劉惠梅

（煙臺職業(yè)學(xué)院招生與就業(yè)處，山東煙臺 264670）

從計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)出現(xiàn)在身邊，到現(xiàn)在計(jì)算機(jī)、筆記本電腦的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)科技的迅速發(fā)展乃至大眾普及不過短短20 年左右。隨著節(jié)約資源和現(xiàn)代化辦公的需要，電子文件的應(yīng)用范圍已涵蓋了各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)部門。電子文件在集信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)為一體，經(jīng)歸檔處理后成為電子檔案。事實(shí)表明，飼料企業(yè)對數(shù)據(jù)、文件檔案管理的信息化水平已成為提升飼料企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的生產(chǎn)力和競爭力的關(guān)鍵。企業(yè)制作電子檔案不是只以保管為目的，其最終目的是為了企業(yè)利用檔案。實(shí)體檔案如此，電子檔案亦是如此（周妍，2018）。但就目前的情況來看，在飼料企業(yè)電子檔案應(yīng)用中存在一些問題需要完善。本文就飼料企業(yè)生產(chǎn)管理過程中電子檔案的應(yīng)用情況、此過程中發(fā)現(xiàn)的問題及相應(yīng)對策做一簡單的闡述，為飼料行業(yè)生產(chǎn)管理中對電子檔案的應(yīng)用提出一些建議。

1 電子檔案

1.1 電子檔案的概念和內(nèi)容 當(dāng)前使用計(jì)算機(jī)辦公的人們都會應(yīng)用辦公軟件技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)，一種新型檔案信息形態(tài)應(yīng)運(yùn)而生，數(shù)字化的檔案信息存儲形式有效記錄了現(xiàn)存于各類載體上的檔案資源，網(wǎng)絡(luò)化的互聯(lián)形式通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)管理，以此形成一個(gè)資源共享型、即時(shí)利用型、結(jié)構(gòu)有序型的檔案信息庫，這就是電子檔案。電子檔案是利用計(jì)算機(jī)磁盤實(shí)現(xiàn)存儲信息的目的，其工作過程依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，電子檔案與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)又相關(guān)聯(lián)，是一種電子圖像文件的集合體，具有原始文件的記錄性和信息再現(xiàn)性，通常以案卷為單位。作為檔案管理的電子信息必須要經(jīng)過一個(gè)歸檔過程才能稱之為電子檔案，否則稱為電子文件（狄強(qiáng)軍，2018）。

1.2 電子檔案的特點(diǎn) 電子檔案與紙質(zhì)檔案最大的區(qū)別在于信息載體，紙質(zhì)文件以紙張為載體，所有信息均在空間中展示，電子檔案則是將大量信息存儲于小小的硬盤上，直觀上看不到檔案內(nèi)容，要通過計(jì)算機(jī)或其他設(shè)施顯現(xiàn)出來。

電子檔案主要有以下特點(diǎn)：紙質(zhì)文件若想修改可能需要將整頁、整本重新印刷，此時(shí)電子檔案則顯出優(yōu)勢；電子檔案刪除方便，只需要有查看文件和更改文件的操作權(quán)限即可，若這一特點(diǎn)被人惡意利用，可能會造成重大損失（陳源，2014）；電子檔案的復(fù)制操作簡單，人們可以迅速、便捷的進(jìn)行信息共享；電子檔案可能會因?yàn)橛布吓f、管理人員錯(cuò)誤操作或非法篡改，電腦病毒破壞正常程序及不可控因素（如火災(zāi)，大雨，地震等）而損壞，且大多數(shù)的電子檔案損壞都是由于人為原因。

