劉詠梅 山東省菏澤市曹縣市場監(jiān)督管理局

鑒于現(xiàn)代信息技術的快速更新與發(fā)展，我國各機關單位的管理工作也隨之加以創(chuàng)新，特別在檔案管理領域，已經(jīng)在持續(xù)開展數(shù)字化建設，這樣一來即可提供更為便利與高效的服務。然而，實事求是地說，我國機關檔案數(shù)字化建設目前依然處在初級開發(fā)期，還存在著諸多不足需要加以破解。本文就此問題予以探究。

一、檔案數(shù)字化概述

檔案數(shù)字化是在現(xiàn)代網(wǎng)絡技術大發(fā)展的背景下產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，主要是指應用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮以及高速掃描等技術，把紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)形態(tài)的文件，系統(tǒng)化組合成為具備序化結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，即把各類傳統(tǒng)載體檔案資源轉(zhuǎn)換成數(shù)字化資源，用數(shù)字形式加以存儲，用網(wǎng)絡方式進行傳輸，并運用計算機系統(tǒng)實施全面管理，從而達到檔案信息高效利用與共享之目的。

二、推進機關檔案數(shù)字化建設的必要性

一是能提高工作效率。對機關單位來說，每年都會生成大量檔案。如果要在紙質(zhì)檔案中查找所需檔案，要耗費相當多的人、財、物力。在實施數(shù)字化管理之后，不僅能極大提高檔案管理的成效，而且大大減少了檔案管理人員的工作總量，減輕了其負擔。二是能提高利用效率。因為紙質(zhì)檔案的查詢很不便利，如果部分檔案的立卷、存放等工作不夠精細，查詢的難度更大。在運用數(shù)字化技術實施電子化存檔后，能極大提升檔案查詢的效率。三是能提高安全性能。紙質(zhì)檔案一旦被破壞，就會造成無可挽回的損失，其保存壽命是有限的。實施數(shù)字化之后，檔案可以在信息化載體中加以保存，而且受到外界的影響相當小，安全性能比較強，從而能夠極大地提升檔案保存的期限，滿足機關檔案保管之所需。

三、當前機關檔案數(shù)字化建設中存在的突出問題

1.思想認識不夠深刻。雖然檔案數(shù)字化已經(jīng)得到機關單位檔案管理者的普遍認可，但在實際操作中，一部分機關檔案工作者還缺乏對檔案數(shù)字化建設的全面了解，以至于難以發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的實效性。因為一些機關檔案管理者的偏見，未能將檔案數(shù)字化建設列入重要工作內(nèi)容，導致這項工作進度滯后，在一些單位甚至流于形式。

2.軟硬件設施不夠完善。機關檔案數(shù)字化管理無法脫離網(wǎng)絡系統(tǒng)而單獨存在，但由于一些機關并沒有采用比較先進的檔案管理系統(tǒng)，難以做到信息的全面共享與互通，難以滿足多種類型信息管理的需求，無法全面跟上時代發(fā)展之步伐。雖然我國機關檔案的硬軟件設施設備應用已經(jīng)比較充分，但是依然還有一些機關單位所投入的資金不夠充足，導致其檔案管理數(shù)字化建設進程有所滯后，進而導致了檔案數(shù)字化管理的低效化。

3.安全管理不夠到位。機關檔案數(shù)字化管理必須要在網(wǎng)絡條件下才能實現(xiàn)，而數(shù)字化設施設備難以脫離計算機有關軟硬件之識別。所以，互聯(lián)網(wǎng)信息安全成為是影響機關檔案數(shù)字化建設的重點要素。鑒于目前我國網(wǎng)絡環(huán)境還不夠純凈，存在病毒或者黑客攻擊的可能性，這就為檔案數(shù)字化管理增添了安全上的隱患。

4.檔案管理人員不夠?qū)I(yè)。機關單位檔案數(shù)字化建設對檔案管理者也有相當高的要求，但目前機關單位檔案管理者多數(shù)是兼職人員，缺乏專業(yè)性，加之部分檔案管理工作者無法適應于當前社會發(fā)展對其提出的新要求，因而造成機關單位檔案數(shù)字化建設未能達到較高的水平，造成機關檔案管理中出現(xiàn)了一些不盡合理之處，迫切要求提升檔案從業(yè)人員的素質(zhì)。

四、破解機關檔案數(shù)字化建設相關問題的幾點策略

1.進一步提高機關人員的檔案數(shù)字化意識。近年來我國在檔案數(shù)字化發(fā)展進程中取得了一些顯著成績，也打造出了一些技術過硬的網(wǎng)絡平臺。所以，如果要進一步推動檔案數(shù)字化建設，就一定要強化對平臺的科學管理。這就要求機關單位對檔案實施統(tǒng)一管理，推動機關工作人員建立起強烈的檔案數(shù)字化意識，尤其是機關負責人應當充分重視本單位檔案數(shù)字化建設，從中分析與總結(jié)存在的問題，出臺科學的管理體系，形成富有執(zhí)行力的數(shù)字化管理制度，為本單位檔案數(shù)字化建設提供指導。

