曲鴻楓 內(nèi)蒙古自治區(qū)呼和浩特市排水事業(yè)管理局

一、人事檔案管理與信息化要同步前行

（一）人事檔案管理概述

人事檔案是在人事活動(dòng)中形成的以個(gè)人為單位集中保存?zhèn)洳殚喌奈募Y料，人事檔案不但記錄著員工的個(gè)人基本信息、家庭情況和工作情況等，而且還可以反映出個(gè)人的能力、品德、才能和學(xué)習(xí)經(jīng)歷及其工作表現(xiàn)。人事檔案管理則是單位對(duì)人事檔案進(jìn)行實(shí)體管理，并且對(duì)檔案中的信息、內(nèi)容進(jìn)行利用。檔案的收集鑒定、保管整理和登記統(tǒng)計(jì)等部分都是人事檔案實(shí)體管理的重要內(nèi)容，而人事檔案信息和內(nèi)容的開(kāi)發(fā)利用則包含了檢索編研、登記統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。

（二）人事檔案管理信息化在單位人力資源管理中發(fā)揮的作用

1.人事檔案記錄著員工的各種資料，全方位、多角度記錄該員工的學(xué)習(xí)及工作經(jīng)歷，是真實(shí)客觀的證明。員工的內(nèi)部招聘、調(diào)動(dòng)晉升、薪酬水平變化等的人力資源管理活動(dòng)又是人事檔案的重要內(nèi)容來(lái)源。人力資源管理和人事檔案管理兩者相互促進(jìn)、相互依賴。

2.人事檔案管理是人力資源管理的重要工作形式和組成部分，人事檔案是單位內(nèi)選用人才、考核業(yè)績(jī)的重要依據(jù)，也是了解員工基本信息、技能特長(zhǎng)的重要途徑。

3.為了能夠?qū)?shí)體檔案管理工作變?yōu)榭旖莞咝У男问?；為了能夠提高信息的收集處理能力，我們必須合理運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)；為了從源頭上讓人事檔案管理工作效率得到提高，我們必須實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化。信息化時(shí)代讓不同的信息得以交叉匯合，整合成更為系統(tǒng)的信息庫(kù)，這要求我們必須開(kāi)展人事檔案信息化建設(shè)，使資源得到更有效的利用和共享，為人事工作提供準(zhǔn)確的服務(wù)，推動(dòng)人才發(fā)展。

二、目前事業(yè)單位人事檔案管理的缺陷

（一）對(duì)人事檔案管理不夠重視?，F(xiàn)階段，一直以來(lái)人事檔案管理被認(rèn)為是一件簡(jiǎn)單靜止的工作，只是鐵質(zhì)檔案柜安全存放、人工查閱即可，沒(méi)有跟上信息化時(shí)代準(zhǔn)確、高效、便捷的要求，錯(cuò)誤的認(rèn)為在人事檔案管理工作上面投入更多的財(cái)力和物力是沒(méi)有必要的事情。這導(dǎo)致了人事檔案管理工作人員工作不認(rèn)真，業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，人員更換頻繁等問(wèn)題。

（二）人事檔案利用價(jià)值不高?，F(xiàn)階段，舊的人事檔案管理只是注重對(duì)員工姓名、性別、年齡和文化程度等基礎(chǔ)信息的管理，而對(duì)員工技能水平、專業(yè)特長(zhǎng)等收集不夠全面，使得人事檔案的利用價(jià)值降低。同時(shí)，存在形式局限，無(wú)法與其他信息進(jìn)行比對(duì)與融合，都降低了人事檔案的價(jià)值。

（三）傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案在管理、查閱、保存、轉(zhuǎn)遞等方面，都存在缺陷，無(wú)法發(fā)揮出信息化管理下立體多層的集成模式，也達(dá)不到快速、便利、可復(fù)原的要求。這也降低了檔案信息的時(shí)效性。

三、人事檔案管理的重要性

（一）人事檔案管理在促進(jìn)人力資源的合理配置方面有著積極的作用。根據(jù)每個(gè)員工的學(xué)歷、專業(yè)、年齡、經(jīng)歷等具體情況和特點(diǎn)，在整合和人員流動(dòng)過(guò)程中，合理配置崗位。

