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        提升企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識

        2020-01-19 07:59:02嚴(yán)金平國網(wǎng)重慶市電力公司綜合服務(wù)中心
        環(huán)球市場 2020年33期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化人員

        嚴(yán)金平 國網(wǎng)重慶市電力公司綜合服務(wù)中心

        當(dāng)前,建筑工程進(jìn)入了新的發(fā)展階段,對建筑工程施工技術(shù)進(jìn)行研究重新成為熱點(diǎn)話題。其中,建筑工程連續(xù)墻施工技術(shù)又是最具代表性的、最有研究價(jià)值的一種施工技術(shù),它能夠保證連續(xù)墻結(jié)構(gòu)性能、確保建筑工程整體穩(wěn)定性,在這種情況下對本課題進(jìn)行探討,完全符合建筑工程施工技術(shù)發(fā)展的新要求

        一、企業(yè)檔案管理效能管理問題分析

        (一)企業(yè)檔案管理體系不健全。

        隨著我國企業(yè)的改革和發(fā)展,檔案管理體系也在發(fā)生變化。但是,鑒于管理層對檔案管理的不重視,大多數(shù)企業(yè)檔案管理存在較多問題:企業(yè)檔案管理制度不健全,缺乏專門的規(guī)定和實(shí)施細(xì)則;而且存在者崗位設(shè)置不科學(xué)以及人員職責(zé)劃分不清的現(xiàn)象;檔案管理缺乏考核和監(jiān)督,管理流于形式,管理方式較為粗放;缺乏健全的檔案責(zé)任追究制度,對檔案管理失責(zé)行為缺乏監(jiān)管和懲處。

        (二)檔案管理環(huán)境條件達(dá)不到規(guī)范要求

        部分企業(yè)往往從降低成本的角度考慮,沒有設(shè)立專門的檔案管理室。一些企業(yè)沒有按照效益、保密、審慎、規(guī)范、實(shí)用的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案管理室。還有一些企業(yè)的檔案館規(guī)模小,未考慮長遠(yuǎn)發(fā)展的需要,檔案架大多是自制的鋼架或木架,既不規(guī)范,也不美觀;文件包、文件盒等不符合標(biāo)準(zhǔn),檔案館不能滿足基本規(guī)范要求。

        (三)檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)有待進(jìn)一步提升

        目前,仍然有部分企業(yè)存在著現(xiàn)人員不熟悉,針對檔案資料的相關(guān)業(yè)務(wù)流程不熟悉。更有個(gè)別企業(yè)使用非專業(yè)的人員來進(jìn)行檔案管理,管理效率不高。在無考核監(jiān)管的情況下,沒有對檔案資源進(jìn)行及時(shí)整理、分類、歸檔,甚至無法有效存取,造成檔案管理中的數(shù)據(jù)存在誤差不真實(shí)的現(xiàn)象,對實(shí)踐應(yīng)用指導(dǎo)意義不大。

        二、提高企業(yè)檔案管理工作的措施

        (一)建立和完善檔案信息化管理制度

        在檔案信息化建設(shè)過程中,完善的制度是基礎(chǔ)性保障。立足于檔案資源的數(shù)字化建設(shè),形成電子檔案資源。同時(shí),注重存儲和開發(fā)應(yīng)用,不斷加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度,維護(hù)信息管理的安全性。為了實(shí)現(xiàn)以上管理目標(biāo),必須遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和機(jī)制制度。對于企業(yè)來說,應(yīng)當(dāng)全面分析檔案管理信息化建設(shè)問題,注重落實(shí)和執(zhí)行各項(xiàng)制度機(jī)制:其一,企業(yè)應(yīng)建立檔案信息管理制度,明確劃分各級人員的檔案管理職責(zé),通過制度強(qiáng)化檔案管理責(zé)任。同時(shí),在檔案信息化管理工作中,制定科學(xué)合理的考核制度和激勵制度,這能有效約束和規(guī)范信息化工作的開展,充分調(diào)動檔案管理人員的積極性,不斷提升工作效率。其二,企業(yè)還應(yīng)當(dāng)將檔案信息化制度落實(shí)到各個(gè)部門,提升制度落實(shí)與執(zhí)行的監(jiān)管力度,確保管理職責(zé)的落實(shí)效果,通過制度方式提升檔案信息管理的信息化水平。在優(yōu)化升級過程中,要立足于國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范,不斷優(yōu)化檔案信息化規(guī)劃與指導(dǎo),確定合理有效的管理政策和管理體系。

