馬俊 青島世園（集團(tuán)）有限公司

中國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，有助于我國(guó)企業(yè)建立完善的信息化系統(tǒng)。隨之而來(lái)影響的便是企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)管理，傳統(tǒng)檔案管理方法的局限性導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息無(wú)法得到充分利用，阻礙企業(yè)的戰(zhàn)略決策。而隨著大數(shù)據(jù)分析手段的普及，對(duì)企業(yè)檔案信息化管理有著極大的幫助，但在此過(guò)程中也存在著一些缺陷與不足，希望本文的探討能夠?qū)ζ髽I(yè)完善信息化檔案管理提供幫助，使企業(yè)檔案管理工作能夠享受到大數(shù)據(jù)帶來(lái)的紅利。

一、大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響

（一）難以準(zhǔn)確定位查詢的紙質(zhì)化數(shù)據(jù)庫(kù)

雖然我國(guó)大力推進(jìn)企業(yè)信息化改革，但由于一些企業(yè)管理水平有限，受資金限制，還在應(yīng)用已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的紙質(zhì)化數(shù)據(jù)管理方式，此種方法效率低下，并且隨著時(shí)間的增加，檔案管理部門(mén)的負(fù)擔(dān)會(huì)越來(lái)越重，一次次重新對(duì)檔案進(jìn)行分類歸整，一次次尋找合適的位置對(duì)其進(jìn)行保存管理，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)，但相信隨著大數(shù)據(jù)管理的成本日趨廉價(jià)，此種形勢(shì)會(huì)迎來(lái)可觀的改變，僅會(huì)有極少數(shù)機(jī)密或者極其重要的文件進(jìn)行紙質(zhì)化管理，以減輕相關(guān)檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。

（二）數(shù)字信息化數(shù)據(jù)庫(kù)

放眼20年前，怎會(huì)想到互聯(lián)網(wǎng)能夠發(fā)展到如此地步，大數(shù)據(jù)技術(shù)的到來(lái)更加方便了企業(yè)檔案的管理，能夠使檔案信息數(shù)據(jù)化，融入互聯(lián)網(wǎng)這張大網(wǎng)中，真正做到集中化管理檔案數(shù)據(jù)信息，在保證檔案數(shù)據(jù)安全可靠的前提下，使信息更加方便查找，使得企業(yè)能夠輕松精準(zhǔn)定位用戶推送產(chǎn)品，擴(kuò)大公司效益，使系統(tǒng)工作效率得到有效增長(zhǎng)。日前各個(gè)大數(shù)據(jù)處理服務(wù)公司爭(zhēng)相推出了各類手機(jī)APP、電腦客戶端等相關(guān)軟件，提供相應(yīng)解決方案，無(wú)紙化檔案管理真正走進(jìn)現(xiàn)實(shí)中。

（三）電子郵件數(shù)據(jù)庫(kù)

企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，各部門(mén)之間少不了用郵件進(jìn)行交流，借助QQ郵箱、163郵箱、飛信、釘郵等相關(guān)服務(wù)類軟件，此種方法便捷高效，并且不占用用戶本身資源，在較小規(guī)模企業(yè)資金不充裕的情況下，大多會(huì)采用此種方式，雖然廉價(jià)，但安全性及穩(wěn)定性卻沒(méi)有打折，也是一種不錯(cuò)的選擇。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的思考與對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，積極面對(duì)檔案管理對(duì)象的變化

社會(huì)發(fā)展與技術(shù)進(jìn)步的總趨勢(shì)不以人的意志為轉(zhuǎn)移，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代更迭、順勢(shì)而為，轉(zhuǎn)變思想觀念，積極面對(duì)檔案管理對(duì)象的變化，努力學(xué)習(xí)與運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)知識(shí)，使得檔案資源的前景向規(guī)范化、保存方式更先進(jìn)、利用更安全、便捷的方向推進(jìn)。收集電子文件、圖像、視頻等一切具有保存價(jià)值的對(duì)象都作為檔案管理，并強(qiáng)化對(duì)非機(jī)構(gòu)化的新型檔案信息的實(shí)時(shí)收集、存儲(chǔ)與管理。這就意味著檔案部門(mén)不僅僅是在檔案“量”的積累，更要及時(shí)增加檔案的種類，保證檔案工作研究、分析對(duì)象的“完整性”，為檔案工作的“質(zhì)”變打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。實(shí)際上，這也豐富了檔案工作的內(nèi)容，注入了新鮮的血液，為檔案未來(lái)的發(fā)展拓寬了道路。

