盧建貌 浙江工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

隨著高等教育的積極發(fā)展，中國(guó)的高等教育進(jìn)入了發(fā)展和質(zhì)量提高的新境，迫切需要改革有關(guān)的管理制度和資源分配機(jī)制。內(nèi)部控制的建設(shè)將促進(jìn)現(xiàn)代高校的建設(shè)。高校制度完善了治理結(jié)構(gòu)，規(guī)范了權(quán)力運(yùn)行，提高了高校的風(fēng)險(xiǎn)防范和控制能力，并為高校的全面改革保駕護(hù)航。

一、高校運(yùn)營(yíng)層面的內(nèi)部控制問(wèn)題

（一）預(yù)算控制力弱

首先，在預(yù)算編制中缺乏科學(xué)的分析。在預(yù)算方面，高校面臨著諸如參考信息不完整，論據(jù)不足和缺乏科學(xué)分析之類的問(wèn)題。這些問(wèn)題造成了預(yù)算數(shù)據(jù)與高校實(shí)際實(shí)施數(shù)據(jù)之間的重大差異。指標(biāo)類型較多，內(nèi)容廣泛，財(cái)務(wù)支出詳細(xì)預(yù)算的準(zhǔn)備程度不高。在預(yù)算控制方面，高校尚未建立評(píng)估預(yù)算績(jī)效的機(jī)制，因此一些部門一直在盲目地研究預(yù)算金額，未能提高預(yù)算增長(zhǎng)的效率。

第二，預(yù)算不準(zhǔn)確。調(diào)查顯示，高校業(yè)務(wù)層面的項(xiàng)目經(jīng)理很少是經(jīng)濟(jì)學(xué)專業(yè)的，并且缺乏基本的預(yù)算知識(shí)。高校業(yè)務(wù)層面的管理者，缺少預(yù)算管理一定的專業(yè)知識(shí)，預(yù)算編制基于經(jīng)驗(yàn)或想象。如果查看高校的預(yù)算，會(huì)發(fā)現(xiàn)高校的預(yù)算可以節(jié)省人力資源和時(shí)間，但它不僅是年度準(zhǔn)備計(jì)劃和實(shí)施的基礎(chǔ)，而且是高校發(fā)展計(jì)劃的補(bǔ)充。高校各部門存在財(cái)務(wù)預(yù)算意識(shí)模糊的現(xiàn)狀，普遍認(rèn)為，財(cái)務(wù)預(yù)算只和財(cái)務(wù)部門有關(guān)系，是財(cái)務(wù)部門的一項(xiàng)工作，與自身沒(méi)有關(guān)系，從而出現(xiàn)了業(yè)務(wù)層面的財(cái)務(wù)預(yù)算編制脫節(jié)，導(dǎo)致高校業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)預(yù)算不合理，高校難以進(jìn)一步發(fā)展。

（二）采購(gòu)系統(tǒng)不完善，采購(gòu)效率低下

首先，采購(gòu)方法是傳統(tǒng)的，透明度較低。采購(gòu)的透明度低，因?yàn)椴少?gòu)操作采用人工方法。相關(guān)部門無(wú)法實(shí)時(shí)掌握采購(gòu)批準(zhǔn)和采購(gòu)進(jìn)度，無(wú)法跟蹤采購(gòu)進(jìn)度和采購(gòu)績(jī)效，無(wú)法及時(shí)查詢采購(gòu)合同的A/S條款。其次，采購(gòu)種類繁多，采購(gòu)周期長(zhǎng)。高校承擔(dān)著教育和科學(xué)研究的多項(xiàng)任務(wù)，因此對(duì)設(shè)備的需求是多種多樣的，面對(duì)許多采購(gòu)項(xiàng)目，人工采購(gòu)方法往往采購(gòu)周期長(zhǎng)，效率低。

（三）收支業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控建設(shè)薄弱

第一，收入業(yè)務(wù)沒(méi)有集中財(cái)務(wù)部門的收款和集中核算。由于高校的收入業(yè)務(wù)種類繁多，有些部門在進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)收取的贊助費(fèi)和創(chuàng)收費(fèi)，不在學(xué)校財(cái)務(wù)賬上進(jìn)行統(tǒng)一會(huì)計(jì)處理，從而形成“賬外賬戶”；第二，缺乏對(duì)所交付資金完整性的監(jiān)督。例如，通過(guò)使用固定的增值稅發(fā)票（如停車費(fèi)，新搜索費(fèi)，博物館門票等）收取現(xiàn)金，很容易出現(xiàn)虛假的高校收入，應(yīng)收賬款和私人“小金庫(kù)”的風(fēng)險(xiǎn)；最后，雖然科研副產(chǎn)品加工所得很少轉(zhuǎn)嫁給高校，但生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的成本卻由高校承擔(dān)，給高校造成了經(jīng)濟(jì)損失。