        (二)加大檔案設(shè)施建設(shè)

        改善檔案保管條件,結(jié)合實(shí)際情況做到檔案保管室與辦公、閱覽有效分開。按照檔案保管“八防”要求,完善設(shè)施設(shè)備,具體內(nèi)容有:檔案室加裝防盜措施,如安裝防盜門窗;為檔案室的通風(fēng)口、窗戶加裝窗簾、門簾,防止陽光直射到檔案室內(nèi);在濕度較大的房間和天氣情況下,配備除濕機(jī)或者使用吸潮劑;健全檔案室的防火制度并且配備相關(guān)防火器材,如滅火器等,同時(shí)嚴(yán)禁吸煙,杜絕火災(zāi)的發(fā)生;設(shè)置滅鼠籠、投放滅鼠藥,防止老鼠啃食檔案;有條件的可以安裝空調(diào)設(shè)備,保持庫房適宜的溫度,條件稍差的可以通過通風(fēng)、灑水、等方式方法緩解檔案室內(nèi)高溫的情況;加裝雙層窗來防止灰塵的進(jìn)入,同時(shí)要使用吸塵器對檔案架上的灰塵做到定期清掃;在檔案室、檔案局上放置防蟲藥品,通過以上措施來做到防。

        (三)注重檔案管理人才建設(shè)

        現(xiàn)階段,在檔案信息建設(shè)過程中,人會對建設(shè)效果造成直接影響。企業(yè)應(yīng)當(dāng)立足于信息化建設(shè)角度,注重引進(jìn)信息化人才。采用優(yōu)越條件吸引專業(yè)的檔案管理人員,還可與高校建立合作關(guān)系,按照信息化管理建設(shè)需求,制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)策略,全面提升檔案管理信息化水平。不斷的對檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行提升。一方面,可以通過相關(guān)的業(yè)務(wù)、知識技能培訓(xùn),讓本部門員工積極參與,并從中獲得專業(yè)素養(yǎng)的提升;還可以通過組織學(xué)習(xí)活動、學(xué)習(xí)倡導(dǎo)主題活動等,鼓勵檔案管理人員主動學(xué)習(xí)專業(yè)知識,提升自我,從而緊跟時(shí)代步伐,提升檔案管理工作的效果。另一方面,適當(dāng)提升檔案管理工作的人員門檻,只有在應(yīng)聘人員專業(yè)能力水平達(dá)標(biāo)的情況才準(zhǔn)許從事檔案管理工作。對于新入職的人員,積極發(fā)展老員工帶新員工的檔案管理學(xué)習(xí)方式,從而使新入職的檔案管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)的檔案管理流程有更快的熟悉和上手,從而提升檔案管理工作的整體效率。檔案管理人員的專業(yè)水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。

        三、結(jié)語

        檔案能夠見證企業(yè)的發(fā)展過程,幫助企業(yè)做出正確的決策,要制定出切實(shí)可行的發(fā)展目標(biāo)。為企業(yè)發(fā)展提供參考。對企業(yè)的發(fā)展影響比較大。并且在實(shí)際的企業(yè)管理當(dāng)中,在企業(yè)管理工作中,必須關(guān)注到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作占據(jù)這企業(yè)管理的重要地位,已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營管理的重要手段。檔案是企業(yè)利益的憑證,可以全面反映出企業(yè)生產(chǎn)情況、經(jīng)營效益與技術(shù)水平等。在信息技術(shù)快速發(fā)展過程中,高質(zhì)量的檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供動力。因此企業(yè)需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式,積極引進(jìn)新的管理理念,不斷優(yōu)化檔案管理思路和內(nèi)容,凸顯出檔案服務(wù)的價(jià)值,以此來不斷推進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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