任晨陽(yáng)

(宿遷學(xué)院, 江蘇宿遷223800)

高校辦公室作為高校重要的管理服務(wù)部門(mén)，同時(shí)也是學(xué)校的“窗口”部門(mén)，在學(xué)校的行政管理體系中承擔(dān)著上情下達(dá)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、綜合協(xié)調(diào)、綜合服務(wù)、管理督辦等多項(xiàng)職能[1]。高校行政綜合管理是高校運(yùn)行的“中樞”，行政綜合管理體系是實(shí)現(xiàn)學(xué)?？缭绞桨l(fā)展的基礎(chǔ)保障[2]。辦公室行政管理和綜合服務(wù)水平高，能在很大程度上提升學(xué)校在行政管理、教學(xué)科研、人才培養(yǎng)和服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)等各方面工作的成效，同時(shí)也展現(xiàn)了學(xué)校整體的工作水平和對(duì)外的良好形象。近年來(lái)，地方高校、民辦高校紛紛向應(yīng)用型本科高校轉(zhuǎn)型發(fā)展，高校辦公室管理內(nèi)容也要隨之轉(zhuǎn)型，所需要面臨的挑戰(zhàn)也相應(yīng)增加，管理制度有待完善、重管理輕服務(wù)等問(wèn)題日益凸顯，影響辦公室的行政管理效能。

一、應(yīng)用型高校辦公室工作的特點(diǎn)

(一) 綜合性相對(duì)于校內(nèi)其他職能部門(mén)，辦公室的行政管理工作范圍更廣，內(nèi)容更加具體和瑣碎，有時(shí)還需要與學(xué)校多個(gè)部門(mén)協(xié)作共同完成。同時(shí)，辦公室還要及時(shí)收集和把握上級(jí)的方針政策和指示精神，熟悉學(xué)校的工作計(jì)劃、安排在學(xué)校各部門(mén)的具體落實(shí)情況。除此以外，學(xué)校具體職能部門(mén)沒(méi)有明確負(fù)責(zé)的事務(wù)，辦公室也需要主動(dòng)跟進(jìn)落實(shí)。

(二) 服務(wù)性辦公室工作有較強(qiáng)的服務(wù)性，基本指導(dǎo)思想是“三服務(wù)”理念，即服務(wù)好學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)好學(xué)校各職能部門(mén)、服務(wù)好廣大師生員工。同時(shí),辦公室工作中對(duì)文件、會(huì)務(wù)、事務(wù)的處理等也體現(xiàn)了較高的服務(wù)性。辦公室工作服務(wù)質(zhì)量的高低，還取決于工作人員的服務(wù)意識(shí)。

(三) 隨機(jī)性辦公室會(huì)經(jīng)常面臨一些需要急辦的任務(wù)，處理突發(fā)問(wèn)題。因此，辦公室工作的臨時(shí)性、突發(fā)性和隨機(jī)性特點(diǎn)較明顯。如學(xué)校在承辦學(xué)術(shù)年會(huì)期間，政府部門(mén)臨時(shí)安排調(diào)研任務(wù)，類(lèi)似情況時(shí)有發(fā)生，這就要求辦公室既要高效、保質(zhì)、保量地完成學(xué)校重大會(huì)務(wù)工作，又不能影響接待政府部門(mén)的調(diào)研活動(dòng)。

(四) 時(shí)效性辦公室作是高校各項(xiàng)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞部門(mén)，無(wú)論是接收主管部門(mén)發(fā)文和工作指示，還是學(xué)校的上行請(qǐng)示，亦或是校內(nèi)相關(guān)信息的通知和傳遞，還是學(xué)校的重大事項(xiàng)的跟進(jìn)與督辦，都需要快捷、及時(shí)和準(zhǔn)確，這就要求辦公室工作人員必須在規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)完成相應(yīng)的工作，才能體現(xiàn)工作效能。因此，高校辦公室工作的特點(diǎn)還具有時(shí)效性。

