卓淑清 梨樹縣發(fā)展和改革局科技信息中心

信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的分散的檔案信息資源管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)需求，如何深入的發(fā)掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，完善檔案信息資源的管理程式，是檔案管理所迫切需要解決的問(wèn)題。檔案信息資源整合因其可以解決現(xiàn)在檔案利用受限，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源面向公眾的“整管整取”，而受到普遍采用。但是我國(guó)檔案信息資源整合還不成熟，迫切需要完善。檔案信息資源整合和利用的基礎(chǔ)是能夠?yàn)槊恳粋€(gè)用戶構(gòu)建一整套完善的虛擬信息體系，借助這一體系信息的需求方和提供方能夠及時(shí)的進(jìn)行溝通和交流。

一、概述

檔案信息資源的整合和利用，是指用某些方法或技術(shù)使原始的異構(gòu)，分散，無(wú)序和冗余的信息資源有計(jì)劃，通過(guò)有序組織信息整合，以形成有效集合。并使用最新的信息技術(shù)為不同的群體、不同的行業(yè)提供更加多元化的個(gè)性化服務(wù)。

二、當(dāng)前形勢(shì)下存在的問(wèn)題

（一）檔案信息資源自身的問(wèn)題

檔案信息資源整合和利用的主要目的是為了滿足用戶的需求。為了達(dá)到這種效果，有必要將其盡可能地提供給客戶提供充分的信息并減少信息中的干擾因素。實(shí)現(xiàn)檔案信息集成的主要目的是實(shí)現(xiàn)平臺(tái)有效地管理信息資源。但在現(xiàn)階段，在存儲(chǔ)文件信息時(shí)，存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)相對(duì)單一，因此無(wú)法有效滿足用戶需要從多個(gè)角度進(jìn)行選擇的需求。另外，文件信息的主要特征是保密性。在合并和使用檔案信息的過(guò)程中如何放置盡可能多的檔案的同時(shí)防止檔案信息泄漏。由于檔案信息本身的兩個(gè)性質(zhì)導(dǎo)致的矛盾性問(wèn)題對(duì)檔案信息的整合和利用產(chǎn)生了極大的困難。

（二）共享體系未得到完善

在此階段，構(gòu)建檔案共享系統(tǒng)需要最先進(jìn)的軟件技術(shù)和硬件技術(shù)。這就需要大量的人力、資金的投入。然后建立共享體系的收益很難在短時(shí)間內(nèi)顯現(xiàn)。這就阻礙了檔案產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。面對(duì)這種現(xiàn)象，要引導(dǎo)檔案行業(yè)的發(fā)展并使完整的檔案共享系統(tǒng)可以發(fā)揮特定的作用。必須是檔案信息共享體系在發(fā)展中得到一定的收益，用這項(xiàng)收益維護(hù)和管理檔案信息系統(tǒng)。

（三）檔案管理機(jī)制的問(wèn)題

檔案信息的開發(fā)和使用當(dāng)中涉及許多主體在此階段，檔案管理部門在檔案管理方面存在一些延遲。檔案文件在歸檔和移交過(guò)程中，有需要相關(guān)部門開出的憑證。這就限制了存檔信息的存儲(chǔ)和傳遞?，F(xiàn)階段我國(guó)檔案管理體制實(shí)際上存在的主要矛盾為檔案的管理工作與檔案的查看權(quán)限并未進(jìn)行有效的劃分，從而致了檔案信息資料并沒有得到有效的應(yīng)用。

（四）檔案信息資料利用率低

目前大眾對(duì)檔案資料的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，檔案管理人員缺乏檔案管理、存儲(chǔ)的知識(shí)，無(wú)法充分的發(fā)揮檔案信息的作用。因此，在檔案信息資料開發(fā)利用的過(guò)程之中要逐步的引導(dǎo)企事業(yè)單位如何全面有效的認(rèn)識(shí)檔案信息資料的價(jià)值，通過(guò)利用已歸檔信息的來(lái)提高使用已歸檔信息的利用率。

