朱紅英 福建省南平市建陽區(qū)水利局

行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位中辦公室管理工作實際上是一項非?；A(chǔ)，但又十分重要的核心工作，它的存在使得各個部門、各個工作崗位之間的協(xié)調(diào)性不斷增強(qiáng)，相應(yīng)的溝通也更加順暢，工作效率變得越來越高。因此，對于在新時期從事行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室管理工作的人員來說，想要工作穩(wěn)定就要在充滿挑戰(zhàn)和機(jī)遇時做好自身的基礎(chǔ)工作，從而更好地為企業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

一、辦公室工作的特征和要求

雖然辦公室的工作表面上看起來很簡單，但由于工作內(nèi)容多而涉及范圍廣，因此行政事務(wù)管理是很復(fù)雜的。具體來講，機(jī)關(guān)單位運營過程中的大量后勤服務(wù)與保障性工作，以及以材料整理與提交、信息收集與上報等為例的行政事務(wù)，都由辦公室人員負(fù)責(zé)處理，與此同時，上級指令的逐層傳達(dá)以及基層信息的反饋等，也都被劃分至行政辦公室的職責(zé)范疇內(nèi)。此外，辦公室除需負(fù)責(zé)內(nèi)部辦公管理之外，其與單位財務(wù)管理、生產(chǎn)經(jīng)營乃至文化建設(shè)間，都有著非常緊密的聯(lián)系。因為辦公室工作的復(fù)雜性和多樣性極強(qiáng)，所以其對工作人員的專業(yè)水平、綜合能力及工作態(tài)度的要求也都更高。換而言之，如果想使辦公室工作質(zhì)量和機(jī)關(guān)單位運營要求相符，則辦公室人員必須做到以下幾點：第一，面對復(fù)雜、枯燥的工作任務(wù)，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)且遵守職業(yè)道德，確保分內(nèi)工作完成得嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致；第二，嚴(yán)格執(zhí)行上級發(fā)布的指令，并確保溝通的良好順暢，事務(wù)處理完成后需及時匯報；第三，需與工作實際相結(jié)合，將辦公室制度嚴(yán)格落實于具體工作中，從而保證辦公室工作能高效、有序的開展。

二、新形勢下做好行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室管理工作的策略

（一）進(jìn)一步深化服務(wù)理念

首先，在行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室管理工作過程中，必須做的一點就是樹立起“大服務(wù)”的根本性理念，將辦公室的工作定位于“服務(wù)型”工作，不斷增強(qiáng)工作人員和部門的服務(wù)意識，使其能夠腳踏實地地干好自己本分之內(nèi)的事情。積極對服務(wù)的對象進(jìn)行擴(kuò)展，不僅僅是領(lǐng)導(dǎo)的決策，也要對基層單位、各個部門之間的協(xié)調(diào)配合進(jìn)行服務(wù)，針對職工群眾所提出的各種問題，秉持公正、公開的原則，最好是能夠匹配專業(yè)人士處理此類問題。其次，由于行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室管理工作的特殊性和復(fù)雜性，要求工作人員在實際工作中能夠保持清醒的意識，一旦出現(xiàn)工作失誤也要勇敢地站出來承擔(dān)責(zé)任，始終要秉承“嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)心”的工作態(tài)度，做到大事小事毫無錯誤與遺漏。