（四）固定資產(chǎn)利用率低下

首先，固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)尚未建立，固定資產(chǎn)的業(yè)務(wù)流程沒(méi)有得到動(dòng)態(tài)管理，因此無(wú)法及時(shí)獲得準(zhǔn)確的信息；其次，需要建立一種資源共享機(jī)制。高校固定資產(chǎn)類型多，數(shù)量多，價(jià)值高，部門多，固定資產(chǎn)的管理和使用缺乏集中化，導(dǎo)致固定資產(chǎn)重復(fù)購(gòu)買和閑置；最后，有必要建立一種固定資產(chǎn)庫(kù)存損失的賠償責(zé)任機(jī)制。存在資產(chǎn)無(wú)法計(jì)量和資產(chǎn)損壞等現(xiàn)象，未能建立資產(chǎn)庫(kù)存損失賠償責(zé)任的賠償責(zé)任機(jī)制并不能幫助履行資產(chǎn)管理職責(zé)，高?？赡軙?huì)不正確地使用和維護(hù)資產(chǎn)。

（五）合同管理混亂

首先，缺乏信息共享，人工管理很難滿足高校合同管理的需求。目前，高校正在通過(guò)OA系統(tǒng)執(zhí)行合同審批流程，但是合同管理部門和財(cái)務(wù)部門無(wú)法共享諸如合同編號(hào)和合同明細(xì)表之類的信息，并且合同付款確認(rèn)信息是手動(dòng)處理的。其次，進(jìn)度管理很困難。手動(dòng)管理對(duì)充分掌握合同的進(jìn)度和履行，合同變更或終止的記錄不完整以及對(duì)合同收支進(jìn)度的不便構(gòu)成了重大障礙。最后，檔案管理很復(fù)雜。紙質(zhì)合同不適合存儲(chǔ)，合同檔案難以收集，合同檔案管理職責(zé)不明，并且難以快速找到。

（六）建設(shè)項(xiàng)目管理不嚴(yán)

首先，我們需要改進(jìn)項(xiàng)目分類賬和變更管理分類賬。這利于工程項(xiàng)目的綜合管理和搜索，也有助于對(duì)高校項(xiàng)目管理的全面控制。由于缺少有關(guān)已更改項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)信息，因此很難全面了解項(xiàng)目更改；其次，需要改善項(xiàng)目檔案管理。由于缺乏具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)的人員進(jìn)行收集和管理，難以及時(shí)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行跟蹤和歸檔，因此可能會(huì)丟失部分檔案，從而無(wú)法保證項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量；第三，歸檔不及時(shí)，不完整工程項(xiàng)目的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，以及工程項(xiàng)目文件數(shù)據(jù)不足，可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目無(wú)法及時(shí)完成資產(chǎn)的購(gòu)置和轉(zhuǎn)讓；第四，項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)尚未建立。每個(gè)基礎(chǔ)架構(gòu)項(xiàng)目都會(huì)生成大量文檔和數(shù)據(jù)。大多數(shù)文檔以紙質(zhì)格式存儲(chǔ)，因此檢索和存儲(chǔ)不便，這不利于高校及時(shí)了解動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)并分析目標(biāo)成本和實(shí)際成本。

二、在高校運(yùn)營(yíng)水平上優(yōu)化內(nèi)部控制措施

（一）建立良好的內(nèi)控環(huán)境

一是加強(qiáng)對(duì)預(yù)算管理重要性的宣傳，改善預(yù)算管理。為了增加對(duì)每個(gè)部門員工預(yù)算管理系統(tǒng)的了解，定期組織有關(guān)預(yù)算管理的專門培訓(xùn)，并指定每個(gè)部門的預(yù)算管理員，以便每個(gè)部門可以更好地了解預(yù)算項(xiàng)目的內(nèi)容和確定的金額。二是對(duì)高校財(cái)務(wù)預(yù)算進(jìn)行信息化處理，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行情況，以財(cái)物部門的執(zhí)行操作為系統(tǒng)監(jiān)測(cè)中心，創(chuàng)造一個(gè)完善的預(yù)算監(jiān)督、執(zhí)行環(huán)境，加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行情況反饋，以便及時(shí)掌握預(yù)算執(zhí)行的實(shí)際情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正問(wèn)題，發(fā)布預(yù)算后不能隨意調(diào)整。如果需要增加資金，則必須填寫(xiě)申請(qǐng)。只有在申請(qǐng)被領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，預(yù)算工作被會(huì)議批準(zhǔn)之后，才可以調(diào)整額外的預(yù)算支出，并且在年底應(yīng)分析和總結(jié)預(yù)算執(zhí)行的結(jié)果。

（二）加強(qiáng)采購(gòu)信息化建設(shè)進(jìn)程

首先，通過(guò)建立完整的功能，資源共享，標(biāo)準(zhǔn)化，透明，安全有效的采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，相關(guān)部門可以跟蹤采購(gòu)的整個(gè)過(guò)程的各個(gè)方面，并在線申報(bào)，批準(zhǔn)，執(zhí)行，監(jiān)督，監(jiān)察，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)等信息管理；其次，信息管理系統(tǒng)取代了傳統(tǒng)的人工方法，在簡(jiǎn)化采購(gòu)環(huán)節(jié)和程序，節(jié)省采購(gòu)時(shí)間，提高采購(gòu)效率，提高采購(gòu)服務(wù)質(zhì)量方面發(fā)揮著重要作用。