三、現(xiàn)形勢(shì)下如何整合利用檔案信息

（一）有必要豐富收集和收集優(yōu)質(zhì)信息資源

檔案工作應(yīng)滿足社會(huì)信息需求，并為經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出貢獻(xiàn)。檔案室有必要保存完整的、內(nèi)容豐富的、存檔合理的和有價(jià)值的資料。因此改善檔案館內(nèi)儲(chǔ)藏不足且類別單一、存儲(chǔ)質(zhì)量不高的現(xiàn)狀可以進(jìn)一步作為改善檔案室的信息資源的目標(biāo)。

（二）加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)、做到與時(shí)俱進(jìn)

檔案室是于開發(fā)和利用檔案信息資源的場(chǎng)所。加強(qiáng)檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，落實(shí)檔案信息工作的現(xiàn)代化是對(duì)歸檔信息資源的開發(fā)利用的客觀要求和必然趨勢(shì)。伴隨著社會(huì)各領(lǐng)域的快速發(fā)展，檔案材料與日俱增。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，文件載體也已紙質(zhì)文件演變?yōu)楦嘈蝿?shì)的檔案發(fā)展。當(dāng)前，手工歸檔文件工作進(jìn)度緩慢且效率低下。已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足當(dāng)前檔案信息資源的開發(fā)，整合和利用需求。因此，有必要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的信息化管理。利用信息網(wǎng)絡(luò)傳輸。通過(guò)使用科學(xué)方法和先進(jìn)技術(shù)讓檔案室作為接收和存儲(chǔ)檔案的“基地”。另外，檔案檢索工具用于記錄，搜索和報(bào)告檔案。形成電子目錄是用于管理和搜索檔案的工具。如果搜索工具不完整，結(jié)構(gòu)松散，不匹配且不科學(xué)，則檔案信息也無(wú)法得到全方位的、合理的利用。

（三）逐步實(shí)施總體規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)

檔案信息建設(shè)逐步標(biāo)準(zhǔn)化，但是從質(zhì)量上說(shuō)，檔案信息管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，只有在認(rèn)真周全的計(jì)劃和詳細(xì)的執(zhí)行策略完成后，才能最終實(shí)現(xiàn)的構(gòu)造和預(yù)期的使用效果。根據(jù)有關(guān)的單位在各種類型的信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化配置方面積累的經(jīng)驗(yàn)，可以將其分為四個(gè)步驟：第一步是將檔案管理與Internet相結(jié)合，技術(shù)專家和學(xué)者制定了檔案信息管理的總體標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)涵蓋了用于建立檔案信息系統(tǒng)的技術(shù)術(shù)語(yǔ)。并在施工過(guò)程中采用整體框架結(jié)構(gòu)；第二步是文件信息。信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中使用的基本技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（例如基本網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)）實(shí)施系統(tǒng)內(nèi)采用的既定標(biāo)準(zhǔn)，通信標(biāo)準(zhǔn)等；第三步是確定文件。信息系統(tǒng)管理準(zhǔn)則完成部署后，第四步是創(chuàng)建相同的文件。信息系統(tǒng)采用的用于通信和共享的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。施工完經(jīng)過(guò)一系列標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)后，歸檔的信息資源為檔案信息資源的進(jìn)一步利用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)管理，促進(jìn)各部門之間的合作

檔案信息資源的整合實(shí)質(zhì)上是構(gòu)建社會(huì)信息系統(tǒng)的一部分。在建立檔案信息系統(tǒng)的過(guò)程中信息系統(tǒng)作為一個(gè)整體，可以被各個(gè)部門共享。在某種程度上存檔信息整合的關(guān)鍵是將這項(xiàng)工作添加到我國(guó)整個(gè)社會(huì)信息的建設(shè)中。具體的實(shí)現(xiàn)方法如下：實(shí)現(xiàn)文件信息配置并作為電子政務(wù)變革的一部分，建立記錄管理部門。必須與其他政府管理部門的信息系統(tǒng)集成。允許將存檔信息輸入政府其他部門的標(biāo)準(zhǔn)線循環(huán)。其次，檔案館在建設(shè)過(guò)程中必須與其他公共服務(wù)部門合作。例如圖書館，人才服務(wù)中心和就業(yè)市場(chǎng)和其他部門進(jìn)行了深入的合作，以形成本地信息交流。以文化交流為中心，以便來(lái)自特定區(qū)域的信息可以在這些區(qū)域中進(jìn)行傳播，以提高使用存檔信息的效率。為檔案信息資源的共享和進(jìn)一步利用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。