葉鳳 東海航海保障中心上海航標處

上海航標處作為行政事業(yè)單位，經(jīng)濟合同管理貫穿于單位日?；顒又?，涉及資金管理、工程管理以及單位履行職責和事業(yè)發(fā)展的各項業(yè)務(wù)。2012 年財政部出臺了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，自2014年1 月1 日起施行。內(nèi)部控制規(guī)范包括合同管理控制，進一步提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平，規(guī)范內(nèi)部控制，加強廉政風險防控機制建設(shè)。上海航標處在合同管理方面積累了多年的經(jīng)驗，根據(jù)上級的要求，合同管理制度逐步健全、程序逐步完善，但在現(xiàn)階段仍存在著一些問題，單位經(jīng)濟活動依然存在一定風險。

一、上海航標處合同管理中存在的問題

（一）缺少專業(yè)的法務(wù)人員審核合同具體條款

理想狀態(tài)下，合同文本一般由業(yè)務(wù)承辦部門起草，法律部門審核；重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同應(yīng)當由法律部門參與起草。各部門應(yīng)當各司其職，保證合同內(nèi)容和條款的完整準確。但是我處首先沒有專門的法律部門；其次，缺乏具有法律專業(yè)資質(zhì)的工作人員；最后，沒有制度規(guī)定合同文本必須有法務(wù)人員參與審核。部分重大金額或者意義重大的合同會由我處法律顧問參與審核，但是我處的大部分合同都依然沒有經(jīng)過法律專業(yè)人員的審核，增加了合同內(nèi)容和條款不完整、表述不嚴謹準確的概率。

（二）缺少合同洽談和授權(quán)環(huán)節(jié)

我處各類合同，全部由各部門的具體經(jīng)辦人與合同相對方簽訂，沒有處長、部門長授權(quán)的過程。同時，合同都缺乏談判的過程。在此環(huán)節(jié)，應(yīng)關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)鍵細節(jié)，具體包括合同的數(shù)量、質(zhì)量或技術(shù)標準，合同價格的確定方式與支付方式，履約期限和方式，違約責任和爭議的解決方法、合同變更或解除條件等。少了這個環(huán)節(jié)，很容易導(dǎo)致我處忽略合同重大問題或在重大問題上做出不當讓步。

（三）沒有就質(zhì)量、履約地點等內(nèi)容與合同對方進行約定，或約定不明顯

通過對我處現(xiàn)有的采購、修繕等合同進行研究，筆者發(fā)現(xiàn)有許多合同并沒有就質(zhì)量、履約地點等內(nèi)容與合同對方進行約定，甚至合同起草都不是由我處來完成，而是直接使用合同對方的模板。乍一看合同必要的內(nèi)容都有，但一旦履行過程中發(fā)生糾紛，或者合同無法履行時，我處在以上方面都沒有明確在合同中約定，會導(dǎo)致我們無法采取有效措施及時挽回損失。

（四）合同簽署沒有權(quán)限限制

我處各部門的工作人員，都有權(quán)力代表處對外簽訂合同。導(dǎo)致處合同數(shù)量眾多，合同的質(zhì)量卻無法保證。應(yīng)當完善合同授權(quán)制度，嚴格要求各部門，按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對方當事人簽署合同。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)當簽署授權(quán)委托書。

二、加強上海航標處合同管理的措施

（一）制定健全的合同管理制度

為了確保處合同管理質(zhì)量，首先要根據(jù)我處實際情況，制定健全規(guī)范的合同管理制度。制度中，要明確規(guī)定合同簽訂的金額要求、明確界定各部門在合同審核中應(yīng)承擔的職責，做到全面覆蓋無盲點，并具有可操作性，實現(xiàn)各類合同的履行有法可依。要針對合同簽訂、合同履行、安全管理、責任落實管理、違約賠償?shù)拳h(huán)節(jié)都制定細化的具體制度，以便責任落實。