2.進一步完善軟硬件設施。數(shù)字化建設不僅要確保硬件設施齊全完整，而且還要確保軟件系統(tǒng)能夠及時升級。所以，機關應當充分重視在兩個方面的資金投入，盡可能購置比較先進的檔案管理設施設備以及工具，并且不斷推動新系統(tǒng)的部署與運用。當然，各機關檔案建設化建設還要依據(jù)本單位實際情況來實施，不可一味引入新技術，而是要保障新技術的運用能切實滿足目前情況下檔案管理的實際需求，更好地分配有限的檔案數(shù)字化建設資金。

3.進一步保障數(shù)字檔案的安全性。近年來我國機關檔案工作在信息收集上取得了很好的突破，不管是在種類上，還是在數(shù)量上，均有了極大的發(fā)展。但是，這也給機關檔案數(shù)字化管理造成了巨大的挑戰(zhàn)，尤其是在信息完整性保障上所面臨的安全風險大大超過了以前。在此狀況之下，機關檔案從業(yè)人員要樹立起強烈的檔案安全意識，強化對檔案信息的科學管理。一是機關檔案工作者要嚴格遵循數(shù)字化檔案管理規(guī)定，認真執(zhí)行好各項安全管理舉措，且自身也要制定相應的配套性規(guī)范，而且一定要比規(guī)定更為嚴格。二是機關檔案管理工作中要嚴格執(zhí)行好監(jiān)督任務，檔案信息的統(tǒng)計、收集、分類以及歸檔等相關程序均應受到監(jiān)督與制約。網(wǎng)絡技術工作者應為網(wǎng)絡系統(tǒng)設立報警機制，依據(jù)檔案信息危險狀況劃分一定的等級，從而為檔案工作者提供技術上幫助，幫助其改進工作中的不足之處。三是健全完善檔案數(shù)字化安全管理責任機制。一旦發(fā)現(xiàn)了數(shù)字檔案中存在信息外泄問題，就要依據(jù)具體狀況，對有關責任主體嚴格追究責任，并抓好事后總結(jié)與報告等工作。

4.進一步提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案數(shù)字化建設不僅要依托先進的技術手段，而且在相當大的程度上還要靠檔案工作者的實際工作能力，所以提高機關檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)非常有必要，在機關檔案工作中必須要把加強檔案隊伍建設作為數(shù)字化工作的重點來抓。在工作過程之中，機關負責人應當重點強化檔案人才多元化能力的培養(yǎng)，確保新錄用工作人員能夠嫻熟地掌握計算機操作方面的技巧，并全面掌握相關領域的各項理論知識，并且為檔案數(shù)字化系統(tǒng)的進一步開發(fā)與后期維護提出合理建議。當然，新錄用工作人員還要主動和經(jīng)驗豐富的檔案工作人員開展交流，吸收其有益的經(jīng)驗，從而創(chuàng)設出更為科學的數(shù)字檔案管理新模式。同時，還應當強化對機關檔案工作者的專業(yè)技術能力培訓，幫助其提升實際操作技能。

5.進一步探索檔案數(shù)字化外包業(yè)務。對部分有條件的機關來說，可主動探索如何運用業(yè)務外包來實施好檔案數(shù)字化工作，就是要選擇具備資質(zhì)和操作經(jīng)驗的專業(yè)化公司負責外包本單位檔案數(shù)字化業(yè)務，主要內(nèi)容涵蓋了檔案數(shù)字化整理、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站建設及維護，管理軟件研發(fā)與日常管理、硬件設備維護等。機關應當安排人員全程參與，及時協(xié)調(diào)解決相關問題，確保這項工作落細落實。

6.進一步提高檔案數(shù)據(jù)信息共享性。在機關單位檔案數(shù)字化建設過程中，必須采用切實有效的方法，持續(xù)提高各類檔案數(shù)據(jù)信息所具有的共享性。然而，這一定要形成于檔案信息安全得到全面保障的前提下。唯有在這一情形之下，才能夠?qū)崿F(xiàn)有效傳遞有關檔案信息之目的，進而才能夠在調(diào)入相關人才之時更加科學、合理地進行遴選。通常情況下，在機關單位所實施的檔案數(shù)字化建設中，都會牽涉到一個極為復雜的系統(tǒng)，其中主要涵蓋了該系統(tǒng)的設計方法、檔案錄入手段與輸出手段、硬件設備的合理選擇等。機關單位自身的工作內(nèi)容原本就相當復雜，所形成的檔案數(shù)量往往會非常多，因此唯有健全完善檔案管理數(shù)據(jù)信息化系統(tǒng)，并且進一步提高數(shù)字化檔案的共享性，才能真正實現(xiàn)機關檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化與科學化。

五、結(jié)束語

總之，進入網(wǎng)絡信息新時代滯后，我國機關單位檔案數(shù)字化建設的工作責任變得更加重大，承擔著為民服務的重大使命。這就要求我國廣大機關單位切實把握住時代發(fā)展的最新脈搏，不僅要有向直充的動力，又要具備開拓創(chuàng)新的新時代精神。可見，隨著檔案數(shù)字化建設大潮的到來，機關單位應當更加注重檔案數(shù)字化建設工作，針對當前機關檔案信息化建設中存在的思想認識、硬件設施、安全管理、人員素質(zhì)等方面問題，采取行之有效的破解策略，從而切實提升我國機關檔案管理的整體水平，為機關領導實施決策提供更好的信息服務。