(五) 保密性辦公室在辦文的過(guò)程，會(huì)有一部分的涉密文件；在辦公室辦會(huì)過(guò)程中，還會(huì)接觸到學(xué)校很多重大事項(xiàng)的安排和決策；辦公室工作人員，長(zhǎng)期在核心的崗位工作，一些領(lǐng)導(dǎo)討論的機(jī)密信息也會(huì)較早地知道。以上都是學(xué)校工作的機(jī)密信息，辦公室工作人員必須做到“管住嘴”，做到高度的保密。

二、應(yīng)用型高校辦公室行政管理面臨的問(wèn)題

(一) 管理制度不完善高校辦公室工作綜合性強(qiáng)、隨機(jī)性大、時(shí)效性高，必須要有嚴(yán)格的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的辦事流程，否則，將會(huì)影響辦公室甚至學(xué)校其他職能部門(mén)的工作效能。當(dāng)前，雖然在辦公室文件流轉(zhuǎn)、會(huì)務(wù)安排和綜合事務(wù)中，已經(jīng)形成了系統(tǒng)的工作制度和辦事流程，但并不完善，與應(yīng)用型高校的辦學(xué)定位還不配套。另外，還有部分高校存在執(zhí)行走樣甚至不按制度執(zhí)行的情況。在學(xué)校發(fā)展的不同階段，如何及時(shí)調(diào)整制度建設(shè)，規(guī)范辦理流程，保障辦公室工作的有效開(kāi)展，是管理中面臨的首要問(wèn)題。

(二) 綜合協(xié)調(diào)能力不足辦公室工作和聯(lián)系對(duì)象是上級(jí)政府、兄弟院校、企事業(yè)單位及學(xué)校內(nèi)部各職能部門(mén)，負(fù)責(zé)做好學(xué)校綜合性事務(wù)工作，具有協(xié)調(diào)各方的重要職能。因此，高校辦公室會(huì)遇到各種各樣的事情、各種各樣的矛盾。綜合協(xié)調(diào)、化解矛盾、減少分歧是辦公室的難點(diǎn)工作，工作人員在處理這些問(wèn)題的時(shí)候，往往會(huì)顯得能力不足、經(jīng)驗(yàn)不夠，稍有不慎，還會(huì)引起更加激烈的矛盾，未能起到協(xié)調(diào)的作用。

(三) 業(yè)務(wù)水平不夠很多人認(rèn)為辦公室人員就是“打雜的”，跑跑腿、傳傳話，打打材料，領(lǐng)導(dǎo)安排什么就做什么，也不用追求工作創(chuàng)新，甚至不用主動(dòng)思考工作[3]。事實(shí)上，辦公室工作人員不僅要做好自身的本職工作，還需要了解學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃，教學(xué)單位的教學(xué)科研工作，學(xué)生管理工作和學(xué)校其他職能部門(mén)的工作。這就要求辦公室工作人員成為“全面手”，要加強(qiáng)多方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，熟悉國(guó)家的大政方針，了解各學(xué)科常識(shí)，知曉各職能部門(mén)常規(guī)業(yè)務(wù)內(nèi)容和范圍。但是，辦公室工作本身存在人手少、任務(wù)重，事務(wù)雜等特點(diǎn)，想要進(jìn)行系統(tǒng)、專(zhuān)業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)難度較大。

(四) 服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)雖然很多高校的辦公室工作提出了“三服務(wù)”工作理念，但是落實(shí)到具體工作中，就出現(xiàn)了工作打折扣的現(xiàn)象。一些辦公室工作人員受到官僚主義思想的侵蝕和影響，更多地把服務(wù)重心放在了領(lǐng)導(dǎo)上，加之辦公室事務(wù)繁雜，所以在服務(wù)學(xué)校職能部門(mén)和廣大師生上就有所欠缺，表現(xiàn)出服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)等問(wèn)題。這就很容易造成部分師生對(duì)學(xué)校辦公室的工作不滿意，甚至對(duì)學(xué)校工作有意見(jiàn)。另外對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)還會(huì)出現(xiàn)具體事務(wù)工作多，參謀助手作用發(fā)揮不明顯等現(xiàn)象。