一個好的制度，落實是關(guān)鍵。建立好合同管理制度后，要將各部門的責任明確，要落實到各部門的具體崗位上，在季度、年度考核中嚴加考評，從而推動制度的有效落實。

（二）提高合同管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)

合同管理人才是實現(xiàn)項目高效、優(yōu)質(zhì)管理的根本保證。優(yōu)秀的合同管理人員不僅精通相關(guān)航標業(yè)務(wù)，而且能熟練掌握和運用各種法律、法規(guī)。要提高管理質(zhì)量，非常重要的任務(wù)便是提高管理人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是我們可以通過公開招聘方式，借助優(yōu)勝劣汰模式選拔出優(yōu)秀的管理人才；二是對在崗的合同管理人員進行專業(yè)技能培訓(xùn)。通過定期開展相關(guān)的職業(yè)教育，或組織他們繼續(xù)進修學(xué)習，來提高管理人員的專業(yè)管理能力；三是制定崗位責任制度，明確合同管理人員具體責權(quán)，并制定對應(yīng)的獎懲機制。對合同管理人員要提出相應(yīng)的要求，達成與達不到的，都通過績效考評予以體現(xiàn)，促使合同管理人員主動提升自身業(yè)務(wù)能力和管理水平。

（三）加強合同管理部門的職能建設(shè)

加強合同管理，關(guān)鍵在于加強合同管理部門的職能建設(shè)。作為合同管理部門，辦公室首先要盡量配備法律專業(yè)人員參與到合同管理中，其次要認識到，傳統(tǒng)的合同管理部門僅僅滿足于合法合規(guī)性審查、項目談判和應(yīng)對必要的訴訟等傳統(tǒng)業(yè)務(wù)，法務(wù)人員缺乏對單位管理運營的興趣，在單位職能部門中常常處于邊緣化的位置。我們要突破傳統(tǒng)法律思維局限，不只是關(guān)注傳統(tǒng)法律事務(wù)范圍內(nèi)的事情，更多地關(guān)注與單位事業(yè)發(fā)展緊密相關(guān)的其他邊際法律事務(wù)。最后，合同行為主要由合同業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門完成，合同管理部門通常不是合同行為的直接參與者。合同管理職能的作用就是創(chuàng)造對合同行為相對的“體外監(jiān)督”條件。與紀檢監(jiān)察部門的“體外監(jiān)督”不同的是，合同管理更多地側(cè)重于過程的控制與監(jiān)督，即通過審查、蓋章等方式對合同行為的運行過程發(fā)揮“控制職能”。所以作為合同管理部門，辦公室要以“事前防范合同風險，事中控制合同風險”為工作重點，以“事后補救合同風險”為補充，扎實做好合同管理工作。

（四）建立處的法務(wù)合同模板

合同歸口管理部門應(yīng)在法務(wù)人員的指導(dǎo)下，建立我處的合同示范文本。國家或行業(yè)有相關(guān)合同示范文本的，可優(yōu)先選用。但對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當進行認真審查，并根據(jù)實際情況進行適當修改。合同模板中，應(yīng)有我國《合同法》規(guī)定的有八個必備條款，分別為：當事人的名稱或者姓名和住所；標的；數(shù)量；質(zhì)量；價款或者報酬；履行期限及地點和方式；違約責任；解決爭議的方法。此外，不同專業(yè)、不同類別的合同還需要更加明確的專業(yè)內(nèi)容來補充。

（五）完善合同洽談、授權(quán)等程序

要明確合同洽談必須要有我處至少兩名工作人員參加。建立合同洽談工作臺賬記錄，明確要求雙方簽字確認合同洽談的內(nèi)容，并規(guī)定為合同審核的附件。要規(guī)定不同層級領(lǐng)導(dǎo)和工作人員可以簽署合同的金額范圍。建立授權(quán)書的范本，特別要明確特別授權(quán)的條件和范圍。