（三）增強(qiáng)高校內(nèi)控執(zhí)行力

首先，實(shí)行統(tǒng)一的會(huì)計(jì)模式，其中所有高校收入都由財(cái)政部管理。其他部門和員工不得擅自從事收入業(yè)務(wù)，也嚴(yán)禁建立“賬外賬戶”；其次，開(kāi)放在線支付方式并取消現(xiàn)金收支，以避免資金安全風(fēng)險(xiǎn)；第三，合理分工。票據(jù)管理，開(kāi)票，收款，會(huì)計(jì)等職位是分開(kāi)的，核心崗位和重要崗位應(yīng)選擇具有良好職業(yè)道德和專業(yè)技能的人才；第四，建立監(jiān)督檢查和處罰機(jī)制。高校紀(jì)檢部門定期檢查收入的完整性，以預(yù)防和控制收入執(zhí)行者的完整性風(fēng)險(xiǎn)。如果發(fā)現(xiàn)自己的資金被盜并私下建立了“小額存貨”，則將在收取和支付資金后立即對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行調(diào)查和處罰；第五，建立科研副產(chǎn)品管理系統(tǒng)，建立科研副產(chǎn)品庫(kù)存賬戶。科研副產(chǎn)品收入應(yīng)包括在高校的總收入中，并應(yīng)進(jìn)行收入的集中管理，賬單管理和合同管理。

（四）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，集中處理

首先，建立固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)。進(jìn)行固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理和監(jiān)視，加速固定資產(chǎn)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間的無(wú)縫連接，并使用該系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)會(huì)計(jì)；二是科學(xué)配置資源，實(shí)現(xiàn)資源共享。開(kāi)放共享機(jī)制，建立共享平臺(tái)，有效提高高校大規(guī)模使用設(shè)備的效率。為實(shí)現(xiàn)機(jī)器維護(hù)目的而提供的共享服務(wù)可能會(huì)收取某些費(fèi)用；第三，激活閑置的固定資產(chǎn)。鼓勵(lì)各個(gè)部門實(shí)施內(nèi)部固定資產(chǎn)配置，并使用共享平臺(tái)公開(kāi)閑置的固定資產(chǎn)信息，以使需求方和閑置的一方都可以快速分配材料并充分利用。第四，建立固定資產(chǎn)損壞和損失賠償制度，切實(shí)履行對(duì)所有相關(guān)部門和個(gè)人的資產(chǎn)管理職責(zé)。第五，定期對(duì)高校資產(chǎn)進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)，以使固定資產(chǎn)賬目保持一致。

（五）強(qiáng)化校內(nèi)外監(jiān)督機(jī)制，完善合同管理

首先，合同信息系統(tǒng)的建立要及時(shí)，并將整個(gè)合同流程融入管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)合同管理部門與財(cái)務(wù)部門之間的合同數(shù)據(jù)信息共享，準(zhǔn)確了解合同支付情況，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。其次，合同管理信息系統(tǒng)的建設(shè)可以及時(shí)跟蹤合同履行進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同履行全過(guò)程的監(jiān)控和評(píng)估。第三，合同管理信息系統(tǒng)的建設(shè)可以加強(qiáng)合同登記備案管理，并定期進(jìn)行合同統(tǒng)計(jì)，分類，提交和編號(hào)，以方便今后的監(jiān)督檢查。

（六）完善項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

首先，建立項(xiàng)目管理分類賬和項(xiàng)目變更分類賬，做好項(xiàng)目管理和統(tǒng)計(jì)分析，優(yōu)化相應(yīng)的控制措施，不斷提高項(xiàng)目管理水平。第二，提高對(duì)文件管理職責(zé)的認(rèn)識(shí)。施工部門必須有專門的人員負(fù)責(zé)從項(xiàng)目申請(qǐng)到項(xiàng)目驗(yàn)收和結(jié)算完成的有關(guān)文件和資料，并且必須精通檔案管理。提高檔案信息安全管理的效率和水平。第三，建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理必須與建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度同步。建立項(xiàng)目后，應(yīng)開(kāi)始做好相關(guān)文件、資料的收集、整理并進(jìn)行分類。建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔應(yīng)當(dāng)與建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行，建設(shè)項(xiàng)目實(shí)體完成后統(tǒng)一由管理部門歸檔保管。第四，促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化。基于信息的建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集和管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)已歸檔紙質(zhì)文件的數(shù)字化，有效保護(hù)紙質(zhì)檔案免遭重復(fù)使用折疊，方便打印，檢索和訪問(wèn)項(xiàng)目檔案所造成的損害。

三、總結(jié)

綜上所述，高校業(yè)務(wù)繁雜多樣，在高校業(yè)務(wù)層面缺少系統(tǒng)控制和集中管理，通過(guò)控制好高校的業(yè)務(wù)，促進(jìn)高校的繁榮發(fā)展。