1.3 電子檔案的優(yōu)勢 電子檔案利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)科技可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)文件的批量上傳、在線檢索、在線瀏覽、批量下載等功能。電子檔案具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢：（1）資料的快速分享性，電子檔案可以在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)大范圍、遠(yuǎn)距離的閱讀共享，與紙質(zhì)文件相比具有節(jié)省時(shí)間和承載材料的特點(diǎn)；（2）信息存儲的高密度性，可以同時(shí)儲存龐大的檔案內(nèi)容，分類明確，查找方便；在縮小占用空間的同時(shí)也節(jié)省了資源。（3）及時(shí)更改性，若需要更改文件資料，不必將原文件全部重新整理，只需更改部分內(nèi)容后保存即可；（4）內(nèi)容的形式多樣性，電子檔案可以通過視頻、動畫等科技手段將資料保存，且不會因閱讀次數(shù)增加和時(shí)間流逝而使資料有所損毀。

2 飼料企業(yè)生產(chǎn)管理中電子檔案的應(yīng)用

2.1 飼料企業(yè)生產(chǎn)管理過程中電子檔案的應(yīng)用范圍 飼料企業(yè)的電子檔案可以看做是飼料企業(yè)的信息資源匯總。飼料企業(yè)的生產(chǎn)管理大致可分為以下幾方面：企業(yè)員工的管理，飼料生產(chǎn)的管理，檢驗(yàn)化驗(yàn)的管理，安全衛(wèi)生的管理，采購、銷售的管理。如飼料企業(yè)年度、月度市場調(diào)查資料；每日原料使用情況，原料質(zhì)量，使用數(shù)量的記錄；飼料企業(yè)研發(fā)部門對企業(yè)各產(chǎn)品、各飼料配方的資料文件；生產(chǎn)安排及在生產(chǎn)過程中的日/ 周生產(chǎn)計(jì)劃表、庫存報(bào)表、原料使用報(bào)表等文件的流動，文件經(jīng)各部門流動時(shí)應(yīng)做到各部門、各操作人員認(rèn)真記錄管理，做到過手即負(fù)責(zé)；飼料產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告；廠房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況，例行檢查記錄，檢修情況，時(shí)間、人員記錄及人事檔案，財(cái)務(wù)檔案等。

2.2 Excel 在飼料生產(chǎn)管理環(huán)節(jié)中的應(yīng)用 對于飼料行業(yè)來說，表格的使用尤其常見，原料的采購清單，成本預(yù)算，配方設(shè)計(jì)，客戶信息，銷售額度匯總都離不開Excel 的使用。飼料生產(chǎn)管理環(huán)節(jié)包括原始數(shù)據(jù)錄入，原料入庫、出庫數(shù)據(jù)，原料統(tǒng)計(jì)報(bào)表，成品統(tǒng)計(jì)報(bào)表，成本核算統(tǒng)計(jì)報(bào)表等都需用表格預(yù)覽、篩查、計(jì)算（許騰，2007）。

大型飼料企業(yè)都有下屬牧場，以牛場為例，要采集牛的采食量、日增重、體尺測量、宰前活重、胴體重，母牛的泌乳量等經(jīng)濟(jì)性狀，通過這些數(shù)據(jù)來分析當(dāng)前的飼料效益，以此來調(diào)整飼糧結(jié)構(gòu)或產(chǎn)品配方。牧場數(shù)據(jù)每月、每項(xiàng)都會產(chǎn)生數(shù)以千計(jì)或數(shù)以萬計(jì)的新數(shù)據(jù)需要統(tǒng)計(jì)分析。

