徐慶輝 山東省棗莊市職工服務(wù)中心

一、事業(yè)單位實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化和電子化管理的必要性

信息時代的出現(xiàn)，給很多方面的工作帶來巨大的變化。對于檔案管理來說，出現(xiàn)的變化主要是檔案資料收集途徑增加、檔案載體增多，檔案保存手段豐富，檔案利用途徑增加等。據(jù)此，事業(yè)單位作為檔案資料十分豐富復雜的單位，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化和電子化管理十分必要。這有助于提升管理效率，推動檔案資料的利用和開發(fā)。在新的時代背景下，檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)變，對事業(yè)單位也是如此，新時代的到來，給檔案工作提出數(shù)字化要求，需要實現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化發(fā)展才能適應這種要求，滿足新時期的要求。利用信息技術(shù)進行事業(yè)單位的檔案管理，進行數(shù)據(jù)資料的收集、傳輸、整理和分析都十分便利，不僅可以提升信息的保存效率，還可以降低丟失可能，對檔案資料的利用和挖掘也比較有利。另外，檔案資源是事業(yè)單位運營活動開展的重要參考資料，也是衡量單位運營情況的主要指標之一。對于事業(yè)單位來說，開展的業(yè)務(wù)工作十分關(guān)鍵，而且需要各個部門之間的通力協(xié)作，各司其職，有秩序地進行工作。而科學的檔案管理工作是實現(xiàn)這個目標的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。所以需要實現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化管理。

二、當前事業(yè)單位檔案管理中存在的弊端

（一）檔案管理改革機制存在問題

目前，許多事業(yè)單位都在就現(xiàn)存的檔案管理信息化管理中存在的不足進行改革，通過對問題進行分析，摸索出一套改革的檔案。但是就檔案管理機制來講，目前的檔案管理機制還存在一定的弊端。比如，沒有對檔案管理人員進行全面培訓，這導致工作效率遲遲得不到提高。

（二）管理效率不高

事業(yè)單位不斷發(fā)展，業(yè)務(wù)內(nèi)容越來越廣泛，業(yè)務(wù)事項出現(xiàn)很大的變革，再加上簡政放權(quán)等政策的提出和落實，使得整體的機構(gòu)組織和業(yè)務(wù)內(nèi)容出現(xiàn)很大變化，這意味著單位發(fā)展需要納入檔案管理的內(nèi)容也越來越多，需要進行創(chuàng)新和改變。檔案分類、檔案載體都出現(xiàn)很大變化，這些都給檔案管理增加了難度。工作缺乏嚴格的制度進行約束，導致檔案資料的保密性受到一定影響，同時電子檔案的信息安全性也受到很大的威脅，很容易造成信息的泄露問題。同時也不注意對電子檔案資料的存儲，導致一旦計算機出現(xiàn)故障問題，檔案資料沒有及時保存，就帶來檔案信息丟失的問題，嚴重影響檔案管理工作的開展。

（三）缺乏專業(yè)的管理人才

專業(yè)化人才是提升檔案管理能力，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。但是從當前事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀分析來看，信息化人才整體處于匱乏狀態(tài)。究其主要原因，有如下幾點：首先，事業(yè)單位自身的人才招聘過程受到限制，在現(xiàn)有編制名額與內(nèi)部人員的基礎(chǔ)上，難以增加事業(yè)編制，無法培養(yǎng)各類信息化建設(shè)人才；其次，當前大部分事業(yè)單位以紙質(zhì)檔案管理工作為主，檔案管理人員的信息化能力和整體水平偏低，雖然事業(yè)單位自身能夠相應提出改革和創(chuàng)新的觀點，但是工作人員的能力不高，阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

三、事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化的有效途徑

（一）完善檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)劃

為了使信息化檔案管理在實施過程中有明確的方向和依據(jù)，就要在事業(yè)單位檔案管理過程中明確檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃。首先要對事業(yè)單位發(fā)展的特點和實際情況進行仔細的研究和分析，然后規(guī)劃信息化發(fā)展的基本需求，之后再對檔案管理的工作進行完善。同時，檔案管理部門之間也要進行及時溝通以及相互配合，使檔案管理的工作更加靈活，并擴大檔案管理工作的范圍，進一步推動檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位進行檔案現(xiàn)代化和電子化管理，還要有基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的支持，需要有較高的建設(shè)水平，提供設(shè)備支撐。一方面，要加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，事業(yè)單位要配備計算機、網(wǎng)絡(luò)，控制好儲存環(huán)境，做好溫度、濕度、通風的控制。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)等建立檔案信息化平臺，配備數(shù)據(jù)庫，收集全面的檔案信息，保證檔案管理的獨立性。引進專業(yè)軟件和設(shè)施，進行檔案資料的電子化轉(zhuǎn)變、錄入、保存，提高檢索效率。借助先進軟件落實檔案資料的動態(tài)更新，隨時可以查閱到最新的資料，同時做好所有檔案資料的電子備份。另一方面，事業(yè)單位要完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，科學進行檔案資料的錄入、分類、目錄建設(shè)、整理，建立科學的查詢系統(tǒng)。借助信息技術(shù)加強對檔案資料的開發(fā)工作，合理分析不同資料的價值，擴大利用范圍，挖掘潛在的價值，充分進行利用。

（三）拓展檔案管理服務(wù)能力

服務(wù)是檔案管理工作的本質(zhì)，所以在信息化建設(shè)過程中提高檔案管理服務(wù)能力是比較重要的工作內(nèi)容。在引入信息化系統(tǒng)之前，檔案管理主要的服務(wù)功能是對信息進行查閱、檢索等，而在信息化系統(tǒng)引入之后檔案管理的服務(wù)功能變得更加多元化，不僅能快速地查閱、檢索相關(guān)數(shù)據(jù)或者是信息，還能對數(shù)據(jù)或者是信息進行有針對性地篩選、總結(jié)以及對比，這會讓使用者獲得更好的使用感受。以往的檔案管理服務(wù)內(nèi)容大多單一與被動，而信息化檔案管理系統(tǒng)能夠改善這一局面，從被動變?yōu)橹鲃?，還可以對服務(wù)內(nèi)容進行拓展，這也為使用者節(jié)省了大量的時間和精力。

（四）加強人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

要實現(xiàn)高水平的檔案管理就需要聘請專業(yè)素養(yǎng)高的檔案管理人員進行工作，同時也要定期對檔案管理人員進行培訓，提高其專業(yè)素養(yǎng)以及相關(guān)技能。此外，還要注意人文關(guān)懷，在日常的工作與學習中，要注意對檔案管理人員進行鼓勵，提高其學習的積極性，進一步提升專業(yè)素養(yǎng)。

四、結(jié)語

在新的時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以適應新形勢下事業(yè)單位的發(fā)展，所以需要對檔案管理進行創(chuàng)新，引進先進技術(shù)，實現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化管理。但是在這個過程中，需要保證適應市場經(jīng)濟體制下的要求，能夠更好地推動事業(yè)單位的發(fā)展。