三、改進(jìn)應(yīng)用型高校辦公室行政管理的措施

(一) 加強(qiáng)制度建設(shè)無(wú)論是什么工作，健全的管理制度，規(guī)范的工作程序都是高校行政管理工作有效開(kāi)展的基礎(chǔ)。對(duì)于辦公室工作，更是如此，因?yàn)檗k公室工作具有綜合性、隨機(jī)性和時(shí)效性，如果沒(méi)有完善的管理制度和規(guī)范的工作流程作為保障，就容易出現(xiàn)管理和工作上的混亂甚至失誤。首先要做到職責(zé)分明，權(quán)限清晰，責(zé)任到崗，責(zé)任到人，確保各項(xiàng)工作每個(gè)節(jié)點(diǎn)都有據(jù)可依，有章可循；第二，在保證管理制度和工作流程規(guī)范化的同時(shí)，還要根據(jù)學(xué)校應(yīng)用型的辦學(xué)定位要求，做好適時(shí)、及時(shí)的完善、調(diào)整和補(bǔ)充。第三，確保制度有效落實(shí)，辦公室工作要隨時(shí)接受各職能部門(mén)和廣大師生的監(jiān)督。

(二) 提升綜合協(xié)調(diào)能力綜合協(xié)調(diào)工作是高校辦公室行政管理中的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，直接關(guān)系到學(xué)校行政工作效能。首先要了解學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度，熟悉各部門(mén)單位的崗位職責(zé)，把握好領(lǐng)導(dǎo)的意圖；其次要加強(qiáng)與校內(nèi)部門(mén)單位的溝通聯(lián)系，減少分歧，讓大家的目標(biāo)向著一個(gè)方向去努力；最后還要聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)好與業(yè)務(wù)指導(dǎo)單位、地方政府、社會(huì)各界的關(guān)系，對(duì)外展示良好的學(xué)校形象。

(三) 提高業(yè)務(wù)水平如果辦公室工作人員有較高的業(yè)務(wù)水平，那么他完成日常事務(wù)性工作的效率也較高，提升辦公室工作人員業(yè)務(wù)能力，也是體現(xiàn)學(xué)校高效管理的關(guān)鍵所在。辦公室工作人員除了在文件處理、會(huì)務(wù)安排和綜合事務(wù)等本職工作上要成為“專(zhuān)家”，還要在教學(xué)、科研、人事管理等知識(shí)方面成為“全面手”，辦公室工作人員在本崗位的業(yè)務(wù)上要做到“精”和“專(zhuān)”，在其他相關(guān)工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備上也要做到“寬”和“廣”。辦公室的工作人員在不斷加強(qiáng)文筆功底的同時(shí)，還需要提高綜合協(xié)調(diào)能力，組織管理能力，現(xiàn)代化辦公室設(shè)備運(yùn)用的能力，臨場(chǎng)應(yīng)變能力等，才能更加有效地提升業(yè)務(wù)水平和工作效能。

(四) 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)辦公室的工作更多的是服務(wù)性工作，“三服務(wù)”的工作理念不能只是口號(hào)，而要真切落實(shí)到實(shí)際工作中去。辦公室工作人員要擺脫官僚主義思想，強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)，做好服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作的同時(shí)，在對(duì)職能部門(mén)和廣大師生員工的服務(wù)上更要做到熱情、周到、細(xì)心，主動(dòng)。在辦公室工作權(quán)限之內(nèi)的問(wèn)題，及時(shí)予以解決，超出工作職能范圍的，能夠綜合協(xié)調(diào)的，盡快幫助協(xié)調(diào)，提高工作實(shí)效。要提高服務(wù)意識(shí)，不僅要有制度的制約，關(guān)鍵還需要提高自身的職業(yè)道德修養(yǎng)，要學(xué)會(huì)正確處理得與失的關(guān)系，甘當(dāng)印度詩(shī)人泰戈?duì)柟P下的“綠葉”。這樣，才能真正改進(jìn)工作中的服務(wù)方式、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量。