3 飼料企業(yè)生產(chǎn)管理過程中應(yīng)用電子檔案表現(xiàn)出來的問題

3.1 重視程度不足 中小型飼料企業(yè)由于生產(chǎn)規(guī)模的限制，管理人員、專業(yè)技術(shù)人員不如大型飼料企業(yè)充足，經(jīng)常出現(xiàn)有生產(chǎn)但無相應(yīng)資料的現(xiàn)象。可能發(fā)生從飼料廠領(lǐng)導(dǎo)到下屬都沒有足夠認(rèn)識到企業(yè)生產(chǎn)管理過程中形成電子檔案的重要性，如具有保存價(jià)值的飼料原輔料質(zhì)量、價(jià)格記錄，若當(dāng)時(shí)采購的原料質(zhì)量不夠品級，下次更換其他原料，但并沒有對此種情況進(jìn)行記錄并加以分析，以規(guī)避再次采購到不良原料。其二是易出現(xiàn)歸檔范圍不明確，檔案資料雜亂的情況，中小型飼料企業(yè)的檔案管理人員可能生產(chǎn)經(jīng)理、銷售經(jīng)理，最終檔案資料匯總于企業(yè)經(jīng)營者手中，但由于并未掌握過專業(yè)的檔案歸檔整理技能，檔案的管理辦法不夠明確，全憑個(gè)人習(xí)慣分類整理，不能清晰地使檔案再次被利用。飼料企業(yè)在生產(chǎn)管理過程中產(chǎn)生的表格類數(shù)據(jù)文件尤其多，包括飼料原料的進(jìn)廠、原料消耗、成品出廠統(tǒng)計(jì)及銷售統(tǒng)計(jì)，有時(shí)為了方便會以手工計(jì)算，雖然解決了臨時(shí)問題，但不易被整理歸檔且容易出錯(cuò)。又如作為法律依據(jù)的電子信息（表證單書），經(jīng)營者可能會妥善保管其紙質(zhì)文件，但若不經(jīng)過掃描或拍照留電子版?zhèn)浞荩霈F(xiàn)因多次翻閱而損毀或水、火意外及遺失等情況，造成重大損失。

一些年紀(jì)較大的人認(rèn)為，看檔案不一定非要使用電腦，用紙張、書冊就很好。不可否認(rèn)，紙質(zhì)文件閱讀時(shí)視覺上要比電子文件更舒服，有時(shí)還會隨手拿筆畫一畫、折一頁，這都是生活中常見的習(xí)慣（周妍，2018）。這種想法是由多年習(xí)慣養(yǎng)成的，幾十年前電腦的應(yīng)用遠(yuǎn)不如現(xiàn)在普及，人們使用的絕大多數(shù)都是紙質(zhì)文件，但當(dāng)下社會環(huán)境、大數(shù)據(jù)時(shí)代依然保持老想法只會制約企業(yè)對檔案信息的再利用。

3.2 收集檔案資料而不處理，沒有專業(yè)的檔案管理手段 企業(yè)檔案管理工作在收集資料后沒有形成全文數(shù)據(jù)庫，檔案員在查閱檔案時(shí)需要檢索計(jì)算機(jī)內(nèi)所有信息，然后將這些文件調(diào)出，下次還是如此，現(xiàn)用現(xiàn)找，每次都能找到一堆文件，再從這些文件中篩選需要用到的文件，難以充分使用檔案管理系統(tǒng)功能，是造成浪費(fèi)的主要原因之一（周妍，2018）。

飼料企業(yè)的諸多數(shù)據(jù)表格采集后如不及時(shí)處理，將會給后續(xù)的數(shù)據(jù)分析帶來困難，不利于飼料企業(yè)對當(dāng)月飼料效益的評估，隱藏問題得不到及時(shí)有效的處理。所謂存檔便是為了再次進(jìn)行利用，若不能按照方便使用來整理檔案，不能根據(jù)實(shí)際需求將檔案整理儲存，會是檔案管理失去意義。

3.3 制度不完善，沒有相應(yīng)的電子檔案管理制度科學(xué)合理的電子檔案安全管理規(guī)范可以為電子檔案安全管理工作提供制度支持（康旭冉，2014）。目前較為重要的就是缺乏科學(xué)完善的電子檔案安全管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，尤其是專門適用于飼料企業(yè)的電子檔案管理制度。

