缺乏學習新知識新理念的主動性，缺乏提升自身能力的自主性。此外，從事檔案管理的人員流動性較大，導致一些實踐不能長期開展下去，造成人力、物力的浪費。

（二）檔案移交不夠及時

按照國家的相關規(guī)定，在城市內(nèi)部進行建設工程項目，需要向相應的檔案管理部門移交項目的各種資料。但在實際工作中，大量的項目因為各種原因而沒有按時提交項目檔案及相關資料，這就增加了城市檔案管理單位的工作難度，不利于各項工作的順利開展。

（三）組卷中缺乏溝通，檔案的附加值較低

通常情況下，一個建設項目工程的竣工需要耗費較長的時間，而工程檔案管理工作量會隨著施工實踐的增長而趨于復雜化。由此可見，如果參建各方缺乏溝通的平臺，且檔案管理人員沒有對工程項目施工的全過程進行有效的監(jiān)督檢查，必然會造成檔案組卷不明確，參建各方缺乏檔案建立的工作頭緒，遇到問題就互相推脫，最終導致施工中許多重要環(huán)節(jié)缺乏完善的檔案資料，檔案附加值被降低。

三、提升建設項目檔案管理的有效對策

（一）檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

對于項目檔案管理部門來說，則需充分認識到現(xiàn)代化檔案的發(fā)展形勢，結合項目實際與長遠目標，以理論與實際相結合的原則，對檔案管理人員定期進行技能培訓。如制定切實可行的目標，對經(jīng)費進行合理預算，定期開展崗位培訓，確保檔案管理人員在邊學習邊實踐的過程中，有力提升自身業(yè)務水平。此外，還應鼓勵檔案管理人員積極參加學術研討會，為提高自身專業(yè)能力創(chuàng)造條件、打好基礎。

（二）落實檔案管理責任制

建設單位要做好對工程的施工人員、技術人員以及檔案的相關管理人員進行系統(tǒng)性業(yè)務學習與集中培訓的工作，不斷提高從業(yè)人員的業(yè)務素養(yǎng)和綜合能力，并在督促檔案管理人員加強對工程技術規(guī)范、行業(yè)標準和檔案管理相關法律法規(guī)的學習，提高工作責任意識和安全管理意識。此外，要把工程的檔案管理工作作為一個重點項目，并納入有關部門及人員的職責范圍之內(nèi)，明確各個工程的承包人和檔案管理的責任人，保證各單位和工程的相關工作人員嚴格按照預先制定的合同協(xié)議與相關規(guī)定做好檔案文件和資料的收集、審核、整理、保存和歸檔工作，并切實保證每個工作環(huán)節(jié)的高效有序，再通過一定的責任追究制度和問責制度加強對各個環(huán)節(jié)工作的監(jiān)管。

（三）成立歸檔協(xié)調(diào)組，進行信息化檔案管理

檔案管理工作必須貫穿于項目工程的全過程，鑒于其涉及部門廣泛，工作繁雜，因此，為了保證施工檔案能夠準確及時地歸檔，施工企業(yè)應該建立協(xié)調(diào)機制并成立竣工檔案協(xié)調(diào)小組。通常情況下，檔案協(xié)調(diào)小組可以有策劃部門、工程部門、建設部門、施工單位等參建方組成，而多部門參與協(xié)調(diào)小組是為了協(xié)調(diào)各參建方工作、保持項目竣工檔案管理為目的、把檔案管理工作貫穿于各個部門以及部門工作中。施工企業(yè)要遵循國家相關規(guī)定，統(tǒng)一建設信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和檔案信息歸檔儲存，以確保信息技術環(huán)境下，能夠全面收集和保管相關檔案資料。同時，為了方便檔案的查閱和利用，施工單位可以將所有電子文件通過網(wǎng)絡上傳的方式，建設數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。

四、結語

總而言之，建設項目開展檔案管理工作，是促進安全的重要保證，也是開展管理工作的基礎。當前，隨著信息技術的發(fā)展，需充分認識到檔案管理的重要性，并針對檔案管理工作中存在的不足，提出有效解決對策，以期促進檔案管理工作的有序進行。