（二）人事檔案管理可以有針對(duì)性的設(shè)定具體員工培訓(xùn)項(xiàng)目。單位可以根據(jù)職工教育層次、年齡經(jīng)歷等員工信息資料在培訓(xùn)之前設(shè)置適合的培訓(xùn)項(xiàng)目，進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。比如年齡較小的員工居多，可以針對(duì)他們進(jìn)行一些理論與實(shí)踐相結(jié)合、適應(yīng)時(shí)代特點(diǎn)且與本單位行業(yè)相關(guān)的培訓(xùn)，讓學(xué)習(xí)者更有興趣、更易接受所學(xué)知識(shí)，避免流于形式。這樣不但調(diào)動(dòng)了他們的積極性，也促進(jìn)員工更好的工作。

（三）人事檔案管理促進(jìn)員工間地域差異文化管理。員工可能來(lái)自各地，不同地域有不同的文化習(xí)俗，人事檔案中有籍貫、經(jīng)歷等資料，可以根據(jù)檔案了解員工的文化特質(zhì)，在安排不同的員工進(jìn)行合作時(shí)提前做好溝通和心理交流，使得工作效率提升。

（四）人事檔案管理有利于員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃。員工的人事檔案中記錄了員工的調(diào)動(dòng)情況，受教育經(jīng)歷、離職情況，職務(wù)職稱，工作表現(xiàn)，工資薪酬和專業(yè)特長(zhǎng)等，根據(jù)員工的信息，為員工制定合適的職業(yè)生涯發(fā)展道路。

四、加強(qiáng)人事檔案管理及信息化工作

（一）人事檔案管理工作要進(jìn)行相應(yīng)的現(xiàn)代化，使人事檔案管理工作能夠適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求。首先，在人事檔案的收集、整理、歸檔、裝訂、傳閱、轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中都要有專人進(jìn)行監(jiān)督和管理；其次，傳統(tǒng)的人事檔案歸檔和管理已無(wú)法適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，人事檔案管理的科學(xué)化、信息化進(jìn)程迫在眉睫，這樣才能適應(yīng)對(duì)信息隨時(shí)進(jìn)行及時(shí)有效的檢索。

（二）此外，人事檔案管理工作也是社會(huì)保險(xiǎn)體制建立的重要基礎(chǔ)工作。目前，統(tǒng)一的職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)制度已經(jīng)建立，它涉及各行各業(yè)，如養(yǎng)老保險(xiǎn)金的籌集是建立在國(guó)家、單位、個(gè)人三方面基礎(chǔ)之上，養(yǎng)老保險(xiǎn)金的計(jì)算上，個(gè)人檔案所記錄的工齡、職務(wù)、受保時(shí)間等都會(huì)成為主要依據(jù)。因此做好人事檔案管理工作與維護(hù)職工的基本權(quán)利關(guān)系重大。

（三）必須重視信息化檔案管理的相關(guān)工作，不僅要加大這方面管理的資金投入，還要完善相關(guān)的管理設(shè)施：首先將紙質(zhì)檔案按要求逐一歸類補(bǔ)充后全部掃描，建立數(shù)字化檔案光盤。其次建立檢索軟件用于查閱。第三專人維護(hù)系統(tǒng)安全。對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，使他們具有責(zé)任意識(shí)，使檔案的管理工作做到專業(yè)化、信息化的管理，實(shí)現(xiàn)信息資源之間的共享。

五、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理是人力資源管理的重要方法，規(guī)范、科學(xué)、健全的人事檔案管理對(duì)企業(yè)的建立和開(kāi)發(fā)人力資源有著重大意義。人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息數(shù)字化，這是一項(xiàng)耗時(shí)長(zhǎng)、系統(tǒng)性且復(fù)雜程度很高的工作，需要檔案管理部門的工作人員的積極參與及單位各部門全體人員的積極配合，推動(dòng)人事檔案信息化管理，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。