很多企業(yè)未建立自己公司內(nèi)部的具有一定規(guī)范化的電子檔案管理制度模型，導(dǎo)致企業(yè)對電子檔案的管理混亂，有價(jià)值的電子文件得不到細(xì)致整理（周妍，2018）。對于那些沒有采用電子檔案管理工作的中小型飼料企業(yè)來說，隨著時(shí)間流逝和頻繁翻閱等因素影響，紙質(zhì)檔案使用壽命大大降低。如合同等具有一定法律效益的文件會發(fā)生字體模糊、紙張脆弱甚至破損，一旦遇到法律活動，無法利用的檔案會造成麻煩。

3.4 收集、整理，但不予利用 還有一種情況是企業(yè)很重視電子檔案管理工作，為此作出了很大投入，形成了數(shù)量可觀的電子檔案資源（周妍，2018）。但在利用時(shí)常以安全保密、級別不夠等理由禁止員工查閱檔案，將這些電子檔案資源束之高閣，非領(lǐng)導(dǎo)或指定事由接觸不到，使檔案形成了信息孤島，減小了檔案資料在存儲后的使用機(jī)會，但智慧往往是群策群力的，往年資料經(jīng)常與新出現(xiàn)的資料信息相對比才會有助于飼料行業(yè)中原料比較，變化規(guī)律的總結(jié)以及行情走勢的推斷。電子檔案信息資料未被最大化利用會造成企業(yè)投入的浪費(fèi)。

3.5 電子檔案信息安全管理存在的問題 電子檔案以網(wǎng)絡(luò)為主要載體，在電腦和網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)電子檔案新建、檔案應(yīng)用和傳輸、云端或線下數(shù)據(jù)處理、電子文檔儲存等。由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身存在一定的不安全性，如遭遇黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒的傳播等都會影響電子檔案的安全。由于電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)隨意復(fù)制和傳播，導(dǎo)致很難確定哪個(gè)是原始文件（林欽，2018）。因此，電子檔案信息的安全性受網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定決定。

計(jì)算機(jī)工作環(huán)境溫度過高時(shí)會對系統(tǒng)運(yùn)行造成影響，導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，潮濕還可以損壞電路、記憶芯片等電子設(shè)備。人為的不規(guī)范操作也會導(dǎo)致電子檔案庫中資料的泄露、丟失、損毀。技術(shù)安全問題主要體現(xiàn)黑客攻擊、電腦病毒感染，或企業(yè)管理電子檔案的計(jì)算機(jī)安全等級不夠，大大增加了電子檔案系統(tǒng)的安全隱患（劉曉慧，2019）。

4 應(yīng)對飼料企業(yè)的電子檔案應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題的建議和對策

4.1 提高電子檔案管理工作人員的思想意識 提高檔案管理工作人員在工作中的責(zé)任感。飼料企業(yè)的一些書面材料仍以紙質(zhì)文檔出現(xiàn)，管理人員未對紙質(zhì)檔案及時(shí)納入電子檔案管理體系，或?qū)﹄娮訖n案管理缺乏安全意識（宮玉英，2012）。同時(shí)，部分檔案管理人員安全意識淡薄，不了解計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境下潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，缺乏安全防范措施，一旦發(fā)生檔案泄密、丟失等事故，將無法及時(shí)補(bǔ)救，并造成嚴(yán)重?fù)p失。

4.2 加強(qiáng)電子檔案管理人員的技能培訓(xùn)，提升工作能力 檔案的收集、整理工作是檔案工作的基礎(chǔ)和起點(diǎn)（宮玉英，2012）。由于飼料企業(yè)的特性，不同地區(qū)有不同的業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)，這就導(dǎo)致了不同地區(qū)的文件資料都分散在不同人員手中，這給資料收集工作帶來了一定難度。要定期培訓(xùn)電子檔案管理人員，加強(qiáng)其對電子檔案收集、分類、匯總、歸檔、管理等工作內(nèi)容的技術(shù)能力，并且提高檔案管理人員的電子檔案安全防范意識（肖晏夏，2019）。還可以通過多方渠道進(jìn)行人才引進(jìn)，引進(jìn)專業(yè)技術(shù)過硬、管理能力出色的人才（呂艷兵，2019）。

