史佳凡 西安財(cái)經(jīng)大學(xué)

一、L果汁公司的采購與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

（一）公司簡介

L果汁有限責(zé)任公司成立于1997年7月11日。公司注冊(cè)資金1214.3萬元其有果汁生產(chǎn)線5條，罐頭生產(chǎn)線2條，飲品生產(chǎn)線1條，產(chǎn)品遠(yuǎn)銷海外。公司占地1萬2千平方米，擁有6個(gè)高水平的水果加工車間及一家鄭州銷售分公司。從1992年成立其前身是市政府意大利瑞士合作出口公司。公司成立至今始終堅(jiān)持生產(chǎn)高質(zhì)量的產(chǎn)品，有30年的水果加工經(jīng)驗(yàn)。

（二）公司采購與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

1.請(qǐng)購環(huán)節(jié)

（1）沒有建立明確的物資采購制度。同時(shí)由于與當(dāng)?shù)厥姓?lián)系緊密，對(duì)于政府臨時(shí)攤派的采購任務(wù)嚴(yán)重影響企業(yè)正常生產(chǎn)。

（2）采購人員缺少職業(yè)素養(yǎng)未能盡忠職守，經(jīng)常超預(yù)算的采購申請(qǐng)。

（3）采購人員權(quán)力較大收取回扣胡亂采購的風(fēng)險(xiǎn)較大。

2.供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)

L果汁有限責(zé)任公司在供應(yīng)商選擇方面主要存在以下問題：

（1）農(nóng)產(chǎn)品原料采購沒有固定合作的農(nóng)場，只有幾個(gè)簽訂了長期合同的中間商負(fù)責(zé)從周圍農(nóng)村收購原料。

（2）采購人員收入與采購價(jià)格掛鉤，過分壓低原料價(jià)格容易導(dǎo)致高品質(zhì)原料流失。

（3）采購負(fù)責(zé)人將后續(xù)事務(wù)交給秘書處理，極易導(dǎo)致徇私舞弊。

3.采購預(yù)算管理環(huán)節(jié)

（1）沒有嚴(yán)格的預(yù)算體系，預(yù)算計(jì)劃的編制幾乎全靠以往經(jīng)驗(yàn)預(yù)估風(fēng)險(xiǎn)大。

（2）過分強(qiáng)調(diào)生產(chǎn)，缺乏及時(shí)有效的市場信息來為提供決策支持，對(duì)市場的敏感性不高。

（3）預(yù)算的編制依據(jù)并不是生產(chǎn)經(jīng)營所需要的物資數(shù)量而是各個(gè)生產(chǎn)車間管理人員的請(qǐng)購數(shù)量。

4.采購合同管理制度

合同簽訂沒有嚴(yán)格按照國家法律規(guī)定來進(jìn)行，部分合同沒有法律效力得不到法律保護(hù)。對(duì)于公司一次性采購物品高于多少錢就劃分為重大資金支出沒有明確的規(guī)定。于交易人員交談后發(fā)現(xiàn)存在部分采購合同簽訂依靠靠口頭約定，缺少書面證明的情況。

5.貨物驗(yàn)收制度

（1）缺乏嚴(yán)格，可行的驗(yàn)收制度與標(biāo)準(zhǔn)。由于時(shí)間緊任務(wù)重，用于作果汁的次果一天時(shí)間就會(huì)變質(zhì)腐爛。采購人員幾乎依靠經(jīng)驗(yàn)來完成，貨物的驗(yàn)收沒有按照及時(shí)，準(zhǔn)確，嚴(yán)格，經(jīng)濟(jì)的原則來進(jìn)行。

（2）公司只對(duì)核心果園的蘋果和果農(nóng)有一定的影響力，對(duì)于核心果園以外的果農(nóng)和中間商缺乏掌控力。出現(xiàn)驗(yàn)收不合格的產(chǎn)品后，也只能事后追責(zé)。這會(huì)大大影響企業(yè)的生產(chǎn)，增加公司的成本影響公司利益。

二、L果汁公司采購與付款內(nèi)部控制的改進(jìn)措施

（一）優(yōu)化采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制環(huán)境

1.改善控制流程制度

明確合同的審批權(quán)限，由于公司高層幾乎都是總經(jīng)理親屬的原因，合同的審批權(quán)限模糊大部分人都可以對(duì)合同的簽訂做出回復(fù)。這樣雖然可以提高效率但對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營，公司規(guī)定的效力都做出了巨大的打擊。