（二）大力夯實(shí)基礎(chǔ)，構(gòu)建業(yè)務(wù)儲(chǔ)備標(biāo)準(zhǔn)化

大數(shù)據(jù)信息化環(huán)境下，檔案工作緊密地結(jié)合數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)和業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的數(shù)據(jù)管理方式，數(shù)據(jù)生命周期理論業(yè)已成為檔案部門(mén)一大新的研究方向。大數(shù)據(jù)信息化環(huán)境下，用戶生成的檔案資料內(nèi)容頗多，占據(jù)了主導(dǎo)地位，鑒定并確保數(shù)據(jù)質(zhì)量顯見(jiàn)成為工作瓶頸。因?yàn)椋瑐鹘y(tǒng)檔案數(shù)字化成果基本處于檔案數(shù)據(jù)的粗加工階段，導(dǎo)致后期檔案數(shù)據(jù)分析、挖掘和利用難度較大。而以大數(shù)據(jù)信息化為契機(jī)，根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀，進(jìn)一步明確工作目標(biāo)，構(gòu)建業(yè)務(wù)儲(chǔ)備標(biāo)準(zhǔn)化，結(jié)合國(guó)家和行業(yè)新出臺(tái)的辦法和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)歸檔范圍、特殊電子文件歸檔方式方法、元數(shù)據(jù)管理、真實(shí)性保障、單軌制等關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行深入研究，積極探索更加行之有效的實(shí)施方案。通過(guò)制定元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍、歸檔移交數(shù)據(jù)包標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)據(jù)鑒定規(guī)則等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，夯實(shí)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，為后期檔案數(shù)據(jù)分析、挖掘與利用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，創(chuàng)造了有利條件。

（三）加強(qiáng)溝通，精心搭建新的管理方法與模式

回顧過(guò)去，傳統(tǒng)檔案管理的核心在于對(duì)檔案載體的管理，形成了一套對(duì)檔案實(shí)體等外圍環(huán)境要求的管理方式。眼觀時(shí)下，大數(shù)據(jù)信息化環(huán)境下檔案管理方式逐漸變?yōu)閷?duì)檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等諸多要素的管理和控制。大數(shù)據(jù)信息化環(huán)境下，系統(tǒng)產(chǎn)生的信息從文件級(jí)演變到數(shù)據(jù)級(jí)，檔案管理方法需要借鑒數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理的方法，從規(guī)則、模型、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)關(guān)系出發(fā)等環(huán)節(jié)進(jìn)行管控。傳統(tǒng)管理模式中顯得不為重要的過(guò)程數(shù)據(jù)，從知識(shí)管理角度出發(fā)具有極大價(jià)值，故此對(duì)全過(guò)程的數(shù)據(jù)要進(jìn)行管控，并將工作細(xì)節(jié)和經(jīng)驗(yàn)保存下來(lái)，有助于縮短制造周期?？梢?jiàn)，大數(shù)據(jù)信息化的優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)在工作實(shí)踐中已經(jīng)展露無(wú)遺。面對(duì)大數(shù)據(jù)信息化的實(shí)際應(yīng)用，搭建平臺(tái)至關(guān)重要。

（四）提升隊(duì)伍素質(zhì)，努力培養(yǎng)檔案數(shù)字專業(yè)人才

現(xiàn)代社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)，關(guān)鍵是人才的競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展，人才實(shí)屬關(guān)鍵。從檔案事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和數(shù)據(jù)安全角度考慮，組建具備技術(shù)能力與專業(yè)知識(shí)的檔案人才隊(duì)伍非常必要。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化管理具有多方面的作用，提高其數(shù)據(jù)收集力度的同時(shí)，又能使其對(duì)用戶本身需求進(jìn)行快速準(zhǔn)確定位。企業(yè)要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展打好基礎(chǔ)。同時(shí)，企業(yè)要加大財(cái)政投入，鼓勵(lì)檔案管理方進(jìn)行改革創(chuàng)新，加大對(duì)檔案信息化管理體系的研究，確保此項(xiàng)工作得以順利進(jìn)行。