4.3 加強(qiáng)飼料企業(yè)電子檔案的規(guī)范化管理 電子檔案的管理不僅是管理檔案電子信息，還有關(guān)于實(shí)體檔案信息化，以及統(tǒng)籌協(xié)調(diào)管理電子信息與實(shí)體檔案互聯(lián)互通。對電子檔案的管理應(yīng)形成一個(gè)有利于不同時(shí)間、不同部門、跨地域的零散資料收集、分類、匯總的操作流程，更好的發(fā)揮檔案的再利用作用。為支撐管理、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等各部門業(yè)務(wù)所涉及虛實(shí)檔案文件存管，飼料企業(yè)應(yīng)構(gòu)建一個(gè)具備公共性、獨(dú)立性、應(yīng)用性特征的電子檔案管理信息化平臺（李秀花，2020）。管理應(yīng)遵循一定的原則，原則條理清晰，使檔案工作的各方面問題都有例可循，有原則可依，不應(yīng)按照個(gè)人偏好進(jìn)行管理或雜亂無章的存檔。

4.4 建立飼料企業(yè)內(nèi)部電子檔案的信息化平臺針對飼料企業(yè)內(nèi)部的資料，應(yīng)建立一個(gè)專門適用于飼料企業(yè)的電子檔案管理信息化平臺，實(shí)現(xiàn)檔案管理層面上的紙質(zhì)檔案信息化、電子信息檔案化。同時(shí)，構(gòu)建完善的電子檔案管理支撐環(huán)境，讓各類檔案能在統(tǒng)一的公共平臺上采集、管理、查詢、加載及展現(xiàn)（張震寧，2017），該平臺能保障電子檔案在傳輸途中、歸檔整理及應(yīng)用環(huán)節(jié)中的信息安全。

4.5 加強(qiáng)飼料企業(yè)電子檔案信息化平臺的安全管理 如今，國家網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管日趨完善，飼料企業(yè)的電子檔案安全方面也應(yīng)日趨成熟。電子檔案依附于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，但計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行過程中也會面臨一系列問題，一旦出現(xiàn)問題會影響檔案信息的安全性、完整性。應(yīng)建立健全電子檔案信息安全管理應(yīng)急預(yù)案，使該預(yù)案與可能發(fā)生的安全風(fēng)險(xiǎn)相匹配。所建立的應(yīng)急預(yù)案要與飼料廠的實(shí)際情況相適應(yīng)；電子檔案管理技術(shù)和安全管理系統(tǒng)應(yīng)保持不斷更新與優(yōu)化，并做好電子檔案備份。

應(yīng)確保企業(yè)存放電子檔案的環(huán)境溫度、濕度合理，防火、防盜工作穩(wěn)妥，選擇高質(zhì)量的軟件、硬件電子設(shè)備（劉曉慧，2019）。制定完整的責(zé)任落實(shí)制度，將每天的工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，一旦遇到問題則有責(zé)追責(zé)，不放過有問題的部分，及時(shí)解決有問題的人員或系統(tǒng)。對電子檔案實(shí)行數(shù)字簽名技術(shù)和加密技術(shù)，在檔案信息傳送、閱讀過程中對電子檔案內(nèi)容進(jìn)行保護(hù)。

5 小結(jié)

綜上所述，當(dāng)前飼料企業(yè)生產(chǎn)管理中電子檔案的應(yīng)用雖然存在一些問題，導(dǎo)致電子檔案工作未被順利執(zhí)行，電子檔案管理不夠規(guī)范、制度不夠完善，使電子檔案在飼料企業(yè)實(shí)際應(yīng)用中還有很大的提升空間，但可以看出，針對各個(gè)問題的改進(jìn)對策難度并不是很大，可以在日常工作中逐漸形成好的工作習(xí)慣和方式，企業(yè)投入更有效的管理人員和措施，完善電子檔案管理，有利于企業(yè)工作、企業(yè)管理、企業(yè)經(jīng)營和企業(yè)文化。