2.改善崗位設(shè)置

公司要對(duì)負(fù)責(zé)采購與付款的部門的人員建立輪崗制度，減少員工徇私舞弊的可能性。要將負(fù)責(zé)采購的人員進(jìn)行內(nèi)部輪崗，對(duì)不同采購點(diǎn)的采購員進(jìn)行調(diào)換。

3.完善采購預(yù)算制度

根據(jù)公司實(shí)際需要編制采購計(jì)劃。采購部門的采購需要嚴(yán)格按照采購計(jì)劃來完成，這樣可以幫助公司控制采購費(fèi)用的支出，減少資源的浪費(fèi)同時(shí)還可以方便財(cái)務(wù)部門根據(jù)計(jì)劃來籌集所需要的資金，確保資金的及時(shí)到位。

（二）建立有效的采購與付款風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

1.完善請(qǐng)購與審批風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制度

建立采購申請(qǐng)制度，公司出現(xiàn)存貨積壓，不能合理的確定產(chǎn)銷量。所以應(yīng)該根據(jù)所購物質(zhì)的類型，確定應(yīng)該由哪一個(gè)部門申請(qǐng)，明確各個(gè)部門請(qǐng)購的權(quán)限和責(zé)任。L公司再根據(jù)其他部門所填寫的申請(qǐng)單，結(jié)合實(shí)際需求來購買物質(zhì)。

2.完善購買與驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制度

進(jìn)行采購時(shí)，根據(jù)實(shí)際需要編制采購申請(qǐng)或與長期合同供應(yīng)商聯(lián)系推遲蘋果的采摘。同時(shí)為防止部分物資的采購價(jià)格不合理采購合同出現(xiàn)法律糾紛，導(dǎo)致企業(yè)利益受損應(yīng)加強(qiáng)詢價(jià)制度的建設(shè)，促使采購過程的透明公開。

驗(yàn)收入庫時(shí)，應(yīng)有采購人員，質(zhì)檢人員和倉儲(chǔ)人員在場，三人在對(duì)貨物進(jìn)行質(zhì)量，數(shù)量上的審查合格后方可簽字入庫。同時(shí)入庫單應(yīng)改進(jìn)行編號(hào)且需要連續(xù)不可缺號(hào)漏號(hào)。

（三）改進(jìn)采購與付款活動(dòng)

1.遵守不相容崗位相分離原則

公司在采購與付款內(nèi)部控制環(huán)節(jié)需要建立其不相容職業(yè)相分離的崗位制度保證企業(yè)的健康發(fā)展。采購的申請(qǐng)與審批秘書都有所參與這是需要避免的，供應(yīng)商的調(diào)研和選擇都是由采購人員來完成的這會(huì)導(dǎo)致采購人員的徇私舞弊。

2.規(guī)范采購合同管理

公司應(yīng)該將合同進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，采購合同要一式三份交采購人員一份，公司資料保存部門一份供應(yīng)商一份。這樣更有利于日常的結(jié)算和物資的核對(duì)。及時(shí)跟進(jìn)采購人員對(duì)于非長期簽訂的采購合同，采購人員應(yīng)及時(shí)向部門報(bào)備，方便事后補(bǔ)簽合同。

（四）建立良好的信息溝通渠道

公司應(yīng)該建立全方位多渠道的信息溝通機(jī)制，保證公司的決策可以通知到各個(gè)部門。同時(shí)公司要保證每一位員工都及時(shí)準(zhǔn)確的了解到公司的新決策，獲得公司的相關(guān)信息。公司不能只設(shè)立告示牌，然后依靠小組長來傳達(dá)公司通知。還要建立其相關(guān)的微信，企鵝群充分利用起員工的信息幫助公司及時(shí)準(zhǔn)確的了解到基層員工的想法。

（五）加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督

公司應(yīng)該建立有效的內(nèi)部監(jiān)督制度，不僅僅是生產(chǎn)車間需要監(jiān)督小組公司的實(shí)際管理中同樣需要監(jiān)督部門的監(jiān)督。財(cái)務(wù)部門（監(jiān)督部門）應(yīng)該定期和不定期的監(jiān)督檢查公司制度落實(shí)情況，控制企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。

三、結(jié)論

L果汁有限責(zé)任公司從十幾年前的風(fēng)生水起到現(xiàn)如今負(fù)債累累甚至破產(chǎn)拍賣。公司在采購與付款內(nèi)部控制活動(dòng)中所存在的薄弱環(huán)節(jié)正是導(dǎo)致企業(yè)不能永續(xù)經(jīng)營的重要原因。公司想要更好的發(fā)展下去就需要做好內(nèi)部控制，也只有做好了內(nèi)控才才能保證企業(yè)更好的發(fā)展不至于突然倒閉。