夏雪 湖北省漢江河道管理局田關閘管理分局 毛珍珠 湖北省碾盤山水利水電樞紐工程建設管理局（籌）

單位通常是國家設置的具有公益性質的機構，要接受政府的領導。最近幾年，單位在經(jīng)濟與社會的發(fā)展和進步中不斷壯大，需要職工處理的工作不斷增多，各種文件也越來越多，傳統(tǒng)的紙質文案已經(jīng)很難滿足單位系統(tǒng)管理及文書檔案保存需求，文書檔案管理信息化成為必然趨勢。信息化把檔案人員從煩瑣、冗雜的文書檔案收集與保管等工作中解救出來，提供更加高效、便捷、有保障的文書檔案管理方式，加強研究具有重要意義。

一、文書檔案管理的特點

綜合性，文書檔案主要來自機關、團體、企單位辦公室等行政管理崗位在日常管理過程中產(chǎn)生的具有保存價值的文件資料，包括通知、決議、決定、會議紀要等文件，涉及單位黨務、人事、基建等內容。其來源既有上級印發(fā)，也有本單位制定，還有本單位與其他單位往來文件等等，具有綜合性特點。

二、當前單位文書檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理重要性的認識不足

許多單位對文件檔案管理不夠重視，沒有認識到利用信息技術提高文件檔案管理效率的必要性，檔案管理的作用沒有充分發(fā)揮，在日程運營管理過程中顯得微不足道。正因為如此，才會導致在進行檔案管理工作時出現(xiàn)很多問題。長此以往，不僅在思想上容易忽略檔案管理工作，更容易導致員工甚至領導層對檔案管理工作認知上的偏差和態(tài)度上的偏移。一些單位中的領導認為檔案管理工作不是主要工作，更不是重點工作，檔案管理工作的好壞并不能決定一個單位的興衰成敗，因此，在檔案管理工作方面，并沒有做到高度重視、親自部署、嚴加推進、抓好落實，也就使得各層級人員對檔案管理工作難以付出百分之百的努力。雖然檔案信息化建設已經(jīng)如火如荼，但正是因為發(fā)展過程中對檔案管理工作重視度不夠高，才使得信息化建設推進滯后而緩慢，工作局面往往較為被動，對于單位提高檔案管理質量和效率、有效促進單位發(fā)展是極為不利的。

（二）缺乏專業(yè)性的管理人才

在單位，檔案管理不是主要工作，所以專業(yè)管理人才往往不安排或者很少安排。在實際工作中，大多數(shù)人員沒有接受過檔案知識的專業(yè)培訓，對檔案的重要性、檔案管理的要求以及檔案材料的收集、整理、歸檔和裝訂沒有了解，檔案收集意識薄弱。而且大部分檔案工作者往往工作多，對檔案工作的精力投入不足。，日常檔案管理工作中多數(shù)情況僅是將所謂檔案材料歸入檔案盒，在梳理、歸納、分類、紀實等方面嚴重欠缺，在很大程度上影響了一個單位的檔案管理水平，也就更加難以在信息化建設上發(fā)揮力量，推進工作。

三、新時期文書檔案管理對策

（一）制度化管理

俗話說，不以規(guī)矩不能成方圓。文書檔案管理也應遵循嚴格的規(guī)章制度，提升文書檔案制度化管理水平。一方面，成立專門的檔案管理機構或領導小組。實行分管領導主抓，行政崗位主管、各部門通力協(xié)作配合，檔案人員具體落實的管理體制機制，明確不同崗位及人員的職責，強化文書檔案管理領導機制。另一方面，要構建全生命周期的文書檔案管理制度。從文書檔案資料的形成、收發(fā)、傳閱、歸檔、保管、借閱、銷毀、保密等管理制度，確保文書檔案管理全過程有章可循、有據(jù)可依。此外，要加強各項規(guī)章制度貫徹落實的監(jiān)督和考核，將文書檔案管理納入機關綜合績效考核的重要組成部分，增強制度執(zhí)行力。

（二）規(guī)范化流程

目前，機關、團體、企單位文書檔案管理流程普遍存在不規(guī)范現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在文書檔案歸檔不及時、文書檔案交接隨意性、文書檔案內容不完整等等，極大地影響了文書檔案管理質量和效率，因此，要切實規(guī)范文書檔案管理流程，實行全流程規(guī)范化管理。一方面，要規(guī)范文書檔案收集。明確文書檔案收集范圍、保管期限，文書檔案歸檔標準等；另一方面，要規(guī)范文書檔案整理。嚴格按照文書檔案形成時間、內在聯(lián)系等因素，做好文書檔案規(guī)范整理，確保頁碼編制不漏號、不空號。此外，要規(guī)范文書檔案借閱、歸還等利用流程，嚴格履行檔案利用手續(xù)，確保檔案保密和安全。

（三）更新升級軟硬件設施

針對管理文書檔案的軟硬件設施配置應做好準備、規(guī)劃，確保軟硬件設施跟上文書檔案管理需要，順利推進信息化。例如單位要在信息技術和網(wǎng)絡系統(tǒng)的支持下購進先進的數(shù)據(jù)收集設備、計算機控制設備，并及時更新、升級，使其適應信息化管理需要。并且在新科技持續(xù)取得突破的情況下，單位的檔案人員要不斷革新工作理念，不管是收集還是利用都要以最大的效率服務于其他工作，它可以依靠辦公自動化系統(tǒng)來擴展其模塊和功能。它由三個相互關聯(lián)、相互獨立的模塊組成：文檔處理、文檔管理和文件管理。這三個模塊覆蓋了本單位文件檔案的整個工作流程，實現(xiàn)了文件收發(fā)過程中的預歸檔，實現(xiàn)了所述文件檔案整理過程中的檔案管理，并準備了電子文件號、文件檔案的存放號、文件的識別與銷毀、檔案的添加，進一步提高了文件檔案管理的信息化水平。此外，單位應把檔案建設納入總體規(guī)劃，因為文件檔案管理信息化離不開現(xiàn)代科學技術，單位應結合先進科學技術創(chuàng)建數(shù)字檔案，使其電子設備可以準確、完整地存儲并輸出檔案數(shù)據(jù)信息，增強處理文書檔案的功能。同時利用計算機技術和網(wǎng)絡技術對文書檔案管理中的檔案信息系統(tǒng)、文書檔案的收集、整理、歸檔、編目、檢索等實行現(xiàn)代化建設，充實文書檔案信息資源，為單位的發(fā)展、群眾需求的滿足等提供優(yōu)質服務。

四、結束語

綜上所述，在單位發(fā)展和改革的過程中，關于檔案管理工作的進行，需要領導和各部門人員共同協(xié)調重視來完成，并在其中加入現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術，實現(xiàn)檔案信息化建設，搭建現(xiàn)代化檔案數(shù)據(jù)庫，不斷地提升檔案管理人員的薪資待遇，定期組織培訓以提高其專業(yè)性，為單位的發(fā)展和改革奠定堅實的人才基礎，最終提高其競爭力和實力。