（二）強(qiáng)化辦公室管理工作的督查督辦

結(jié)合辦公室的實際情況開展一系列監(jiān)督工作，并逐步落實到工作中。通過加強(qiáng)監(jiān)督檢查辦公室的建設(shè)，各部門在提升工作積極性、主動性、系統(tǒng)性和相互配合性以及薪酬意識等方面都得到了極大的提高，工作效率和工作質(zhì)量得到了極大的提高。為了積極響應(yīng)大力弘揚(yáng)實干精神的號召，圍繞公司中心工作，推動思想再解放、方法再創(chuàng)新、工作再抓實，形成人人負(fù)責(zé)、層層負(fù)責(zé)，一級抓一級、層層抓落實的工作局面，針對辦公室管理工作來說還需要加大督查督辦的力度。第一步，強(qiáng)化督辦通報考核。形成“按月報告、按季通報、按年考核”的常規(guī)機(jī)制，幫助各部門“曬成績單”，展示工作推進(jìn)最新成果，做到學(xué)有榜樣、比有參照、趕有目標(biāo)。各部門要按照“首辦負(fù)責(zé)制、限時辦結(jié)制、責(zé)任追究制”要求，實現(xiàn)“分工唯一、責(zé)任唯一、獎懲唯一”，形成“凡事有交代，件件有著落，事事有回音”的良好氛圍。第二步，聚焦中心工作。三是創(chuàng)新監(jiān)督管理方式，不僅要根據(jù)重要性等級，監(jiān)督項目分類，設(shè)置不同的考試權(quán)重，指導(dǎo)職能部門在雜務(wù)日常工作中區(qū)分優(yōu)先級，提高工作的針對性、有效性和科學(xué)性。以及需要較長時間處理“持續(xù)性事項”，在截至?xí)r間前設(shè)定多個定期回饋節(jié)點的時限，以方便有效跟進(jìn)處理過程。同時，重點監(jiān)督和考核從過去的“按時反饋率”改為現(xiàn)在的“按時完成率”，加強(qiáng)成果導(dǎo)向。此外，我們還要堅持公平正義的原則。完善考核機(jī)制，避免“做事越多，扣分越多”，完善更多部門的工作。

（三）提升辦公室管理工作人員的素質(zhì)

現(xiàn)如今對于行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室管理工作人員的選拔都是通過相關(guān)考試實現(xiàn)的，主要的選拔方式為筆試，但是面試的作用也不容小覷，雖然只有短短的幾分鐘，表現(xiàn)出來一個應(yīng)聘者的基本素養(yǎng)還是比較顯著的。這樣的人才選拔方式相對而言筆試所占據(jù)的比例較高，很多選拔出來的人才具有足夠的理論知識，但是業(yè)務(wù)能力令人擔(dān)憂。在這樣的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室管理工作人員的考核和工作技能培訓(xùn)十分關(guān)鍵，而且還要盡可能地提升辦公室管理工作人員的責(zé)任意識與對辦公室設(shè)備使用和維護(hù)的認(rèn)識，防止出現(xiàn)一些不必要的失誤?？偟膩碚f，從事行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室管理工作既需要較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和較強(qiáng)的綜合協(xié)調(diào)能力，又需要“敢于啃硬骨頭”的勇氣。為此，辦公室借鑒系統(tǒng)內(nèi)外各單位的先進(jìn)經(jīng)驗，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部行政管理工作中統(tǒng)籌管理和考核職能。同時，優(yōu)化行政管理工作的相關(guān)信息系統(tǒng)，切實將一些復(fù)雜、煩瑣的工作從材料收集和整理中解放出來，把精力用在協(xié)調(diào)、溝通和落實當(dāng)中。

三、結(jié)束語

行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室是一個綜合性很強(qiáng)的綜合性工作部門，承擔(dān)的不僅僅是實施、研究、參謀等比較宏觀的工作任務(wù)，又必須肩負(fù)起文件審核、業(yè)務(wù)接待、督查督辦等微觀的服務(wù)型任務(wù)，屬于行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展過程中承上啟下的關(guān)鍵“樞紐”。新時期，行政部門辦公室管理面臨著一些問題，相應(yīng)的管理效率不高、工作類型冗雜、業(yè)務(wù)人員素質(zhì)亟須跟上時代發(fā)展、新政策對規(guī)范管理不斷提出新的要求等，嚴(yán)重影響了行政部門和事業(yè)單位的整體工作效率，對其工作水平的提升產(chǎn)生了負(fù)面影響。